ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA ATHAYA BUTIK JAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Akbar 06.12.1540 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 i
ii
ANALYSIS AND DESIGN SALES INFORMATION SYSTEM FOR ATHAYA BOUTIQUE JAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA ATHAYA BUTIK JAKARTA Muhammad Akbar Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Sales information systems in Athaya boutique is part of the system information that is useful to solve problems in sales data processing. Athaya boutique is moslem clothing outlets located in Kebun Jeruk West Jakarta. Athaya boutique has a diverse of moslem clothing types still use manual systems in sales data processing. Therefore, by building a system of computer-based information are expected to solve problems in data processing at the Athaya boutique Jakarta. This paper discusses how to build an information system of selling cloths as a way to increase effectiveness and efficiency of the workforce. Also explained about the process of information systems analysis and manufacturing process. So in the end produced a sales information system that will be expected to be able to improve service to customers and this become better to increase competitive advantage. Keywords: Information Systems, Boutique Athaya, The Sale Of Clothing. iii
1. Pendahuluan Perkembangan komputer di seluruh dunia telah membuat hidup umat manusia menjadi lebih mudah. Tidak seperti dulu, komputer hanya digunakan untuk melakukan perhitungan numerik saja dan juga perakitan komputer hanya sebatas pada kebutuhan khusus. Athaya Butik Busana Muslim, yang berlokasi pada Jalan Kebun Jeruk Raya No. 8 Jakarta Barat, persediaan dan penjualannya masih menggunakan sistem manual, dan pada akhirnya timbul masalah dalam hal update persediaan yang memerlukan waktu lama dalam pengecekannya, serta adanya selisih antara catatan dengan fisik pakaian yang ada di gudang. Jika hal tersebut dibiarkan, secara tidak langsung akan menjadi kendala pihak Athaya Butik dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Penulis merasa perlu membuat suatu sistem persediaan dan penjualan yang terkomputerisasi pada Athaya Butik untuk mengatasi hal-hal tersebut, serta mewujudkan sistem persediaan dan penjualan yang akurat dan relevan. 2. Landasan Teori 2.1. Sistem Informasi Berdasarkan pengertian sistem dan informasi maka, suatu sistem informasi menurut Davis (1983,p6) adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2. Analisis Sistem Analisis sistem menurut Jogiyanto (1990,p129) dapat didefinisikan sebagai : Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. 2.3. Perancangan DFD (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data menurut Whitten (2001,p260) adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. DFD dapat digunakan untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi sistem informasi yang baru. i
Gambar 2.1 Empat symbol yang digunakan dalam DFD 2.4. Sistem Basis Data Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti menurut Connolly (2002,p14), definisi basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama. Menurut Date (1990,p5), definisi dari basis data adalah kumpulan terintegrasi dari file yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise. 2.5. Sistem Informasi Penjualan Menurut Kotler (2000,p97) didefenisikan sebagai berikut sistem informasi penjualan adalah suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan produsen yang ditujukan untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis dan memberikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan berurut untuk digunakan oleh para pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan penyempurnaan perencanaan pelaksanaan dan pengendalian penjualan. 2.6. Software Yang Digunakan Menggunakan sistem operasi Windows XP SP 2 Microsoft Visual Basic 6.0 Entreprise Microsoft Office Access 2007 Crystal Report 8.5 3. Analisis Sistem Analisis yang dilakukan pada Athaya Butik bertujuan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang sering muncul ketika transaksi bisnis khususnya dalam hal pengolahan data penjualan. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu : ii
a. Identifikasi : mengidentifikasi masalah b. Understand : memahami kerja dari sistem yang ada c. Analyze : menganalisis sistem d. Report : membuat laporan hasil analisis 3.1 Indifikasi Masalah Untuk membuat sistem yang tepat maka telah dilakukan analisa terhadap sistem lama dan didapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam proses pembuatan / pencatatan penjualan adalah sebagai berikut : Penyebab dalam pendataan yang kurang jelas dan masih manual yaitu dalam lembar-lembar arsip. Backup data tidak dapat terus menerus dilakukan. Dengan pencatatan data yang masih manual, tingkat terjadinya kesalahan dalam pencatatan dinilai masih tinggi dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatannya sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penyusunan laporan. Pencarian data yang tidak efektif. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Pengembangan sistem informasi penjualan ini memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, diantaranya analisis PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, dan service). 3.2.1 Performance Keterlambatan memberikan informasi kepada pemilik mengenai total pakaian yang masih tersedia membuat karyawan harus melakukan perhitungan ulang dengan menambah jumlah pakaian yang ada dan menambahkan pakaian yang baru diproduksi serta mengurangi dengan jumlah pakaian yang terjual. 3.2.2 Informasi Karena sistem masih menggunakan pencatatan manual, maka informasi yang diterima belum bisa dihasilkan tepat waktu, karyawan tidak dapat membuat laporan persediaan pakaian dan penjualan pakaian secara cepat apabila sewaktu-waktu pemilik membutuhkan laporan. 3.2.3 Economic Informasi yang dihasilkan belum mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Dimana informasi yang berhubungan dengan penjualan pakaian belum dapat disajikan dengan cepat, sehingga omset penjualan pakaian sulit untuk diketahui. iii
3.2.4 Control Sistem penjualan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar, misalnya kesalahan dalam menginputkan ID pakaian, nomor fakur penjualan, total penjualan, dll. 3.2.5 Efficiency Sistem penjualan secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual, yaitu dengan menggunakan pencatatan dan perhitungan dengan menggunakan kalkulator, hal ini membutuhkan waktu yang lama. Data-data yang akan dibuat kedalam laporan sangat banyak. Sehingga membutuhkan sumberdaya yang lebih. 3.2.6 Service Pelayanan pada pelanggan akan memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data ketika pelanggan membeli pakaian. Informasi jenis pakaian kepada pelanggan tidak akurat/ kurang konsisten, tidak bisa up to date. 3.3 Metode Biaya Manfaat Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah : Metode periode pengembalian investasi (payback period). Metode pengembalian investasi (return of investment). Metode nilai sekarang bersih (net present value). 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Hasil analisis kebutuhan sistem adalah sebagai berikut : Sistem yang dapat mengatur proses keluar masuknya pakaian, Adanya pembenahan terhadap data produksi yang lebih terstruktur, Pendataan, menyusun dan pedoman pencarian data, Proses pembuatan laporan yang cepat, sehingga bila pihak yang berkepentingan menginginkan informasi mengenai transaksi persediaan dan penjualan pakaian dapat segera diketahui. 3.5 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem harus bisa membatasi hak akses pengguna sesuai dengan status pada Athaya Butik. Sistem harus bisa melakukan entri data pihak-pihak yang terkait. 3.6 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.6.1 Keamanan Dilengkapi password untuk sistem aplikasi maupun databasenya dan hanya bisa diakses oleh pemilik, karyawan dan admin saja, pengguna biasa tidak bisa. iv
3.6.2 Informasi Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan salah. Digunakan ketika pengguna ingin mencetak faktur persediaan maupun transaksi penjualan. 3.6.3 Kinerja Waktu untuk pemrosesan transaksi pembelian dan penjualan dibatasi 1 menit ditambah mencetak faktur pembelian maupun faktur penjualan. 3.7 Perancangan DFD 3.7.1 DFD Level 0 3.7.2 DFD Level 1 v
3.7.3 DFD Level 02 3.8 ERD 3.9 Tabel vi
4. Halaman Utama 4.1. Form Faktur Penjualan vii
5. Kesimpulan Dari uraian penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya, maka penyusun dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan pokok sebagai berikut: 1. Sirkulasi pakaian yang keluar dari proses penjualan menjadi lebih jelas. 2. Stok pakaian yang terdapat di Athaya Butik menjadi lebih jelas dan akurat. 3. Menghemat waktu dalam mengolah data persediaan dan penjualan serta penyajian laporan. 4. Dengan adanya pengolahan laporan maka Athaya Butik dapat memperoleh: Siapa saja supplier kain. Kepada siapa saja pakaian dijual. Laporan pembelian kain dan laporan penjualan pakaian. 5.1. Saran Demi kelancaran operasional administrasi secara umum di dalam Athaya Butik, maka perlu untuk diterapkannya suatu aplikasi komputer secara terarah, terpadu dan menyeluruh. Penulis berusaha untuk mengajukan beberapa pemikiran berupa saran sebagai pertimbangan, antara lain : 1. Dengan sistem informasi yang baru, pengguna disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan segera dapat diperbaiki. 2. Pembuatan fasilitas login bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berkepentingan. 3. Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya maksimum perlu ditingkatkan ketelitian personil dalam menginputkan data untuk menghindari kesalahankesalahan dan perlu adanya tenaga ahli yang menguasai bidang komputer untuk mengolah data administrasi melalui sistem komputer yang telah dikembangkan. 4. Sistem yang penulis rancang hanya dapat digunakan untuk pengolahan data administrasi yang menghasilkan laporan, sistem ini diharapkan nantinya dapat dikembangkan lagi sehingga menghasilkan informasi yang lengkap. viii
DAFTAR PUSTAKA Andi, 2003, Aplikasi database & crystal report Pada Visual Basic 6.0, penerbit Andi Yogyakarta. Connolly, Thomas M. and Carolyn Begg, 2002. Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 3rd Edition. Cambridge, Massachussets: Addison-Wesley Publishing Company Inc., Date, C.J. (1990), An Introduction to Database Systems, Volume 1 Edisi ke-5 USA: Addison Wesley Publishing Company. Davis, Gordon B, 1983. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 1, Jakarta: PT. Pustaka Binaan Pressindo. Fathansyah, 1999. Basis Data. Cetakan Ke-dua, Bandung: Penerbit CV. Informatika Bandung. Indrajit, Richardus Eko, 2002. Aplikasi Database menggunakan Microsoft Access, Jakarta: PT Elexmedia Komputindo, Jogiyanto H. M, 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Kadir, Abdul, 2006. Penuntun Praktis Belajar Database Menggunakan Microsoft Access, Yogyakarta: Andi Kusumo, Suryo, Ario, Drs, 2000. Microsoft Visual Basic 6.0, Jakarta: Elex Media Komputindo, PT, Gramedia. MADCOMS. 2003. Seri Panduan Pemrograman: Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Edisi I, Yogyakarta : Andi Offset. Pamungkas, Ir, 2000. Microsoft Visual Basic 6.0, Jakarta: Elex Media Komputindo, PT, Gramedia. Pressman, Roger S. 2002, Rekayasa Perangkat Lunak, Buku I, Yogyakarta: ANDI, Sidharta, Lani, 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis, Jilid I, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. ix