PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM BAB I P E N D A H U L U A N

Transkripsi

1 LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM NOMOR 06/PRT/M/2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM BAB I P E N D A H U L U A N A. Latar Belakang Dalam rangka mendukung penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance) dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum perlu suatu upaya diantaranya dengan menerapkan sistem yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi komputer yang telah terhubung pada setiap unit organisasi/unit kerja untuk mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah arus informasi tata naskah dinas. Dengan semakin meningkatnya volume naskah dinas dari hasil kegiatan yang dilakukan oleh Kementerian Pekerjaan Umum, maka penanganannnya perlu didukung dengan sistem administrasi yang memadai, yaitu dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi sehingga pengelolaan naskah dinas dapat dilakukan dengan cepat. Salah satu diantaranya adalah dengan menerapkan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Sistem TNDE Kementerian Pekerjaan Umum merupakan salah satu sub sistem dari perkantoran elektronik di Kementerian Pekerjaan Umum yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi berbasis jaringan komputer dan aplikasi web based yang dapat memproses data naskah dinas dalam program manajemen basis data. Pemilihan...

2 - 2 - Pemilihan teknologi client server ini mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Cepat dalam pengembangan aplikasi; 2. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada para pengguna; 3. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemeliharaan data; 4. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan kode program hanya di web server dan database server. 5. Untuk mengakses software aplikasi cukup mudah, langkahlangkahnya cenderung sederhana karena aplikasi yang dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat sehari-hari. B. Sasaran Sasaran petunjuk pelaksanaan TNDE adalah: 1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tentang penyelenggaraan TNDE di lingkungan unit organisasi/unit kerja; 2. Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan TNDE di unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum; 3. Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengelolaan dan pengolahan naskah dinas; 4. Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas. C. Manfaat Manfaat TNDE sebagai berikut: 1. Terwujudnya percepatan pemerintahan elektronik (e-government) Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya tata kelola kepemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi. 2. Terwujudnya...

3 Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan Penggunaan TNDE akan memberikan manfaat berupa penghematan sumber daya seperti tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak. Efektivitas dan efisiensi pekerjaan dapat dicapai dengan tersampaikannya informasi secara langsung naskah dinas atau informasi lainnya yang memanfaatkan teknologi informasi tanpa bergantung pada keberadaan kurir. 3. Terwujudnya dukungan reformasi birokrasi Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya reformasi birokrasi aparatur negara 4. Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi antar unit organisasi/unit kerja Pemanfaatan teknologi informasi akan mempermudah komunikasi antar unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. 5. Kemudahan pengelolaan naskah dinas dan penggunannya Penggunaan TNDE akan memberikan keamanan dalam penyimpanan naskah dinas, kemudahan dalam menangani naskah dinas, dan keakuratan dalam pencarian naskah dinas. 6. Tidak ada resiko kehilangan naskah dinas Semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server TNDE yang di backup secara berkala, maka resiko kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi. 7. Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya Pengguna TNDE dapat mengendalikan naskah dinas dan penggunannya melalui aplikasi TNDE yang terhubung melalui jaringan komputer. 8. Kemudahan...

4 Kemudahan pelacakan keberadaan dan status naskah dinas Dengan menggunakan TNDE pengguna dapat secara langsung memonitor naskah dinas, alur naskah dinas, dan mengetahui status/tindak lanjut naskah dinas. D. Sumber Daya Manusia (SDM) Penggunaan aplikasi TNDE perlu didukung oleh SDM yang memiliki kualifikasi sesuai kebutuhan dalam pengoperasian TNDE. E. Pengertian Umum Pengertian Umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi: 1. Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas, yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal; 2. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem TNDE berupa perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), antara lain komputer induk (server), jaringan lokal (local area network), komputer personal (personal computer), pemindai (scanner), dan piranti elektronik lainnya; 3. Jaringan lokal (Local Area Network/LAN) adalah sekelompok komputer dengan perangkat pendukungnya yang terhubung dan dapat berkomunikasi dalam area kerja tertentu; 4. Kartu antarmuka jaringan (Network Interface Card/NIC) adalah perangkat keras pada komputer yang digunakan sebagai interface dari komputer ke jaringan komputer serta mengatur pengiriman dan penerimaan data dari dan ke dalam jaringan; 5. Perangkat penyimpanan data (disk storage) adalah perangkat keras yang digunakan sebagai sarana menyimpan data dalam bentuk elektronik; 6. Penelusuran...

5 Penelusuran surat (mail tracking) adalah sistem yang menelusuri dan memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar dan transparan; 7. Penelusuran disposisi (disposition tracking) adalah sistem yang menelusuri dan memantau aliran disposisi korespondensi secara elektronik untuk memastikan disposisi korespondensi diproses dengan benar; 8. Agenda harian elektronik (electronic diary, e-calendar) adalah pencatatan lengkap jadwal kegiatan harian secara elektronik; 9. Sistem basis data (database system) adalah sistem yang memuat data yang terorganisasi dengan baik sehingga memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali secara elektronik; 10. Kode akses (password) adalah kombinasi huruf, angka, dan karakter khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses sistem komputer; 11. Identitas pengguna (account) adalah data pengguna yang perlu dicatat untuk mendapatkan alokasi ruang dalam mengoperasikan TNDE dengan memasukkan kode akses; 12. Sistem pengamanan (security system) adalah sistem yang dibangun untuk mencegah pengaksesan secara tidak sah dan perusakan, serta menjamin kerahasiaan data; 13. Penampil informasi/penjelajah (browser) adalah perangkat lunak untuk menjelajah data dan informasi yang terdapat pada jaringan komputer baik melalui intranet maupun internet; 14. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah perangkat lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin pengguna yang memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan; 16. SQL Server...

6 SQL server adalah tipe database yang bersifat database relational. Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang mempunyai sifat sama. Tabel berisi kumpulan baris-baris dan kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lain. Database SQL server terdiri dari dua file yaitu data yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk MDF; 16. Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam suatu file atau beberapa file; 17. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau pengelolaan data dengan cara memasukkan isi variabel tertentu ke dalam database; 18. Topologi jaringan komputer adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk jaringan. Topologi jaringan adalah bagian yang menjelaskan hubungan antar komputer yang di bangun berdasarkan kegunaan, keterbatasan resource dan keterbatasan biaya, berarti topologi-topologi jaringan yang ada bisa disesuaikan dengan keadaan di lapangan; 19. Komputer induk adalah perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan; 20. Komputer klien adalah perangkat keras yang terhubung dengan jaringan yang dapat mengakses aplikasi pada komputer induk; 21. Pemindai dokumen naskah dinas (scanner) adalah perangkat keras untuk melakukan pemindaian dokumen naskah pada komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah; 22. Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, penyalahgunaan sistem; 23. Surat adalah naskah yang berisi informasi yang dikirim atau diterima oleh unit organisasi/unit kerja atau perorangan; 25. Surat Masuk...

7 Surat masuk adalah naskah yang berisi informasi yang diterima oleh unit organisasi/unit kerja dalam rangka penyelenggaraan kedinasan; 25. Disposisi adalah informasi atau perintah atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk; 26. Lembar disposisi adalah formulir untuk menuliskan informasi atau perintah bagi atasan yang ditujukan kepada bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk; 27. Pengguna TNDE adalah unit organisasi/unit kerja yang telah terkoneksi dengan aplikasi TNDE; 28. Operator adalah pejabat dan atau petugas yang mengoperasikan TNDE yang telah ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan; 29. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen basis data (database); 30. Jaringan Komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat mengakses applikasi yang terdapat pada server; 31. Perkantoran elektronik (electronic office, e-office) adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronik dengan memanfaatkan fasilitas LAN; 32. Lemari penyimpanan file elektronik (folder) adalah wadah penyimpanan data elektronik dalam bentuk file yang tersusun dengan baik; 33. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah perangkat lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin pengguna yang memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan; 34. Open...

8 Open database connectivity (ODBC) adalah sebuah standar terbuka untuk konektivitas antar mesin basis data yang dapat mengakses database lain dalam perangkat lunak lain; 35. Internet options adalah fitur yang ada pada operating system windows yang berfungsi untuk men-setting komputer untuk dapat mengakses pada jaringan LAN; 36. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media; 37. Program adalah serangkaian instruksi yang memerintah komputer tentang apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya; 38. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau pengelolaan data yang meliputi memasukkan isi variabel tertentu ke dalam database; 39. Domain name system (DNS) adalah distribute database system yang digunakan untuk pencarian nama komputer (name resolution) di jaringan yang mengunakan TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). DNS biasa digunakan pada aplikasi yang terhubung ke Internet seperti web browser atau e- mail, dimana DNS membantu memetakan host name sebuah komputer ke IP address; 40. Komputer ke komputer (peer-to-peer) adalah suatu desain jaringan yang menghubungkan suatu komputer dengan komputer lain dalam tingkat jaringan yang sama sehingga komputerkomputer tersebut dapat bertukar informasi secara langsung tanpa melalui server; 41. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan; 42. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. BAB II...

9 - 9 - BAB II DESAIN SISTEM TNDE Dalam rangka penerapan TNDE yang produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman, dan efisien, diperlukan desain sistem TNDE. Desain sistem TNDE merupakan deskripsi rancangan arsitektur, topologi jaringan dan cakupan sistem TNDE, dengan penjelasan sebagai berikut: A. Arsitektur Sistem TNDE Arsitektur Sistem TNDE adalah desain sistem secara keseluruhan yang menggambarkan proses dan hubungan antar entitas di dalam sistem TNDE. Secara umum, arsitektur TNDE dapat digambarkan sebagai berikut: Menyediakan Memindai 1 Server dan Database 2 Aplikasi TNDE Mengakses Aplikasi 3 Pengguna/ Operator TNDE 4 Pengguna/Operator TNDE Gambar 1 : Arsitektur Tata Naskah Dinas Elektronik Penjelasan gambar arsitektur Sistem TNDE adalah sebagai berikut: 1. Komputer induk (server) dan basis data (database) merupakan infrastruktur untuk menginstal dan menyimpan data aplikasi TNDE. 2. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang digunakan untuk pengelolaan naskah secara elektronik. 3. Pengguna...

10 Pengguna/petugas operator dapat melakukan pemindaian (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik. 4. Setiap Pengguna/petugas operator TNDE dapat mengakses aplikasi melalui komputer. B. Topologi Jaringan TNDE Gambar 2 : Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Server-server sistem TNDE yang terpasang di unit organisasi / Unit kerja dapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna sistem TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap unit organisasi/unit kerja. C. Cakupan...

11 C. Cakupan TNDE 1. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal yaitu proses penyampaian informasi kedinasan yang dalam hal ini dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar dengan instansi di luar Kementerian Pekerjaan Umum, dengan penjelasan sebagai berikut: a. Agenda Surat Masuk Surat masuk eksternal adalah surat yang diterima dari luar instansi yang ditujukan kepada pimpinan Kementerian Pekerjaan Umum dan/atau salah satu unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Dalam pengelolaan surat masuk eksternal, sistem aplikasi TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, antara lain: dapat melakukan input data dan dapat melakukan pencetakan lembar disposisi. Dokumen surat masuk tersebut akan disimpan dalam aplikasi TNDE yang dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kemudian semua data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk. b. Agenda Surat Keluar Surat keluar eksternal adalah surat yang ditandatangani oleh pimpinan Kementerian Pekerjaan Umum dan/atau pejabat di lingkungan unit organisasi/unit kerja Kementerian Pekerjaan Umum yang berwenang sesuai dengan bidang tugasnya yang dikirim/ditujukan kepada instansi lain. Dalam pengelolaan surat keluar eksternal ini aplikasi TNDE menyediakan fasilitas untuk pembuatan konsep surat keluar berdasarkan jenis dan format yang diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum. Aplikasi TNDE juga menyediakan fasilitas input data surat keluar yang dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat keluar, selanjutnya semua data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat keluar. 2. Komunikasi...

12 Komunikasi Internal Komunikasi internal yaitu proses penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar (antara lain: Nota Dinas dan Memorandum) antar unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, dengan penjelasan sebagai berikut: a. Agenda Surat Masuk Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari pimpinan Kementerian Pekerjaan Umum dan/atau unit organisasi/unit kerja lain dalam instansi yang sama. Sistem TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis dan semua data agenda surat masuk tersimpan dalam basis data (database) TNDE. Dokumen surat masuk internal tersebut dapat disimpan dalam aplikasi TNDE melalui pemindaian fisik dokumen surat masuk atau upload file untuk dokumen surat masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). b. Agenda Surat Keluar Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirim dari Pimpinan Kementerian Pekerjaan Umum dan/atau unit organisasi/unit kerja ke unit organisasi/unit kerja lain di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Sistem aplikasi TNDE dilengkapi fasilitas untuk dapat membuat konsep surat keluar berdasarkan jenis dan format yang diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor: 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum. Agenda surat keluar yang telah selesai akan disimpan dengan pemindaian fisik dokumen surat keluar. 3. Disposisi Disposisi merupakan perintah atau informasi dari atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Sistem TNDE memberikan mekanisme tindak lanjut penyelesaian dan penelusuran disposisi tersebut. 4. Pembuatan...

13 Pembuatan Surat dengan Templat Pembuatan surat dengan menggunakan templat/borang acu akan memberikan kemudahan dan keseragaman bagi para pengguna TNDE. Sistem TNDE telah dilengkapi fasilitas mekanismenya yang menyatu dalam satu alur pembuatan agenda surat keluar eksternal dan/atau internal. Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat dilakukan secara langsung tanpa melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakan pada Sistem TNDE, tanpa harus membuka aplikasi lain. 5. Penelusuran Surat Penelusuran surat adalah sistem yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat masuk secara elektronik dan memastikan korespondensi diproses dengan benar. 6. Agenda Harian Pimpinan Agenda harian pimpinan merupakan jadwal kerja pimpinan yang dicatat secara elektronik. Sistem TNDE dilengkapi dengan fasilitas agenda harian pimpinan dengan tujuan untuk memberikan dukungan terhadap pimpinan khususnya dalam merencanakan dan memantau pelaksanaan tugas-tugas kedinasan. Agenda harian pimpinan akan tersimpan dalam basis data (database). 7. Fasilitas Pencetakan Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pencetakan data sesuai kebutuhan (harian/mingguan/bulanan/tahunan), sebagai berikut: a. Rekap/data surat masuk; b. Rekap/data surat keluar; c. Rekap/data agenda harian pimpinan; d. Rekap/data daftar disposisi pimpinan; e. Mencetak lembar disposisi; f. Mencetak fisik arsip yang sudah dipindai. BAB III...

14 BAB III SPESIFIKASI SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK Sistem TNDE secara umum memiliki spesifikasi dasar yang bersifat fungsional dan non fungsional, sebagai berikut: A. Spesifikasi Fungsional 1. Manajemen Pengguna Identitas pengguna/operator (username maupun password) terekam dalam aplikasi TNDE. Untuk penambahan pengguna/operator atau penon-aktifan pengguna/operator hanya dapat dilakukan oleh administrator. 2. Agenda Surat Masuk Penanganan agenda surat masuk sebagai berikut: a. Masukan (Input) Agenda Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas input data agenda surat masuk, mencetak lembar disposisi, dan mencetak rekapitulasi surat masuk secara berkala. Data yang dapat diinput ke dalam aplikasi TNDE adalah: 1) Nomor agenda; 2) Tanggal penerimaan surat; 3) Tanggal entri data; 4) Nomor, tanggal, dan perihal surat; 5) Tujuan surat; 6) Pengirim surat; 7) Kecepatan tanggapan: Sangat Segera Segera Biasa 8) Pokok masalah surat b. Penyimpanan Dokumen Surat Masuk Surat yang diinput ke dalam aplikasi TNDE akan tersimpan dalam database dengan 2 (dua) cara: 1). Pemindaian...

15 - 15-1) Pemindaian (scanning) dapat dilakukan oleh operator TNDE apabila dokumen surat masuk yang diterima dalam bentuk hardcopy; dan 2) File upload dapat dilakukan apabila surat telah diterima dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy). c. Melihat Detail Agenda Surat Masuk Aplikasi TNDE dilengkapi dengan fasilitas untuk dapat melihat detail dan lengkap tentang agenda surat masuk dengan mudah. d. Membuat Catatan tentang Disposisi Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas tentang mekanisme disposisi mulai dari membuat disposisi atas surat masuk sampai dengan tindak lanjut atas disposisi tersebut. 3. Agenda Surat Keluar Surat keluar dapat dilakukan berdasarkan tindak lanjut disposisi atau konsep surat atas inisiatif unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan, sebagai berikut: a. Pembuatan Konsep Surat Keluar Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1) Templat/Borang Acu TNDE Kementerian Pekerjaan Umum menyediakan templat /borang acu yang mengacu pada Peraturan Menteri PU Nomor 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum. 2) Tanpa Templat/Borang Acu Pengguna dapat pula membuat konsep tanpa menggunakan templat/borang acu apabila tidak diperlukan. 3) Cara...

16 - 16-3) Cara Menggunakan Templat/Borang Acu Templat/borang acu dapat diunduh melalui Sistem TNDE, dan mengenai petunjuk cara penggunaannya dapat dilihat pada sistem dimaksud. b. Persetujuan Konsep Surat Keluar Pembuatan konsep naskah dinas dapat diproses secara elektronik (termasuk pembuatan konsep surat keluar) yang diproses secara manual dapat dilakukan secara elektronik. Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pembuatan konsep naskah dinas termasuk proses koreksi/revisi yang dapat dilakukan berulangkali. Disamping itu, dalam proses pembuatan naskah dinas tersebut dapat dipantau mengenai jenjang persetujuan konsep naskah dinas sampai dengan finalisasinya (net konsep). c. Pembuatan Agenda Surat Keluar Unit organisasi/unit kerja yang telah memanfaatkan TNDE dapat melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep tersebut mendapat persetujuan akhir (final) atau setelah dalam bentuk net konsep. Mengenai penomoran surat keluar bisa diinput dengan membuka melalui pilihan (option) yang tersedia pada fasilitas surat keluar. d. Distribusi Surat Keluar Setelah naskah dinas (termasuk surat keluar) ditandatangani dan diberi nomor, selanjutnya didistribusi ke alamat, dengan rincian kegiatan sebagai berikut: 1) Operator TNDE atau staf tata usaha menggandakan sesuai kebutuhan; 2) Cap jabatan/cap dinas dibubuhkan (disebelah kiri tandatangan dengan tidak mengenai/menutupi tandatangan) pada naskah dinas yang akan didistribusikan, sedangkan naskah dinas yang akan digunakan sebagai arsip tidak perlu dibubuhi cap jabatan/cap dinas; 3) Khusus...

17 - 17-3) Khusus untuk nota dinas dan memorandum tidak perlu dibubuhi cap jabatan/cap dinas; 4) Pendistribusian naskah dinas, antara lain: didistribusi oleh tata usaha dan/atau petugas yang ditunjuk, langsung didistribusikan ke alamat, melalui jasa pengiriman, melalui faksimili, atau melalui ; 5) Untuk keperluan arsip elektronik, operator TNDE atau staf tata usaha melakukan pemindaian (scanning) terhadap naskah dinas dimaksud dengan menggunakan fasilitas yang terdapat pada aplikasi TNDE. e. Pemindaian (Scanning) Surat Keluar Surat keluar yang telah ditandatangani, diberi nomor, dan telah dibubuhi dengan cap jabatan/cap dinas disimpan dengan cara pemindaian (scanning). 4. Manajemen Templat Aplikasi TNDE menyediakan templat/borang acu yang mengacu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan berlaku untuk semua unit organisasi/unit kerja. Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia sebagai berikut: 1) Format Naskah Dinas Arahan, diantaranya berisi: a. Format Peraturan; b. Format Pedoman; c. Format Petunjuk Pelaksanaan; d. Format Prosedur Tetap; e. Format Instruksi; f. Format Surat Edaran; g. Format Keputusan; dan h. Format Surat Perintah/Surat Tugas. 2) Format...

18 - 18-2) Format Naskah Dinas Korespondensi, meliputi: a. Format Nota Dinas; b. Format Memorandum; c. Format Surat Dinas; dan d. Format Surat Undangan. 3) Format Naskah Dinas Khusus, meliputi: a. Format Surat perjanjian; b. Format Surat kuasa; c. Format Berita Acara; d. Format Surat Keterangan; e. Format Surat Pengantar; dan f. Format Pengumuman. 4) Format Laporan 5) Format Telaahan Staf 6) Format Formulir 7) Format Lembar Konsep 5. Pencarian Dokumen Naskah Dinas Semua dokumen naskah dinas yang tersimpan dalam aplikasi TNDE dapat dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan sendiri oleh pengguna yang bersangkutan. B. Spesifikasi Non Fungsional Beberapa hal yang menjadi persyaratan non fungsional dari sistem TNDE adalah sebagai berikut: 1. Keamanan Aplikasi a. Username dan Password Aplikasi TNDE menjamin otentikasi pengguna dalam melakukan pengaksesan. Sistem akan melakukan pengecekan pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi TNDE Kementerian Pekerjaan Umum dapat diakses sesuai kewenangan yang telah ditentukan bagi masing-masing pengguna. Otentikasi...

19 Otentikasi dalam TNDE dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna terjamin kerahasiaannya, antara lain: 1) Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah terotentikasi; 2) Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi kewenangannya; dan 3) Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara pararel. b. Antivirus Dalam menunjang keamanan penggunaan TNDE para pengguna di level administrator dan di unit organisasi/unit kerja harus dilengkapi antivirus yang bisa diupdate secara berkala sehingga akan meminimalisir serangan virus yang terjadi setiap saat. c. Pengaman Database Database TNDE harus di back-up secara berkala sehingga database dapat terpelihara dan terhindar dari resiko kehilangan/kerusakan data. d. Enkripsi Data Data yang bersifat rahasia harus terenkripsi agar terjamin keamanannya 2. Pencatatan Log Aktivitas Pengguna Aplikasi TNDE akan mencatat setiap aktivitas pengguna/operator (user) yang berkaitan dengan sistem log, aktifitas ini dapat digunakan untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses tata naskah dinas yang memanfaatkan aplikasi TNDE. 3. Fitur...

20 Fitur Penghapusan dan Pembatalan Aplikasi TNDE tidak dapat melakukan penghapusan secara langsung (purge delete) terhadap dokumen naskah dinas ataupun agenda surat yang telah dibuat, tetapi digunakan mekanisme flag untuk menandakan status validitas suatu dokumen naskah dinas atau agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan masingmasing unit organisasi/unit kerja. 4. Antisipasi Listrik Padam a. Untuk mengantisipasi listrik padam, pengguna Sistem TNDE menyediakan Uninterruptible power supply (UPS); b. Operator Sistem TNDE dapat melakukan pencatatan secara manual terlebih dahulu, selanjutnya dapat dilakukan input data setelah aliran listrik menyala kembali. BAB IV...

21 BAB IV UNSUR PENDUKUNG SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK A. Jaringan Komputer Untuk menerapkan sistem TNDE, masing-masing unit organisasi/unit kerja wajib menyediakan perangkat keras dan perangat lunak, serta tersedianya jaringan komputer. Untuk membangun jaringan komputer diperlukan perangkat sebagai berikut: 1. Media transmisi (wireline dan wireless) yang dapat mengakomodasikan data (kabel coax, kabel UTP, serat optik, dan lain-lain); 2. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (ethernet-card, hub, switch, router, dll); 3. Network interface card (NIC); 4. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC); dan 5. Penyimpanan data (storage area network). B. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras terdiri dari server utama, server pembantu, komputer pengguna (workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain sebagainya) serta perangkat keras pendukung seperti Uninterruptible power supply (UPS). C. Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak sistem komputer antara lain: 1. Sistem operasi misalnya Windows 2000 Server atau sejenisnya, Windows XP Professional, Vista, Seven, dan lain-lain. 2. Program Tools dan database, misalnya Microsoft Tools, Oracle, Script, Open Source data base dan lain-lain. 3. Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain-lain. 4. Custumized Application Program, dikembangkan untuk mendukung keperluan data dari unit organisasi/unit kerja itu sendiri baik yang dikembangkan sendiri maupun hasil modifikasi; 5. Generic Application Program, misalnya Microsoft Office BAB V...

22 BAB V PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK A. Pengelola TNDE 1. Pengelola substansi Sistem TNDE Kementerian Pekerjaan Umum adalah Biro Umum; 2. Pengelola infrastruktur dan jaringan komputer Sistem TNDE Kementerian Pekerjaan Umum adalah Pusat Pengolahan Data; 3. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen Sistem dan basis data (database) dalam hal ini adalah Biro Umum Sekretariat Jenderal; 4. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan dalam mengoperasikan Sistem TNDE sesuai dengan kebijakan masing-masing unit organisasi/unit kerja; 5. Pemeliharaan hardware dilakukan oleh masing-masing pengguna Sistem TNDE pada unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan dan berkoordinasi dengan Biro Umum; 6. Dalam setiap perubahan dalam rangka penyempurnaan dan pengembangan Sistem TNDE, administrator akan selalu mengikutsertakan unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan; 7. Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain: - jika pada saat tertentu terjadi gangguan teknis berkaitan dengan jaringan TNDE, operator/staf tata usaha dapat menghubungi administrator TNDE; - dalam hal terjadi pergantian pimpinan pengguna TNDE dan menghendaki perubahan format lembar disposisi, operator/staf tata usaha dapat menghubungi administrator Sistem TNDE; B. Struktur...

23 B. Struktur Organisasi Pengelola Sistem TNDE Dalam rangka koordinasi pelaksanaan TNDE perlu dibentuk Tim Pengelola TNDE di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dengan menetapkan pejabat yang terkait sebagai pembina, pengarah, penanggungjawab, dan operator TNDE di unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan. Adapun susunan tim dimaksud sebagai berikut: SUSUNAN TIM PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM ESELON I PEMBINA Para Kepala Biro/Pusat di lingkungansetjen, Ses. Itjen, Para Sesditjen, Para Ses. Badan, Kepala Pusat-Pusat di lingkungan Badan (Eselon II) PENGARAH Kabag Tata Usaha/Umum (Eselon III) PENANGGUNGJAWAB Kasubbag Tata Usaha/Umum (Eselon IV) OPERATOR (Staf) Gambar 3 : Susunan Tim Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik Catatan: Susunan tim pengelola dapat disesuaikan dengan kebutuhan Penjelasan...

24 Penjelasan dan uraian tugas Tim Pengelola TNDE Kementerian Pekerjaan Umum sebagai berikut: 1. Pejabat Eselon I adalah: Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, para Direktur Jenderal, dan para Kepala Badan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. 2. Pembina terdiri dari: Para Kepala Biro/Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Badan dan/atau Eselon-II terkait di Lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Pembina mempunyai tugas melakukan pembinaan penyelenggaraan TNDE pada masingmasing unit kerja eselon II dan melaporkan secara periodik terselenggaranya TNDE; 3. Pengarah terdiri dari: Para Pejabat Eselon III terkait yang mempunyai tugas memberikan pengarahan terhadap para penanggungjawab dan operator TNDE untuk melaksanakan tugasnya. 4. Penanggungjawab terdiri dari: para pejabat eselon IV terkait yang mempunyai tugas mengawasi dan bertanggungjawab terhadap kegiatan yang diselenggarakan oleh operator TNDE dengan tujuan untuk: a. Memfasilitasi kebutuhan operator TNDE; b. Mengkompilasi data sebagai bahan pelaporan TNDE secara berkala; c. Menyiapkan konsep laporan tindak lanjut disposisi. 5. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan dalam mengoperasikan TNDE sesuai dengan kebijakan masingmasing unit organisasi/unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan pengisian data naskah dinas maupun informasi tindaklanjut atas disposisi pimpinan. C. Alur...

25 C. Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE ESELON I SekretarisJenderal, InspekturJenderal, Para DirekturJenderal, Para Kepala Badan PEMBINA Para Kepala Biro/Pusat di lingkungansetjen, Ses. Itjen, Para Sesditjen, Para Ses. Badan, Kapus di lingkunganbadan (Eselon II) Laporan tindaklanjut disposisi Pertengahan Minggu pertama Bulan ke-tiga (menyampaikan laporan periodik 2 bulanan) PENGARAH Kabag Tata Usaha/Umum (Eselon III) PENANGGUNGJAWAB Kasubbag Tata Usaha/Umum (Eselon IV) Laporan tindaklanjut disposisi Awal Minggu pertama Bulan ke-tiga (persetujuan penandatanganan) Laporan tindaklanjut disposisi Akhir Minggu terakhir Bulan kedua OPERATOR (Staf) Laporan tindaklanjut disposisi Pertengahan Minggu terakhir Bulan kedua Gambar 4 : Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE PENANGANAN...

26 NO URAIAN KEGIATAN 1 a Menerima surat masuk; b Mengecek kebenaran tujuan surat. 2 a Surat Masuk Langsung - Menginput data surat masuk; - Memberi nomor agenda; - Mencetak lembar disposisi; - Menyampaikan kepada pimpinan. b Surat Disposisi Menteri - Menginput data surat masuk; - Memberi nomor agenda; - Mencetak lembar disposisi; - Menyampaikan kepada pimpinan. 3 Memberikan Disposisi. 4 Menginput disposisi pimpinan 5 a Surat Masuk Langsung - Menginput data surat masuk - Mencetak lembar disposisi; Memberi Nomor Agenda; b Surat Disposisi - Menerima disposisi elektronik; - Mencetak lembar disposisi; - Memberi Nomor Agenda; 6 a Surat Masuk Langsung - Menindaklanjuti surat masuk langsung; - Mendisposisikan ke Eselon-III. b Surat Disposisi - Menindaklanjuti disposisi Eselon-I; - Mendisposisikan ke Eselon-III. PENANGANAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM OPERATOR OPERATOR OPERATOR SEKRETARIAT ESELON-I ESELON-I ESELON-II ESELON-II ESELON-III ESELON-III ESELON-IV Mulai

27 NO URAIAN KEGIATAN 7 Menginput disposisi pimpinan 8 a Surat Masuk Langsung - Menginput data surat masuk - Mencetak lembar disposisi; Memberi Nomor Agenda; b Surat Disposisi - Menerima disposisi elektronik; - Mencetak lembar disposisi; - Memberi Nomor Agenda; 8 a Surat Masuk Langsung - Menindaklanjuti surat masuk langsung; - Mendisposisikan ke Eselon-IV. b Surat Disposisi - Menindaklanjuti disposisi Eselon-II; - Mendisposisikan ke Eselon-IV. 9 a Eselon-IV Pelaksana - Menindaklanjuti disposisi Eselon-III. b Eselon-IV Koordinator TNDE - Mengkompilasi data tindak lanjut disposisi dari masingmasing unit Eselon-III ybs dalam lingkup Unit Eselon II terkait. - Membuat konsep laporan TNDE untuk Eselon II 10 a Menginput data yang telah diverifikasi oleh Eselon-IV koordinator TNDE b Pencetakan konsep laporan. OPERATOR OPERATOR OPERATOR SEKRETARIAT ESELON-I ESELON-I ESELON-II ESELON-II ESELON-III ESELON-III ESELON-IV

28 - 28 -