STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

Transkripsi

1 STANDAR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI 2015

2 Standar pelayanan perpustakaan dan informasi Bidang Layanan Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI / penyusun, Yuliatry Bunga ; editor, Agus Sutoyo. -- Jakarta : Perpustakaan Nasional RI, hlm. ; 27 cm. Bibliografi : hlm. 72 ISBN Perpustakaan, Pelayanan -- Buku pegangan, pedoman, dsb. I. Yuliatry Bunga II. Agus Sutoyo III. Perpustakaan Nasional Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan Koleksi Umum Perpustakaan Nasional RI Penyusun: Yuliatry Bunga, S.IPI Editor: Drs. Agus Sutoyo, M.Si Kontributor : 1. Widiyati Kania, S.Sos, MP. 2. C. Juli Odor Nainggolan, S.IPI 3. Sutiyem, S.IPI 4. Marhamah Mantasa, S.Sos i

3 KATA PENGANTAR Salah satu tugas pokok dan fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah memberikan pelayanan untuk masyarakat umum dengan berorientasi kepada kebutuhan pemustaka. Di samping itu, tujuan pelayanan Perpustakaan Nasional RI adalah melaksanakan tugas pelestarian budaya suatu bangsa, menjadi gerbang budaya sebuah negara serta menjadi pusat rujukan dan perpustakaan deposit yang menyimpan semua terbitan di sebuah negara, baik tercetak, tertulis maupun terekam. Untuk itu, diperlukan acuan kerja berupa standar pelayanan yang terbaru. Standar pelayanan ini disusun dengan memperhatikan standar penyusunan pelayanan dan peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara tahun 2014, serta standar dari Sistem Manajamen Mutu SNI 9001:2008. Dengan adanya standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini, Perpustakaan Nasional RI diharapkan dapat terus memberikan pelayanan prima dan berorientasi kepada pemustaka. Perpustakaan Nasional RI pada dasarnya adalah perpustakaan penelitian dan perpustakaan rujukan. Pada perpustakaan penelitian dan perpustakaan rujukan, pelayanan referensi seharusnya menjadi fokus pelayanan. Dengan demikian, Perpustakaan Nasional RI perlu terus menguatkan pelayanan referensi yang dimilikinya. Langkah penerapan Sistem Manajemen Mutu dalam pelayanan referensi menjadi langkah dasar yang harus terus dipupuk Perpustakaan Nasional RI. Jakarta, September 2015 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka Dan Jasa Informasi Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, M.Lib ii

4 DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi iii iv BAB I PENDAHULUAN 1 A. Latar Belakang 1 B. Dasar Hukum 2 C. Tujuan 3 D. Ruang Lingkup 3 BAB II PROFIL BIDANG PELAYANAN KOLEKSI UMUM 4 A. Tugas Pokok dan Fungsi 4 B. Sumber Daya Manusia 5 BAB III PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI 7 A. Sistem Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 7 1. Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) 7 2. Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access) 8 3. Sistem Pelayanan Campuran (Mixed Access) 9 B. Jenis Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 9 1. Peyanan Sirkulasi Pelayanan Referensi Penelusuran Informasi Pelayanan Bimbingan Pemustaka Pelayanan e-resources Pelayanan Literasi Informasi Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan (Inter-Library Loan Service) Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku (Non Book Materials Service) 13 iii

5 9. Pelayanan Storytelling Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi Pelayanan Membina Kelompok Pembaca 15 C. Prosedur Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Prosedur Pelayanan Keanggotaan Prosedur Pelayanan Meja Informasi Prosedur Pelayanan Call Center Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi Prosedur Pelayanan Katalog Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka Prosedur Pelayanan e-resources Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian Prosedur Pelayanan Kunjungan Prosedur Pelayanan Sirkulasi Pada Sistem Pelayanan Terbuka Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) Prosedur Pameran 54 a. Pameran Tetap 55 b. Pameran Temporer 56 c. Keikutsertaan Perpusnas Dalam Pameran Prosedur Sahabat Perpusnas Prosedur Penerimaan Koleksi Perpustakaan Baru Prosedur Penanganan Koleksi Perpustakaan Rusa 65 D. Fasilitas Pelayanan, Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan, Lokasi dan Jadwal Pelayanan Fasilitas Pelayanan 68 iv

6 2. Sarana Penelusuran Koleksi Perpustakaan Lokasi dan Jadwal Layanan 70 DAFTAR PUSTAKA 71 LAMPIRAN 72 v

7 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 mengamanatkan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan harus mendukung dan turut serta melaksanakan amanat ini. Perpustakaan sebagai penyedia informasi yang bersumber pada literatur, baik yang tercetak maupun yang terekam (book material atau non book material), harus mampu mendayagunakan koleksinya semaksimal mungkin. Perpustakaan bertujuan untuk memberi informasi guna meningkatkan pengetahuan dan kemampuan serta menunjang proses belajar-mengajar, menunjang program lembaga tertentu, melestarikan budaya bangsa, memperlancar tugas penelitian, serta sebagai tempat mendapatkan hiburan dan memperoleh informasi lainnya. Perpustakaan dapat mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis. Perpustakaan dapat menjadi komponen penting dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional. Bidang perpustakaan secara nasional merupakan domain kerja dari Perpustakaan Nasional RI. Demikian amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Perpustakaan Nasional RI merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementrian (LPNK) yang bertugas di bidang perpustakaan dan berkedudukan di ibukota negara. Dalam organisasi dan tata kerja Perpustakaan Nasional RI, terdapat unit kerja Perpustakaan Nasional RI yang mempunyai tugas melaksanakan pelayanan perpustakaan dan informasi. Pelayanan perpustakaan dan informasi dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Ini juga merupakan amanat dari Undang-Undang Perpustakaan. Atas dasar itu, pelayanan referensi Perpustakaan Nasional RI menerapkan Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan perbaikan berkelanjutan dalam melaksanakan pelayanan 1

8 yang prima. Sebagai tindak lanjut pelaksanaan Undang-Undang Perpustakaan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu, serta mengacu kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, maka Perpustakaan Nasional RI perlu memperbaharui standar pelayanan perpustakaan dan informasi yang telah dimiliki. Standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini akan menjadi acuan dalam pemberian pelayanan di Bidang Layanan Koleksi Umum, Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Perpustakaan Nasional RI. B. DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik 4. Peraturan Menteri Pendayaguanaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 Tentang Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan 5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. 6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan 7. Keputusan Presiden RI No. 166 tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional RI, sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden RI No. 103 tahun Keputusan Presiden RI No. 178 tahun 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Lembaga Pemerintah Non Departemen, 2

9 sebagaimana telah diubah dengan Keputusan RI no. 110 tahun Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. 10. Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia Sektor Jasa Kemasyarakatan, Sosial Budaya, Hiburan dan Perorangan Lainnya Bidang Perpustakaan. 11. Standar Nasional Indonesia (SNI.) Bidang Perpustakaan/Ppenyusun Panitia Teknis Perpustakaan dan Kepustakawanan. C. TUJUAN Standar Pelayanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Layanan Koleksi Umum, Perpustakaan Nasional RI bertujuan: 1. Sebagai acuan standar kerja bagi pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum 2. Terjaminnya hak pemustaka untuk menerima pelayanan perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu 3. Tercapainya pelayanan yang prima sesuai dengan undang-undang pelayanan publik 4. Mendorong transparansi dan partisipasi masyarakat dalam proses pemberian pelayanan informasi D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup standar pelayanan perpustakaan dan informasi ini merupakan pelayanan perpustakaan dan informasi serta aktivitas yang menunjang pelayanan perpustakaan dan informasi dengan mutu tertentu dan prima di lingkup Bidang Layanan Koleksi Umum: Bab I Pendahuluan Bab II Profil Bidang Layanan Koleksi Umum Bab III Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 3

10 BAB II PROFIL BIDANG LAYANAN KOLEKSI UMUM A. TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bidang Layanan Koleksi Umum adalah salah satu bidang di bawah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, Deputi Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi, Perpustakaan Nasional RI, yang tugas dan fungsinya adalah memberikan pelayanan untuk masyarakat umum dengan berorientasi kepada kebutuhan pemustaka. Pelayanan perpustakaan di Bidang Layanan Koleksi Umum dilakukan secara prima dengan penerapan sistem manajemen mutu, serta berorientasi bagi kepentingan pemustaka. Bimbingan serta jasa perpustakaan dan informasi yang diberikan meliputi penyediaan koleksi perpustakaan secara prima yaitu cepat, tepat dan akurat, sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan harus menyediakan koleksi perpustakaan sesuai dengan yang diperlukan pemustaka. Kegiatan penyediaan informasi inilah yang menjadi profesi pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum. Berikut adalah bidang-bidang yang berada di bawah Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi: 1. Bidang Layanan Koleksi Umum 2. Bidang Layanan Koleksi Khusus 3. Bidang Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi Dalam melaksanakan tugas pelayanan tersebut, Bidang Layanan Koleksi Umum mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pelayanan koleksi monograf, serial dan referensi 2. Pelaksanaan pelayanan koleksi digital dan e-resource 3. Pelaksanaan pelayanan keanggotaan 4. Pelaksanaan pelayanan katalog 5. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 6. Pelaksanaan pelayanan bimbingan pemustaka 7. Pelaksanaan pelayanan call center 4

11 8. Pelaksanaan pelayanan meja informasi 9. Pelaksanaan pelayanan kunjungan dan magang 10. Pelaksanaan pelayanan konsultasi perpustakaan 11. Pelaksanaan pelayanan sirkulasi 12. Pelaksanaan pelayanan storytelling 13. Pelaksanaan pelayanan pameran 14. Pelaksanaan pelayanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, Bidang Layanan Koleksi Umum mempunyai dua belas (12) kelompok pelayanan yang masing-masing dikoordinasikan oleh seorang ketua kelompok dengan jabatan fungsional pustakawan tingkat ahli. Berikut ini adalah kelompok pelayanan di Bidang Layanan Koleksi Umum: 1. Kelompok Layanan Keanggotaan 2. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan 3. Kelompok Layanan Katalog 4. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial 5. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan 6. Kelompok Layanan Koleksi Referensi 7. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir 8. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid 9. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid 10. Kelompok Pameran 11. Kelompok Layanan Terbuka 12. Kelompok Layanan Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) B. SUMBER DAYA MANUSIA Sumber daya manusia di Bidang Layanan Koleksi Umum terdiri dari pejabat struktural, pejabat fungsional pustakawan, dan fungsional umum (tenaga teknis perpustakaan). Berikut ini adalah sumber daya manusia di Bidang Layanan Koleksi Umum: 5

12 No Jabatan Jumlah 1 Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum 1 2 Pustakawan Utama 1 3 Pustakawan Madya 8 4 Pustakawan Muda 7 5 Pustakawan Pertama 7 6 Pustakawan Penyelia 6 7 Pustakawan Pelaksana Lanjutan 4 8 Pustakawan Pelaksana 1 9 Tenaga Teknis Perpustakaan 25 Jumlah 60 6

13 BAB III PELAYANAN PERPUSTAKAAN Salah satu tugas pokok perpustakaan adalah memberikan pelayanan informasi kepada pemustaka. Banyak pakar perpustakaan mengatakan bahwa pelayanan perpustakaan merupakan ujung tombak atau garda terdepan dari penyelenggaraan perpustakaan, mengingat tugas utama perpustakaan adalah memberi pelayanan informasi kepada pemustakanya sebagai stakeholder utama perpustakaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka, perpustakaan harus menyediakan koleksi perpustakaan sesuai dengan yang diperlukan pemustaka. Kegiatan menyediakan informasi inilah yang menjadi profesi seorang pustakawan. Keberhasilan perpustakaan tergantung pada kemampuan pustakawan dalam memberikan informasi. A. SISTEM PELAYANAN PERPUSTAKAAN Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis yang pada pelaksanaannya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraannya. Pelayanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila sistem pelayanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Ada 3 (tiga) sistem pelayanan perpustakaan, yakni sistem pelayanan terbuka (open access), sistem pelayanan tertutup (close access), dan sistem pelayanan campuran (mixed access). Ketiga sistem pelayanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pemustaka untuk menemukan koleksi dan informasi yang mereka butuhkan. Masing-masing sistem tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan. Berikut penjelasannya: 1. Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) Sistem pelayanan ini memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk mencari dan menemukan secara langsung koleksi perpustakaan dan sumber informasi yang ia perlukan. Tujuan sistem pelayanan 7

14 terbuka adalah memberikan kebebasan kepada pemustaka untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya atau memenuhi kebutuhan informasinya. Sistem pelayanan terbuka biasanya diterapkan di perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi. Dalam Bidang Layanan Koleksi Umum, hanya Kelompok Layanan Terbuka yang menggunakan sistem pelayanan ini. Kelompok Layanan Terbuka berada di Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta Pusat. 2. Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access) Pada sistem pelayanan tertutup, pemustaka tidak boleh secara langsung mencari dan mengambil koleksi dari rak. Pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan yang akan mencarikan dan mengambilkan koleksi dari rak. Dengan menggunakan sistem ini, pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan akan lebih sibuk bekerja karena harus bergerak terus mencari koleksi yang diperlukan pemustaka di rak, terlebih pada saat pemustaka banyak berkunjung, misalnya saat menjelang ujian siswa dan mahasiswa. Pada saat-saat seperti itu, banyak sekali pemustaka yang mencari koleksi dan memerlukan bantuan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan menelusur informasi yang mereka butuhkan. Penerapan sistem pelayanan tertutup mengharuskan pemustaka mencari dan mencatat data bibliografis serta nomor panggil koleksi yang ia butuhkan. Pencarian dan penelusuran data bibliografis tersebut dapat menggunakan berbagai sarana temu kembali informasi, seperti: katalog, indeks, bibliografi, dan sebagainya. Sistem pelayanan tertutup dilaksanakan di Jl. Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat. Berikut ini adalah kelompok pelayanan yang menggunakan sistem pelayanan tertutup: a. Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir di lantai IB 8

15 b. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial di lantai IIIB c. Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan di lantai IIIC d. Kelompok Layanan Koleksi Referensi di lantai IVC e. Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid di lantai 7B dan 7C. f. Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid di lantai 8C 3. Sistem Pelayanan Campuran (Mixed Access) Pada sistem pelayanan campuran (mixed access) dapat menerapkan dua sistem pelayanan sekaligus, yaitu pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup. Perpustakaan yang menggunakan sistem pelayanan campuran biasanya memberikan pelayanan secara tertutup untuk pelayanan referensi, seperti koleksi referensi, skripsi dan tesis, laporan penelitian, sedangkan untuk koleksi lainnya menggunakan sistem pelayanan terbuka. Sistem pelayanan campuran ini biasanya diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah. B. JENIS PELAYANAN PERPUSTAKAAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Refomasi Birokrasi RI No. 9 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya, terdapat dua jenis pelayanan perpustakaan, yaitu pelayanan teknis yang mencakup pengembangan koleksi, pengolahan koleksi perpustakaan dan pelestarian koleksi perpustakaan; dan pelayanan pemustaka di mana kegiatan tersebut berkaitan dengan pelayanan jasa perpustakaan dan informasi. Sub unsur atau jenis pelayanan pemustaka terdiri atas kegiatan: Pelayanan sirkulasi; Pelayanan referensi; Pelayanan penelusuran informasi; Pelayanan bimbingan pemustaka; Pelayanan e-resources; Pelayanan literasi informasi; Pelayanan pinjam antar perpustakaan (inter library loan service); Pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku (non book materials service); Pelayanan 9

16 storytelling; Pelayanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus; Pelayanan penyebaran informasi terseleksi; Membuat statistik kepustakawanan; dan Membina kelompok pembaca. 1. Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi (circulation services) adalah pelayanan perpustakaan berupa pemberian pelayanan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, seperti buku dan koleksi perpustakaan lainnya, dalam jumlah dan kurun waktu tertentu. Pelayanan sirkulasi dilakukan hanya di Kelompok Layanan Terbuka. 2. Pelayanan Referensi Pelayanan referensi (reference services) adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan referensi untuk memenuhi kebutuhan informasi pemustaka (secara langsung, melalui telepon atau elektronik), tidak terbatas untuk menjawab pertanyaan substantif, memberikan pengajaran kepada pemustaka dalam menyeleksi, menggunakan alat-alat dan strategi penelusuran yang sesuai untuk menemukan informasi, melakukan penelusuran dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustaka, mengarahkan pemustaka ke sumber daya perpustakaan, membantu dalam evaluasi informasi, merujuk pemustaka kepada sumber daya di luar perpustakaan, membuat statistik referensi dan berpartisipasi dalam pengembangan koleksi referensi. Bidang Layanan Koleksi Umum melakukan pelayanan referensi. Pelayanan referensi yang diberikan adalah: a. Pelayanan baca di tempat b. Pelayanan meja informasi c. Pelayanan call center d. Pelayanan bimbingan pemustaka e. Pelayanan penelusuran informasi f. Pelayanan e-resources g. Pelayanan literasi informasi 10

17 3. Pelayanan Penelusuran Informasi Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan. Penelusuran informasi menjadi penting karena ruh atau nyawa dari sebuah pelayanan informasi dalam perpustakaan di mana tugasnya adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemustaka, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemustaka, dan bagaimana memberikan jalan kepada pemustaka untuk menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula. 4. Pelayanan Bimbingan Pemustaka Bimbingan pemustaka merupakan bimbingan bagi perorangan maupun kelompok pemustaka untuk mencari dan menelusur informasi yang mereka butuhkan dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang tersedia di perpustakaan. Oleh karenanya, bimbingan pemustaka umumnya berisi program bimbingan yang dirancang untuk mengajarkan pemustaka agar memperoleh informasi yang mereka perlukan dengan cepat, tepat dan akurat. Bimbingan ini mencakup sistem perpustakaan dalam menyusun koleksi, struktur literatur bidang ilmu tertentu, metodologi riset yang tepat untuk disiplin ilmu tersebut, dan sumber-sumber khusus serta sarana temu kembali informasi, seperti katalog, indeks, abstrak, pangkalan data bibliografis, dan lain sebagainya. Bimbingan pemustaka disiapkan untuk pemustaka agar mereka mampu menggunakan informasi secara cepat, efektif, efisien dan etis seumur hidupnya. Caranya adalah mengajarkan pemustaka konsep dan logika akses informasi serta evaluasi dan mendukung pengembangan informasi dengan berpikir kritis dan mandiri. Bimbingan 11

18 pemustaka memiliki beberapa istilah yang umum digunakan, seperti: instruksi perpustakaan (library instruction), pelayanan bibliografi (bibliographic instruction), pendidikan pemustaka (user education) dan orientasi perpustakaan (library orientation). 5. Pelayanan e-resources Pelayanan e-resources merupakan kegiatan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan untuk membimbing pemustaka dalam memanfaatkan sumber informasi elektronik dalam bentuk offline/online. Sumber informasi elektronik tersebut seperti e-journal, e-book, dan e-maps. Aplikasi teknologi e-library atau perpustakaan digital dengan mengoleksi koleksi koleksi perpustakaan sumber elektronik guna menuju pada pelayanan yang berkualitas secara menyeluruh ( total quality service) dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pemustaka. Hal ini tentunya menjadi sebuah tantangan bagi pustakawan untuk lebih menunjukkan kiprahnya bahwa pustakawan mau mengembangkan sayapnya untuk menggali kemampuannya agar bisa mengimplementasikan apa yang menjadi tujuan organisasi perpustakaan di masa depan. 6. Pelayanan Literasi Informasi Literasi informasi berasal dari kata literasi dan informasi. Kata literasi (literacy) berarti kemampuan membaca dan menulis. Literasi sering diterjemahkan sebagai melek-huruf. Huruf merupakan elemen pembentuk kata-kata dalam penulisan sebuah bahasa. Bahasa merupakan sarana untuk berkomunikasi, memberi dan menerima informasi dan pengetahuan. Jadi, literasi dapat disimpulkan sebagai kemampuan untuk menggunakan simbol-simbol bahasa tulis untuk dapat memberi dan menerima informasi dan pengetahuan. Dengan demikian literasi informasi adalah kemampuan seseorang untuk mengenali kebutuhan informasi, termasuk pemahaman tentang bagaimana perpustakaan yang terorganisir, mengenal sumber daya yang tersedia (format informasi dan sarana penelusuran terotomasi) dan 12

19 pengetahuan terhadap teknik-teknik penelusuran yang biasa digunakan (SKKNI Bidang Perpustakaan, 2012: 13). 7. Pelayanan Pinjam Antar Perpustakaan (Inter-Library Loan Service) Pelayanan pinjam antar perpustakaan merupakan pelayanan perpustakaan yang diberikan kepada pemustaka berupa pelayanan pinjam antar perpustakaan yang telah tergabung dalam kerjasama. Pelayanan pinjam antar perpustakaan dibuat berdasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan informasi pemustakanya, sehingga perlu bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk saling berbagi sumber daya perpustakaan (resource sharing), terutama sumber daya koleksi baik tingkat lokal, regional, nasional, maupun internasional sesuai kebijakan dan kebutuhan perpustakaan. 8. Pelayanan Koleksi Perpustakaan Bukan Buku (Non Book Materials Service) Kegiatan pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku (non book materials service) adalah kegiatan menyelenggarakan pelayanan koleksi perpustakaan bukan buku, termasuk mengidentifikasi masalah dan memverifikasi data peminjaman dan pengembalian. 9. Pelayanan Storytelling Pelayanan storytelling menggunakan kemampuan penyaji untuk menyampaikan sebuah cerita dengan gaya, intonasi, dan alat bantu yang menarik minat pendengar. Teknik storytelling ini sering digunakan dalam proses belajar mengajar utamanya pada level pemula atau anak-anak. Teknik ini bermanfaat melatih kemampuan mendengar secara menyenangkan. 10. Pelayanan Bagi Pemustaka Berkebutuhan Khusus Pelayanan bagi pemustaka berkebutuhan khusus merupakan kegiatan mencarikan, menyediakan, dan membantu mengoperasikan 13

20 alat bantu sesuai dengan kebutuhan khusus pemustaka. Perpustakaan Umum sering menyelenggarakan pelayanan jenis ini. 11. Pelayanan Penyebaran Informasi Terseleksi Penyebaran informasi terseleksi merupakan kegiatan memilih, mengumpulkan, mengelompokkan, menyusun dan menyebarluaskan informasi tentang subyek tertentu (baik retrospektif maupun mutakhir) dari daftar isi jurnal atau majalah ilmiah berdasarkan kebutuhan atau permintaan pemustaka sebagai pelanggan. Pelayanan ini dikemas dalam 2 (dua) bentuk yaitu bentuk lembar lepas, yaitu lembaran informasi hasil pengetikan kembali (alih bentuk) atau hasil penggandaan; dan bentuk paket informasi, baik tercetak maupun elektronik untuk siap disebarkan. Penyelenggaraan pelayanan informasi terseleksi tidak terlalu mudah karena pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang menyeleksi daftar artikel harus mengetahui subyek atau bidang ilmu yang akan diseleksi. Oleh karena itu sebaiknya pelayanan ini dibantu oleh spesialis subyek yaitu pakar dalam bidang ilmu tertentu yang ditambah pengetahuan perpustakaan. Dengan demikian maka hasil seleksi yang dikirimkan ke pemustaka akan sangat mendekati bidang ilmu yang digeluti oleh pemustaka tersebut. Saat ini komputer dapat digunakan untuk membantu seleksi daftar artikel sesuai dengan bidang ilmu atau minat pemustaka. Ini sangat membantu pekerjaan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan dalam melakukan seleksi. Dalam hal ini pustakawan hanya memasukkan data bidang ilmu atau minat dari pemustaka. Setelah itu pustakawan tinggal memasukkan (meng-input) judul-judul artikel dari jurnal yang dipilih. Komputer secara otomatis akan melakukan sortir atau seleksi sesuai dengan minat pemustaka dan akan mencetak hasil seleksi tersebut. Selanjutnya pustakawan tinggal mengirimkan hasil cetakan komputer tersebut kepada pemustaka yang menjadi pelanggan pelayanan ini. 14

21 12. Pelayanan Membina Kelompok Pembaca Pelayanan membina kelompok pembaca merupakan kegiatan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan dalam memberikan bimbingan terhadap kelompok pembaca/kelompok diskusi dalam bidang tertentu dengan sasaran mengintensifkan penggunaan koleksi perpustakaan. Kegiatan ini lebih diutamakan bagi pustakawan yang menguasai bidang/subyek yang didiskusikan atau biasa disebut sebagai spesialis subyek/pakar yang ditandai dengan kualifikasi pendidikan yang terkait. C. PROSEDUR PELAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI 1. Prosedur Pelayanan Keanggotaan Tujuan: Menjamin berjalannya proses pendaftaran anggota secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi pendaftaran anggota dan pencetakkan kartu anggota. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Keanggotaan dan Kelompok Layanan Terbuka. Prosedur Kerja: a. Pendaftaran Anggota Perpustakaan 1) Persyaratan untuk mendapatkan pelayanan perpustakaan dan informasi dari Perpustakaan Nasional RI adalah menjadi anggota Perpustakaan Nasional RI. 2) Syarat keanggotaan: a) Umum: memiliki KTP/SIM/Paspor yang masih berlaku b) Siswa SD, SLTP, dan SLTA: memiliki Kartu Pelajar. c) Mahasiswa: memiliki Kartu Mahasiswa yang masih berlaku. 3) Pendaftaran keanggotaan dilakukan secara online dengan mengisi formulir pendaftaran di portal Perpustakaan Nasional RI, yaitu di Yang 15

22 wajib diisi adalah ruas yang bertanda bintang (*), namun demikian disarankan mengisi dengan lengkap seluruh ruas. 4) Nomor anggota akan didapatkan setelah selesai mengisi formulir pendaftaran online. Nomor anggota dan password sebaiknya dicatat ditempat lain untuk keperluan pribadi pemustaka. 5) Pembuatan kartu anggota a) Pemustaka harus datang ke Perpustakaan Nasional RI di Jl. Salemba Raya atau di Jl. Medan Merdeka Selatan dan menunjukkan nomor anggota jika ingin mencetak kartu anggota. b) Pustakawan mengecek informasi yang telah diisi oleh pemustaka dengan Kartu Tanda Pengenal yang digunakan ketika mengisi formulir pendaftaran. Jika sesuai dilanjutkan dengan pemotretan. c) Pustakawan mengambil foto pemustaka lalu mencetak kartu anggota. d) Pustakawan menyerahkan kartu anggota kepada pemustaka. b. Hak dan kewajiban anggota a. Hak anggota 1) Mendapatkan pelayanan perpustakaan dan informasi yang diberikan Perpustakaan Nasional RI 2) Mendapatkan pelayanan sesuai dengan standar waktu pelayanan yang telah ditentukan 3) Menyampaikan saran dan masukan terhadap pelayanan perpustakaan dan informasi yang dilakukan Perpustakaan Nasional RI. b. Kewajiban anggota 1) Pemustaka mengisi buku tamu yang tersedia di ruang penitipan tas dan di setiap ruangan pelayanan. 2) Pemustaka diwajibkan menyimpan tas, tas komputer, dan barang-barang lainnya dalam loker penitipan. Pemustaka 16

23 diperbolehkan membawa buku catatan, alat tulis, dan komputer ke ruang baca dengan menggunakan tas transparansi yang tersedia di tempat penitipan tas. 3) Pemustaka tidak diperkenankan memotret koleksi tanpa izin pustakawan. 4) Barang berharga dan uang tidak disimpan dalam loker penitipan. 5) Pemustaka diwajibkan memakai pakaian rapih dan sopan. 6) Pemustaka tidak dibenarkan merusak, mencoret, melipat, dan merobek koleksi perpustakaan. 7) Pemustaka tidak dibenarkan melakukan tindakan merusak fasilitas perpustakaan. 8) Pemustaka turut memelihara kebersihan lingkungan dan ketenangan ruang baca. c. Pelaporan keanggotaan 1) Kelompok Layanan Keanggotaan membuat rekap keanggotaan. 2) Kelompok Layanan Keanggotaan membuat laporan keanggotaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap keanggotaan. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan keanggotaan. 17

24 Alir Pelayanan Keanggotaan Pemustaka Pustakawan MULAI Isi form online No Anggota Cetak Kartu Anggota? Ya Datang ke Layanan Pengecekan kesesuaian data Tidak Pemotretan SELESAI Kartu Anggota 2. Prosedur Pelayanan Meja Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan meja informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi pelayanan meja informasi. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelayanan meja informasi Koordinator pelayanan meja informasi: 1) mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan pelayanan meja informasi 2) membuat dan mendistribusikan jadwal pustakawan yang bertugas di meja informasi. 3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan meja informasi 18

25 b. Pelaksanaan pelayanan meja informasi Pustakawan yang bertugas di meja informasi: 1) sudah siap/standby pukul sampai dengan WIB. 2) mencatat pertanyaan yang masuk selama bertugas di meja informasi beserta jawaban dari pertanyaan dalam rekap pertanyaan meja informasi. 3) memperhatikan respon pemustaka atas hasil penyajian jawaban dengan menuliskan OK jika responnya baik dan No OK jika responnya tidak baik dalam rekap pertanyaan meja informasi. Jika respon pemustaka No OK, maka pustakawan menuliskan penyebab alasan atas respon No OK tersebut. c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan meja informasi 1) Koordinator pelayanan meja informasi membuat laporan dan evaluasi pelayanan meja informasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pertanyaan meja informasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan meja informasi. 19

26 Alir Pelayanan Meja Informasi Pemustaka Pustakawan MULAI Memaham i Alir Layanan Tida k Bertanya/ Konsultasi Layanan Perpustakaan Menjawab pertanyaan dan memberi saran Ya Tida k Faham? Menuju Ruang Layanan Ya SELESAI 3. Prosedur Pelayanan Call Center Tujuan: Menjamin aktivitas pelayanan call center berjalan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas menerima dan menjawab telepon, sms, dan yang masuk melalui call center. Prosedur Kerja: a. Persiapan call center 1) Pustakawan call center adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 2) Pustakawan call center menyalakan perangkat call center sesuai dengan jam pelayanan, yaitu pukul sampai 20

27 dengan WIB. b. Penerimaan Telepon 1) Pustakawan call center menerima telepon dengan sapaan pembuka, Selamat pagi/siang/sore, Perpustakaan Nasional, dengan nama, ada yang bisa dibantu? 2) Pustakawan call center menerima, menganalisa pertanyaan, dan menjawab pertanyaan yang diajukan. 3) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya, pustakawan call center dapat meminta penelpon untuk menelpon kembali dalam waktu yang ditentukan atau pustakawan call center yang akan menelpon kembali. 4) Pustakawan call center menutup pembicaraan dengan sapaan penutup, Apakah ada lagi yang bisa dibantu? Terima kasih sudah menghubungi kami. Selamat pagi/siang/sore. 5) Pustakawan call center merekap seluruh pertanyaan dan jawaban melalui telepon dalam rekap telepon call center. c. Penerimaan SMS dan 1) Pustakawan call center langsung menjawab seluruh SMS dan yang masuk. 2) Jika terdapat pertanyaan yang membutuhkan waktu dalam menjawabnya, penerima call center menjawab SMS dan dengan menyatakan SMS dan sudah diterima, namun untuk menjawab pertanyaan Bapak/Ibu membutuhkan waktu. Untuk itu kami akan membalas kembali SMS dan Bapak/Ibu dengan jawabannya. 3) Di akhir jawaban SMS dan , gunakan kalimat penutup, Jika masih ada yang ditanyakan, dapat menghubungi kembali call center. Salam, nama. d. Pelaporan call center 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Otomasi untuk merekap seluruh SMS dan yang masuk dan jawabannya. Kelompok Layanan 21

28 Informasi dan Kunjungan menyajikan rekapan ini dalam rekap SMS call center, rekap telepon call center, dan rekap call center. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan call center setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap telepon, SMS, dan call center. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan call center. Alir Pelayanan Call Center Pemustaka Pustakawan MULAI Pertanyaan via SMS, , Telepon Menjawab pertanyaan via SMS, , telepon Ya Pertanyaan terjawab? Tidak Jawaban Mencari jawaban SELESAI 22

29 4. Prosedur Pelayanan Penelusuran Informasi Tujuan: Menjamin berjalannya proses pelayanan penelusuran informasi secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pelayanan penelusuran informasi. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 1) pelayanan penelusuran informasi dapat dilakukan di masing-masing ruang pelayanan 2) pustakawan mempersiapkan formulir penelusuran informasi 3) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi dapat menggunakan sarana temu kembali informasi di dalam atau di luar Perpustakaan Nasional RI. b. Pelaksanaan pelayanan penelusuran informasi 1) Pemustaka dapat meminta bantuan pustakawan untuk menelusur koleksi perpustakaan atau informasi yang bersifat umum (sederhana) maupun yang bersifat khusus melalui formulir penelusuran informasi. 2) Informasi lisan yang dibutuhkan pemustaka, akan menjawab langsung, tetapi apabila informasi yang dibutuhkan pemustaka adalah informasi terekam, maka pemustaka harus mengisi formulir penelusuran informasi. 3) Pustakawan akan menjawab pertanyaan tersebut. 4) Pemustaka akan menerima jawaban atas pertanyaannya. Jika pertanyaan memerlukan waktu untuk menelusuri, maka pustakawan membuat janji kapan jawaban pertanyaan tersebut akan diberikan 5) Pustakawan yang melakukan pelayanan penelusuran informasi mencatat atas pertanyaan dan jawaban tersebut. c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan penelusuran informasi 1) Pustakawan membuat laporan dan evaluasi pelayanan 23

30 penelusuran informasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan penelusuran informasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang muncul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan penelusuran informasi. 24

31 Alir Pelayanan Penelusuran Informasi Pemustaka Pustakawan MULAI Permintaan informasi Bisa langsung dijawab? Ya Tidak Wawancara dengan pemustaka Tidak Menelusur informasi Menjawab permintaan informasi Permintaan informasi terpenuhi? Jawaban Ya SELESAI 5. Prosedur Pelayanan Katalog Tujuan: Tujuan dari kegiatan ini adalah menjamin pelayanan katalog berjalan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur pencarian informasi melalui sarana penelusuran katalog kartu, katalog berkas, katalog buku, dan katalog dalam pangkalan 25

32 data komputer atau OPAC (Online Public Access Catalogue) dan pengisian bon permintaan yang tersedia. Prosedur kerja: a. Persiapan pelayanan katalog Ketua Kelompok Katalog mempunyai tugas: 1) membuat jadwal kerja pustakawan 2) membuat rekap pelayanan katalog 3) bertanggungjawab atas lancarnya kegiatan pelayanan katalog 4) mengawasi pustakawan lainnya dalam memberikan bimbingan dan informasi b. Pelaksanaan pelayanan katalog 1) Pemustaka mengisi buku tamu online (chek point) 2) Pemustaka mencari koleksi perpustakaan pada alat penelusuran yang tersedia, baik secara manual atau online 3) Bila mengalami kesulitan, dapat menghubungi pustakawan untuk dibimbing 4) Pemustaka mengisi lengkap bon permintaan 5) Pemustaka menuju lokasi koleksi, bila ragu-ragu bertanya ke pustakawan c. Pelaporan pelayanan katalog 1) Ketua Kelompok Katalog membuat laporan kegiatan pelayanan katalog setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi pelayanan katalog. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang muncul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan katalog. 26

33 Alir Pelayanan Katalog Pemustaka Pustakawan MULAI Mengisi buku tamu online Faham cara penelusuran? Tidak Melakukan Bimbingan Penelusuran Informasi Ya Penelusuran informasi Online Manual Bibliografi koleksi Mengisi Bon Permintaan Menemukan kesulitan? Ya Pengecekan Bon Permintaan Tidak Menuju Ruang Koleksi SELESAI 27

34 6. Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan bimbingan pemustaka dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan dan pelaksanaan bimbingan pemustaka. Prosedur Kerja: a. Persiapan bimbingan pemustaka Koordinator bimbingan pemustaka mempunyai tugas: 1) mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan bimbingan pemustaka. 2) membuat dan mendistribusikan jadwal pustakawan yang akan melakukan bimbingan pemustaka dan waktu pelaksanaannya. 3) menyusun dan mempersiapkan modul bahan presentasi 4) bertanggungjawab atas lancarnya kegiatan bimbingan pemustaka b. Pelaksanaan bimbingan pemustaka 1) Kelompok Layanan Keanggotaan menginformasikan dan menawarkan kepada pemustaka baru untuk mengikuti bimbingan pemustaka ketika pemustaka mendaftar keanggotaan online dan mencetak kartu anggota. Setiap pustakawan di Bidang Layanan Koleksi Umum juga dapat menginformasikan dan menawarkan kepada pemustaka untuk mengikuti bimbingan pemustaka. 2) Jika penawaran bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka, maka pemustaka diarahkan ke ruangan pelaksanaan bimbingan pemustaka. Jika penawaran tidak bertepatan dengan hari dan waktu pelaksanaan, maka pemustaka diberitahu hari, waktu, dan tempat pelaksanaan bimbingan pemustaka. 3) Pustakawan yang bertugas melaksanakan bimbingan pemustaka menyiapkan diri dan segala sesuatu terkait dengan pelaksanaan bimbingan pemustaka sebelum waktu 28

35 pelaksanaannya. 4) Waktu pelaksanaan bimbingan pemustaka adalah Selasa dan Kamis pukul sampai dengan WIB. Pelaksanaan bimbingan pemustaka dapat dilaksanakan di luar waktu di atas dengan kesepakatan pemustaka dan koordinator bimbingan pemustaka. 5) Dalam melakukan pelayanan bimbingan pemustaka, pustakawan yang bertugas memperhatikan modul bimbingan pemustaka dan menggunakan bahan presentasi bimbingan pemustaka dengan materi sebagai berikut: a) Pengenalan Perpustakaan Nasional RI b) Pengenalan koleksi Perpustakaan Nasional RI c) Pengenalan pelayanan Perpustakaan Nasional RI d) Penelusuran informasi melalui katalog online atau sarana penelusuran lainnya. e) Penelusuran informasi melalui e-resource Perpustakaan Nasional RI 6) Pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mencatat pertanyaan ketika bimbingan pemustaka beserta dengan jawaban pertanyaan dalam notulensi bimbingan pemustaka dan menyerahkannya ke koordinator bimbingan pemustaka. 7) Peserta bimbingan pemustaka dan pustakawan yang melakukan bimbingan pemustaka mengisi daftar hadir. 8) Peserta bimbingan pemustaka diminta memberikan evaluasi dan saran terhadap pelaksanaan bimbingan pemustaka melalui formulir evaluasi bimbingan pemustaka. d. Pelaporan bimbingan pemustaka 1) Koordinator bimbingan pemustaka membuat laporan kegiatan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari notulensi bimbingan pemustaka, formulir evaluasi bimbingan pemustaka dan daftar hadir. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan 29

36 yang timbul atau yang dihadapi dan saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan bimbingan pemustaka. Alir Pelayanan Bimbingan Pemustaka Pemustaka Pustakawan MULAI Promosi kepada Pemustaka Menyiapka Perlengkapan Bimbingan Pemustakla Berminat? Ya Pelaksanaan Bimbingan Pemustaka Tidak SELESAI 7. Prosedur Pelayanan e-resources Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan e-resources secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan e-resources. Prosedur Kerja: 30

37 a. Pelayanan e-resources 1) Pelayanan e-resources adalah salah satu pelayanan Perpustakaan Nasional RI dengan menyediakan koleksi perpustakaan berbentuk elektronik yang diakses melalui 2) Pemustaka memasukkan nomor anggota dan password (password yang diisi ketika mendaftar). 3) Pilih digital online yang dilanggan Perpustakaan Nasional RI 4) Masukkan kata kunci informasi yang dibutuhkan 5) Bila informasi dibutuhkan, diperbolehkan memindai data tersebut. b. Pelaksanaan dan sosialisasi pelayanan e-resources 1) Perpustakaan Nasional RI dan pustakawan melakukan pelayanan e-resources, sosialisasi dan pelatihan untuk pemanfaatan e-resources dalam berbagai kesempatan, salah satunya melalui bimbingan pemustaka (lihat Prosedur Pelayanan Bimbingan Pemustaka). 2) Pelayanan e-resources dilakukan di setiap ruangan pelayanan 3) Sosialisasi dan pelatihan pemanfaatan pelayanan e-resources dapat dilakukan di dalam dan di luar Perpustakaan Nasional RI. 4) Instansi pendidikan dan non pendidikan dapat mengajukan kepada Perpustakaan Nasional RI untuk dapat menerima sosialisasi dan pelatihan pelayanan e-resources untuk pemanfaatan di lembaganya. 5) Koordinator pelayanan e-resources membuat rekap dan evaluasi pelayanan e-resources. c. Pelaporan pelayanan e-resources 1) Koordinator pelayanan e-resources membuat laporan dan evaluasi pelayanan e-resources setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan 31

38 e-resources. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan e-resources. Alir Pelayanan e-resources Pemustaka Pustakawan MULAI Buka web Perpusnas atau langsung ke Lupa No. Anggota/password Ya Bertanya melalui call center/datang langsung ke layanan keanggotaan Tidak Masukan No. anggota dan password Penelusuran melalui salahsatu provider atau langsung masukkan kata kunci melalui Summon Menemukan kesulitan Tidak Download/print data Ya Konsultasi melalui call center/bertanya langsung pada Meja Informasi SELESAI 32

39 8. Prosedur Pelayanan Magang dan Penelitian Tujuan: Menjamin pelayanan magang dan penelitian berjalan dengan baik Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan magang dan penelitian yang meliputi penerimaan dan permintaan magang dan penelitian terkait perpustakaan, pengaturan jadwal serta pelaksanaannya. Prosedur Kerja: a. Permohonan magang dan penelitian 1) Surat permohonan magang dan penelitian dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, maupun perguruan tinggi ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat permohonan menyebutkan tanggal pengajuan, jumlah peserta, dan pengajuan unit kerja yang akan menjadi tujuan magang dan penelitian. 2) Surat permohonan diajukan maksimal 1 (satu) bulan sebelum tanggal pengajuan magang atau penelitian. 3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjugan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan magang dan penelitian. b. Pengaturan jadwal magang dan penelitian 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan magang dan penelitian dalam hal pengaturan jadwal. 2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan jadwal magang dan penelitian. Jadwal didistribusikan ke masing-masing Kelompok Layanan di Bidang Layanan Koleksi Umum. c. Penerimaan magang dan penelitian 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan menerima peserta 33

40 magang dan penelitian. Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberikan pengarahan serta jadwal pelaksanaannya kepada peserta magang dan penelitian. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan mengantarkan peserta magang ke unit kerja tempat magang dan penelitian. d. Pelaporan magang dan penelitian 1) Setelah selesai melakukan magang dan penelitian, peseta membuat laporan dan hasil penelitiannya kemudian diserahkan kepada Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 2) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan dan evaluasi penerimaan magang dan penelitian setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan magang dan penelitian. 34

41 Alir Pelayanan Magang/Penelitian Pemustaka Pustakawan MULAI Mengajukan surat permohonan Diterima? Ya Disposisi Permohonan Magang/Penelitian Tidak Membuat Jadwal Menerima dan memberikan Pengarahan Pelaksanaan Magang/Peneliti an Mengantar ke tempat Magang/Penelitian Menyusun Laporan Laporan Magang/Penelitian Menyimpan Laporan Magang/Penelitian SELESAI 35

42 9. Prosedur Pelayanan Kunjungan Tujuan: Menjamin pelayanan kunjungan berjalan dengan baik. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas pelayanan penerimaan permintaan kunjungan terkait perpustakaan, pengaturan jadwal kunjungan, dan penerimaannya. Prosedur Kerja: a. Permohonan kunjungan 1) Surat permohonan kunjungan dari instansi, sekolah, lembaga pendidikan, perguruan tinggi, maupun kelompok masyarakat ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Surat permohonan menyebutkan tanggal pengajuan kunjungan, jumlah peserta yang akan berkunjung, dan tujuan kunjungan. 2) Surat permohonan diajukan minimal 1 (satu) minggu sebelum tanggal pengajuan kunjungan. 3) Surat didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan. 4) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan memberitahukan kepada pihak pemohon mengenai diterima atau tidaknya permohonan kunjungan. b. Pengaturan jadwal kunjungan 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan unit kerja yang menjadi tujuan kunjungan dalam hal pengaturan jadwal kunjungan. 2) Untuk unit kerja Bidang Layanan Koleksi Umum, Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan dapat langsung membuatkan jadwal kunjungan. 3) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sekretaris Bidang Layanan Koleksi Umum terkait konsumsi dan cinderamata peserta kunjungan. 4) Kelompok Informasi dan Kunjungan berkoordinasi dengan Sub Bidang Humas terkait peliputan jika peserta kunjungan adalah 36

43 tamu pimpinan Perpustakaan Nasional RI. c. Penerimaan kunjungan 1) Penerima kunjungan adalah Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan, pegawai yang ditunjuk untuk menerima kunjungan, dan pegawai yang dijadwal untuk menerima kunjungan. 2) Tempat penerimaan kunjungan: a) Ruang sidang apabila peserta kunjungan merupakan tamu pimpinan b) Ruang Informasi dan Kunjungan, Ruang Layanan Referensi dan Tesis, dan Ruang Rapat Deputi I jika peserta kunjungan kurang dari 20 orang. c) Ruang Teater jika peserta kunjungan lebih dari 20 orang. d) Gedung Layanan Terbuka jika tujuan kunjungan Layanan Terbuka. 3) Penerima kunjungan memberikan informasi mengenai Perpustakaan Nasional RI, pelayanan dan koleksi Perpustakaan Nasional RI, termasuk pengenalan e-resource. Bentuknya dapat pemutaran film dan tanya jawab. 4) Penerima kunjungan dapat mengantarkan peserta kunjungan mengunjungi ruangan-ruangan pelayanan sesuai tujungan kunjungan dan memberikan informasi mengenai pelayanan diruang-ruang tersebut. 5) Jika tujuan kunjungan adalah unit di luar Bidang Layanan Koleksi Umum, penerima kunjungan mengantarkan peserta kunjungan ke unit kerja tujuan kunjungan. Pegawai yang memberikan penjelasan adalah pegawai di unit kerja tujuan kunjungan. 6) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat rekap penerimaan kunjungan. d. Pelaporan kunjungan 1) Kelompok Layanan Informasi dan Kunjungan membuat laporan penerimaan kunjungan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 37

44 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap penerimaan kunjungan. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan penerimaan kunjungan. Alir Pelayanan Kunjungan Pemustaka Pustakawan MULAI Mengajukan Surat Permohonan Kunjungan Diterima? Ya Disposisi permohonan kunjungan diterima Tidak Penjadwalan Ulang Menyiapkan Tempat dan Materi Menerima dan Memberi Pengarahan Mengantar ke Tempat Tujuan SELESAI 38

45 10. Prosedur Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka Prosedur ini meliputi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan yang akan dipinjam untuk dibawah pulang. Untuk dapat meminjam koleksi perpustakaan, pemustaka menelusur koleksi perpustakaan yang akan dipinjam di katalog online atau langsung menuju rak penyimpanan koleksi. Prosedur ini berlaku di Kelompok Layanan Terbuka (gedung Merdeka Selatan). a. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara terotomasi atau mandiri 1) Tersedia mesin untuk meminjam dan mengembalikan koleksi perpustakaan secara mandiri. 2) Pemustaka dianjurkan untuk mampu melakukan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. Tugas pustakawan untuk mengajarkan penggunaan mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. 3) Pemustaka memindai kartu anggota perpustakaan lalu memindai koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan. Bukti peminjaman dan pengembalian akan didapatkan dari mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri. 4) Mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri berada dalam gedung Layanan Terbuka. Mesin ini dapat diakses pada jam buka pelayanan. 5) Khusus untuk pengembalian koleksi, pemustaka dapat memanfaatkan mesin peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan secara mandiri melalui book drop yang diletakkan di luar gedung Layanan Terbuka dan dapat di akses 24 jam. 6) Setelah membaca koleksi perpustakaan, pemustaka tidak diperkenankan mengembalikan ke rak penyimpanan koleksi. Pemustaka cukup meletakkan koleksi perpustakaan tersebut di tempat yang sudah disediakan. 7) Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan 39

46 yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi. 8) Pustakawan merekap koleksi perpustakaan yang sudah dibaca tersebut dalam daftar baca koleksi perpustakaan. b. Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dengan cara manual atau melalui pustakawan 1) Peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan juga dapat dilakukan melalui pustakawan. Khusus untuk pengembalian yang melewati batas waktu yang ditentukan hanya dapat dilakukan melalui pustakawan. 2) Pemustaka menyerahkan kartu anggota perpustakaan dan koleksi perpustakaan yang akan dipinjam atau dikembalikan kepada pustakawan. 3) Pustakawan memindai kartu anggota perpustakaan dan koleksi perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan. Pustakawan mengecek kesesuaian kartu anggota perpustakaan dengan pemustaka yang akan meminjam koleksi perpustakaan. Pustakawan juga mengecek kesesuaian koleksi perpustakaan yang dipinjam atau dikembalikan termasuk waktu peminjaman. 4) Pustakawan memberikan bukti peminjaman, kartu anggota perpustakaan, dan koleksi perpustakaan kepada pemustaka. Untuk pengembalian, pustakawan memberikan bukti pengembalian dan kartu anggota perpustakaan kepada pemustaka. 5) Untuk pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi perpustakaan, pustakawan memberikan sanksi berupa penentuan waktu tidak bisa pinjam sesuai dengan lamanya waktu keterlambatan. c. Perpanjangan waktu peminjaman 1) Pemustaka dapat melakukan perpanjangan waktu peminjaman koleksi perpustakaan. Perpanjangan waktu peminjaman hanya dapat dilakukan sekali dalam waktu peminjaman. 40

47 2) Perpanjangan waktu dapat dilakukan melalui telepon ke Kelompok Layanan Terbuka dengan menyebutkan nomor anggota atau langsung datang ke Kelompok Layanan Terbuka. d. Pelaporan pelayanan sirkulasi 1) Kelompok Layanan Terbuka merekap peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan dalam rekap pelayanan sirkulasi. 2) Kelompok Layanan Terbuka membuat laporan pelayanan sirkulasi setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi rekap pelayanan sirkulasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi dan disertakan saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan sirkulasi. 41

48 Alir Pelayanan Sirkulasi pada Sistem Pelayanan Terbuka Pemustaka Pustakawan MULAI Mengisi buku tamu online Penelusuran bahan pustaka di OPAC Mengambil langsung ke rak Pinjam? Baca di tempat Tidak Ya Bahan Pustaka Kartu Anggota Bahan Pustaka Kartu Anggota Kartu Identitas Pencatatan Peminjaman Fotokopi/ scan? Tidak Bukti Peminjaman Ya Hasil fotocopy/scan Batas waktu peminjaman habis Perpanjang? Ya Bukti Perpanjangan Perpanjangan peminjaman Tidak Pencatatan Pengembalian Kartu Identitas Bukti Pengembalian SELESAI 42

49 11. Prosedur Pelayanan Pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat Prosedur ini berlaku di gedung Salemba Raya yakni Kelompok Layanan Koleksi Berkala Mutakhir, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Sosial, Kelompok Layanan Koleksi Ilmu Terapan, Kelompok Layanan Koleksi Rujukan, Kelompok Layanan Koleksi Majalah Terjilid, dan Kelompok Layanan Koleksi Surat Kabar Terjilid. Prosedur ini meliputi penelusuran informasi, pengisian, penerimaan bon permintaan serta pengambilan, penyerahan, dan pengembalian koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan hanya dapat baca di tempat. Untuk dapat membaca koleksi perpustakaan, pemustaka menelusur koleksi perpustakaan yang akan dibaca melalui Katalog Online atau alat penelusuran lainnya, seperti indeks, abstrak, katalog buku, dan sebagainya. a. Pemustaka yang baru pertama kali berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI atau belum paham cara pencarian informasi, diharapkan pencarian informasi dilakukan di ruang Kelompok Katalog lantai IIC, agar dapat dipandu/dibimbing oleh pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan. Jika pemustaka sudah sering berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI atau sudah mahir dalam pencarian informasi, dapat melakukan hal tersebut di masing-masing ruang pelayanan. Setelah mendapatkan informasi yang akan dibaca, pemustaka mencatatkan informasi tersebut pada bon permintaan. Bon permintaan dan katalog online (OPAC) disediakan di setiap ruangan pelayanan. b. Untuk koleksi perpustakaan berupa terbitan berkala seperti surat kabar, jurnal, tabloid, dan majalah bisa langsung ke ruang pelayanan karena terdapat sarana penelusuran tercetak. 1) Lantai IB untuk terbitan berkala mutakhir dalam kurun tiga tahun terakhir. 2) Lantai VIIB untuk majalah dan jurnal lama sampai tiga tahun terakhir. 3) Lantai VIIIC untuk surat kabar lama sampai tiga tahun terakhir. 43

50 c. Pemustaka meletakkan bon permintaan di tempat yang telah disediakan atau menyerahkan langsung ke pustakawan sesuai dengan lokasi koleksi koleksi perpustakaan yang ingin dibaca. d. Pustakawan mencatatkan jam penerimaan bon permintaan tersebut dan mendata koleksi perpustakaan yang akan dibaca. e. Pustakawan mengambilkan koleksi perpustakaan yang diminta melalui bon permintaan dari rak penyimpanan dan menyerahkan bahan pperpustakaan tersebut kepada pemustaka. f. Pustakawan mencatat jam penyerahan koleksi perpustakaan tersebut. Standar pengambilan koleksi perpustakaan adalah 5 menit per bon. Penghitungan waktu dimulai saat pustakawan menerima bon permintaan sampai dengan menyerahkan koleksi perpustakaan tersebut. Khusus koleksi perpustakaan yang berada di tempat lain (berbeda lantai dari ruang baca), standar waktu pengambilan adalah 10 menit. g. Pemustaka menyerahkan kartu anggota. Pustakawan menyatukan bon permintaan dengan kartu anggota pemustaka, kemudian dijajarkan berdasarkan nama pemustaka. h. Setelah koleksi perpustakaan dibaca, pemustaka mengembalikan ke meja sirkulasi. Pustakawan mengecek koleksi tersebut yang dikembalikan dengan bon permintaan dan mengembalikan kartu anggota pemustaka. i. Pustakawan secara berkala menjajarkan koleksi perpustakaan yang sudah dibaca ke rak penyimpanan koleksi. j. Masing-masing kelompok pelayanan merekap bon permintaan dalam daftar baca koleksi perpustakaan termasuk jam menerima bon permintaan, jam menyerahkan koleksi perpustakaan ke pemustaka, dan alasan penyebabnya jika waktu yang dibutuhkan lebih dari waktu standar pengambilan bahan pperpustakaan. Masing-masing kelompok melakukan rekap data ini untuk keperluan laporan dan administrasi lainnya. 44

51 Alir Pelayanan pada Sistem Pelayanan Tertutup/Baca di Tempat Pemustaka Pustakawan MULAI Penelusuran melalui sarana penelusuran Mengisi bon permintaan Kartu anggota Bon Permintaan yang sudah diisi Mengambilkan bahan pustaka Baca di tempat Bahan Pustaka Fotocopy/ scan? Ya Fotocopy/scan Tidak Bahan Pustaka Hasil Fotocopy/scan Mengembalikan bahan pustaka Bahan Pustaka Mengecek bahan pustaka Kartu anggota Mengembalikan kartu anggota SELESAI 45

52 12. Prosedur Pelayanan Peminjaman Koleksi Perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu Tujuan: Menjamin kembalinya koleksi perpustakaan yang dipinjam untuk tujuan tertentu. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi aktivitas mencatat koleksi perpustakaan yang dipinjam untuk tujuan tertentu seperti pameran, alihmedia, preservasi, serta keperluan lain, dan menerimanya kembali setelah digunakan. Prosedur Kerja: a. Peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu 1) Pegawai yang akan meminjam koleksi perpustakaan mencatat bahan pustaka yang dipinjam dalam daftar peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas mengecek kesesuaian catatan peminjaman dengan koleksi perpustakaan yang dipinjam. 3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuatkan berita acara peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. b. Pengembalian bahan pustaka untuk tujuan tertentu 1) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan segera mengembalikan koleksi perpustakaan ke Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut dipinjam setelah selesai dipergunakan. Kelompok Layanan dapat mengingatkan kepada pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bersangkutan. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut dipinjam, mengecek kesesuaian catatan pinjaman dengan koleksi perpustakaan yang dikembalikan. 3) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang bertugas di 46

53 Kelompok Layanan di mana koleksi perpustakaan tersebut berada, membuatkan berita acara pengembalian pinjaman koleksi perpustakaan. c. Pelaporan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu 1) Kelompok Layanan terkait membuat laporan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa dan evaluasi berita acara peminjaman dan pengembalian pinjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan peminjaman koleksi perpustakaan untuk tujuan tertentu. Alir Pelayanan Peminjaman Koleksi perpustakaan Untuk Tujuan Tertentu 47

54 Pemustaka Pustakawan MULAI Membuat daftar peminjaman Bahan Pustaka Daftar peminjaman Mengecek kesesuaian Sesuai? Tidak Bahan Pustaka Berita acara peminjaman Ya Membuat berita acara peminjaman Pemanfaatan bahan pustaka tujuan tertentu Tidak Selesai? Ya Mengembalikan bahan pustaka Bahan pustaka Mengecek kesesuaian Sesuai? Ya Tidak Berita acara pengembalian Membuat berita acara peminjaman SELESAI 48

55 13. Prosedur Pelayanan Reproduksi Koleksi Perpustakaan Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan secara cepat, akurat dan nyaman. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan. Prosedur Kerja: a. Persiapan pelayanan reproduksi Pemustaka dapat memfotokopi, memindai, dan memotret koleksi perpustakaan. Pustakawan mempunyai tugas: 1) mempersiapkan peralatan reproduksi koleksi perpustakaan 2) mereproduksi koleksi perpustakaan. 3) bertanggungjawab atas lancarnya pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan 4) mendata koleksi perpustakaan yang sudah direproduksi b. Pelaksanaan pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan: 1) Pemustaka memilih halaman yang akan difotokopi atau dipindai 2) Pemustaka menyerahkan kepada pustakawan untuk di reproduksi 3) Pustakawan memfotokopi atau memindai koleksi perpustakaan tersebut sesuai pesanan pemustaka 4) Pemustaka membayar hasil fotokopi atau scan 5) Untuk kegiatan pemotretan koleksi perpustakaan, pemustaka harus mengajukan izin melalui surat kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi umum. Apabila izin dari Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum sudah disetujui, maka pemustaka dapat melakukan pemotretan. c. Pelaporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan 1) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan membuat laporan dan evaluasi pelayanan reproduksi koleksi perpustakaan setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan 49

56 Koleksi Umum. 2) Laporan memuat analisa rekap data koleksi perpustakaan yang direproduksi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau permasalahan yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 3) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan reproduksi. Alir Pemotretan Koleksi Perpustakaan Pemustaka Pustakawan MULAI Konsultasi Kegiatan Pemotretan Mengajukan surat permohonan Surat Permohonan Tidak Disetujui? Ya Pengambilan gambar (pemotretan) Membuat jadwal SELESAI 50

57 Alir Pelayanan Fotokopi/Memindai Pemustaka Pustakawan MULAI Memilih halaman Catatan halaman Koleksi Perpustakaan Fotokopi/ memindai Menghitung jumlah halaman Pengecekan hasil Fotokopi/Memindai Bon pembayaran Hasil Fotokopi /Memindai Sesuai permintaan? Tidak Ya Pembayaran hasil Fotokopi/Memindai Biaya Fotokopi/Memindai SELESAI 14. Prosedur Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling) Tujuan: Menjamin berjalannya pelayanan Pusteling (Perpustakaan Elektornik Keliling) dengan baik. 51

58 Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan kunjungan pelayanan Pusteling. Prosedur kerja: a. Persiapan pelayanan Pusteling 1) Mobil Pusteling ada 3 (tiga) unit, masing-masing berisi 10 (sepuluh) laptop. 2) Kelompok Layanan Pusteling bertanggung jawab menyebarkan informasi mengenai pelayanan Pusteling ke berbagai lapisan masyarakat 3) Masyarakat dapat mengajukan surat permohonan untuk mendapatkan kunjungan Pusteling yang ditujukan kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI maksimal 1 (satu) minggu dari tanggal pengajuan kunjungan Pusteling. Surat tersebut akan didisposisikan sampai ke Kelompok Layanan Pusteling. 4) Kelompok Layanan Pusteling melakukan survei kondisi tempat yang menjadi target kunjungan Pusteling. Kelompok Layanan Pusteling menghubungi pihak terkait dan menjelaskan fasilitas dan pelayanan yang diberikan. 5) Kelompok Layanan Pusteling berkoordinasi dengan pihak terkait dalam menentukan hari, waktu kunjung, dan durasi kunjungan. 6) Kelompok Layanan Pusteling mempersiapkan jadwal pelaksanaan dan pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan yang melaksanakan pelayanan tersebut. 7) Supir Pusteling bertanggungjawab terhadap kelayakkan mobil Pusteling. b. Pelaksanaan Kunjungan Pusteling 1) Pemustaka/pengunjung Pusteling mengisi buku tamu/daftar hadir. 2) Pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan menjelaskan hal-hal sebagai berikut: a) Memperkenalkan Perpustakaan Nasional RI secara umum b) Memperkenalkan koleksi dan pelayanan Perpustakaan 52

59 Nasional RI. c) Membantu masyarakat mencari informasi melalui Web Perpusnas atau internet. d) Membantu dalam pemanfaatan koleksi multimedia yang tersedia c. Pelaporan Pelayanan Pusteling 1) Kelompok Layanan Pusteling membuat rekap kunjungan Pusteling. 2) Kelompok Layanan Pusteling membuat laporan pelayanan Pusteling setiap bulan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 3) Laporan memuat analisa dan evaluasi dari rekap kunjungan dan evaluasi. Dalam laporan disertakan kemungkinan permasalahan yang timbul atau yang dihadapi serta saran tindakan pencegahan dan perbaikan. 4) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan pelayanan Pusteling. 53

60 Alir Perpustakaan Elektronik Keliling (Pusteling ) Pemustaka Pustakawan MULAI Mengajukan surat permohonan Surat Permohonan kunjungan Pusteling Survei kondisi Koordinasi dengan pihak terkait Sepakat? Tidak Ya Kunjungan Pusteling Mempersiapkan sarana prasarana Mengisi daftar hadir Pemanfaatan Pusteling SELESAI 15. Prosedur Pameran Tujuan: Menjamin terselenggaranya pameran dengan baik untuk tujuan promosi kelembagaan dan koleksi serta pelayanan perpustakaan. Ruang Lingkup: Prosedur ini meliputi persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pameran 54

61 Prosedur Kerja: a. Pameran Tetap Pameran tetap adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka hari-hari besar nasional atau internasional di Lobby Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dan Ruang Heritage Perpustakaan Nasional RI. Uraian tugas Kelompok Pameran sebagai berikut: 1) Menentukan tema dan waktu pameran selama satu tahun, yang dikaitkan dengan hari-hari besar. 2) Menelusur koleksi perpustakaan yang akan dipamerkan 3) Menyiapkan materi dan anotasi pameran sesuai dengan tema yang sudah dijadwalkan. 4) Mengeluarkan koleksi perpustakaan dari dalam vitrin dan atau lemari kaca. 5) Menata dan mendisplay koleksi perpustakaan yang sudah dipilih ke dalam vitrin dan atau lemari kaca. 6) Menyusun kembali koleksi perpustakaan yang sudah dipamerkan ke rak penyimpanan. 7) Membuat laporan tahunan dan menyerahkannya kepada Kepala Bidang Layanan Koleksi Umum. 8) Tim Pengendali Dokumen dan Rekaman Bidang Layanan Koleksi Umum mengumpulkan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan rekaman terkait dengan Pameran Tetap. 55

62 Alir Pameran Tetap KELOMPOK PAMERAN b. Pameran Temporer Pameran temporer adalah pameran yang diselenggarakan dalam rangka Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI dan Hari Kunjung Perpustakaan & Bulan Gemar Membaca. 1) Koordinator Pameran menyusun Tim Pameran dan membuat uraian tugas serta jadwal pemandu. 56