SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL. MANUAL SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Akademi Teknologi Warga Surakarta

Transkripsi

1 SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL MANUAL SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Akademi Teknologi Warga Surakarta UNIT PENJAMINAN MUTU AKADEMI TEKNOLOGI WARGA SURAKARTA 2019

2

3

4

5

6 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL HALAMAN PENGESAHAN SK PENETAPAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan dan Sasaran 1 BAB II. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN AT. WARGA SURAKARTA Visi AT. Warga Surakarta Misi AT. Warga Surakarta Tujuan AT. Warga Surakarta Sasaran AT. Warga Surakarta 3 BAB III. LINGKUP MANUAL SPMI Landasan Yuridis Manual SPMI Fungsi Manual SPMI Macam Manual SPMI Definisi Istilah 4 BAB IV. MANUAL PENETAPAN STANDAR Tujuan Penetapan Standar SPMI Luas Lingkup Penetapan SPMI Langkah-Langkah Penetapan Standar SPMI Kualifikasi/Pejabat yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI 8 BAB V. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR Tujuan Pelaksanaan Standar SPMI Luas Lingkup Pelaksanaan SPMI Langkah-Langkah Pelaksanaan Standar SPMI Kualifikasi/Pejabat yang Melaksanakan Standar SPMI 9 BAB VI. MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR Tujuan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Luas Lingkup Evaluasi Pelaksanaan SPMI Langkah-Langkah Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Kualifikasi/Pejabat Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI 13 i ii iii v vi vi

7 BAB VII. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR Tujuan Pengendalian Standar SPMI Luas Lingkup Pengendalian SPMI Langkah-Langkah Pengendalian Standar SPMI Kualifikasi/Pejabat Pengendalian Standar SPMI 14 BAB VIII. MANUAL PENINGKATAN STANDAR Tujuan Peningkatan SPMI Luas Lingkup Peningkatan Standar SPMI Langkah-Langkah Peningkatan Standar SPMI Kualifikasi/Pejabat Peningkatan Standar SPMI 15 DAFTAR PUSTAKA 16 LAMPIRAN 1. Berita Acara Penetapan Manual SPMI 17 vii

8 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, Permen No. 50 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu, Permen No. 87 tahun 2014 tentang akreditasi serta Permen No. 44 Tahun 2015 tentang SNPT. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi terdiri atas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang akan dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN PT melalui akreditasi. SPMI dan SPME ini perlu dijalankan bersama, agar AT. Warga Surakarta dapat menjadi Good University Governance (GUG) sesuai harapan dari semua pihak. Perbaikan dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Salah satu tahapan yang penting dalam rangka merealisasi GUG di AT. Warga Surakarta adalah penetapan SPMI sebagai suatu keharusan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi Tujuan dan Sasaran Manual SPMI ini merupakan penjabaran dari SPMI AT. Warga Surakarta, yang bertujuan untuk: a. Memberikan arah serta landasan pengembangan dan penerapan SPMI di seluruh unit kerja di lingkungan AT.Warga Surakarta. b. Sarana untuk mengkomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan tentang SPMI yang berlaku di lingkungan AT.Warga Surakarta. c. Landasan dan arah dalam menetapkan semua standar dan manual/prosedur dalam SPMI, serta dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu. d. Sarana untuk merealisasikan dan mendukung persiapan penjaminan mutu eksternal (SPME) baik ditingkat nasional yaitu akreditasi BAN-PT maupun sertifikasi. Sasaran adanya Manual SPMI adalah peningkatan mutu, efisiensi dan efektivitas kinerja diseluruh unit kerja di lingkungan AT. Warga Surakarta. 1

9 VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN AT. WARGA SURAKARTA 2.1. Visi AT. Warga Surakarta Menjadi perguruan tinggi pusat pendidikan profesional, penelitian terapan dan layanan profesi di bidang keteknikan, yang memiliki keunggulan bersaing dan berkelanjutan Misi AT. Warga Surakarta a. Misi Umum : Menyelenggarakan pendidikan profesional, mengembangkan penelitian terapan dan melaksanakan pengabdian masyarakat dan layanan profesi di bidang keteknikan. b. Misi Khusus : 1) Melaksanakan pendidikan profesional berbasis Project Oriented Learning (POL) untuk menghasilkan lulusan di bidang keteknikan, yang berbudi pekerti luhur, mau dan mampu bekerjasama, rajin dan ulet, inovatif dan mampu bersaing secara global. 2) Meningkatkan penelitian terapan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat luas. 3) Menyelenggarakan pengabdian masyarakat dan layanan profesi dibidang keteknikan guna mendukung pembangunan nasional yang berorientasi pada pengembangan kehidupan bermasyarakat dan kebudayaan bangsa Tujuan AT. Warga Surakarta a. Pendidikan dan Pengajaran Menghasilkan lulusan yang berkemampuan profesional di bidang keteknikan, yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, bermoral Pancasila, berbudi pekerti luhur, berkualitas yang memadai sehingga mampu bersaing di tingkat nasional, regional, maupun global. b. Penelitian Menjadi akademi yang berperan dalam penelitian terapan sesuai kemajuan jaman dan kebutuhan masyarakat luas. c. Pengabdian Masyarakat dan Layanan Profesi Menjadi akademi yang aktif dan berkompeten dalam penyelenggaraan pengabdian masyarakat dan layanan profesi di bidang keteknikan. 2

10 2.4. Sasaran AT. Warga Surakarta a. Pendidikan 1) Pemahaman Visi, Misi dan Tujuan Pendidikan pada seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan. 2) Penyelenggaran pendidikan karakter. 3) Tercapainya peningkatan reputasi dan akreditasi nasional di bidang pendidikan. 4) Peningkatan kuantitas dan kualitas mahasiswa baru. 5) Meningkatkan keselarasan hasil pendidikan dengan kebutuhan masyarakat. 6) Peningkatan mutu proses pembelajaran. 7) Peningkatan mutu dosen dan tenaga kependidikan. 8) Ketersediaan sarana-prasarana dan fasilitas pembelajaran yang memadai. 9) Terwujudnya iklim akademik yang sehat (akademik atmosfer) 10) Meningkatnya nilai efisiensi internal AT. Warga Surakarta 11) Pengembangan Akademi menjadi Sekolah Tinggi. b. Penelitian 1) Terwujudnya budaya meneliti bagi dosen dan mahasiswa. 2) Meningkatnya kuantitas dan kualitas penelitian terapan. 3) Tercapainya peningkatan reputasi AT. Warga Surakarta di bidang penelitian/riset. 4) Terwujudnya kolaborasi penelitian dari multidisiplin ilmu pengetahuan baik secara intern maupun dengan PTN/PTS lain. 5) Tercapainya peran AT. Warga Surakarta yang selalu meningkat dalam penyelesaian masalah yang dihadapi oleh masyarakat luas. 6) Peningkatan kualifikasi dosen dalam kegiatan penelitian. c. Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) 1) Sinkronisasi terhadap pelaksanaan Tridharma. 2) Meningkatnya jumlah daerah binaan/industri/mitra untuk kegiatan P2M. 3) Meningkatkan minat dosen dalam kegiatan P2M. 4) Menyelenggarakan kegiatan P2M yang aplikatif. 5) Desiminasi/sosialisasi hasil penelitian berbasis pengabdian kepada industri dan masyarakat luas setiap tahunnya. 6) Dibentuk unit yang mengelola layanan keteknikan di institusi. 7) Memperoleh KAN dibidang layanan uji laboratorium. 8) Pengembangan bidang layanan keteknikan oleh institusi. 3

11 LINGKUP MANUAL SPMI 3.1. Landasan Yuridis Manual SPMI a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; b. Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia; No.44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi; d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi; e. Statuta AT. Warga Surakarta Tahun 2011; dan f. Rencana Strategis AT. Warga Surakarta Tahun Fungsi Manual SPMI Manual SPMI berfungsi antara lain : a. Sebagai panduan bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI, maupun dosen dan tenaga kependidikan, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. b. Sebagai petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita yang ditetapkan dalam berbagai standar dapat dicapai dan ditingkatkan secara berkelanjutan. c. Sebagai bukti tertulis bahwa SPMI di AT. Warga Surakarta dapat diimplementasikan Macam Manual SPMI a. Manual Penetapan Standar SPMI b. Manual Pelaksanaan Standar SPMI c. Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar SPMI d. Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar SPMI. e. Manual Peningkatan Standar SPMI 3.4. Definisi Istilah a. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. 4

12 b. Sistem Penjaminan Mutu Internal ( SPMI), adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. c. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), adalah kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian mutu Program Studi dan Perguruan Tinggi. d. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT), adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional. e. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat. f. Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi. g. Perguruan Tinggi (PT), adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi. h. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi perguruan tinggi secara mandiri. i. Kebijakan SPMI adalah dokumen tertulis yang berisi pemikiran, sikap, pandangan perguruan tinggi mengenai SPMI yang berlaku di perguruan tinggi; garis besar penjelasan tentang bagaimana SPMI di PT ditetapkan, dilaksanakan/ dipenuhi, dievaluasi, dikendali dan ditingkatkan dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan sehingga budaya mutu dapat tercapai. j. Manual SPMI adalah dokumen tertulis yang berisi petunjuk praktis mengenai panduan bagaimana penetapan, pelaksanaan/pemenuhan, evaluasi, pengendalian dan pengembangan/peningkatan standar SPMI yang diimplementasikan. k. Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang harus dicapai/dipenuhi. l. Manual Prosedur (MP) adalah uraian tentang urutan atau langkahlangkah untuk mencapai standar yang telah ditetapkan yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren. m. Formulir (Borang) adalah dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat atau merekam kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan Manual Prosedur (MP). n. Audit SPMI adalah kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal Perguruan Tinggi untuk memeriksa 5

13 pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai/dipenuhi oleh setiap unit dalam lingkungan universitas. o. Monitoring adalah kegiatan pengecekan setiap bidang/unit dalam perguruan tinggi selama kegiatan berlangsung secara periodik untuk memeriksa, menganalisis, dan menilai pelaksanaan kegiatan terhadap kesesuaiannya dengan standar/prosedur yang telah ditetapkan. p. Evaluasi Diri adalah kegiatan setiap bidang/unit/prodi dalam perguruan tinggi secara periodik untuk memeriksa, menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kurun waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dan kekurangannya. q. Audit SPMI adalah kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai/dipenuhi oleh setiap unit dalam lingkungan perguruan tinggi Pelaksanaan SPMI di AT. Warga Surakarta PELAKSANAAN SPMI DI AT. WARGA SURAKARTA Tahap Membangun SPMI Kaizen SPMI Dokumen/ Buku Kebijakan SPMI Peningkatan SPMI Dokumen/ Buku Manual SPMI Evaluasi dan Pengendalian SPMI Dokumen/ Buku Standar SPMI Dokumen/ Buku Formulir SPMI Penerapan SPMI Gambar 1. Tahapan pelaksanaan SPMI di AT.Warga Surakarta 6

14 MANUA MANUAL PENETAPAN STANDAR 4.1. Tujuan Manual Penetapan Standar SPMI Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar SPMI Luas Lingkup Manual Penetapan Standar SPMI Manual ini berlaku untuk semua standar pada saat standar dirancang, dirumuskan dan ditetapkan. Luas lingkup implementasi adalah pada aspek Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi (pelaksanaan), Pengendalian (pelaksanaan), dan Peningkatan standar mutu di AT. Warga Surakarta. Kegiatan SPMI di AT. Warga Surakarta dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan untuk menjamin: a) kepuasan pelanggan dan seluruh para pemangku kepentingan (stakeholders), b) transparansi, c) efisiensi dan efektivitas, serta d) akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan tinggi di AT. Warga Surakarta Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI Pada umumnya, penetapan dan pemenuhan standar mutu harus dilakukan mengikuti mekanisme berikut ini: a. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Visi, Misi dan Tujuan AT. Warga Surakarta serta dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja; b. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat institusi, jurusan/program studi, lab/bagian, unit pelaksana teknis (UPT) dan seterusnya sesuai kebutuhan; c. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan standar yang akan disusun; d. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study); e. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti: 1) Audience: menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang ditugasi atau bertanggungjawab dalam pencapaian standar tersebut; 2) Behaviour: menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang harus selalu dapat diukur; 3) Competence: menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objek dalam perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan; 7

15 4) Degree: menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut. f. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan; g. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan; h. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya; i. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat umpan balik sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPMI; j. Standar pada tingkat jurusan/prodi disahkan oleh pemimpin jurusan (Ketua Jurusan) setelah mendapat persetujuan Senat Akademi; k. Standar pada tingkat institusi disahkan oleh Direktur setelah mendapat persetujuan Senat Akademi. l. Setelah disahkan dan diberlakukan melalui penetapan dalam bentuk surat keputusan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Penetapan Standar SPMI Tim SPMI institusi (Unit Penjaminan Mutu) dan Tim SPMI Jurusan/progdi (Gugus Jaminan Mutu) sebagai perancang dan koordinator, dengan melibatkan pimpinan dan semua unit, serta dosen sesuai dengan tugas, kewenangan, dan bidang keahliannya. 8

16 AT. W MANUAL PELAKSANAAN STANDAR 5.1. Tujuan Manual Pelaksanaan Standar SPMI Sebagai manual dalam melaksanakan standar atau memenuhi setiap standar yang sudah ditetapkan Luas Lingkup Pelaksanaan Standar SPMI Manual ini berlaku ketika sebuah atau semua standar harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh semua bidang dan unit kerja Langkah-langkah Pelaksanaan Standar SPMI Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut. a. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa secara periodik dan konsisten; b. Tiap bidang/jurusan/prodi/unit kerja/bagian perlu menyusun kebijakan dan atau peraturan agar mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan; c. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya; d. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapaian standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya; e. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan; f. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan; g. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan sistematis Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Standar SPMI Pihak yang harus melaksanakan standar adalah: 9

17 a. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; b. Pejabat struktural, dosen, dan tenaga kependidikan dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau c. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan. 10

18 MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR 6.1. Tujuan Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Manual Evaluasi ini sebagai pedoman bagi para pelaksana standar SPMI untuk melakukan pemantuan atau monitoring dan evaluasi terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pelaksanaan isi dari setiap standar dalam SPMI Luas Lingkup Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi Kebijakan SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan, tiap lima tahun sekali. Sementara itu, evaluasi implementasi SPMI dilakukan tiap semester untuk akademik dan tiap tahun untuk non akademik, baik dalam bentuk laporan AMI, maupun dalam bentuk lain yang disepakati. Evaluasi kesesuaian mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan monitoring dan evaluasi oleh gugus jaminan mutu secara periodik, dan audit mutu internal setiap tahun yang dikoordinir oleh Unit Penjaminan Mutu untuk mengukur gap dan mencari peluang peningkatan mutu. Lingkup evaluasi dalam satu siklus mencakup tiga komponen berikut, yaitu: a. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah dan sasaran mutu dalam Kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta pencapaian Renstra AT. Warga Surakarta. b. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan prosedur pelaksanaan pada tingkat institusi, jurusan/prodi, unit pelaksana teknis (UPT), bagian, termasuk pejabat struktural dan unit terkait yang melaksanakan prosedur tersebut. c. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai, dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun manajemen, yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan proses proses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen. Manual ini berlaku ketika pelaksanaan Kebijakan, Manual dan Standar memerlukan pemantauan/pengawasan, pengecekan/pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin serta terus menerus Langkah-langkah Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI dilakukan baik dengan cara monitoring dan evaluasi, maupun Audit Mutu Internal (AMI). Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui prosedur sebagai berikut: 11

19 a. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh unit pelaksana akademik (jurusan dan prodi dan atau dengan dibantu oleh Gugus Jaminan Mutu); b. Melakukan pemantauan secara periodik (mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan; c. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dibandingkan dengan isi standar SPMI; d. Melakukan pencatatan bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen, seperti prosedur kerja dan formulir (borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan; e. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan dan penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai; f. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau penyimpangan dari isi standar; g. Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif; h. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar; i. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada Unit Penjaminan Mutu (UPM); j. Melaporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada Direktur untuk ditindaklanjuti. Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Mutu Internal, melalui prosedur sebagai berikut: a. Audit Mutu Internal, meliputi audit kepatuhan yang secara internal dilakukan di tingkat institusi, jurusan/prodi, dan UPT yang dikoordinir oleh Unit Pejaminan Mutu; b. Melakukan Audit Mutu Internal terhadap dokumen SPMI dengan mengacu pada Prosedur Audit Mutu Internal dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan secara berkala dan disahkan oleh surat keputusan atau atas permintaan Direktur; c. Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada pimpinan institusi, jurusan/prodi, dan UPT sebagai Auditee; d. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas, dan keadaan lokasi secara komprehensif; e. Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditee untuk mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim Audit Mutu Internal dengan Auditee; 12

20 f. Auditor membuat laporan kepada Unit Penjaminan Mutu untuk diteruskan kepada Direktur disertai dengan tindakan koreksi dan rekomendasi tindakan perbaikan; g. Tindakan Koreksi dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan dilakukan secara sistematik dan berjenjang dalam suatu rapat koordinasi yang dinamakan Rapat Tinjauan Manajeman (RTM), mulai dari level UPT, jurusan/prodi, dan institusi sesuai dengan lingkup/tugas pokok dan fungsi masing-masing; h. Implementasi program dan kegiatan untuk Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) sesuai dengan rekomendasi hasil RTM di semua jenjang unit pelaksanaan akademik Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Melaksanakan Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI Pihak yang harus melaksanakan evaluasi standar adalah: a. Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau; c. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan. 13

21 MANUAL PENGENDALIAN STANDAR 7.1. Tujuan Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi Luas Lingkup Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Manual ini berlaku dalam melakukan tindakan atas tercapai, terlampaui, belum terlampaui ataupun terjadi penyimpangan dari pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus SPMI Langkah-langkah Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Pengendalian standar mutu harus dilakukan mengikuti mekanisme berikut ini: a. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar (akar masalah), atau bila isi standar gagal dicapai; b. Melakukan rapat koordinasi dengan berbagai pihak untuk menentukan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar pada standar yang menjadi tanggung jawab pimpinan/unit terkait; c. Menuliskan rencana tindakan korektif terhadap ketidaksesuaian pelaksanaan standar untuk standar yang menjadi tanggung jawab pimpinan/unit terkait; d. Melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki pelaksanaan standar, apabila hasil evaluasi diri dan hasil audit internal memperlihatkan ada temuan negatif seperti kelemahan, kesalahan, ketidakpatuhan terhadap prosedur, penyimpangan, dan sejenisnya; e. Mencatat dan merekam semua tindakan korektif yang diambil; f. Memantau pengaruh dan hasil dari tindakan korektif terhadap standar; g. Membuat laporan secara tertulis dan periodik serta melaporkan hasil pengendalian kepada Pimpinan, disertai saran dan rekomendasi Kualifikasi Pejabat/Petugas Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah: a. Unit Penjaminan Mutu, Tim Monev, dan Tim Audit Mutu Internal; b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan; c. Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan. 14

22 MANUAL PENINGKATAN STANDAR 8.1. Tujuan Manual Peningkatan Standar Untuk peningkatan mutu setiap standar secara berkelanjutan di setiap berakhirnya siklus SPMI Luas Lingkup Peningkatan Standar Manual ini berlaku pada saat pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus berakhir, dan pada saat standar tersebut ditingkatkan mutunya Langkah-langkah Peningkatan Standar Peningkatan standar mutu harus dilakukan dengan mekanisme berikut ini: a. UPM mempelajari laporan hasil pengendalian standar kepada Direktur dan Pembantu Direktur; b. UPM menyelenggarakan rapat untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait; c. UPM dan pejabat struktural yang terkait mengevaluasi isi standar; d. Isi standar direvisi sehingga menjadi standar baru; e. Standar baru ditetapkan (sesuai dengan langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar) Kualifikasi Pejabat/Petugas Peningkatan Standar Pihak yang bertugas meningkatkan/mengembangkan standar adalah UPM bekerja sama dengan Pejabat struktural yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan. 15

23 DAFTAR PUSTAKA a. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; b. Undang-undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang, Pendidikan Tinggi. c. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 44 Tahun 2015, tentang tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. d. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan No. 62 Tahun 2016, tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. e. Statuta AT. Warga Surakarta Tahun 2011; dan f. Rencana Strategis AT. Warga Surakarta Tahun

24