MANAJEMEN PERBEKALAN (LOGISTIK) MAKANAN

Transkripsi

1 MANAJEMEN PERBEKALAN (LOGISTIK) MAKANAN Oleh: Ir. SUYATNO, MKes Bagian Gizi FKM-UNDIP Semarang MGI-Suyatno-Undip 1

2 PENGERTIAN Perbekalan makanan merupakan suatu proses dalam penyediaan macam, jumlah dan kualitas bahan makanan. Dapat berupa: upaya penyediaan bahan makanan saja atau melaksanakan seluruh proses pembelian bahan makanan Istilah lain: logistik, yaitu: mencakup rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam pemenuhan kebutuhan barang dan suatu jasa organisasi/institusi, MGI-Suyatno-Undip 2

3 Fungsi logistik Program & Penentuan Kebutuhan (Programming & Requirement) Pengendalian (inventory) Penghapusan (disposal) Pencatatan Pelaporan Penentuan ramalan kebutuhan BM St. Kec Gizi, St. Biaya, Macam Menu Pengadaan Makanan - Persiapan - Pemasakan - Pendistribusian Anggaran (budgeting) Pengadaan BM (procurement) Penerimaan BM Penyimpanan BM MGI-Suyatno-Undip 3

4 Sistem Manajemen Perbekalan INPUT PROSES OUTPUT 1. Menu 2. Standar Porsi & Resep 3. Macam & jumlah konsumen 4. Fasilitas dan alat penyimpanan 5. Stok bahan makanan 6. Informasi IPTEK Perbekalan bhn mkn dlm waktu tertentu: - Proses pembelian, pemesanan, penerimaan, penyimpanan Macam, jml & spesifikasi bhn mkn yg sesuai kebuth MGI-Suyatno-Undip 4

5 Cara Menentukan Kebutuhan Bahan Makanan Unsur-unsur yang diperlukan: alokasi dana yang tersedia peraturan pemberian makanan yg berlaku di institusi siklus menu jumlah dan jenis konsumen (bisa termsk pegawai) jml hari pada kurun waktu tertentu, jumlah hari libur serta tanggal 31 yang ada selama berlakunya siklus menu standar resep, standar porsi dan standar bumbu perkiraan sisa makanan (stok) yg terdekat dg pembelian yg akan datang pengetahuan bhm makanan: jml penyusutan, refuse/waste selama penyimpanan-pengolahan-distr. Spesifikasi bahan makanan MGI-Suyatno-Undip 5

6 Cara Perhitungan Kebutuhan Bahan Makanan = Frek pemakaian BM x std porsi x jml tampilan menu selama berlakunya siklus menu x jml konsumen Contoh perhitungan: (1) Perhitungan bahan makanan dg berat bersih : menu daging goreng selama siklus 10 hari sebanyak 5 kali standar porsi adalah 50 g/orang jumlah konsumen 100 orang/hari jangka waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg tampilan pemakaian (putaran siklus) sebanyak 12 siklus Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah: 5 x 50 g x 12 x 100 = g = 300 g MGI-Suyatno-Undip 6

7 (2) Perhitungan bahan makanan dg berat kotor buah nanas selama siklus menu 10 hari disajikan 1 kali standar porsi: 125 g/orang (bdd atau berat bersih: 60 g) jumlah konsumen 100 orang/hari waktu berlakunya siklus 4 bulan, shg ada 12 siklus Maka kebutuhan selama 4 bulan untuk daging adalah: 1 x 125 g x 12 x 100 = g = 150 g Apabila semua menu selesai dihitung kebutuhan bahannya, maka diakhir proses perhitungan dilakukan rekapitulasi terhadap kebutuhan total untuk setiap bahan makanan (berasal dari menu dengan bahan makanan yang sama). MGI-Suyatno-Undip 7

8 Pemesanan Bahan Makanan Bahan makanan yang dipesan harus sesuai dengan menu dan jumlah porsi yang diselenggarakan pd hari yang bersangkutan. Prasyarat pemesanan adalah: pedoman menu standar porsi jumlah konsumen Pada umumnya bahan makanan segar dipesan setiap hari, sdg bahan makanan kering setiap 5/7/10 hari sekali Persediaan makanan kering digudang sebaiknya bisa untuk 5-10 hari Rumus untuk pemesanan bahan makanan harian = Standar Porsi x Jumlah Konsumen MGI-Suyatno-Undip 8

9 Spesifikasi Bahan Makanan yaitu standar mutu yang ditetapkan terhadap bhn makanan yg akan diadakan utk memenuhi kebth kriteria untuk menentukan spesifikasi bahan al: nama bahan makanan warna bahan makanan bentuk bahan makanan kualitas bahan makanan jumlah produk (dalam 1 kg =.. buah) ukuran keterangan khusus (levering) identitas pabrik/produsen karena BM banyak jumlahnya, maka dilakukan penggolongan spesifikasi bahan makanan, ada sekitar 16 kelompok pangan. MGI-Suyatno-Undip 9

10 Spesifikasi Bahan Makanan 1. Sayur-sayuran: daunnya segar, muda, utuh dan bersih tidak rusak kulit (sayur buah) tidak terdapat bekas gigitan serangga atau hewan lainnya 2. Buah-buahan: fisik bersih, isi penuh, tidak rusak kulit dan isi tertutup tdk berbau busuk/bau asam/terdapat cairan selain getah warna sesuai buah, tidak terdapat warna asing/tambahan 3. Serialia dan kacang-kacangan: bijinya tua, mengkilat dan utuh, tidak berjamur bersih dari benda asing (pasir, tanah dan biji lain) 4. Umbi-umbian: segar, muda dan kulit utuh, bersih dari tanah umbi berwarna putih atau sesuai warna aslinya 5. Tepung-tepungan: warna putih, baru dan tidak apek, tidak menggumpal MGI-Suyatno-Undip 10

11 6. Tahu: warna putih, tidak berbau busuk tidak berlendir/berjamur tekstur liat/tidak mudah hancur 7. Susu Cair: warna putih bersih, tdk berlendir, tdk kental & tdk terlalu encer, tidak berbau asing 8. Susu Bubuk: warnanya putih bersih dan kering tidak berbau asing 9. Telur ayam: baru dan kulit bersih dari kotoran 1 kg berisi 16 butir 10. Daging Sapi : warnanya cerah, tektur tidak lembik atau berlendir tidak berbau busuk dan tidak berurat ada izin resmi pemotongan daging (RPH) MGI-Suyatno-Undip 11

12 11. Ikan : sisik mengkilat dan melekat erat, baunya masih segar matanya masih menonjol dan jernih insangnya berwarna merah, tekstur tidak lembik/berlendir 12. Dendeng sapi: tdk terlalu banyak mengandung gula dan bumbu warnanya tdk kemerahan, tdk berjamur dan tdk berbau busuk 13. Ikan Asap: tdk berbau terbakar, pengasapan merata dan tekstur tidak keras kadar air rendah, tidak berjamur dan tidak berbau busuk 14.Makanan Kemasan: kemasannya utuh (tdk penyok/tergores/berkarat) tidak kedaluwarsa, tidak mengandung bahan yang berbahaya. MGI-Suyatno-Undip 12

13 Pembelian Bahan Makanan Adalah proses penyediaan bahan mkn melalui prosedur & ketentuan yang berlaku dg tujuan penyediaan perbekalan bhn mkn sesuai dgn yg direncanakan scr berdaya guna & berhasil guna. Caranya: Pembelian langsung ke pasar Pelelangan: Pelelangan umum: diumumkan di media umum, surat kabar, radio atau majalah (> Rp 50 juta) Pelelangan terbatas: minimal diikuti 5 rekanan yg tercantum dlm daftar rekanan mampu (> Rp 50 juta) Pemilihan langsung: dilakukan melalui perbandingan harga 3 penawar/rekanan dari dafter rekanan mampu, diperbolehkan melakukan negosiasi harga/teknis (5-50 jt) Pengadaan langsung: penunjukkan langsung pada satu di antara rekanan golongan ekonomi lemah ( 0-5 jt) MGI-Suyatno-Undip 13

14 Penerimaan Bahan Makanan Adalah proses kegiatan memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan penerimaan bahan makanan dan minuman, macam dan harganya sesuai dengan OPB (Order Permintaan Barang) Cara : pemeriksaan kesesuaian dokumen pengiriman berupa surat pengantar dengan OPB, faktur dari pemasok mengecek kemasan, tanggal kedaluwarsa, kualitas dan kuantitas bahan yang dikirim: Bahan basah langsung dibawa ke ruang persiapan utk pemakaian sehari, sisanya disimpan di kamar dingin Bahan kering disimpan di gudang bahan kering Membuat laporan penerimaan bahan rangkap 2 (akutansi dan pertinggal) MGI-Suyatno-Undip 14

15 Skema kerja: OPB/Order Sementara diambil pemasok/rekanan Rekanan membuat surat pengantar, faktur/kuitansi untuk kelengkapan pengiriman barang Petugas penerima bahan meneliti bahan yang diterima (macam, jumlah ukuran, satuan berat dan kemasan) Petugas penerima bahan membuat laporan penerimaan/berita acara yang ditandatangani (rangkap 2) MGI-Suyatno-Undip 15

16 Penyimpanan Bahan Makanan Adalah proses kegiatan yang meliputi pemasukkan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan Langkah-langkah: penyiapan ruangan, tempat/alat yang bersih utk penempatan bahan bahan makanan kering disimpan pada susu kamar bahan makanan segar seperti daging, ikan, ayam disimpan dalam suhu 0-5 o C bahan sayur dan buah disimpan pada suhu sekitar 10 o C bahan yang diterima dicatat dalam kartu yg disediakan bahan yang datang lebih dahulu disalurkan terlebih dahulu (sesuai bon permintaan bahan)/fifo dan dicatat dilakukan pemeriksaan periodik dibandingkan jumlah yang tertulis dengan jumlah fisik dilakukan stock opname tiap 3 bulan & tiap akhir tahun, serta dibuat laporan MGI-Suyatno-Undip 16

17 Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Kering bangunan gudang dirancang bebas kelembabab, mudah dibersihkan, bebas serangga dan binatang pengerat bahan makanan diletakkan secara teratur dan sistematis menurut jenis, golongan dan frekuensi pemakaian pembersihan dilakukan setiap hari bahan makanan disusun berseling, tidak langsung terkena lantai dan dinding letak meja penerimaan dekat dengan pintu MGI-Suyatno-Undip 17

18 Syarat Penyimpanan Bahan Makanan Segar suhu harus sesuai dengan suhu makanan pengecekan suhu sebaiknya 2 kali sehari, sedang pembersihan lemari es setiap hari semua bahan makanan yang akan disimpan harus dibersihkan dan dibungkus dalam plastik/kertas timah MGI-Suyatno-Undip 18

19 Mikroorganisme menurut Suhu Pertumbuhan Golongan Suhu optimum ( 0 C) Suhu minimum ( 0 C) Suhu maksimum ( 0 C) Psychrophilic 15,0 0,0 31,7 Mesophilic 37,0 15,0 45,0 thermophilic 55,0 45,0 86,6 MGI-Suyatno-Undip 19

20 Pendinginan Kehilangan berat: Akibat transpirasi Kerusakan dingin: Pada suhu ( C) buah bisa rusak Kegagalan matang: Pembusukan: Akibat kondensasi pada permukaan pangan MGI-Suyatno-Undip 20

21 Kerusakan buah yang disimpan dingin Komoditas Apel Adpokat Pisang Jeruk besar Mangga Semangka Pepaya Nenas Tomat (matang) Tomat (hijau) Suhu terendah yg aman ( 0 F) Kerusakan jika disimpan dibawah suhu terendah Bag tengah coklat, lembek Daging coklat kehitaman Warna jelek jk matang Lepuh, lubang cacat, benyek Kulit lepuh, kehitaman, matang tdk rata Lubang cacat, busuk kulit Lubang cacat, ggl matang, busuk Warna hijau jelek jk matang Lunak, benyek, busuk Jk matang warna jelek, busuk MGI-Suyatno-Undip 21

22 Anjuran Suhu Penyimpanan Daging Ikan segar Ikan kering Mentega Susu Segar Susu Kental Manis Susu tidak Kental Manis Telur Sayur dan buah 0 o C 0 o C 1,7 4,4 o C 1,1 o C 1,7 4,4 o C 1,7 4,4 o C 2,2 4,4 o C 1,7 0,6 o C o C MGI-Suyatno-Undip 22

23 Pengawasan Perbekalan Melalui: sistem pengawasan dan perbekalan sistem pencatatan dan pelaporan minimum dan maksimum stock bahan makanan physical inventory perpetual inventory (terus menerus) alat pengawasan inventarisasi MGI-Suyatno-Undip 23