BAB II TINJAUAN TEORITIS

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Keliling Pengertian Perpustakaan Keliling Perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran yang terbuka untuk masyarakat umum tanpa membeda-bedakan usia, agama, ras, pekerjaan keturunan, jenis kelamin, serta memberikan layanan tempat rekreasi intelektual serta tempat belajar berkesinambungan. Menurut buku Perpustakaan dan Masyarakat (2006: 43), perpustakaan keliling adalah Perluasan layanan ekstensi dari perpustakaan umum kabupaten/kota. Perpustakaan tersebut memberikan layanan dengan cara mengunjungi tempat tinggal atau tempat kegiatan masyarakat, dengan jadwal tertentu dan bekerja sama dengan masyarakat dan swasta. M. Ali, (2006: 108), mengemukakan bahwa: Perpustakaan keliling adalah perpustakaan yang bergerak dengan membawa bahan pustaka seperti buku, majalah, koran, dan bahan pustaka lainnya untuk melayani masyarakat dari suatu tempat ke tempat lain yang belum terjangkau oleh layanan Perpustakaan Kotamadya yang menetap. Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat, dan memberikan layanan gratis kepada masyarakat. 2.2 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Keliling Tujuan Perpustakaan Keliling Pada dasarnya perpustakaan keliling mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Dalam buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Keliling (1992: 4) dinyatakan bahwa perpustakaan keliling mempunyai tujuan utama yaitu: 1. Memeratakan layanan informasi dan bacaan kepada masyarakat sampai daerah terpencil dan belum/tidak mungkin didirikan perpustakaan menetap. 2. Membantu perpustakaan umum dalam mengembangkan pendidikan informal kepada masyarakat. 3. Memperkenalkan buku-buku dan bahan pustaka lainnya kepada masyarakat. 5

2 4. Memperkenalkan jasa perpustakaan kepada masyarakat, sehingga tumbuh budaya untuk memanfaatkan jasa perpustakaan kepada masyarakat 5. Meningkatkan minat baca dengan mengembangkan cinta buku pada masyarakat. 6. Mengadakan kerjasama dengan lembaga masyarakat sosial, pendidikan dan pemerintah daerah dalam meningkatkan kemampuan intelektual dan kultural masyarakat. Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan keliling adalah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapat informasi secara mudah, cepat, dan tepat. Dalam meningkatkan pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. Disamping itu perpustakaan keliling juga berperan sebagai agen kultural yang bertugas menumbuhkan apresiasi mayarakat di bidang seni dan budaya Fungsi Perpustakaan Keliling Untuk mencapai tujuan perpustakaan keliling, perpustakaan harus dapat semaksinal mungkin untuk melaksanakan fungsinya dengan baik. Dalam buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Keliling (1992: 5) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan keliling adalah: 1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar 3. Pusat pengajaran 4. Pusat penelitian 5. Pusat penyebaran informasi Berdasarkan uraian di atas penulis berkesimpulan bahwa fungsi perpustakaan keliling adalah sebagai tempat untuk menyebarluaskan informasi, mengembangkan kebiasaan membaca, melestarikan, pendidikan, penelitian, informasi, dan mempromosikan kebudayaan Tugas Perpustakaan Keliling Dalam mencapai tujuan perpustakaan harus dapat semaksimal mungkin untuk menjalankan tugasnya dengan baik. Dalam buku Panduan Penyelenggara Perpustakaan Keliling (1992: 4) dinyatakan bahwa tugas perpustakaan Keliling adalah: 6

3 1. Melayani masyarakat yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap, karena di lokasi tersebut belum terdapat gedung perpustakaan. 2. Melayani masyarakaat yang oleh situasi dan kondisi tertentu tidak dapat datang atau tercapai perpustakaan menetap, misalnya kerena sedang di rawat dirumah sakit, menjalani hukuman di lembaga permasyarakataan, berada di panti asuhan atau rumah jompo dan lain sebagainya. 3. Mempromosikan layanan perpustakaan umum kepada masyarakat yang belum pernah mangenal perpustakaan. 4. Memberikan layanan yang bersifat sementara sampai di tempat tersebut didirikan gedung perpustakaan umum menetap. 5. Sebagai sarana untuk membantu menemukan lokasi yang tepat untuk membangun perpustakaan menetap, atau perpustakaan umum yang akan direncanakan untuk dibangun. 6. Menggantikan fungsi perpustakaan menetap apabila situasi tertentu memungkinkan didirikan perpustakaan menetap di tempat tersebut. 7. Melakukan tugas-tugas kepustakawan, seperti : mendata/membuat lokasi secara berkala, satu sampai dua bulan sekali, agar pengunjung tidak bosan dan membuat laporan kegiatan bulanan, tribulanan dan tahunan. Dari defenisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa tugas perpustakaan keliling adalah memberikan layanan kepada masyarakat untuk mendapat informasi secara mudah, tepat dan cepat untuk menigkatkan pengetahuan keterampilan dan kesejahteraan. 2.3 Koleksi Perpustakaan Keliling Salah satu unsur utama perpustakaan adalah tersedianya koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak akan dapat memberikan layanan yang baik kepada masyarakat pemakainya. Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (1999: 19) dinyatakan bahwa: Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat pengguna dalam rangka memenuhi informasi yang dibutuhkan. Sehubungan dengan hal di atas dalam buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Keliling (1992: 10) dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan keliling mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku,majalah dan surat kabar. Bahan pustaka terekam seperti slide, kaset audio, kaset video dan film. 7

4 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan keliling terdiri dari bahan tercetak, bahan pustaka terekam, dan bahan pustaka elektronik yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi Jenis Koleksi Pepustakaan Menurut Yulia (1993: 3), ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu: 1. Karya cetak Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak seperti a) Buku Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan.berdasarkan standart dari Unesco tebal buku paling sedikit 49 halaman, tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, buku rujukan. b) Terbitan berseeri Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam waktu tertentu, seperti laporan tahunan, triwulanan dan sebagainya. 2. Karya noncetak Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan yidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai dalam istilah ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah: a) Rekaman suara Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset. b) Gambar hidup dan rekaman video Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan. c) Bahan grafika Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat lagsung (lukisan, bagan, foto, gambar, teknik, dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (selid, transparansi, dan film strip) d) Bahan kartografi Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara dan sebagainya. 8

5 3. Bentuk mikro Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu: a) Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film, ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm. b) Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm dan 75 mm x 125 mm c) Microopaque, Bentuk micro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya, ukuran sebesar mikrofis. 4. Karya dalam bentuk elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD- ROM player dan sebagainya. Berdasarkan defenisi di atas dapat diketahui bahwa ada empat jenis koleksi yaitu karya cetak, karya noncetak, bentuk mikro, karya dalam bentuk elektronik dan pengelompokan bahan pustaka terdiri dari bahan pustaka umum, bahan pustaka rujukan, bahan pustaka pandang dengar dan audio visual. 2.4 Pengadaan Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka. Dalam buku Panduan Penyelenggara Perpustakaan Keliling (1992: 12) dinyatakan bahwa pengadaan buku-buku untuk perpustakaan keliling dilakukan oleh perpustakaan daerah atau perpustakaan umum yang bekerja sama dengan pemeintah daerah setempat. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Tanpa pengadaan bahan pustaka, suatu perpustakaan tidak bisa dikatakan sempurna. Untuk itu, pengadaan sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan karena melalui proses pengadaan kita bisa mengetahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki, serta berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. 9

6 2.4.1 Pemilihan Koleksi Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan. Salah satu kriteria dalam penilaian layanan perpustakaan melalui kualitas koleksinya. Menurut Ade Kohar (2003: 6), Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternative para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi Pemilihan Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (1999: 23) Prosedur yang dilakukan dalam pemilihan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas dan kemampuan perpustakaan oleh pihak yang diberi wewenang memilih bahan pustaka 2. Pengadaan bahan pustaka disesuaikan dengan misi dan program program perpustakaan 3. Komposisi cakupan subjek & jenis koleksi hendaknya proporsional dan diupayakan mencukupi kebutuhan dan memuaskan penggunanya 4. Bahan pustaka yang diusahakan hendaknya dipilih yang mutakhir atau edisi terakhir 5. Pemilihan bahan pustaka didasarkan atas azas manfaat dan efisiensi Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pemilihan koleksi dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang memilih berdasarkan skala prioritas, sesuai dengan misi program perpustakaan berdasarkan azas manfaat dan efisiensi Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka Pengembangan koleksi harus menurut suatu rencana tertentu yang sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Menurut Siregar (2002: 11) prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka antara lain: 1. Relevansi atau kesesuaian Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya 2. Orientasi kepada penguna Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan 10

7 3. Unsur kelengkapan Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi dari kelengkapan/jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki 4. Unsur kemutakhiran Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi 5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak Perpustakaan hendaknya menjalin kerjasama dengan berbagai pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi 6. Menggunakan alat bantu pemilihan Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit Pihak-Pihak Yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Bahan Pustaka Agar koleksi perpustakaan benar-benar relevan dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan berbagai pihak sebagaimana diuraikan dalam prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka. Menurut Siregar (2002: 11-13) pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka adalah 1. Pustakawan Pustakawan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pengembangan koleksi, sebagaimana dikemukakan oleh Lyle, bahwa: Pustakawan memegang peranan penting dan sangat menentukan dalam pemilihan bahan pustaka. Pustakawan mengarahkan dan mengkoordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara efektif, mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit. Secara umum tugas pustakawan pengadaan adalah sebagai berikut 1. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak 2. Menyeleksi permintaan pengguna/pakar 3. Bertanggung jawab akan pembinaan koleksi 11

8 4. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku 5. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pengembangan koleksi 6. Membina hubungan baik dengan penerbit, toko buku, agen 7. Melaksanakan pemilihan buku referensi umum 8. Memikirkan penggunaan dana secara tepat guna 9. Menganalisa kebutuhan pengguna 2. Subyek spesialis /pakar Dalam pemilihan bahan pustaka, subyek spesialis mempunyai peranan yang penting karena mereka adalah ahli dalam bidang yang ditekuninya. 3. Bagian sirkulasi Keikutsertaan bagian sirkulasi dalam pemilihan bahan pustaka adalah karena bagian ini dapat memberi informasi tentang bahan pustaka yang banyak digunakan dan dicari oleh pengguna, sehingga dapat dipikirkan pembelian/penambahan jumlah eksemplar jika bahan pustaka tersebut dianggap kurang. 4. Bagian pengadaan Bagian pengadaan memegang peranan yang penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administrasi pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. 5. Pengguna Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi perpustakaan, oleh sebab itu permintaan mereka atas bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk mengukur selera dan minat baca pengguna Alat Bantu Alat bantu merupakan alat untuk menyeleksi bahan pustaka dan untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal. Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1999: 14) Pemilihan bahan pustaka dapat dilakukan dengan mempergunakan berbagai alat pemilihan sebagai berikut: 1. Bibliografi subyek khusus 2. Daftar tambahan koleksi 3. Timbangan buku 4. Masukan dari pengguna perpustakaan Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alat bantu bahan pustaka dapat memanfaatkan berbagai alat verifikasi sebagai sarana bantu identifikasi bahan pustaka. 12

9 Dari pemilihan alat bantu pemilihan buku tersebut dapat diketahui keterangan tentang buku yang akan dipesan. Informasi yang dapat diketahui dari alat bantu pemilihan adalah: 1. Nama pengarang/editor/penerjemah/penyunting 2. Judul buku 3. Tempat terbit, penerbit dan tahun terbit. 4. Edisi 5. ISBN ( international standard book number ) 6. Harga 7. Keterangan singkat mengenai isi buku tersebut, dan kepada siapa buku itu diperuntukkan, jika alat bantu yang digunakan itu beranotasi (Siregar. 2002: 14) Untuk memudahkan pekerjaan bagian pengadaan dalam penelusuran data bibliografis bahan pustaka tersebut d iatas perpustakaan sebaiknya menyediakan formulir permintaan bahan pustaka bagi pengguna perpustakaan. Formulir tersebut dapat dibuat sebagai berikut. Permintaan Bahan Pustaka Pengarang/editor/penyunting : Judul : Edisi : Tahun : ISBN : Penerbit dan tempat terbit : Jumlah yang meminta : Harga satuan : Catatan (diisi oleh petugas perpustakaan) 1. Katalog ada/tidak ada : 2. Verifikasi dengan tanggal : Paraf Sumber : (Siregar. 2002: 17 ) Cara Pengadaan Dalam pengadaan bahan pustaka, perpustakaan perlu membina hubungan kerja dengan berbagai mitra kerja agar perpustakaan memperoleh informasi yang selalu mutakhir dan cepat. Untuk mengurangi kesalahan dan kegagalan dalam pengadaan perpustakaan sebelumnya perlu mencatat dengan benar data bibliografi bahan pustaka dan melakukan verifikasi pada katalog perpustakaan, kartu 13

10 desiderata, daftar bahan pustaka yang sedang dalam proses pembelian dan daftar bahan pustaka yang sedang diolah. Dalam buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (1999: 24) Prosedur pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Pembelian meliputi pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit toko buku atau agen, baik pemesanan secara tetap atau sesuai kebutuhan 2. Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat dipertukarkan, seperti terbitan perpustakaan, terbitan institusi induk atau diambil dari koleksi yang jumlah koleksinya berlebih 3. Hadiah dari lembaga lain : penambahan melalui cara ini lebih ekonomis, namun sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluarsa. Karena itu perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur 4. Titipan : perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar bias dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaannya tanpa memikul resiko 5. Terbitan sendiri : perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporan direktori yang diterbitkan baik oleh perpustakaan atau lembaga Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka dipilih yang mutakhir disesuaikan dengan visi dan misi program perpustakaan, dan cara pengadaannya adalah melalui pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan, dan terbitan sendiri Pemesanan Pemesanan merupakan bagian dari proses pengadaan bahan pustaka untuk menambah koleksi di perpustakaan. Menurut buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 18) Tahap- tahap pemesanan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Setelah pemilihan selesai dilakukan dan disetujui oleh penanggung jawab pengembangan koleksi, petugas bagian pengadaan menyiapkan kartu/formulir desiderata. Kartu/formulir desiderata ini kemudian disusun berdasarkan abjad pengarang atau penerbit. 2. Menyiapkan daftar dibuat rangkap menurut kebutuhan. 14

11 3. Mengirimkan daftar pesanan kepada penerbit, agen atau toko buku disertai dengan surat pengantar yang menjelaskan cara pembayaran yang akan ditempuh, kepada penerbit, agen, atau toko buku diminta untuk diminta faktur sementara dari bahan-bahan yang dipesan. 4. Faktur sementara yang diterima kemudiaan dicocokkan dengan kartu/formulir desiderata untuk mengetahui judul-judul yang tidak dapat disediakan oleh penerbit, agen atau toko buku. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pemesanan bahan pustaka dilakukan melalui tahapan yang telah disesuaikan oleh penerbit, agen atau toko buku. Setelah itu secara otomatis pemesan akan memperoleh bahan tersebut. 2.5 Pelayanan Salah satu kegiatan perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna, yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan nformasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Pelayanan pengguna merupakan kegiatan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna sehubungan dengan kebutuhan akan nformasi. Jadi pada kegiatan inilah perpustakaan secara langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Karena itu perpustakaan harus menyelenggarakan pelayanan yang cepat dan tepat dengan kebutuhan penggunanya. Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 71) Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan. Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa pelayanan pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya Sistem Pelayanan Perpustakaan Dalam proses kegiatan diperpustakaan dikenal dengan dua sistem yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah sistem pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan 15

12 agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Lasa (1994: 51), sistem layanan perpustakaan adalah system layanan tertutup dan layanan terbuka. 1. Layanan Terbuka (open acces) Layanan terbuka adalah layanan yang memperkenankan pengguna mencari sendiri informasi yang dibutuhkan dalam jajaran rak koleksi Dalam sistem ini para pengunjung dapat secara babas memililih dan mencari sendiri bahan pustaka yang ada di mobil. Pengunjung langsung manuju ke rak-rak buku dan majalah dan koran yang tersedia di perpustakaan keliling. Apabila pengunjung mendapat kesulitan dalam menemukan bahan pustaka yang dicari, mereka dapat meminta bantuan petugas perpustakaan. (M.Ali, 2006: 123 ). Salah satu keuntungan dari pada sistem layanan terbuka ini adalah: Sistem layanan terbuka dapat menyadarkan seorang untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dengan jalan memanfaatkan koleksi perpustakaan. kesadaran seseorang dimulai melihat, kemudian mangamati dan akhirnya membaca bahan pustaka yang dapat ditemukan di perpustakaan. Dari membaca sebuah buku kemudian timbul keinginan untuk membaca yang lain, yang akhirnya ingin membaca sebanyak mungkin. Tanpa disedari orang akan mendapatkan tambahan pengetahuan dari pembaca. (Soeatminah, 1987: 77). Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiaannya: a. Frekuensi kerusakan kelibih besar. b. Memerlukan ruangan yang yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lain nya memerlukan jarak yank longgar. c. Susunan buku menjaditidak teratur. Oleh sebab itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving. d. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering binggung (Lasa, H.s.1994: 5-6) 2. Layanan Tetutup Pada sistem layanan tertutup pengguna tidak diperkenankan masuk ke ruang koleksi. Menurut M.Ali, (2006: 123) Dalam layanan jenis ini, pustakawan/ petugas perpustakaan yang mengambil bahan pustaka yang diperlukan oleh pemakai jasa perpustakaan keliling. Para pengunjung meminta bahan pustaka yang diperlukan kepada petugas layanan perpustakaan keliling. Petugas tersebut mencari dan mengambil koleksi di rak dan menyerahkan kepada yang bersangkutan. Dalam sistem tertutup ini, peminjaman tidak boleh mengambil sendiri bahan dari tempatnya. 16

13 Pengunjung tidak diperkenankan masuk kedalam mobil perpustakaan keliling sehingga pengambil bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan keliling. Oleh karena itu pengunjung harus mengetahui terlebih dahulu secara jelas nama pengarang, judul buku yang dibutuhkan. Sebelum mengajukan permintaan kepada petugas layanan perpustakaan. Agar judul maupun pengarang yang dimaksud tepat, pengunjung dapat menggunakaan katalog pengarang, judul, maupun subyek. Apabila nama pengarang atau pengarang atau judul buku yang dimaksud sudah ditemukan, pengunjung dapat menuliskan permintaannya pada formulir yang disediakan oleh perpustakaan keliling. Salah satu keuntungan dari pada sistem tertutup ini adalah: Penyalah gunaan kepercayaan yang mengakibatkan penyobekan buku pada halaman-halaman tertentu dan pencurian buku dapat diperkecil, sebab buku-buku hanya keluar apabila sudah dicatat peminjamannya. (Soeatminah, 1987: 78). Kerugiaan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah: a. Banyak energi yang terserap dibagian sirkulasi ini b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/pinjam. c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkn misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam. d. Antrian meminjam maupun mengebalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu (Lasa, H.s. 1994: 5). Sedangkan menurut Sariahmas (2007: 17), kelemahan dan keuntungan dari sistem pelayanan terbuka dan palayanan tertutup adalah sebagai berikut: 1. Sistem Pelayanan Terbuka a. Keuntungan sistem pelayanan terbuka 1. Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, krena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak utuk memilih sendiri 2. Menghemat tenaga. Dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambil buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang sudah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu. 3. Judul-judul buku lebih banyak diketahui dan dibaca pengguna. 4. Petugas akan segera judul buku yang sedang dipinjam serta nama ataupun alamat dari peminjam. 5. Apabila pengguna tidak menemukan buku yang dibutuhkan, maka pengguna dapat mencari buku yang relevan sesuai dengan kebutuhannya. 6. Kecil kemungkinan ada kesalahpahamn antara petugs dan pengguna. 17

14 b. Kelemahan sistem pelayanan terbuka 1. Frekuensi kerusakan lebih besar 2. Memerlukan ruangan yang lebih besar, serta letak rak dari yang satu dengan yang lainnya memerlukan jarak yang lebih longgar. 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. 4. Pemula yang baru datang ke perpustakaan sering kebingungan dalam mencari kebutuhan. 2. Sistem pelayanan tertutup a. Keuntungan sistem pelayanan tetutup 1. Daya tampung lebih banyak, karena jarak rak yang satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak. 3. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka kan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem layanan terbuka. 4. Tidak memerlukan ruang baca di ruangan koleksi. b. Kelemahan sistem pelayanan tertutup 1. Banyak tenaga yang terserap 2. Terdapat bahan pustaka yang tidak pernah dipinjam. 3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara pengguna dan petugas. 4. Antrian peminjaman serta pengembalian lebih panjang. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup mengurangi kebebasan dan kesempatan bagi pengguna untuk mengetahui sejumlah koleksi yang terdapat pada jajaran koleksi perpustakaan Jenis Layanan Jenis pelayanan pengguna yang diberikan perpustakaan akan menentukan mutu dari pelayanan perpustakaan tersebut. Dalam buku pedoman umum pengelolaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi.(1992: 53). Jenis-jenis pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: 1. Layanan Sirkulasi Layanan ini berupa pemberian kesempatan bagi anggota layanan perpustakaan keliling untuk meminjam bahan pustaka yang dapat dibawa pulang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Peminjaman hanya diberikan kepada pengunjung yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan. 2. Layanan Referensi Pengunjung yang memerlukan penelusuran informasi akan memperoleh layanan referensi. Layanan ini mengacu pada bahan-bahan referensi seperti directori dan penerbitan pemerintah. 18

15 3. Layanan baca. Bagi pengunjung yang tidak bermaksud meminjam buku, tapi hanya membacanya saja, maka perpustakaan menyediakan layanan baca sekitar mobil perpustakaan keliling. 4. Pembacaan Cerita Tujuan utama dilakukan pembacaan cerita ini adalah untuk meningkatkan minat baca anak-anak, terutama anak prasekolah. Biasanya layanan ini sering diberikan oleh Perpustakaan Umum, tapi tidak tertutup kemungkinan bagi perpustakaan keliling untuk melakukannya.langkah-langkah pelaksanaan yang dilakukan adalah mempersiapkan pembacaan cerita yang terampil, materi cerita dan tempat. 5. Pemutaran Film Jenis layanan ini merupakan jenis yang paling digemari oleh massyarakat. Ini merupakan sarana paling efektif untuk menyampaikan pesan-pesan dan promosi perpustakaan. 6. Layanan Jasa Dokumentasi Merupakan layanan penyediaan bahan-bahan dokumentasi yang diperlukan oleh pengunjung seperti peraturan-peraturan pemerintah serta peraturan perundang-undangan yang telah dipersiapkan oleh perpustakaan keliling. 7. Layanan Jasa Informasi Pengunjung bisa menanyakan langsung kepada petugas perpustakaan tentang informasi-informasi yang bersipat umum Pelayanan Sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris circulation yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan arti kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertuaran peminjaman dan pengembalian diperpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD atau bahan pustaka lainnya. Menurut Bafadal- Ibrahim (2000: 24) pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Berdasarkan buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 6) Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti: 1. Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur a. Siapa saja yang boleh memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat-syaratnya apa saja 19

16 c. Hak-haknya apa saja d. Lamanya jangka waktu peminjaman e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan. f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan. 2. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan. 3. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan. 4. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakaan. 5. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP) kepada para anggota perpustakaan yang memerlukan untuk keperluan studi. Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan perannya dengan baik maka perpustakaan harus didukung oleh sarana prasarana serta kerja pengelolah yang handal. Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Keanggotaan Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatat anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Martoatmodjo (1994: 38) mengemukakan bahwa kegunaan pendaftaran anggota adalah: 1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik. 20

17 2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka dia harus mengisi formulir keanggotaan. Hal ini menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendaftar dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. 2. Peminjaman Bahan Pustaka Perpustakaan mempunyai tugas antara lain memberikan informasi kepada masyarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000: 97) peminjamam buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa diluar perpustakaan. 3. Pengembalian Bahan Pustaka Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur system pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982: 9) Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatat bukti bahwa pengguna menembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatat pemesanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. 4. Perpanjangan Waktu Pinjaman Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan izin untuk 21

18 memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut. Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994: 59) Memperpanjang masa pinjam adalah izin untuk memperpanjang masa pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. 5. Penagihan Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut Soeatminah (1992: 148) menyatakan bahwa Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, perpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, dan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal. 6. Sanksi Sanksi merupakan kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. 22

19 Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: 1. Denda 2. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu 3. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar mengajar Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. 2.6 Tempat Pelayanan Tempat pelayanan adalah lokasi pelayanan perpustakaan keliling terhadap pemakai, dimana hari dan jam telah ditentukan. Tempat layanan perpustakaan keliling pada dasarnya tidak hanya di unit keliling saja. Tempat layanan perpustakaan keliling sangat bergantung pada jenis layanan yang diberikan oleh masing-masing perpustakaan keliling yang bersangkutan, tempat layanan dapat saja dilakukan diruangan khusus yang disediakan oleh masyarakat setempat, seperti balai desa, sekolah atau pos RT/RW atau lapangan terbuka dengan menyediakan tenda dan kursi-kursi baca yang penting layanan tersebut diatur dan ditata rapi dan menarik supaya pengunjung suka berkunjung ke unit mobil perpustakaan keliling. Serta sebaliknya pada tempat layanan membaca di beri papan nama yang bertuliskan : hari dan waktu kunjungan perpustakaan keliling. Menurut M. Ali (2006: 126), Pos pelayanan adalah penentuan jadwal yang berpedoman pada usul dan saran para pemuka masyarakat, kepala sekolah, pengawas jalan dan lain-lain. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tempat layanan perpustakaan keliling tidak hanya di unit keliling saja bergantung pada jenis layanan yang diberikan oleh perpustakaan keliling yang bersangkutan. 23

20 2.6.1 Waktu Layanan Mengingat layanan Perpustakaan Kelilig bersifat demokratis yang berarti melayani semua lapisan masyarakat, maka waktu layanan perlu diatur sebaikbaiknya sehingga dapat melayani semua pihak yang membutuhkan informasi dan jasa perpustakaan keliling. Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Keliling (1992: 21), Secara ideal waktu layanan perpustakaan keliling perlu dilakukan didalam dua shift perhari, yaitu shift pagi antara pukul dan shift siang antara pukul Dengan demikian shift pagi dapat melayani satu pos layanan (service Poin) dan shift siang dapat melayani satu pos layanan (service poin) sehingga setiap hari per satu unit mobil perpustakaan keliling dapat melayani dua pos layanan membaca. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan perpustakaan keliling melayani semua pihak yang membutuhkan informasi, merata untuk semua kalangan, tanpa memandang golongan, status, dan ekonomi. 24