BADAN PENJAMINAN MUTU STKIP BINA BANGSA G ETS

Transkripsi

1 MANUAL MUTU BADAN PENJAMINAN MUTU STKIP BINA BANGSA GETSEMPENA BANDA ACEH 2015

2 BUKU MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL STKIP BINA BANGSA GETSEMPENA BANDA ACEH Kode Dokumen : MNM/SPMI-02/10/2015 Revisi Ke : (1) pertama Tanggal : 05 April 2015 Dikendalikan Oleh : Badan Jaminan Mutu Disetujui Oleh : Ketua STKIP BBG

3

4

5 DAFTAR ISI Kata Sambutan... i Daftar Isi... ii I. Pendahuluan Latar Belakang Penyusunan Manual Tujuan dan sasaran... 4 II. Manual Mutu STKIP BBG Manual Penetapan Standar SPMI STKIP BBG Manual Pelaksanaan Standar SPMI STKIP BBG Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar SPMI STKIP BBG Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar SPMI STKIP BBG Manual Peningkatan Standar SPMI STKIP BBG III. Latar Belakang Menjalankan SPMI Definisi Kualifikasi Pejabat Prosedur SPMI STKIP BBG Standar Manual SPMI STKIP BBG IV Sistem Penjaminan Mutu STKIP BBG Pelaksanaan SPM STKIP BBG Landasan Kebijakan Manajemen Mutu Struktur Organisasi SPMI Sistem Dokumentasi Strategi Implementasi Indikator Kinerja Kunci SPMA V. Kegiatan Penjaminan Mutu Penetapan Standar Pelaksanaan Monitoring Evaluasi Diri Audit Mutu Rumusan Koreksi Peningkatan Mutu ii

6 VI Tanggung Jawab Managemen Komitmen Manajemen Kepuasan Pengguna Jasa Layanan Kebijakan Mutu Perencanaan Sistem Mutu VII Pengelolaan Sumber Daya Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia dan Pelatihan Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja VIII Realisasi Layanan Perencanaan Layanan Proses Terkait Pelanggan Pembelian IX Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu Perbaikan Pemantauan dan Pengukuran Pengendalian Produk yang tidak Sesuai Analisis Pemantauan dan Pengukuran Perbaikan dan Peningkatan Mutu Analisis Pemantauan dan Pengukuran X. Penutup Glosorry Daftar Rujukan iii

7 KATA PENGANTAR Sekolah Tinggi Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bina Bangsa Getsempena (STKIP BBG) sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi di Indonesia, melalui visi misinya berkomitmen untuk memberikan kontribusinya kepada bangsa, negara dan masyarakat dengan menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas agar tercapai masyarakat yang adil dan makmur. Sistem Penjaminan Mutu merupakan salah satu aspek organisasi yang dibangun oleh Pimpinan Sekolah Tinggi Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bina Bangsa Getsempena sejak berdiri sampai saat ini, agar tercapai standar mutu yang diharapkan. Standar mutu dalam system penjaminan mutu internal sampai dengan tahun 2013 secara tertulis belum seluruhnya dituangkan dalam suatu standar mutu SPMI. Menyadari arti pentingnya suatu system dalam organisasi perlu dituangkan secara komprehensif dalam satu buku agar dapat menjadi pedoman bagi pengelola untuk melaksanakan tugas maupun sebegai dasar penyempurnaan system yang ada. Buku Manual Mutu SPMI ini sebagai acuan oleh seluruh pimpinan dan civitas akademika di Sekolah Tinggi Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bina Bangsa Getsempena dalam melaksanakan penjaminan mutu. Dengan tersusunnya standar mutu ini kami berharap masukan dari berbagai pihak demi kemajuan Sekolah Tinggi Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bina Bangsa Getsempena. Banda Aceh, 5 April 2015 Ketua, Lili Kasmini, M.Si

8 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penyusunan Manual Mutu STKIP BBG Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang-undang No.20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Adapun pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan tinggi telah diatur sesuai Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan mutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan daya saing perguruan tinggi. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) bertujuan menjamin pemenuhan Standar Pendidikan Tinggi secara sistemik dan berkelanjutan, sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi terdiri atas: Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang akan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh perguruan tinggi. dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang akan, dilaksanakan, dikendalikan, dan dikembangkan oleh BAN PT dan/atau LAM melalui akreditasi sesuai dengan kewenangan masing-masing. Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerapan STKIP BBG terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Kewenangan otonom pada Pendidikan Tinggi menuntut prasyarat penerapan Good University Governance (GUG) terlebih dahulu, terutama dalam aspek akuntabilitas dan transparansi. Perbaikan dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkan GUG di STKIP BBG, penerapan SPMI merupakan suatu keharusan. Perbaikan dan penjaminan mutu dapat menjadi titik awal untuk mewujudkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Oleh sebab itu, untuk mewujudkan GUG di STKIP BBG, penerapan SPMI merupakan suatu keharusan. Manual SPMI STKIP BBG merupakan penjabaran dari Kebijakan SPMI BBG. Untuk itu, perlu dipahami lebih dahulu bahwa visi STKIP BBG Menjadi perguruan tinggi pendidikan guru yang unggul, mandiri dan religius serta berdaya saing di kawasan Asia Tenggara pada tahun Manual Mutu Akademik STKIP BBG 1

9 Misi STKIP BBG: 1. Menyelenggarakan pendidikan profesional guru yang unggul dan berkualitas sesuai dengan bidang keilmuan dan keahlian 2. Mengembangkan budaya meneliti dan mempublikasikan hasil penelitian untuk kepentingan di bidang pendidikan sebagai upaya peningkatan daya saing dalam kehidupan masyarakat. 3. Menyelenggarakan layanan pengabdian kepada masyarakat secara mandiri sesuai kebutuhan masyarakat. 4. Meningkatkan kapasitas kelembagaan yang profesional melalui kerjasama dengan seluruh stakeholder. 5. Menerapkan dan menjunjung tinggi nilai-nilai keagamaan dalam mengembangkan pendidikan, penelitian maupun pengabdian di masyarakat. Tujuan STKIP BBG 1. Menghasilkan tenaga pendidik yang unggul, mandiri dan religius dalam semua bidang keilmuan dan keahlian 2. Mempersiapkan tenaga pendidik yang menjunjung tinggi nilai-nilai keagamaan dalam menjalankan tugas di masyarkat. 3. Menghasilkan karya ilmiah yang bermutu dan bermanfaat dalam meningkatkan daya saing untuk kepentingan pendidikan dan masyarakat. 4. Menghasilkan program tepat guna di bidang kependidikan untuk menciptakan masyarakat yang mandiri dan berdaya saing. 5. Menjadi perguruan tinggi pendidikan guru yang profesional dan terpercaya 6. Membangun penguatan jaringan kerjasama dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan berbagai pihak. Visi, misi dan tujuan STKIP BBG merupakan arah dan landasan STKIP BBG untuk mencapai Tri Dharma Pendidikan Tinggi. Oleh karena itu, SPMI mencakup semua kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat beserta sumberdaya yang digunakannya untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Penerapan SPMI diharapkan dapat secara simultan memberikan jaminan dan keyakinan kepada para pelanggan (customers), dan para pihak yang berkepentingan (stakeholders) bahwa STKIP BBG akan secara sistematis, konsisten dan berkesinambungan memberikan yang terbaik sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan Tri Dharma Pendidikan Tinggi serta pengelolaan pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Prinsip dasar implementasi penjaminan mutu adalah sebagai berikut: 1. Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja yang bermutusecara konsisten dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI-continuous quality improvement). 2. Menjunjung tinggi norma dan etika akademik. 3. Mengutamakan prinsip kesetaraan, kejujuran, keterbukaan, dan keadilan. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 2

10 4. Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya dengan mengacu pada pedoman/standar yang berlaku di tingkat Sekolah Tinggi. Sementara itu, kondisi pra syarat ini tercermin antara lain dengan adanya hal-hal berikut ini: 1. Kejelasan deskripsi standar mutu kerja yang diharapkan (expected work quality). 2. Komitmen pemimpin untuk melakukan inovasi dan perbaikan terus-menerus. 3. Kesempatan yang terbuka dan adil untuk mendapat pelatihan dan peningkatan kompetensi secara individual. 4. Umpan balik konstruktif dari mahasiswa dan pemangku kepentingan (stakeholder) lainnya mencakup minimal dosen, alumni, pengguna lulusan, dan mitra kerjasama. 5. Pemberian penghargaan (reward) bagi yang berprestasi dan mampu mengangkat nama baik institusi serta sanksi (punishment) bagi yang melanggar ketentuan dan peraturan yang berlaku. Pelaksanaan SPMI membutuhkan Quality Management yang baik, sedangkan manajemen mutu yang baik membutuhkan KOMITMEN semua pihak, termasuk MANAJEMEN PUNCAK, untuk melakukan dan menjaga proses perbaikan secara berkesinambungan. Manajemen mutu juga harus tumbuh dan berkembang secara internal atas dasar kebutuhan internal. Manajemen mutu merupakan kegiatan terinstitusi dalam bentuk prosedur standar organisasi dan melibatkan pihak-pihak luar (stakeholders, external judgements dll). Pedoman umum implementasi SPMI STKIP BBG adalah sebagai berikut: 1. Membentuk dan memfungsikan unit kerja yang berwenang dan bertanggungjawab untuk menerapkan SPMI dan memonitor penerapannya sesuai dengan prinsip GUG (Good University Governance). 2. Menyusun dan menetapkan kebijakan dan standar mutu serta prosedur penjaminan mutu. 3. Menerapkan semua prosedur dan mekanisme untuk mencapai standar mutu secara fleksibel tanpa mengubah tujuan; 4. Mendokumentasikan semua kebijakan, prosedur, dan standar mutu dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh semua sivitas akademika dan stakeholders lain. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 3

11 5. Membangun dan menjaga hubungan koordinasi dan jejaring kerja (networking) yang efektif dan konstruktif dengan badan/institusi eksternal, terutama Badan Akreditasi Nasional dan Lembaga Profesi lainnya dalam penerapan SPM. 6. Melakukan benchmarking yang efektif untuk meningkatkan mutu STKIP BBG. Dalam proses pengembangan SPMI, ada tiga aktivitas pokok yang dilakukan secara simultan dan berkesinambungan. Ketiga aktivitas pokok pengembangan dan penerapan SPM yang dimaksud adalah sebagai berikut. 1. Menentukan tujuan dan standar mutu. 2. Melakukan evaluasi terhadap praktik-praktik yang mendorong maupun menghambat (good or bad practices) dalam pencapaian standar tersebut. 3. Memperbaiki pelaksanaan yang telah dilakukan sebelumnya yang menghambat pencapaian standar. 1.2 Tujuan dan sasaran penyusunan manual mutu STKIP BBG Manual SPMI STKIP BBG merupakan penjabaran dari Kebijakan SPMI STKIP BBG Manual Mutu STKIP Bina Bangsa Getsempena bertujuan untuk : 1. Memberikan arah serta landasan pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu di seluruh unit kerja di lingkungan STKIP BBG 2. Sarana untuk mengkomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan tentang SPMI yang berlaku di dalam lingkungan STKIP BBG; 3. Landasan dan arah dalam menetapkan semua standar dan manual / prosedur dalam SPMI, serta dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu; Adapun Arah dan Landasan Manual SPMI STKIP BBG : 1. Manual penetapan standar SPMI STKIP BBG, 2. Manual pelaksanaan standar SPMI STKIP BBG, 3. Manual evaluasi (pelaksanaan) standar SPMI STKIP BBG, 4. Manual pengendalian (pelaksanaan) standar SPMI STKIP BBG dan 5. Manual peningkatan standar SPMI STKIP BBG Sasaran pemanfaatan Manual SPMI adalah peningkatan mutu, efisiensi dan efektivitas kinerja di seluruh unit kerja di lingkungan STKIP BBG. BAB II Manual Mutu STKIP BBG Manual Mutu Akademik STKIP BBG 4

12 Manual mutu ini adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu Pusat Penjaminan Mutu STKIP BBG untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk dan layanan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual ini berlaku untuk semua standar pada saat standar dirancang, dirumuskan dan ditetapkan. Luas lingkup implementasi adalah pada aspek Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi (pelaksanaan), Pengendalian (pelaksanaan), dan Peningkatan standar mutu perguruan tinggi. Program Penjaminan Mutu STKIP BBG dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan untuk menjamin: a) kepuasan pelanggan dan seluruh pemangku kepentingan (stakeholders), b) transparansi, c) efisiensi dan efektivitas, dan d) akuntabilitas pada penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh STKIP BBG Manual Penetapan Standar SPMI STKIP BBG Penyusunan tiap standar perlu mengikuti suatu mekanisme penetapan dan pemenuhan standar yang bersifat khusus sesuai jenis standar. Namun demikian, secara umum, penetapan dan pemenuhan standar mutu harus dilakukan mengikuti mekanisme yang akan diuraikan berikut ini: 1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan STKIP BBG serta dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja. 2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat Sekolah Tinggi, unit/lembaga/badan, program studi dan seterusnya sesuai kebutuhan. 3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan standar yang akan disusun. 4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perundang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study). 5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan dengan standar mutu sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya. 6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan. 7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga Manual Mutu Akademik STKIP BBG 5

13 kependidikan. Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pemimpin unit kerja penyusun standar. 8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya. 9. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPM. 10. Standar mutu perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya, kecuali standar pada tingkat Sekolah Tinggi. 11. Standar pada tingkat Sekolah Tinggi disahkan oleh pemimpin Sekolah Tinggi setelah mendapat persetujuan Senat Sekolah Tinggi. 12. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 13. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti: Audience Behaviour Competence Degree : menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang bertanggungjawab/ditugasi dalam pencapaian standar tersebut : menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang bersifat should be yang harus selalu dapat diukur : menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objekdalam perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan : menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada pada predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan Manual Pelaksanaan Standar SPMI STKIP BBG Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut: 1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 6

14 2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya. 3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya. 4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan. 5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan. 6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan sistematis Manual Evaluasi (Pelaksanaan) Standar SPMI STKIP BBG Evaluasi pelaksanaan dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi Kebijakan SPMI harus dilaksanakan secara keseluruhan, tiap empat tahun sekali. Sementara itu, evaluasi implementasi SPMI dilakukan tiap semester untuk akademik dan tiap tahun untuk non akademik, baik dalam bentuk laporan AIMA, EMI, EPSBED, SIMAK, SIMPEG, SIMKEU maupun dalam bentuk lain yang disepakati. Evaluasi kesesuaian mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan audit mutu dan Evaluasi Diri untuk mengukur gap mutu. Evaluasi dalam satu siklus mencakup tujuh komponen berikut: 1. Kebijakan SPMI, merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah dan sasaran mutu dalam Kebijakan SPMI. Kebijakan SPMI dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta pencapaian Renstra STKIP BBG. 2. Manual Mutu, berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan prosedur pelaksanaan pada tingkat Sekolah Tinggi, Unit/lembaga/badan dan program studi, termasuk di dalamnya adalah pejabat/personalia untuk melaksanakan prosedur tersebut. 3. Standar SPMI, berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai, dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun manajemen, yang ditetapkan merupakan acuan target dalam penyelenggaraan proses-proses dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 7

15 Standar mutu bukan merupakan upaya untuk menyeragamkan keluaran/output. Keberadaan standar mutu lebih diharapkan menjadi dorongan untuk meraih kinerja (performance) terbaik dari tiap individu, unit kerja, dan STKIP BBG secara keseluruhan. Standar Mutu Akademik dan Standar Mutu Manajemen mencakup standar masukan (input), proses, dan keluaran (output) dan dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif. 4. Pemantauan dan Audit Mutu Internal, meliputi audit kepatuhan yang secara internal dilakukan oleh tingkat Sekolah Tinggi untuk unit-unit di bawahnya dilakukan oleh unit tingkat di atasnya ataupun unit terkait. 5. Evaluasi Diri, dilakukan oleh unit pelaksana akademik (unit/lembaga/badan dan program studi). 6. Rumusan Koreksi atau Rekomendasi Tindakan Perbaikan, didasarkan pada temuan hasil kegiatan monitoring dan Audit Internal Mutu. 7. Implementasi program dan kegiatan untuk Peningkatan Mutu Berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) di semua jenjang unit pelaksanaan akademik. Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya dicapai melalui pelaksanaan audit internal mutu. Audi internal mutu harus dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di STKIP BBG berjalan sesuai dengan rencana, dengan prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan. Mekanisme audit internal yang perlu diperhatikan dalam rangka implementasi SPMI adalah sebagai berikut: 1. Audit internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non akademik. Audit internal mutu akademik (AIMA) dan Evaluasi Mutu Internal (EMI) merupakan audit yang wajib dilaksanakan pada semua program studi, fakultas, dan penyenggara program pendidikan lainnya. 2. Audit internal non akademik dilaksanakan sesuai kebutuhan manajemen, sedikitnya satu tahun sekali. 3. Khusus AIMA dan EMI, harus diselenggarakan minimal satu kali dalam satu tahun oleh Sekolah Tinggi. 4. Cakupan Audit Internal Mutu ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan hasil evaluasi diri, atau atas keperluan tertentu. 5. STKIP BBG harus melakukan audit kepada seluruh unit kerja sedikitnya satu kali dalam satu tahun. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 8

16 6. Hanya personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit atas koordinasi UPT Penjaminan Mutu atau Unit Pengendalian Mutu Prodi. 7. Kewenangan ini dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor yang diterbitkan oleh Ketua/lembaga lain. 8. Hasil dan rekomendasi audit internal mutu harus ditindaklanjuti oleh pemimpin unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya. 9. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pemimpin unit kerja yang diaudit serta pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya. 10. Sekolah Tinggi dan pemimpin Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada masyarakat perlu menyusun mekanisme yang efektif untuk menyampaikan hasil audit internal kepada pihak yang berkepentingan, termasuk para pengelola program studi, dosen dan senat Sekolah Tinggi. 11. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu harus diuraikan pada Standar Prosedur Operasional Audit Mutu Internal. Hasil audit internal mutu dapat berupa: 1. Pelaksanaan standar mencapai standar dikti yang telah ditetapkan 2. Pelaksanaan standar melampaui standar dikti yang telah ditetapkan 3. Pelaksanaan standar belum mencapai standar dikti yang telah ditetapkan 4. Pelaksanaan standar menyimpang standar dikti yang telah ditetapkan Hasil audit internal mutu yang didapat, selanjutnya STKIP BBG harus melakukan tindakan pengendalian (pelaksanaan) standar SPMI 2.4 Manual Pengendalian (Pelaksanaan) Standar SPMI STKIP BBG Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di STKIP BBG berpedoman pada pencapaian standar dan dengan mengikuti prosedur yang disepakati. Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui mekanisme yang telah ditetapkan dalam Penyusunan dan Penetapan Standar. Kemudian, untuk mengendalikan standar, semua unit yang ada di lingkungan STKIP BBG perlu menetapkan secara sah standarstandar yang diberlakukan. Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan standar merupakan tahap penting yang menjadi bagian dari aspek Pengendalian Standar. Selain memantau dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar, pemimpin unit dapat menggunakan hasil pemantauan dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang telah ditetapkan. Tahap ini mencakup tiga hal Manual Mutu Akademik STKIP BBG 9

17 yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan dan pengukuran ketercapaian standar; b) upaya perbaikan, serta c) pengembangan dan peningkatan standar. Ketiga hal ini bersifat siklus (Gambar 2.1) dan dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten. Siklus-siklus ini pada akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen (perbaikan dan peningkatan berkelanjutan) seperti disajikan pada Gambar Manual Peningkatan Standar SPMI STKIP BBG Implementasi penjaminan mutu dilakukan secara siklus dengan tahap: a) penetapan Manual Mutu, b) penetapan Standar Mutu, c) pelaksanaan Evaluasi Diri secara sistematis dan berkala, d) pemantauan dan audit mutu internal, e) penyusunan Rekomendasi Tindakan Perbaikan (Rumusan Koreksi), dan f) Bencmarking, g) pelaksanaan program dan kegiatan untuk peningkatan mutu secara berkelanjutan (Gambar 2.1) Gambar 2.1 Siklus Penjaminan Mutu STKIP BBG Pencapaian Standar Mutu yang telah ditetapkan melalui penerapan SPMI didasarkan pada dua prinsip utama: peningkatan/perbaikan proses yang berkesinambungan (continuous improvement) dan peningkatan standar mutu yang berkelanjutan (sustainable quality). Penerapan prinsip continuous improvement melalui mekanisme PPEPP, sedangkan prinsip sustainable quality dilaksanakan melalui Manual Mutu Akademik STKIP BBG 10

18 mekanisme siklus Kendali Mutu seperti diperlihatkan pada Gambar 2.1. Penerapan PPEPP secara konsisten akan mewujudkan Kaizen (perbaikan terus-menerus) pada mutu pendidikan tinggi. Berdasarkan Gambar 2.2, konsep peningkatan mutu secara berkelanjutan dilaksanakan melalui siklus PPEPP yang berulangkali dan juga berkelanjutan (Gambar 2.2). Gambar 2.2. Model SPMISTKIP BBG BAB III CAKUPAN MANUAL SPMI 3.1. Pengertian/Definisi Manual Mutu Akademik STKIP BBG 11

19 Pengertian mutu perlu dirumuskan secara jelas sehingga perguruan tinggi memiliki acuan untuk bekerja. Ton Vroeijenstjin menyatakan bahwa mutu (quality) merupakan kondisi dasar untuk mampu berkompetisi, memiliki daya tarik (attractiveness) dan untuk bisa bertahan (survival). Banyak definisi yang diajukan oleh para pakar jaminan mutu, diantaranya: 1. J.M. Juran: suatu produk/jasa bermutu jika tepat guna (fitness for use). 2. P.B.Crosby: bermutu jika secara konsisten memenuhi kebutuhan pelanggan (conformance to customer requirements). 3. K. Ishikawa: bermutu jika telah memenuhi kepuasan pelanggan (customer sastifaction). 4. A.V. Feigenbaum: bermutu jika dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (meeting customer expectation). 5. Mutu pendidikan tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi. 6. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah kegiatan sistemik untuk meningkatkan m u t u pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. 7. Sistem Penjaminan Mutu Internal yang selanjutnya disingkat SPMI, adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. 8. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal, yang selanjutnya disingkat SPME, adalah kegiatan penilaian melalui akreditasi untuk menentukan kelayakan dan tingkat pencapaian m u t u program studi dan perguruan tinggi. 9. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional. 10. Standar Nasional Pendidikan Tinggi adalah satuan standar yang meliputi Standar Nasional Pendidikan ditambah dengan Standar Nasional Penelitian dan Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat. 11. Standar Pendidikan Tinggi yang Ditetapkan oleh Perguruan Tinggi adalah sejumlah standar pada perguruan tinggi yang melampaui Standar Nasional Pendidikan Tinggi. 12. Perguruan Tinggi yang selanjutnya disingkat PT, adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi Manual Mutu Akademik STKIP BBG 12

20 13. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, yang selanjutnya disingkat BAN- PT, adalah badan yang dibentuk oleh Pemerintah untuk melakukan dan mengembangkan akreditasi perguruan tinggi secara mandiri. 14. Kebijakan : pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran,sikap, pandangan dari institusi tentang sesuatu hal; 15. Kebijakan SPMI : pemikiran, sikap, pandangan universitas mengenai SPMI yang berlaku di universitas; 16. Manual SPMI : dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana menjalankan atau melaksanakan SPMI; 17. Standar SPMI : dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang harus dicapai / dipenuhi; 18. Evaluasi Diri: kegiatan setiap unit dalam universitas secara periodik untuk memeriksa, menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kurun waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dan kekurangannya; 19. Audit SPMI: kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal universitas untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai/dipenuhi oleh setiap unit dalam lingkungan universitas 3.2. Kualifikasi Pejabat/ Petugas yang menjalankan Manual Tim unit Penjaminan Mutu sebagai perancang dan koordinator dengan melibatkan pimpinan STKIP BBG dan semua unit, tenaga pendidik, tenaga kependidikan sesuai dengan tugas, kewenangan dan bidang keahlian Langkah-langkah atau Prosedur SPMI STKIP BBG Cakupan penjaminan mutu terdiri atas Penjaminan Mutu Akademik dan Manajemen Tata Pamong. Ruang lingkup Penjaminan Mutu Akademik adalah Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian pada Masyarakat, sedangkan ruang lingkup penjaminan mutu manajemen dan administrasi adalah: 1) Tata Pamong (governance); 2) pengelolaan, 3. SDM (dosen dan tenaga kependidikan), 4. prasarana dan sarana, 5. pembiayaan. Pemenuhan standar, prosedur dan pelaksanaan pengawasan yang menuju pada peningkatan mutu dan kepatuhan pada standar-standar yang telah ditetapkan merupakan kegiatan inti dari sistem penjaminan mutu. Ruang lingkup ini merupakan lingkaran tertutup yang mengarah pada pencapaian keunggulan STKIP BBG. Penerapan/implementasi Sistem Penjaminan Mutu di STKIP BBG terdiri dari aspek Manual Mutu Akademik STKIP BBG 13

21 mutu akademik dan aspek mutu pengelolaan termasuk administrasi. Implementasi sistem penjaminan mutu ini mengacu kepada Kebijakan Mutu dan Standar Mutu STKIP BBG. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) di STKIP BBG mengikuti tahapan dalam kerangka kerja yang disajikan pada Gambar di bawah ini. Fokus dan prioritas implementasi Sistem Penjaminan Mutu STKIP BBG adalah SPM Akademik, dalam hal ini pengelolaan dan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Namun demikian, sistem penjaminan mutu untuk aspek pengelolaan dan administrasi tetap dianggap penting mengingat aspek ini berperan penting untuk mewujudkan Good University Governance sebagai prasyarat penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berkualitas. Gambar 3.1. Siklus Penjaminan Mutu di STKIP BBG Model Manajemen Pelaksanaan SPMI STKIP BBG dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya berkelanjutan dengan berdasarkan pada model PPEPP. Dengan model ini, maka STKIP BBG akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan. Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PPEPP juga mengharuskan setiap unit dalam Sekolah Tinggi bersikap terbuka, kooperatif, dan siap Manual Mutu Akademik STKIP BBG 14

22 untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan Sekolah Tinggi, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor. Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Sekolah Tinggi terjamin mutunya, dan bahwa SPMI Sekolah Tinggi pun juga selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahannya sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan. Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model manajemen PPEPP adalah kesiapan semua program studi dalam Sekolah Tinggi untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal baik oleh BAN- PT ataupun lembaga akreditasi asing yang kredibel Standar Manual SPMI STKIP BBG Berdasarkan Permendikbud No. 49 Tahun 2014 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Nasional, Unsri menetapkan 24 (duapuh empat) standar SPMI sebagai berikut. Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam pelaksanaan tridharma perguruan tinggi. SNPT terdiri atas: a) Standar Nasional Pendidikan; b) Standar Nasional Penelitian; dan c) Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat. Standar Nasional Pendidikan Tinggi terdiri atas: 1. Standar Kompetensi Lulusan; 2. Standar Isi Pembelajaran; 3. Standar Proses Pembelajaran; 4. Standar Penilaian Pembelajaran; 5. Standar Dosen Dan Tenaga Kependidikan; 6. Standar Sarana Dan Prasarana Pembelajaran; 7. Standar Pengelolaan Pembelajaran; Dan 8. Standar Pembiayaan Pembelajaran. Standar Nasional Penelitian terdiri atas: 1. Standar Hasil Penelitian; 2. Standar Isi Penelitian; Manual Mutu Akademik STKIP BBG 15

23 3. Standar Proses Penelitian; 4. Standar Penilaian Penelitian; 5. Standar Peneliti; 6. Standar Sarana Dan Prasarana Penelitian; 7. Standar Pengelolaan Penelitian; Dan 8. Standar Pendanaan Dan Pembiayaan Penelitian Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat terdiri atas: 1. Standar Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat; 2. Standar Isi Pengabdian Kepada Masyarakat; 3. Standar Proses Pengabdian Kepada Masyarakat; 4. Standar Penilaian Pengabdian Kepada Masyarakat; 5. Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat; 6. Standar Sarana Dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat; 7. Standar Pengelolaan Pengabdian Kepada Masyarakat; Dan 8. Standar Pendanaan Dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat. Jenis Manual SPMI yang perlu disusun oleh unit kerja disesuaikan dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Kriteria standar yang disusun harus sama atau lebih tinggi dari standar yang ditetapkan oleh unit kerja di atasnya. BAB IV SISTEM PENJAMINAN MUTU DI STKIP BBG Manual Mutu Akademik STKIP BBG 16

24 4.1 Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat STKIP Dalam sistem penjaminan mutu di STKIP BBG, yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik adalah Badan Penjaminan Mutu (BJM). Dalam kaitannya dengan fungsi pengelolaan sistem dokumentasi, Badan Penjaminan Mutu (BJM) memiliki tanggungjawab untuk membantu STKIP dan unsur pelaksana STKIP dalam mengelola dokumen, seperti kebijakan mutu, Peraturan akademik, standar mutu, dan manual pedoman. Dokumen tersebut akan menjadi acuan bagi pimpinan STKIP bersama dengan sistem penjaminan mutu dalam mengembangkan dan mengelola dokumen sejenis. Badan Penjaminan Mutu (BJM) bertugas mengembangkan pedoman mutu akademik Sekolah Tinggo, juga berkewajiban berkoordinasi dengan penjaminan mutu akademik di tingkat program studi untuk memastikan bahwa sistem penjaminan mutu dan implementasinya di tingkat Prodi berjalan dengan baik. Sistem dokumentasi penjaminan mutu mengacu pada sistem dokumentasi dikti, yang digunakan dalam rangka audit eksternal oleh BAN-PT. Dalam sistem dokumentasi terdiri atas jenis dokumen, yakni dokumen induk dan dokumen mutu. Dokumen induk (visi dan misi, statuta, organisasi dan tata kerja, rencana strategis, program kerja rektor, pedoman pendidikan, standar mutu). Dokumen mutu (manual mutu, manual prosedur (SOP), intruksi kerja, dokumen pendukung, borang-borang, dan dokumen audit). Model dasar sistem penjaminan mutu STKIP BBG dapat dirumuskan dalam suatu model siklus dan komponen kegiatan berkelanjutan Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Dalam penerapan PPEPP di STKIP BBG, sistem penjaminan mutu meliputi proses penetapan standar, pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi serta audit mutu internal, rumusan koreksi dan rekomendasi serta benchmarking untuk penetapan standar tahun berikutnya. Secara umum langkah untuk menjalankan sistem penjaminan mutu adalah sebagai berikut 1) Menyusun organisasi penjaminan mutu, 2) menyusun sistem (kebijakan, sistem dokumen (standar mutu, manual mutu, dan manual prosedur (SOP), 3) menjalankan sistem (sosialisasi dan menjadi acuan kerja, 4) Melakukan audit internal mutu dan 5) tindak lanjut. Monitoring dan Evaluasi Internal dijadwalkan untuk dilaksanakan tiga kali dalam setahun ketika program kegiatan sedang dilaksanakan pada tahun berjalan sehingga hasil rumusan koreksi maupun rekomendasi yang diperoleh dalam proses monitoring dan evaluasi internal akan bermanfaat untuk melanjutkan Manual Mutu Akademik STKIP BBG 17

25 kegiatan pada satu periode program kegiatan yang sama. Sementara itu, proses audit mutu internal yang dilakukan masing-masing unit kerja paling lambat dua bulan setelah tahun akademik berakhir akan bermanfaat dan berimplikasi pada pelaksanaan kegiatan unit kerja tersebut pada tahun yang akan datang, sekaligus menjadi bagian dari obyek penilaian kinerja unit kerja yang hanya dilakukan dua kali setahun setelah satu tahun kegiatan berakhir. Untuk melaksanakan jaminan mutu akademik di STKIP BBG, maka dibentuk struktur fungsional organisasi Badan Jaminan Mutu (BJM). Struktur tersebut mencakup tingkat STKIP dan program studi. 4.2 Landasan Kebijakan Manajemen Mutu Kebijakan Manajemen Mutu Pusat Penjaminan Mutu STKIP BBG menggunakan rujukan: 1. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. 2. Peraturan Pemerintah RI No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 4. Peraturan Pemerintah RI No.66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun Pedoman Akreditasi Perguruan Tinggi dan Akreditasi Program Studi Sarjana, oleh Badan Akreditasi Nasional, Visi, Misi dan Tujuan STKIP BBG. 8. Organisasi dan Tata Kerja (OTK) STKIP BBG. 9. Statuta STKIP BBG, Rencana Strategis (Renstra) STKIP BBG. 11. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Badan Standardisasi Nasional. 12. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal STKIP BBG. 4.3 Struktur Organisasi Pusat Penjaminan Mutu Manual Mutu Akademik STKIP BBG 18

26 Untuk melaksanakan penjaminan mutu akademik di STKIP BBG, dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu (struktur organisasi mutu) yang melekat pada struktur organisasi Sekolah Tinggi. Struktur organisasi mutu tersebut mencakup organisasi mutu tingkat Sekolah Tinggi, dan program studi, seperti diperlihatkan pada skema Gambar 4.1 di bawah: Ketua Ketua BJM Sekretaris Bidang Audit Internal Bidang Dokumen Mutu Bidang Akreditasi UPMP PS 1 UPMP PS 2 UPMP PS 3 UPMP PS 4 UPMP PS 5 UPMP PS 6 Gambar 4.1. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu di STKIP BBG Pada tingkat Sekolah Tinggi terdapat Badan Penjaminan Mutu (BJM). BJM bertanggung jawab kepada Ketua dan dalam pelaksanaan kegiatannya berkoordinasi dengan Wakil Ketua Bidang Akademik. Pada tingkat program Studi terdapat Unit Pengendalian Mutu Prodi (UPMP). Hubungan tata kerja antara BJM dan UPMP bersifat koordinatif, konsultatif, dan fasilitatif. Tanggungjawab dan wewenang satuan organisasi tingkat Sekolah Tinggi, dan Program Studi seperti ditabulasikan pada Tabel 3. Tabel 3. Tanggungjawab dan wewenang satuan organisasi mutu tingkat Sekolah Tinggi, dan Bagian/Program Studi Manual Mutu Akademik STKIP BBG 19

27 Tingkat Fungsi Satuan Kerja Sekolah Tinggi Bagian/Prog ram Studi TQM & QA TQC Badan Penjaminan Mutu (BJM) Unit Pengendalian Mutu Prodi (UPMP) Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik Waket 1/Ketua BJM Ketua Prodi/Ketua UPMP Penanggungjawab Pelaksanaan Sistem Audit Mutu Akademik Manajer program audit Mutu Akademik internal (ditunjuk oleh PRI/Ketua BJM) Ketua UPMP Susunan dan rincian tugas dari organisasi mutu pada setiap tingkat: Tingkat Sekolah Tinggi 1. Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat Sekolah Tinggi terdiri atas unsur-unsur senat STKIP, pimpinan STKIP, dan Badan Penjaminan Mutu (BJM). 2. Senat STKIP adalah badan normatif dan perwakilan tertinggi yang beranggotakan Ketua, para Wakil Ketua, para ketua lembaga/unit, para Ketua Prodi, dan 2 (dua) orang wakil dosen dari tiap program studi. 3. Tugas senat Sekolah Tinggi terkait dengan penjaminan mutu adalah menetapkan kebijakan akademik Sekolah Tinggi dan standar mutu akademik. 4. Pimpinan Sekolah Tinggi adalah Ketua beserta para Wakil Ketua, sebagai lembaga eksekutif tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu. 5. Tugas pimpinan Sekolah Tinggi adalah memastikan bahwa standar mutu akademik Sekolah Tinggi dipenuhi dengan cara membuat kebijakan-kebijakan yang sesuai, peraturan akademik yang dibutuhkan, serta mengupayakan pemenuhan sumberdaya yang diperlukan. 6. BJM dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Ketua dengan tugas pokok sebagai berikut: a. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan penjaminan mutu STKIP BBG. b. Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu STKIP BBG. c. Memonitor, mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu STKIP BBG. d. Mengembangkan dan melaksanakan audit internal STKIP BBG. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 20

28 e. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada Pimpinan STKIP BBG. f. Menyiapkan SDM penjaminan mutu (Auditor) STKIP BBG. 7. BJM terdiri dari unsur Ketua, Staf bidang audit internal, Staf bidang Dokumen Mutu dan staf bidang akreditasi dan dosen perwakilan Program studi. 8. BJM bertanggung jawab kepada Ketua dan dalam pelaksanaan tugasnya berkoordinasi dengan Wakil Ketua Bidang Akademik. 9. BJM melakukan fungsi pelayanan dalam bidang : a. Pengembangan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik tingkat sekolah Tinggi. b. Pengembangan dan pelaksanaan audit mutu akademik internal. c. Sosialisasi penjaminan mutu akademik. d. Pengembangan database dan sistem informasi untuk implementasi dan pemantauan SPMA. e. Monitoring dan evaluasi internal (Monev-In) terhadap Program Hibah Kompetisi (PHK) di Sekolah Tinggi. f. Pelatihan, konsultasi dan kerjasama di bidang penjaminan mutu. g. Konsultasi akreditasi program studi dan pembukaan program studi baru. 10. Ketua BJM bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun manual mutu akademik dan manual prosedur yang sesuai dengan keadaan sosial budaya kampus STKIP BBG. 11. Devisi Audit Internal Mutu Akademik bertanggung jawab atas terlaksananya audit mutu akademik tingkat Sekolah Tinggi yang memeriksa kepatuhan pelaksana akademik terhadap standar akademik. 12. Devisi Dokumen Mutu bertanggungjawab melakukan aktivitas pembuatan dokumen mutu dan melakukan monitoring dan evaluasi pada seluruh kegiatan. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh tim monitoring evaluasi yang ditunjuk melalui surat keputusan (SK) Ketua. 13. Divisi Akreditasi bertanggungjawab dalam pedampingan pelaksanaan akreditasi di tingkat sekolah tinggi dan program studi. 14. Kelompok Auditor Internal mutu akademik adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai auditor mutu akademik. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 21

29 4.3.2 Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Tingkat Program Studi Dalam Sistem Penjaminan Mutu tingkat Prodi, organisasi yang bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik adalah UPMP (unit pengendalian mutu prodi), yang didirikan atas Surat Keputusan (SK) Ketua. UPMP secara umum memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut. 1. Bersama pimpinan mengkoordinasikan aktivitas penjaminan mutu akademik di tingkat STKIP. 2. Bersama pimpinan STKIP dan unsur Prodi lainnya menyusun sistem dokumentasi mutu yang terdiri dari : (a) Kebijakan Mutu Akademik, (b) Standar Mutu Akademik, (c) Pedoman Mutu Akademik, (d) Pedoman Prosedur Akademik, (e) Instruksi Kerja, (f) Borang dan Dokumen pendukung lainnya, Satuan Penjaminan Mutu juga bertanggungjawab dalam pengelolaan seluruh dokumen mutu di atas. 3. Mendukung pimpinan STKIP dan unsur Prodi lainnya dalam menjalankan aktivitas dan program kerja dalam rangka pencapaian standar mutu. 4. Mengkoordinasikan audit mutu akademik pada program studi. 5. Membantu pimpinan Prodi dalam mengintegrasikan improvement plan milik program studi ke dalam program kerja tahunan Prodi sebagai tindak lanjut audit program studi. 6. Bersama pimpinan STKIP dan unsur lainnya menyusun improvement plan sebagai tindak lanjut dari audit mutu akademik Prodi oleh STKIP dan mengkoordinasikan pelaksanaan improvement plan. Deskripsi Tugas UPMP Program studi 1. Ketua a. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh staf UPMP Program Studi. b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas UPMP Program Studi dan melaporkannya kepada Ketua 2. Sekretaris a. Membantu Ketua UPMP dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya. b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan UPMP Program Studi dan mengarsipkannya. c. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda Manual Mutu Akademik STKIP BBG 22

30 rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan d. Menyusun konsep laporan kegiatan setiap semester e. Bertanggung jawab kepada Ketua UPMP Program Studi 3. Anggota a. Mengembangkan SPMA Program Studi dan implementasinya b. Mengembangkan Sistem Monevin pengelolaan PHK dan pelaporannya c. Mengkoordinasikan Standarisasi Akreditasi S-1 d. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait SPMA maupun Monevin e. Mengembangkan Sistem Layanan Masyarakat f. Melaksanakan Audit Sistem & Kepatuhan g. Mengembangkan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu h. Mengembangkan Konsep Sistem Reward dan Early Warning 4.4 Sistem Dokumentasi Standar Dokumen Standar dokumen dalam Penjaminan Mutu di STKIP BBG diatur sebagaimana contoh berikut : 1. Standar format penulisan, yakni diketik dalam ukuran kertas A4, huruf Arial font 11 atau Standar lembar pengesahan contohnya sebagaimana berikut : 3. Standar dokumen, a. Standar isi dokumen manual mutu penetapan standar, pelaksanaan standar, pengendalian standar, pengembangan/peningkagtan meliputi: 1) Visi, misi, tujuan STKIP BBG 2) Tujuan Manual Mutu 3) Luas lingkup Manual mutu dan Penggunaannya 4) Definisi istilah 5) Langkah 6) Kualifikasi pejabat yang menjalankan 7) Catatan 8) Referensi b. Standar isi dokumen manual prosedur (SOP), berisi : 1) Tujuan 2) Ruang lingkup Manual Mutu Akademik STKIP BBG 23

31 3) Definisi 4) Rujukan 5) Garis besar prosedur 6) Bagan alir 7) Lampiran c. Standar isi dokumen instruksi kerja, meliputi urutan-urutan instruksi kerja yang diberikan kepada orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu, untuk menjamin pekerjaan sesuai dengan standar. d. Standar isi dokumen borang, meliputi : 1) Borang ata blangko (form) dibuat dan dikembangkan untuk mencatat data yang sesuai dengan persyaratan dokumentasi sistem penjaminan mutu 2) Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk mencatat data 3) Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran dalam manual mutu, manual prosedur (SOP) atau instruksi kerja e. Standar isi dokumen pendukung, 1) Dokumen terkendali (rekaman) 2) Dimasukkan dalam dokumen sistem manajemen mutu untuk menunjukkan asal informasi penting Sistem Coding Dokumen Sistem coding dalam dokumen sistem penjaminan mutu terdiri atas 4 digit, dua digit didepan kode unit kerja/lembaga, dan dua digit dibelakang kode jenis dokumen. Tabel 2.1. Kode Unit Kerja/Lembaga No Nama Lembaga Kode 1 Senat STKIP 01 2 Yayasan 02 3 STKIP 03 4 Biro administrasi dan akademik 04 5 Lembaga penelitian dan pengabdian Masyarakat 05 6 Badan Jaminan Mutu 06 7 Unit PPL dan Mikro teaching 07 8 Unit Teknogi dan Informasi 08 9 Perpustakaan 09 Manual Mutu Akademik STKIP BBG 24

32 10 Program Studi Bahasa, Sastra Indonesia Program Studi Penjaskes Program Studi Matematika Program Studi Bhs. Inggris Program Studi PG-PAUD Program Studi PGSD 017 Tabel 2.2. Kode Jenis Dokumen No nama Dokumen Kode 1 Statuta 01 2 Organisasi dan Tata Kerja STKIP 02 3 Rencana Strategis STKIP 03 4 Rencana Induk Pengembangan STKIP 04 5 Rencana Operasional STKIP 05 6 Program kerja STKIP 06 7 Pedoman/peraturan Akademik STKIP 07 8 Kebijakan Mutu SPMI 08 9 Standar Mutu SPMI Manual Mutu SPMI Organisasi dan Tata Kerja Prodi Rencana Strategis Prodi Rencana Induk Pengembangan Prodi Rencana Operasional Prodi Program kerja Prodi Manual Prosedur (SOP) Instruksi Kerja Borang-borang Dokumen Pendukung 19 Daftar Dokumen yang dimiliki oleh STKIP BBG Tabel 2. Dokumen mutu untuk SPMA STKIP BBG Tingkat Sekolah Tinggi Bagian/Program Studi Kebijakan akademik Standar akademik Manual mutu akademik Manual Prosedur Implementasi SPMA Peraturan akademik Kompetensi lulusan Spesifikasi PS Manual Prosedur Instruksi kerja Strategi Implementasi Dalam rangka pengembangan dan implementasi penjaminan mutu akademik, pada tahap awal STKIP BBG tidak harus memperhatikan semua fungsi utama, yaitu pendidikan, riset dan pelayanan kepada masyarakat secara merata dan sama berat. Manual Mutu Akademik STKIP BBG 25

33 Jika ini dilakukan STKIP BBG akan terjebak dalam suatu kerja yang sangat berat, baik dalam pendanaan, alokasi tenaga, dan waktu. Vroeijenstijn menganjurkan agar Perguruan Tinggi memulai program pengembangan jaminan mutu pada suatu bidang yang paling utama, yaitu pendidikan. Alasannya adalah karena mutu terutama ditentukan oleh apa yang terjadi di prodi, yaitu situasi pembelajaran dan pengajaran. Oleh karena itu STKIP BBG memulai implementasi SPMA dari aspek pendidikan, terutama proses belajar-mengajar, dan secara bertahap akan ditingkatkan serta diperluas untuk mencakup aspek-aspek lain seperti yang dinyatakan dalam ruang lingkup SPMA Indikator Kinerja Kunci SPMA Di samping tingkat kepatuhan (compliance) seluruh kegiatan pada seluruh tingkat/satuan organisasi, diperlukan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicator) untuk mengukur efektivitas SPMA. Tabel 4 menyajikan indikator kinerja kunci beserta cara pengukurannya. Tabel 4. Indikator kinerja kunci dan cara pengukurannya Standar Indikator Kinerja Kunci Cara Perhitungan Kebijakan Umum Kurikulum, Proses Pembelajaran, dan Evaluasi Hasil Studi Mahasiswa Kebijakan umum diketahui secara luas dan transparan oleh stakeholder Tingkat kehadiran mahasiswa Tingkat kehadiran staf pengajar Ketepatan rencana dan pelaksanaan perkuliahan/praktikum Ketepatan jadwal pemeriksaan ujian dan pemasukan nilai Mahasiswa drop out Rata-rata IPK semester berjalan Persentase mahasiswa dengan masa studi 48 bulan (khusus S1) Rata-rata waktu penyelesaian tugas akhirjumlah lulusan per tahun Persentase lulusan dengan Angket per tahun Absensi satu semester Absensi satu semester Kecocokan pelaksanaan dengan rencana kuliah/praktikum Waktu pemasukan nilai Julah mahasiswa drop out per tahun Mahasiswa semester berjalan Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Lulusan 5 tahun terakhir Manual Mutu Akademik STKIP BBG 26