Aplikasi Sistem Teknologi Informasi di Fungsi-fungsi Organisasi. Week 4 STIE Dewantara

Transkripsi

1 Aplikasi Sistem Teknologi Informasi di Fungsi-fungsi Organisasi Week 4 STIE Dewantara 1

2 Pendahuluan Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. 2

3 Konsep sistem informasi jika diterapkan dalam fungsi-fungsi organisasi akan menjadi: 1. Fungsi akuntansi menjadi sistem informasi akuntansi (accounting information system), 2. Fungsi keuangan menjadi sistem informasi keuangan (financial information system), 3. Fungsi pemasaran menjadi sistem informasi pemasaran (marketing information system), 3

4 4. Fungsi produksi menjadi sistem informasi produksi (production information system atau manufacturing information system), 5. Fungsi SDM menjadi sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system). Sistem-sistem informasi di atas dikenal dengan nama sistem informasi manajemen (management information systems), yang sudah diterapkan di Amerika Serikat pada tahun 1970-an 4

5 Sistem informasi fungsional, dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada manajer-manajer fungsi. Misal, sistem informasi pemasaran merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran untuk menyediakan informasi bagi manajer-manajer di fungsi pemasaran untuk semua tingkatan manajemen, yaitu manajer bawah, menengah, dan atas. 5

6 Sistem informasi akuntansi mendasari sistem-sistem informasi fungsional yang Lainnya, dan menunjukkan bahwa sistemsistem informasi lainnya berhubungan dengan sistem informasi akuntansi. Mengapa demikian..? Implikasinya.? 6

7 Sistem-sistem informasi di fungsifungsi organisasi dapat berdiri sendirisendiri di masing-masing fungsi atau terintegrasi satu dengan yang lainnya. Jika terintegrasi, maka data keuangan di sistem informasi akuntansi dapat dimanfaatkan sehingga dapat digunakan oleh sistem-sistem informasi lainnya yang terintegrasi dengan sistem informasi akuntansi ini. 7

8 Salah satu paket komputer yang terkenal yang berisi dengan modul-modul sistemsistem informasi fungsional adalah ERP (Enterprice Resource Planning), dengan nama produknya misal adalah SAP, Baan, J.D. Edwards, Oracle dan PeopleSoft. Salah satu penyebab produk ERP sukses adalah karena mengintegrasikan sistemsistem informasi fungsional. 8

9 Sistem Pengolahan Transaksi Sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut juga dengan nama SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS (Transaction Processing Systems). Disebut sistem pengolahan transaksi (transaction processing systems), karena sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, memasukkannya ke dalam sistem informasi dan merekamkannya ke basis data dan mengolahnya menjadi informasiinformasi pencatatan nilai (score keeping information). 9

10 Transaksi-transaksi bisnis terjadi di tingkat bawah (operasional) organisasi. Transaksitransaksi bisnis ini dapat berupa transaksitransaksi keuangan dan non keuangan. Transaksi bisnis keuangan operasional ditangani oleh TPS sistem informasi akuntansi. Transaksi bisnis non keuangan operasional ditangani oleh TPS masing-masing sistem informasinya. 10

11 Sistem-Sistem Informasi Fungsional Sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di fungsi-fungsi bisnis, yang meliputi area akuntansi, produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Sistem informasi yang diterapkan di area fungsi-fungsi tersebut dinamakan sistem-sistem informasi fungsional/sistem informasi bisnis, tdd: Sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA), Sistem informasi keuangan (SIMKEU), Sistem informasi pemasaran (SIMPEM), Sistem informasi produksi (SIMPRO), Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM). 11

12 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA) adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah: Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support the day to day operations) TPS (transaction processing systems) dalam SIA mengolah data transaksi menjadi informasi yang berguna untuk melakukan kegiatan operasi sehari-hari. 12

13 Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers) Manajemen menengah membutuhkan informasi akuntansi untuk melihat penyimpanganpenyimpangan yang terjadi antara yang dibudgetkan dengan nilai realisasi yang dilaporkan oleh SIA. Manajemen atas membutuhkan informasi akuntansi untuk perencanaan, misal informasi penjualan dan perencanaan arus kas. 13

14 Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban(to fulfill obligations relating to stewardship) Manajemen perusahaan perlu melaporkan kegiatannya kepada stakeholder (pemilik, pemegang saham, kreditor, serikat pekerja, pemerintah, otoritas pasar modal, dll.) Informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh stakeholder adalah informasi tentang laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. 14

15 Siklus Akuntansi SIA mempunyai beberapa sistem-sistem bagian (sub-systems) yang berupa siklussiklus akuntansi, yaitu: Siklus pendapatan (revenue cycle), Siklus pengeluaran kas (expenditure cycle), Siklus konversi (conversion cycle), Siklus manajemen sumber daya manusia (human resource management cycle), dan Siklus buku besar dan pelaporan keuangan (general ledger and financial reporting cycle). 15

16 Siklus akuntansi merupakan prosedur yang juga berfungsi sebagai penghubung (interface) antara fungsi-fungsi di organisasi. Sebagai penghubung (interface), siklus-siklus akuntansi akan membawa output dari suatu fungsi menjadi input ke fungsi lainnya, termasuk fungsi akuntansi. 16

17 Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran (SIMPEM) atau marketing information system (MKTIS) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi. Komponen dalam SIMPEM mempunyai komponen yang sama seperti sistem informasi secara umum, perbedaannya adalah pada konteks dan letak dari sistem informasinya. 17

18 Pada SIMPEM komponen inputnya adalah input data tentang pemasaran, modelnya berupa model pemasaran, basis datanya merupakan basis data pemasaran, dan outputnya adalah laporan-laporan berisi informasi pemasaran. Komponen teknologi dan kontrol lebih bersifat umum. 18

19 Komponen Output Pemasaran Terdapat lima kelompok informasi yang umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran. Kelompok output ini dikenal dengan istilah 4P dan 1 Integration Mix, yaitu: Product (produk), Place (tempat), Promotion (promosi), Price (harga), dan Integration mix (gabungan integrasi). 19

20 Sistem Informasi Produksi Sistem informasi produksi (SIMPRO) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur. Sistem produksi terdiri dari dua macam, yaitu sistem produksi fisik dan sistem informasinya. Sistem produksi fisik, merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat produksi. Disebut juga sistem pengendalian produksi atau PCS (production control system). PCS berada di level operasi. PCS terdiri dari CAD, CAM, Robot, dan CIM. 20

21 Sistem informasi produksi, menghasilkan informasi kepada manajer-manajer di fungsi produksi. 21

22 KOMPONEN OUTPUT PRODUKSI Empat macam kelompok output yang dihasilkan oleh sistem informasi produksi, yaitu: Informasi-informasi proses produksi, menunjukkan kejadian-kejadian selama proses produksi berlangsung, Informasi-informasi sediaan, menunjukkan status dari bahan mentah, barang dalam proses, dan sediaan jadi, 22

23 Informasi-informasi kualitas produk, menunjukkan informasi yang berhubungan dengan penanganan kualitas selama proses produksi, Informasi-informasi biaya produksi, berhubungan dengan biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi bahan baku menjadi produk jadi. 23

24 Sistem Informasi SDM Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource information syatem (HRIS) adalah sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. KOMPONEN OUTPUT SUMBER DAYA MANUSIA Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi SDM, yaitu: Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja, 24

25 Informasi-informasi tentang pengadaan tenaga kerja, Informasi-informasi tentang pengelolaan tenaga kerja, Informasi-informasi tentang kompensasi, Informasi-informasi tentang benefits, dan Informasi-informasi tentang lingkungan kerja 25

26 Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan (SIMKEU) adalah sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan. KOMPONEN OUTPUT KEUANGAN Tujuh macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi keuangan, yaitu: Informasi-informasi tentang forecast keuangan, 26

27 Informasi-informasi tentang modal kerja (working capital), Informasi-informasi tentang investasi, Informsi-informasi tentang pendanaan (financing), Informasi-informasi tentang budget modal (capital budgeting), Informasi-informasi tentang kinerja keuangan (financial performance), dan Informasi-informasi anggaran keuangan (financial budget). 27

28 Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat lunak paket kengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk transaction processing system (TPS) ditambah dengan sistem-sistem informasi fungsional yang terintegrasi. Aplikasi ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran, dan logistik. 28

29 Perbedaan paket ERP dengan paketpaket komersial lainnya adalah: Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis daya yang umum. Misal: jika terjadi transaksi order penjualan di suatu tempat, maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat di basis data untuk modul yang lainnya, misal modul akuntansi, logistik, pengirman. Modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan (supply chain). 29

30 Manfaat-manfaat ERP, menurut penelitian terakhir (Martin et al., 2002) menunjukkan adanya tujuh benefit dengan membeli paket ERP, yaitu: Tiga benefit berhubungan dengan masalah bisnis, Dua benefit berhubungan dengan teknologi informasi, Dan sebuah benefit berhubungan dengan bisnis dan teknologi bersama-sama dan Sebuah benefit lagi berhubungan dengan biaya perawatan. 30

31 Kelemahan-kelemahan ERP: Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbas akibat perubahan proses dari bisnis. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal yang dapat sampai jutaan dolar, 31

32 Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah, Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik baik mental maupun keahliannya. 32

33 SAP Perusahaan SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung) didirikan pada tahun 1972 oleh 5 orang mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Kemudian SAP berganti nama menjadi (System, appplications and Product in Data Processing) dan kantor pusatnya di Walldorf, Jerman. Pemakai SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company dan E.I. du Pont de Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation, dan Exxon Corporation, perusahaan komputer Apple Computer, IBM, dan Intel. 33

34 Produk-Produk SAP SAP R/2 dikeluarkan tahun 1979, dijalankan di komputer mainframe yaitu menggunakan dua tingkatan yaitu dumb terminal dan mainframe dengan basis datanya. SAP R/3 dibuat pada tahun 1987 dengan menggunakan bahasa generasi keempat yaitu ABAP/4 dan dianggap sebagai paket terunggul di kategori ERP. Keunggulan SAP adalah kemampuannya untuk mengatasi bahasa dan mata uang berbeda jika digunakan secara global. 34

35 Produk-Produk SAP SAP R/2 dikeluarkan tahun 1979, dijalankan di komputer mainframe yaitu menggunakan dua tingkatan yaitu dumb terminal dan mainframe dengan basis datanya. SAP R/3 dibuat pada tahun 1987 dengan menggunakan bahasa generasi keempat yaitu ABAP/4 dan dianggap sebagai paket terunggul di kategori ERP. Keunggulan SAP adalah kemampuannya untuk mengatasi bahasa dan mata uang berbeda jika digunakan secara global. 35

36 Tahun 1999, SAP meluncurkan MySAP.com yaitu versi SAP R/3 yang digunakan secara komprehensif dengan aplikasi internet dengan menambahkan aplikasi e-business termasuk CRM (customer relationship management) dan SCM (supply chain management). Pemakai SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company dan E.I. du Pont de Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation, dan Exxon Corporation, perusahaan komputer Apple Computer, IBM, dan Intel. 36

37 Modul-modul SAP SAP membagi MySAP.com menjadi tujuh area aplikasi, yaitu: Manajemen rantai penyediaan (supply chain management), Manajemen siklus hidup produk (product lifecycle management), Manajemen kapitas SDM (human capital management), Keuangan (financial), Inteligensi bisnis (business intelligence), Manajemen relasi langganan (customer relationship mangement), dan Electronic commerce. 37

38 Implementasi SAP Implementasi SAP menentukan keberhasilan penerapan SAP. Implementasi SAP memerlukan biaya, waktu, dan sumber daya manusia yang tidak sedikit, dan keberhasilan implementasi SAP R/3 ditentukan oleh seluruh elemen dalam organisasi. 38

39 Ada beberapa teknik agar implementasi SAP sukses, yaitu: Teknik manajemen risiko, Teknik manajemen proyek dan program, Teknik manajemen perubahan, Teknik proses disain ulang (redesign), Metodologi ASAP. 39

40 Thank You See You next weeks 40