SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN

Transkripsi

1 SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN EDISI

2 KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN BAHAGIAN A - TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERI BAHAGIAN B - TUNTUTAN PERJALANAN LUAR NEGARA BAHAGIAN C - TUNTUTAN PENDAHULUAN PERJALANAN BAHAGIAN D PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MENGEMUKAKAN TUNTUTAN PERJALANAN ELAUN PERJALANAN KENDERAAN TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM KEMUDAHAN PERJALANAN DENGAN KAPAL TERBANG BAYARAN SEWA HOTEL ELAUN MAKAN/ELAUN HARIAN ELAUN LOJING LAIN-LAIN TUNTUTAN LAMPIRAN No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

3 1.0 PENGENALAN 1. Manual ini dikeluarkan bertujuan untuk : memastikan tuntutan perjalanan yang dikemukakan adalah mengikut peraturanperaturan yang telah ditetapkan. membantu dan membimbing pengguna merujuk kepada pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan tepat dan meningkatkan kefahaman dan pengetahuan mengenai kemudahan dan kelayakan yang disediakan semasa menjalankan tugas yang diarahkan. meningkatkan kecekapan dalam membuat tuntutan perjalanan dan akhirnya pematuhan kepada peraturan dapat meningkatkan kecekapan kawalan dalaman pusat tanggungjawab. meningkatkan kualiti dan integriti pengguna menerusi tuntutan perjalanan yang teratur dan menepati peraturan. membantu mengurangkan waktu semakan, mengurangkan pertanyaan dan permasalahan berkaitan tuntutan perjalanan dan mempercepatkan proses pembayaran tuntutan perjalanan. 2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A), Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Elaun Perjalanan - Lampiran B), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010 (Sewa Hotel & Lojing - Lampiran C1) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (Tugas Kursus - Lampiran D) diambilkira dalam penyediaan panduan ini. 3. Panduan ini dibahagikan kepada empat (4) bahagian seperti berikut: Bahagian A : Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri; Bahagian B : Tuntutan Perjalanan Luar Negara; Bahagian C : Tuntutan Pendahuluan Perjalanan; dan Bahagian D : Perkara-Perkara Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Mengemukakan Permohonan Tuntutan Perjalanan. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

4 2.0 SYARAT DAN PERATURAN TUNTUTAN PERJALANAN 1. Pegawai yang menjalankan tugas rasmi atau kursus yang diluluskan oleh Universiti layak membuat tuntutan perjalanan mengikut peraturan kewangan universiti. 2. Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari selewatnya pada 10hb. bulan berikutnya sebagaimana yang ditetapkan selaras dengan Arahan Perbendaharaan 100(a). MAKLUMAT PENTING PENGECUALIAN kepada peraturan ini diberikan kepada tuntutan bulan Disember, dan dikehendaki dikemukakan mengikut jadual penutupan akaun akhir tahun yang dikeluarkan setiap tahun. 3. Hanya elaun-elaun mengikut kadar yang ditetapkan dan perbelanjaan sebenar yang disokong dengan resit boleh dituntut. 4. Borang tuntutan hendaklah diisi dengan lengkap dan dikemukakan bersama dengan dokumen kelulusan perjalanan dan dokumen sokongan lain seperti bil, resit atau lainlain dokumen yang dapat mengesahkan perjalanan atau perbelanjaan. MAKLUMAT PENTING Dokumen sokongan hendaklah dikemukakan dengan lengkap dan kemas. 5. Tuntutan hanya dikemukakan setelah perjalanan rasmi atau kursus disempurnakan. 6. Tuntutan yang melibatkan akaun dikenakan PTJ yang sama perlulah diisi bersekali dan sebaliknya tuntutan yang melibatkan akaun yang dikenakan PTJ yang berbeza diisi berasingan. 7. Ketua pusat tanggungjawab adalah bertanggungjawab menentukan tuntutan pegawai itu adalah benar, sahih, lengkap dan tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan oleh Universiti. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

5 3.0 BAHAGIAN A - TUNTUTAN PERJALANAN DALAM NEGERI 1. Tuntutan perjalanan dalam negeri terbahagi kepada dua kategori iaitu : (i) Tugas rasmi - bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat tidak termasuk menghadiri kursus yang dibenarkan (ii) Berkursus - bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar atau bengkel, yang bercorak latihan (a) Kursus Pendek - bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya 3 bulan atau kurang - Di luar kawasan ibu pejabat - Di dalam kawasan ibu pejabat (b) Kursus Panjang - bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am. - Di luar kawasan ibu pejabat - Di dalam kawasan ibu pejabat (c) Kursus Sambilan - Bermakna sebarang kursus yang dijalankan secara sambilan selepas waktu pejabat - Di luar kawasan ibu pejabat - Di dalam kawasan ibu pejabat 2. Pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kelayakan masing-masing. 3. Ibu pejabat bermakna tempat biasa pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungannya ialah 25 km. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

6 Contoh 3.1 Pegawai USM yang bertugas (tempat lapor diri bertugas) di Kampus Induk menjalankan tugas rasmi di Kampus Kejuruteraan. Jarak antara Kampus Kejuruteraan dengan Kampus Induk adalah melebihi 25 kilometer. Elaun-elaun yang layak dituntut :- Elaun makan ATAU Elaun harian; Elaun lojing; Tuntutan perjalanan kenderaan; Tambang pengangkutan awam; Lain-lain tuntutan o panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet o tol Contoh 3.2 Pegawai USM yang bertugas (tempat lapor diri bertugas) di Kampus Induk menjalankan tugas rasmi di KOMTAR. Jarak antara KOMTAR dengan Kampus Induk adalah kurang 25 kilometer. Elaun-elaun yang layak dituntut :- Tuntutan perjalanan kenderaan; Tambang pengangkutan awam. 4. Jenis tuntutan yang boleh dituntut bagi perjalanan dalam negeri adalah (a) Tuntutan perjalanan kenderaan/tambang gantian; (b) Tambang pengangkutan awam; (c) Elaun makan ATAU Elaun harian; (d) Elaun lojing; (e) Lain-lain tuntutan (bil sewa hotel/ panggilan telefon rasmi / faks/ pos/ internet/ dobi/ tol/ tempat letak kereta/ yuran pendaftaran seminar atau persidangan/ cukai kapal terbang/ excess baggage). No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

7 5. Permohonan tuntutan perjalanan dalam negeri hendaklah disokong dengan dokumendokumen yang berkaitan seperti berikut: (a) Resit asal hotel tol teksi bil panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet bil dobi yuran pendaftaran seminar/persidangan bayaran tempat letak kereta atau resit petak kereta berbayar bulanan monorail/lrt cukai kapal terbang excess baggage (b) Salinan tiket kapal terbang jadual seminar/persidangan/kursus/bengkel No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

8 4.0 BAHAGIAN B - TUNTUTAN PERJALANAN LUAR NEGARA 1. Tuntutan perjalanan luar negara terbahagi kepada dua kategori iaitu : (i) Tugas rasmi - bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat tidak termasuk menghadiri kursus yang dibenarkan. (ii) Berkursus - bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar atau bengkel, yang bercorak latihan. (a) (b) Kursus Pendek bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya 3 bulan atau kurang. Kursus Panjang bermakna sebarang kursus sepenuh masa tempohnya melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am (tertakluk kepada peraturan yang berasingan yang ditetapkan dari semasa ke semasa) 2. Jenis tuntutan yang boleh dituntut bagi perjalanan luar negara adalah (a) Elaun makan ATAU Elaun harian; (b) Tambang pengangkutan awam; (c) Elaun lojing; (d) Elaun pakaian panas; (e) Lain-lain tuntutan (bil sewa hotel/ panggilan telefon rasmi/ faks/ pos/ internet/ dobi/ tol/ tempat letak kereta/ yuran pendaftaran seminar atau persidangan/ cukai kapal terbang/ excess baggage/ tip dan poterage/ gantirugi pertukaran wang asing). No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

9 3. Permohonan tuntutan perjalanan luar negara hendaklah disokong dengan dokumendokumen sokongan yang berkaitan seperti berikut: (a) Resit asal Hotel monorail/lrt teksi /pengangkutan luar negara bil panggilan telefon rasmi/faks/pos/internet bil dobi yuran pendaftaran seminar/persidangan dan sebagainya bayaran paspot, visa cukai kapal terbang excess baggage (b) Salinan tiket kapal terbang jadual seminar/persidangan/kursus/bengkel surat kelulusan keluar negara salinan kelulusan penggunaan peruntukan menghadiri seminar/persidangan ke luar negara No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

10 5.0 BAHAGIAN C - TUNTUTAN PENDAHULUAN PERJALANAN 1. Pegawai boleh memohon pendahuluan perjalanan bagi tujuan bayaran sewa hotel/ lojing dan/atau elaun makan sekiranya perlu. 2. Jenis tuntutan pendahuluan yang boleh dituntut adalah:- (a) Elaun makan sahaja atau; (b) Elaun makan dan elaun hotel atau; (c) Elaun hotel sahaja atau; (d) Elaun lojing sahaja atau; (e) Elaun makan dan elaun lojing. 3. Kiraannya adalah seperti berikut:- Perjalanan Dalam Negeri Luar Negara Kadar 90% x jumlah kelayakan pendahuluan semua jumlah kelayakan pendahuluan 4. Pegawai yang memohon pendahuluan perjalanan hendaklah mengemukakan dokumen sokongan sebagai bukti perjalanan tersebut. Dokumen-dokumen tersebut adalah seperti berikut: (a) Salinan surat kelulusan ke luar negara. (b) Salinan surat rasmi aktiviti yang terlibat. (c) Salinan surat kelulusan penggunaan peruntukan menghadiri seminar/persidangan ke luar negara. 5. Pembayaran yuran seminar/persidangan sekiranya ada perlulah dikemukakan secara berasingan bersama-sama butir maklumat seminar/persidangan tersebut. 6. Permohonan pendahuluan perjalanan hanya boleh dilakukan sekali sahaja bagi aktiviti yang sama. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

11 7. Bagi pendahuluan yang telah diambil, tuntutan perjalanan perlulah dikemukakan kepada Ketua PTJ dengan secepat mungkin supaya sampai ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 14 hari dari tarikh tamat perjalanan. 8. Jika wang pendahuluan tidak diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan atau sebelum bersara, wang pendahuluan tersebut akan diselesaikan melalui potongan dari gaji/ganjaran/award wang tunai pemohon. 9. Jika jumlah tuntutan perjalanan adalah kurang daripada jumlah pendahuluan, pegawai hendaklah membayar balik lebihan ini dengan serta merta selepas selesai perjalanan. Jika tidak diselesaikan, maka potongan gaji akan dibuat selepas surat peringatan dikeluarkan kepada pegawai berkenaan. 10. Jika perjalanan tersebut ditangguhkan, wang pendahuluan itu perlulah dikembalikan dengan serta merta. 11. Pegawai tidak layak diberi sebarang pendahuluan diri selanjutnya jika beliau belum menjelaskan sepenuhnya pendahuluan terdahulu atau tertunggak. 12. Sebarang pemberian pendahuluan diri tidak boleh dianggap sebagai satu kelulusan bagi membuat perjalanan ke luar negara. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

12 BAHAGIAN D PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MENGEMUKAKAN TUNTUTAN PERJALANAN 6.0 ELAUN PERJALANAN KENDERAAN Kadar elaun perjalanan kenderaan yang ditetapkan adalah seperti berikut (Pekeliling Perbendaharaan Bil.2/2006) :- KELAS A B C D E KADAR ELAUN PERJALANAN KENDERAAN (sen/km) 500 km pertama km km km & seterusnya KELAS GAJI POKOK C.C (sukatan selinder) A RM ke atas 1,400 & ke atas B RM ke atas 1,000 & ke atas C RM ke atas 1,000 & ke bawah D RM ke bawah Tidak kurang 175 cc E RM ke bawah 175 ke bawah * Gaji pokok adalah tidak termasuk elaun, hanya mengambilkira elaun memangku. Contoh 6.1 Gaji pokok pegawai adalah sebanyak RM sebulan dan kenderaan yang digunakan adalah 1800 c.c. Beliau layak menuntut elaun perjalanan kenderaan mengikut kelas B iaitu 60 sen untuk 500 kilometer pertama dan kadar ini akan susut mengikut kilometer yang berikutnya. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 12 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

13 Contoh 6.2 Gaji pokok pegawai adalah sebanyak RM sebulan dan kenderaan yang digunakan adalah 890 c.c (contohnya Model Kancil). Beliau hanya layak menuntut perjalanan kenderaan mengikut kelas C, iaitu 50 sen untuk 500 kilometer yang pertama dan kadar ini akan susut mengikut kilometer yang berikutnya. Menggunakan Kenderaan Sendiri Untuk Ke Luar Ibu Pejabat 1. Pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau keretapi bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau keretapi dan tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut : (a) jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240 km; (b) apabila pegawai dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan; (c) apabila didapati mustahak dan terpaksa berkenderaan sendiri; (d) apabila pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi. 2. Jika tempat yang dituju jaraknya melebihi 240 kilometer daripada ibu pejabat, mempunyai perkhidmatan kapal terbang atau keretapi maka pegawai layak menuntut Tambang Gantian yang bersamaan dengan tambang kapal terbang (sesuai dengan kelayakan) atau keretapi sahaja (sesuai dengan kelayakan). 3. Pegawai juga layak menuntut perkiraan kilometer dari hotel ke tempat bertugas rasmi pergi balik (tidak termasuk cukai lapangan terbang dan tambang pengangkutan dari/ke rumah/hotel/tempat penginapan dari/ke Lapangan Terbang/stesen keretapi, bayaran tempat tidur dalam keretapi serta bayaran tol). No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 13 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

14 Elaun Perjalanan Kenderaan (Tuntutan Perkiraan Kilometer) Yang Berkaitan Dengan Tugas Di Dalam Negeri 1. Perkiraan kilometer dari tempat bertolak ke tempat bertugas hendaklah bertepatan dan munasabah dengan berpandukan kepada panduan jarak perjalanan. 2. Kelayakan kenderaan adalah mengikut kelas, gaji (pokok) dan sukatan selinder kenderaan (c.c). 3. Bagi mereka yang menggunakan kenderaan Universiti atau penganjur semasa bertugas tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan (tuntutan perkiraan kilometer). 4. Jika pegawai membuat perjalanan yang bermula pada akhir bulan berkenaan dan tamat pada awal bulan berikutnya, maka tuntutan perjalanan tersebut perlulah dibuat pada bulan bermulanya perjalanan tersebut Contoh 6.3 Pegawai Kelas A membuat perjalanan dalam negeri pada 31 Mac 2010 dan pulang pada 4 April Maka tuntutan perjalanan dalam negerinya adalah bulan Mac Perkiraan kilometer bagi tuntutan ini akan melibatkan gaji pokok bulan Mac Pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan perjalanan iaitu Elaun Perjalanan Kenderaan, Elaun Perjalanan Motobot/ Motosangkut dan Tambang Pengangkutan Awam bagi perjalanan dari rumah ke pejabat atau sebaliknya pada setiap hari bekerja biasa. 6. Walau bagaimanapun, pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkan oleh Ketua PTJ untuk datang ke ibu pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasanya atau pada hari rehat mingguan dan hari kelepasan am. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 14 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

15 7. Pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara hanya layak menuntut elaun perjalanan kenderaan pergi balik dari rumah ke tempat kursus sekali sahaja. 8. Bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara, sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, maka pegawai hanya layak menuntut elaun perjalanan kenderaan pergi balik dari rumah ke tempat kursus tidak lebih 6 hari. Elaun Perjalanan Kenderaan (Tuntutan Perkiraan Kilometer) Yang Berkaitan Dengan Tugas Di Luar Negara 1. Pegawai yang bertolak ke Lapangan Terbang dengan menggunakan kenderaan sendiri dan kemudian menaiki kapal terbang untuk bertugas di luar negara boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan (tuntutan perkiraan kilometer) berdasarkan kepada kadar yang sama. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 15 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

16 7.0 TAMBANG PENGANGKUTAN AWAM 1. Pegawai yang membuat perjalanan rasmi menggunakan pengangkutan awam boleh menuntut tambang berkenaan mengikut mana yang lebih murah dan sepatutnya dinaiki dengan syarat pengangkutan tidak disediakan oleh Universiti/Penganjur. 2. Tambang boleh dituntut dengan mengemukakan resit asal untuk perjalanan berikut: (a) Pergi balik dari rumah ke lapangan terbang/stesen keretapi/stesen bas. (b) Pergi balik dari lapangan terbang/stesen keretapi/stesen bas ke hotel/lojing/tempat penginapan. (c) Pergi balik dari hotel/lojing/tempat penginapan ke tempat tugas rasmi/kursus pada hari-hari urusan rasmi/kursus. 3. Kadar tambang pengangkutan awam adalah seperti berikut Teksi Kereta Sewa Jenis Pengangkutan Awam Motobot Jenis pengangkutan lain dalam kategori ini Kadar Tambang Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja. Keretapi Kapal laut Jenis pengangkutan lain dalam kategori ini Gred 27 dan ke atas - Kelas 1 Gred Kelas 2 No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 16 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

17 8.0 KEMUDAHAN PERJALANAN DENGAN KAPAL TERBANG 1. Pegawai adalah layak menggunakan perkhidmatan kapal terbang untuk menjalankan tugas rasminya jika ianya adalah lebih murah dan menjimatkan masa tertakluk kepada syarat seperti berikut : Semua perjalanan udara hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan syarikatsyarikat penerbangan yang diluluskan selaras dengan peraturan kewangan Universiti. Perjalanan udara hendaklah melalui arah perjalanan yang paling dekat. Kelayakan kelas penerbangan pegawai adalah seperti berikut: Gred Kelas Penerbangan di dalam negeri 53 dan ke atas Kelas Busines 1 hingga 52 Kelas Ekonomi Penerbangan di luar negara Gred Utama/Khas 'A' dan ke atas Kelas Satu Gred Utama/ Khas 'B' dan 'C' Kelas Business 1 hingga 54 Kelas Ekonomi No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 17 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

18 9.0 BAYARAN SEWA HOTEL Kelayakan Bayaran Sewa Hotel di Dalam Negeri dan Luar Negara TUGAS RASMI KURSUS Semenanjung Sabah/ Semenanjung Sabah/ Malaysia S'wak Malaysia S'wak Gred Utama/Khas "A" & ke Sebenar Standard Suite Bilik Biasa atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Sebenar Bilik Superior Bilik Biasa Gred 53 dan 54 Sebenar Bilik Biasa Bilik Biasa Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 18 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

19 Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Gred 53 dan 54 Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred 1-12 SEBERANG LAUT/LUAR NEGARA TUGAS KURSUS RASMI Sebenar Standard Suite Bilik Biasa tetapi untuk tujuan pendahuluan dirujuk kepada lampiran A2- pindaan Bilik biasa Seperti di lampiran C 1. Kelayakan hotel dalam negeri adalah mengikut kelayakan pegawai seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010 (Sewa Hotel & Lojing - Lampiran C1) dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 (Tugas Kursus - Lampiran D). 2. Menginap bermaksud pegawai perlu bermalam semasa bertugas rasmi. Tuntutan sewa hotel siang hari tanpa bermalam tidak dibenarkan. 3. Jika pegawai berkongsi bilik hotel, kelayakan kadar bilik bagi penginapan hotel adalah jumlah kadar kelayakan hotel pegawai-pegawai tersebut. 4. Pegawai boleh menuntut bayaran hotel termasuk bayaran perkhidmatan dan cukai sahaja. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 19 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

20 5. Pegawai boleh menuntut bayaran hotel sepenuhnya mengikut bil bagi mereka yang bertugas di luar negara. 6. Jika kemudahan penginapan telah disediakan, maka pegawai tidak layak menuntut sewa hotel ini. 7. Kadar Sewa Hotel bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah mengikut dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A). Contoh 9.1 Pegawai menginap di sebuah hotel dengan kadar bersih RM Kadar kelayakan beliau adalah RM Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel berjumlah RM kerana kadar bersih tersebut termasuk bayaran perkhidmatan dan cukai. Contoh 9.2 Pegawai mengemukakan tuntutan sewa hotel dengan kadar bersih RM kadar kelayakan beliau adalah RM Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel sebanyak RM sahaja iaitu kelayakan hotel (RM160) + cukai 16% (RM25.60). Baki RM adalah ditanggung oleh pegawai terbabit. Contoh 9.3 Pegawai menginap di sebuah hotel kadar murah yang mengenakan caj berasingan bagi setiap perkhidmatan. Kadar kelayakan beliau adalah RM Tuntutan beliau adalah seperti berikut: Sewa hotel RM60.00 Sewa Tuala RM 5.00 Sabun & Shampoo RM 2.00 Penghawa Dingin RM10.00 TV RM 8.00 Pegawai terbabit boleh menuntut dengan syarat semua tuntutan RM di atas adalah di dalam resit yang sama dan mestilah tidak melebihi had kelayakan pegawai. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 20 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

21 Contoh 9.4 Pegawai mengemukakan tuntutan sewa hotel dengan kadar RM di mana RM20.00 adalah caj pentadbiran. Kadar kelayakan beliau adalah RM Beliau layak menuntut bayaran sewa hotel sebanyak RM sahaja kerana caj pentadbiran tidak termasuk di dalam kadar sewa hotel berkenaan. Contoh 9.5 Pegawai A dan Pegawai B keluar bertugas rasmi bersama dan menginap berkongsi bilik hotel dengan kadar RM200. Pegawai berkenaan berkongsi membayar sewa hotel terbabit. Kadar kelayakan setiap pegawai adalah RM100. Bagi kes seperti ini, tertakluk kepada keputusan Ketua PTJ, pegawai boleh mengemukakan tuntutan dengan resit asal dan memperakui bahawa beliau telah membayar sebahagian daripada sewa hotel tersebut tidak melebihi kadar kelayakan beliau. Manakala seorang pegawai lagi boleh mengemukakan tuntutan sama dengan melampirkan salinan resit hotel yang telah diperakui sah. Contoh 9.6 Pegawai yang sepatutnya mendaftar keluar pada pukul tengah hari tetapi menangguhkan pendaftaran keluarnya sehingga 6.00 petang dengan kadar bayaran RM Pegawai ini tidak boleh menuntut bayaran tambahan sewa hotel tersebut kerana tidak menginap. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 21 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

22 10.0 ELAUN MAKAN/ELAUN HARIAN Kelayakan Elaun Makan di Dalam Negeri dan Luar Negara TUGAS RASMI KURSUS Semenanjung Sabah/ Semenanjung Sabah/ Malaysia S'wak Malaysia S'wak Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Gred 53 dan Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 22 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

23 SEBERANG LAUT / LUAR NEGARA TUGAS RASMI KURSUS Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Gred 53 dan Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred 1-12 Seperti lampiran A2-pindaan Seperti di lampiran C 1. Untuk membolehkan pegawai mendapatkan elaun makan, tempoh masa menjalankan tugas rasmi di luar ibupejabat hendaklah dikira selama 24 jam, bermula daripada waktu bertolak dari rumah atau ibupejabat ke tempat menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat; Contoh 10.1 Pegawai memulakan tugas rasmi dari rumah mulai 8 pagi 13 Mac 2011, menaiki kapal terbang jam 9 pagi dan tamat pada pukul 2 petang 14 Mac Beliau layak menuntut 1 elaun makan. 13 Mac 2011:8 pagi - 14 Mac 2011:2 petang 8 pagi pagi ptg 24 jam(1 EM) 6 jam =1 x elaun makan sahaja No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 23 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

24 2. Pegawai tidak layak menuntut elaun makan jika masa bertugas melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan. 3. Elaun makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan sepenuhnya. 4. Sekiranya sebahagian kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu. Kadar kelayakan adalah seperti berikut Pecahan elaun makan: sarapan pagi - 20% x Elaun Makan; makan tengahari - 40% x Elaun Makan; dan makan malam - 40% x Elaun Makan Contoh Kadar elaun makan pegawai adalah RM Makan tengahari telah disediakan oleh penganjur. Tuntutan yang layak ialah (RM % makan tengahari = RM 27.00). 5. Bagi pegawai yang mengikuti kursus di luar negara bagi tempoh atau kurang 14 hari, secara berterusan yang dikira berdasarkan hari kursus, layak menuntut kadar kelayakan pegawai seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A2-Pindaan). 6. Kadar elaun makan bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A). No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 24 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

25 Contoh Pegawai memulakan tugas kursus mulai 9 pagi 16 Mac 2011 dan tamat pada pukul 5 petang pada hari yang sama. Beliau bertolak dari rumah ke Kuala Lumpur mulai 7 petang 15 Mac 2011 dan bertolak balik dan tiba di rumah jam 10 pagi 17 Mac Beliau layak menuntut 1 Elaun makan - Kursus dan 1 Elaun harian - Rasmi. Asas perkiraan seperti berikut: 15 Mac 2011:7 petang 16 Mac 2011:9 pg 17 Mac 2011:10 pagi 7 petang pagi pagi pagi 14 jam(1 EH Rasmi) 24 jam(1 EM Kursus) 1 jam 1 x Elaun Harian Rasmi 1 x Elaun Makan Kursus 1 x Elaun Makan Kursus, 1 x Elaun Harian Rasmi Kelayakan Elaun Harian Dalam Negeri Dan Luar Negara 1. Perkiraan elaun harian dalam negeri untuk pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar ibupejabat hendaklah melebihi 8 jam tetapi kurang daripada 24 jam mengikut kadar separuh dari kelayakan elaun makannya. Contoh 10.2 Pegawai memulakan tugas rasmi mulai 8 pagi 1 Mac 2011 dan tamat pada pukul 6 petang keesokan harinya 2 Mac Beliau layak menuntut 1 elaun makan dan 1 elaun harian. Asas perkiraan seperti berikut: 1 Mac 2011:9 pagi 2 Mac 2011:6 petang 9 pagi pagi ptg 24 jam(1em) 9 jam(1eh) 1 x Elaun Makan, 1 x Elaun Harian No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 25 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

26 2. Pegawai tidak layak menuntut elaun harian jika sekiranya sebahagian kemudahan makan disediakan. Contoh Dengan menggunakan contoh 10.2, andaikan makan malam beliau disediakan penganjur pada 1 Mac Asas perkiraan elaun adalah seperti berikut: 1 Mac 2011:9 pagi 2 Mac 2011:6 petang 9 pagi pagi ptg Makan malam disediakan pada 1 Mac jam(1em-40%) 9 jam(1eh) 1 x Elaun Makan tolak 40%, 1 x Elaun Harian Contoh Pegawai memulakan tugas rasmi mulai 9 pagi 15 Jan 2011 dan tamat pada pukul 6 petang 17 Jan Beliau ingin membuat tuntutan elaun makan sebanyak 40% dengan alasan beliau makan tengahari pada hari terakhir tugas rasmi beliau. 15 Mac 2011:9 pg 16 Mac 2011:9 pg 17 Mac 2011:6 petang 9 pagi pagi pagi ptg Makan tengahari disediakan pada 17 Mac jam(1 EM) 24 jam(1em) 9 jam 2 x Elaun Makan, Tidak layak Elaun Harian kerana sebahagian makan telah disediakan No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 26 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

27 3. Pegawai tidak layak menuntut elaun harian jika masa bertugas melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan. 4. Kadar elaun harian bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A). Contoh Pegawai bertugas rasmi di luar negara(ln) mulai 11 Dis 2011 hingga 13 Disember Sekiranya penerbangan pulang pegawai itu pada 13 Disember 2011 adalah pukul Disember 2011:12 tengahari 11 Mac Mac Mac malam malam tengahari 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 2 x Elaun Makan(LN) sahaja Disember 2011:...2 petang : 11 Mac Mac Mac malam malam petang 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Harian(LN) 2 x Elaun Makan(LN), 1 x Elaun Harian(LN) No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 27 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

28 3. 13 Disember 2011:9 malam 11 Mac Mac Mac malam malam malam 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 1 x Elaun Makan(LN) 3 x Elaun Makan(LN) No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 28 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

29 11.0 ELAUN LOJING Kelayakan Elaun Lojing Dalam Negeri dan Luar Negara TUGAS RASMI KURSUS Semenanjung Sabah/ Semenanjung Sabah/ Malaysia S'wak Malaysia S'wak Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Gred 53 dan Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 29 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

30 SEBERANG LAUT / LUAR NEGARA TUGAS KURSUS RASMI Gred Utama/Khas "A" & ke atas (NC dan TNC) Gred utama "B" & "C" (Profesor) Gred 53 dan 54 Gred Gred Gred ( sokongan) Gred Gred Gred Gred Gred Gred 1-16 Gred Gred 1-12 Seperti lampiran A2- pindaan Seperti di lampiran C 1. Elaun lojing layak dituntut jika pegawai membuat keputusan untuk tidak menginap di hotel dengan syarat tempat menginap pegawai itu berada di dalam lingkungan kawasan bertugas rasmi. 2. Sekiranya penginapan disediakan atau ditanggung oleh penganjur maka elaun lojing tidak layak dituntut walaupun pegawai tidak menginap di bilik yang disediakan itu. 3. Perkiraan kilometer dari tempat lojing ke tempat bertugas rasmi dan sebaliknya boleh dituntut. 4. Kadar Elaun Lojing bagi satu hari sebelum dan satu hari selepas kursus bagi pegawai yang mengikuti kursus di dalam atau luar negara adalah berasaskan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 (Tugas rasmi - Lampiran A). No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 30 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

31 5. Elaun lojing hanya akan dibayar sekiranya pegawai menginap di sesuatu tempat. Jika pegawai dalam perjalanan dan berada di dalam kenderaan, maka elaun lojing tidak akan dikira. Contoh 11.1 Pegawai bertugas rasmi selama 2 hari dan menginap di rumah saudaranya kerana rumah saudaranya itu berhampiran dengan tempat beliau bertugas rasmi. Beliau layak menuntut elaun lojing. Contoh 11.2 Hotel hanya 1km dengan tempat tugas rasmi manakala rumah saudara 5km dari tempat tugas rasmi. Pegawai layak menuntut elaun lojing. Contoh 11.3 Pegawai meletakkan alamat masjid di dalam tuntutan perjalanan. Pegawai layak menuntut elaun lojing dengan syarat ianya berhampiran dengan tempat beliau bertugas rasmi. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 31 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

32 12.0 LAIN-LAIN TUNTUTAN Lain-lain tuntutan yang layak adalah Tol - Bagi bayaran tol menggunakan Touch-n-Go, hendaklah dinyatakan perjalanan plaza tol keluar masuk dengan jelas. Tuntutan bayaran adalah berasaskan kepada bayaran yang telah ditetapkan oleh pihak PLUS. Dobi tugas rasmi dalam negeri : bayaran dobi hanya layak dituntut bagi yang melebihi 3 malam berturut-turut - tugas rasmi luar negara : bayaran dobi layak dituntut tanpa had Contoh 12.1 Pegawai menjalankan tugas rasmi selama 3 hari mulai 1 hingga 3 Januari Beliau tidak boleh membuat tuntutan Dobi kerana tugas rasmi tidak melebihi 3 hari. Contoh 12.2 Pegawai bertugas rasmi selama 5 hari mulai 10 hingga 14 Mei Beliau mengemukakan resit dobi bertarikh 15 Mei Beliau tidak layak membuat tuntutan kerana tarikh tersebut di luar tempoh tugas rasmi beliau. Tempat letak kereta/pas parkir bulanan Pos/bil panggilan telefon rasmi/internet/faks Bayaran yuran pendaftaran seminar/persidangan Bayaran paspot/visa Cukai kapal terbang/excess baggage Belanja keraian Bayaran Tip dan Poterage adalah 15% daripada elaun makan/elaun harian untuk tuntutan perjalanan luar negara. Matawang Asing Sejumlah 3% daripada jumlah tuntutan elaun perjalanan luar negara (tidak termasuk transaksi di Malaysia), layak dituntut sebagai gantirugi berkaitan dengan pertukaran wang asing. No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 32 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

33 Matawang Asing hendaklah ditukar kepada matawang Malaysia semasa menyediakan tuntutan perjalanan. Tuntutan perbezaan tukaran wang asing hendaklah merujuk jadual FOREX yang dikeluarkan Jabatan Akauntan Negara/Bank Negara Malaysia. Jika pegawai membuat pertukaran matawang di bank-bank rasmi samada di Malaysia atau Luar negara, kadar pertukaran wang sebenar boleh digunakan dengan syarat resit rasmi pertukaran wang disertakan. Pegawai tidak layak di bayar gantirugi matawang asing sebanyak 3%. Contoh 12.3 Pegawai menjalankan tugas rasmi di Thailand selama 2 hari. Tuntutan perjalanan ke Thailand adalah Tambang Teksi Malaysia RM Sewa hotel 600 Baht Tambang Teksi Thailand 200 Baht Elaun Makan RM Kadar pertukaran matawang asing Bank Negara Malaysia RM 1.00 = Baht (Berkuatkuasa 1 Januari 2003) Tuntutan yang layak adalah Sewa hotel (600 Baht x )/100 = RM Tambang Teksi Thailand (200 Baht x )/100 = RM Elaun Makan RM = RM Jumlah RM Gantirugi matawang asing 3% x RM = RM 3.48 RM No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 33 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

34 KADAR SEWA HOTEL LUAR NEGARA TUGAS RASMI Lampiran A2-Pindaan Kategori I Kategori II Kategori III Kategori IV Kategori V Afghanistan Angola Albania Belgium Barbados Bangladesh Argentina Algeria Bosnia-Herzegovina Dubai Bolivia Botswana Armenia Brazil Finland Bulgaria Ethiopia Australia Canada Hong Kong Cambodia Ghana Austria Crotia Iran Chile Greece Azerbaijan Dahomey Italy Columbia Guinea Bahrain Denmark Japan Ecuador Hungary Balarus France Macau Fiji Indonesia Brunei Gambia Mexico India Lesotho China Germany Oman Kiribati Madagascar Cuba Guyana South Korea Laos Malawi Cyprus Nigeria St. Lucia Maldives Mali Egypt Nigeria Sweden Mauritius Malta Georgia Saudi Arabia Trinidad & Tobago Myanmar Morocco Gibraltar Serbia & Montenegro Turkey Nepal Mozambique Iraq Singapore United Arab Emirates North Korea Namibia Ireland Surinam United Kingdom Pakistan Nauru Egypt Switzerland USA Peru N.Zealand Jamaica Syria Philippines Papua New Guinea Jordan Venezuela Portugal Paraguay Kazakstan Yemen Samoa Poland Kenya Zambia Sri Lanka Republik Czech Kuwait Tanzania Republik Slovak Kyrgystan Tonga Senegal Lebanon Tuvalu Seycelles Libya Vietnam South Africa Luxembourg Soloman Island Swaziland Taiwan Thailand Tunisia Uganda Uruguay Vanuatu Zimbabwe Moldova Mongolia Netherland Norway Qatar Romania Russia Spain Sudan Tajikistan Turkmenistan Ukraine Uzbekistan No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 34 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

35 KADAR SEWA HOTEL LUAR NEGARA KURSUS Kategori I Kategori II Kategori III Kategori IV Kategori V Afghanistan Angola Albania Belgium Barbados Bangladesh Argentina Algeria Bosnia-Herzegovina Dubai Bolivia Botswana Armenia Brazil Finland Bulgaria Ethiopia Australia Canada Hong Kong Cambodia Ghana Austria Crotia Iran Chile Greece Azerbaijan Dahomey Italy Columbia Guinea Bahrain Denmark Japan Ecuador Hungary Balarus France Macau Fiji Indonesia Brunei Gambia Mexico India Lesotho China Germany Oman Kiribati Madagascar Cuba Guyana South Korea Laos Malawi Cyprus Nigeria St. Lucia Maldives Mali Egypt Nigeria Sweden Lampiran C Mauritius Malta Georgia Saudi Arabia Trinidad & Tobago Myanmar Morocco Gibraltar Serbia & Montenegro Turkey Nepal Mozambique Iraq Singapore United Arab Emirates North Korea Namibia Ireland Surinam United Kingdom Pakistan Nauru Egypt Switzerland USA Peru N.Zealand Jamaica Syria Philippines Papua New Guinea Jordan Venezuela Portugal Paraguay Kazakstan Yemen Samoa Poland Kenya Zambia Sri Lanka Republik Czech Kuwait Tanzania Republik Slovak Kyrgystan Tonga Senegal Lebanon Tuvalu Seycelles Libya Vietnam South Africa Luxembourg Soloman Island Swaziland Taiwan Thailand Tunisia Uganda Uruguay Vanuatu Zimbabwe Moldova Mongolia Netherland Norway Qatar Romania Russia Spain Sudan Tajikistan Turkmenistan Ukraine Uzbekistan No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 35 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

36 Sekian Terima Kasih *************************** Disediakan oleh : Unit Tuntutan Staf Seksyen Bayaran Jabatan Bendahari Hakcipta Terpelihara No Semakan : 03 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 36 Tarikh Semakan : 2 Februari USM, Pulau Pinang

37 KK/BP10/656/2-1 S.K 1/2003( ) KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2003 KADAR DAN SYARAT TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI (TIDAK TERMASUK ANGGOTA TENTERA DAN ANGGOTA POLIS) Putrajaya 22 Mei 2003

38 2 KANDUNGAN Bil. Perkara Muka Surat 1. Pendahuluan 3 2. Tafsiran 3 3. Tanggungjawab Ketua Jabatan 3 4. Elaun, Kemudahan dan Bayaran Semasa Bertugas 4 Rasmi Di Dalam Negeri 5. Elaun, Kemudahan dan Bayaran Semasa Bertugas 9 Rasmi Di Luar Negeri 6. Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang Pendahuluan Diri Bayaran Saguhati Persidangan Elaun, Kemudahan dan Bayaran Kerana Hadir 16 Di Mahkamah 10. Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kerana 16 Menghadiri Istiadat Pengurniaan 11. Tambang Perjalanan Bagi Penempatan Selepas 16 Lantikan Pertama 12. Pemakaian Tarikh Kuatkuasa Pembatalan 17 Senarai Lampiran A1. Jadual Perubahan/Perbandingan Bagi Pegawai Yang Memilih 18 Untuk Tidak Menerima Sistem Saraan Malaysia A2. Kadar Elaun Makan, Panduan Sewa Hotel Dan Elaun Lojing 19 Semasa Bertugas Rasmi Di Luar Negeri

39 3 PENDAHULUAN Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menetapkan kadar dan syarat bagi seseorang pegawai menuntut elaun, kemudahan dan bayaran semasa bertugas rasmi mengikut Perintah Am Bab "B". TAFSIRAN 2. Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya di dalam Pekeliling ini, tafsiran di bawah ini hendaklah diikuti: 2.1 Gred bermakna Gred Gaji di bawah Sistem Saraan Malaysia mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun Pegawai yang membuat pilihan untuk tidak menerima Sistem Saraan Malaysia boleh terus mengemukakan tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran di bawah Pekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masing di bawah Sistem Saraan Baru (SSB) atau Kumpulan Gaji masingmasing di bawah Laporan Jawatankuasa Kabinet 1976 (JKK 1976) mengikut mana yang berkenaan. Jadual perubahan/perbandingan adalah seperti di Lampiran A1 ; 2.2 "Ibu Pejabat" bermakna tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah: (a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalanraya; (b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan (c) 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai; 2.3 "Pegawai" bermakna seseorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri termasuk yang dilantik secara sementara atau sangkut; 2.4 "Perbendaharaan" bermakna Menteri Kewangan dan termasuk pegawai-pegawai di bawah kawalan pentadbiran atau arahannya; dan 2.5 "Tugas Rasmi" bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada menghadiri kursus yang dibenarkan. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 3. Untuk menentukan agar tuntutan yang dikemukakan oleh seseorang pegawai itu teratur, munasabah dan berpatutan, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentu dan mengesahkan jalan yang perlu diikuti serta cara yang hendak digunakan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi.

40 4 BERTUGAS RASMI DI DALAM NEGERI 4. Seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya di dalam negeri adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut: 4.1 Elaun Makan seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih yang dikira mulai dari waktu bertolak adalah layak menuntut Elaun Makan mengikut kadar seperti berikut: Gred Semenanjung Malaysia (RM) Sabah,Labuan dan Sarawak (RM) Utama/Khas A dan ke atas Utama/Khas B dan C dan hingga hingga hingga hingga Elaun Makan tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan; Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar seperti berikut: (a) sarapan pagi - 20% daripada Elaun Makan; (b) makan tengah hari - 40% daripada Elaun Makan; (c) makan malam - 40% daripada Elaun Makan; dan sekiranya Penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut maka pegawai layak menuntut perbezaannya; 4.2 Elaun Harian seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan Elaun Makannya;

41 5 4.3 Bayaran Sewa Hotel seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya dan perlu menginap layak menuntut Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimumnya atau Elaun Lojing mengikut kadar seperti berikut: (a) Semenanjung Malaysia Gred Sewa Hotel (maksimum) (RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas A dan ke atas Sebenar (Standard Suite) Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) hingga hingga hingga hingga (b) Sabah, Labuan dan Sarawak Gred Sewa Hotel (maksimum) (RM) Elaun Lojing (RM) Utama/Khas A dan ke atas Sebenar (Standard Suite) Utama/Khas B dan C Sebenar (Bilik Superior) dan 54 Sebenar (Bilik Biasa) hingga hingga hingga hingga tuntutan Bayaran Sewa Hotel bagi pegawai-pegawai hendaklah berpatutan dan munasabah; Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi 3 bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan; seseorang pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kelayakannya; dan seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing jika tempat penginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur;

42 6 4.4 Elaun Gantian Tetap seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi 3 bulan tetapi kurang dari 6 bulan termasuk hari kelepasan am dan mingguan adalah layak menuntut Elaun Gantian Tetap mengikut kadar seperti berikut: (a) (b) Melibatkan Bermalam 2/3 (Elaun Makan + Elaun Lojing) x Jumlah hari bertugas rasmi; Tidak Melibatkan Bermalam 2/3 (Elaun Harian) x Jumlah hari bertugas rasmi; bagi tujuan perenggan di atas, jumlah hari yang sebenar pegawai itu menjalankan tugas di luar Ibu Pejabat hendaklah dikira mulai dari hari ketibaannya. Seseorang pegawai yang pulang ke Ibu Pejabatnya secara sementara selama tidak lebih dari tujuh hari dan kembali meneruskan tugas tidak akan dianggap sebagai menjalankan tugas yang baru tetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya; dan seseorang pegawai layak menuntut mana-mana komponen Elaun Gantian Tetap sama ada Elaun Makan, Elaun Harian atau Elaun Lojing jika komponenkomponen tersebut tidak disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur; 4.5 Elaun Bantuan Gaji Drebar seseorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang menggaji seorang drebar adalah layak menuntut Elaun Bantuan Gaji Drebar mengikut kadar dan syarat seperti berikut: Gred Kadar Khas B (tidak termasuk Jawatan RM sebulan Utama B ) dan Utama/Khas C 53 dan 54 RM sebulan 45 hingga sen bagi satu km perjalanan rasmi hingga tidak melebihi RM sebulan 41 hingga sen bagi satu km perjalanan rasmi hingga tidak melebihi RM sebulan tuntutan bulanan bagi mendapatkan Elaun Bantuan Gaji Drebar hendaklah mengandungi pengesahan pegawai yang membuktikan ianya ada menggaji seorang drebar;

43 7 4.6 Elaun Hidup Drebar seseorang pegawai yang menggaji seorang drebar adalah layak menuntut Elaun Hidup Drebar semasa menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dengan syarat drebarnya bermalam bersama, mengikut kadar seperti berikut: (a) Semenanjung Malaysia RM30.00 semalam (b) Sabah dan Sarawak RM40.00 semalam (c) Singapura dan Brunei Darussalam RM45.00 semalam 4.7 Elaun Perjalanan Kenderaan seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar seperti berikut: Jarak perjalanan bertugas Kelas rasmi bagi tiap-tiap satu bulan A B C D E (sen/km) 500 kilometer pertama ,000 km ,001-1,700 km ,701 km dan seterusnya seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan; seseorang pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api dan oleh itu tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut: (a) jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240 km; (b) apabila seseorang pegawai dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan; (c) apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai berkenderaan sendiri; dan (d) apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi;

44 bagi peruntukan (b), (c) dan (d) di atas kelulusan Ketua Jabatan hendaklah dilampirkan dengan baucar tuntutan pegawai tersebut; 4.8 Tambang Gantian seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya, iaitu Tambang Gantian tersebut hendaklah bersamaan dengan tambang kapal terbang atau kereta api, mengikut mana yang berkenaan dengan syarat dinyatakan di dalam baucar tuntutan yang ia telah menggunakan kenderaannya sendiri; dan seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apaapa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen kereta api ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges); 4.9 Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut seseorang pegawai yang dikehendaki menggunakan motobot/motosangkut sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut mengikut kadar seperti berikut: (a) 10 kuasa kuda (k.k) dan ke bawah 50 sen satu km (b) lebih dari 10 k.k. hingga 25 k.k. 75 sen satu km (c) lebih dari 26 k.k. 95 sen satu km seseorang pegawai yang menggunakan motobot/motosangkut yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur semasa menjalankan tugas rasmi tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Motobot/Motosangkut; 4.10 Elaun Basikal seseorang pegawai yang dikehendaki oleh Ketua Jabatan menggunakan basikal sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Basikal mengikut kadar seperti berikut: (a) menggunakan basikal melebihi 10 hari bagi bulan itu (b) menggunakan basikal selama 10 hari dan kurang bagi bulan itu RM70.00 sebulan atau 20 sen satu km mengikut mana lebih tinggi 20 sen satu km