PETUNJUK PENGGUNAAN DASAR APLIKASI KASIR ONLINE TOKO INDONESIA SIMPLE DAN LENGKAP WWW.ALPOKAT.COM ALPOKAT LINTAS TEKNOLOGI TEAM KARYA ANAK BANGSA
Daftar Isi Daftar Isi...2 Langkah 1... 3 Unduh Aplikasi ALPOKAT... 3 Langkah 2... 4 Membuat Akun ALPOKAT... 4 Langkah 3... 8 Lengkapi data toko anda di TOKO.ALPOKAT.COM... 8 Kelola Toko... 8 Kelola Produk... 11 Kelola Stock... 14 Laporan... 16 Setting... 19 Dashboard... 20 Langkah 4... 21 Pengaturan Perangkat Keras dan Penggunaan Aplikasi ALPOKAT..21 Penggunaan Aplikasi ALPOKAT....21 Perpanjangan langganan layanan Aplikasi ALPOKAT....28
Langkah 1 Unduh Aplikasi ALPOKAT POS 1.1. MASUK KE GOOGLE PLAY STORE Tekan ikon Google Play Store pada ponsel atau tablet Android yang akan Anda gunakan. 1.2. LAKUKAN PENCARIAN APLIKASI ALPOKAT POS Tekan ikon cari di pojok kanan atas -> cari ALPOKAT POS 1.3. PEMBELIAN APLIKASI ALPOKAT POS Aplikasi ALPOKAT POS adalah aplikasi berlangganan berbayar dengan harga yang sangat kompetitf. Anda dapat lansung mendownload dan akan mendapatkan free trial selama 30 hari. Setelah masa free trial berakhir, anda dapat memilih periode berlangganan yang sesuai. Terdapat 4 pilihan langganan dari 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan dan 12 bulan.
Langkah 2 Membuat Akun ALPOKAT Untuk pembuatan akun ALPOKAT, dapat Anda lakukan secara online maupun melalui aplikasi ALPOKAT yang telah Anda unduh. 2.1. BUKA WEBSITE ALPOKAT.COM. Pilih menu DAFTAR TOKO, 2.2. BUAT AKUN BARU kemudian klik BUAT AKUN BARU
2.3. LENGKAPI INFORMASI PEMILIK TOKO Masukkan nama pemilik toko, nomer HP,email dan password yang akan digunakan. Klik NEXT 2.4. LENGKAPI NFORMASI TOKO. Lengkapi nama toko, no telepon/hp dan alamat toko. Setelah melengkapi semua data klik FINISH
2.5. PROSES VERIFIKASI EMAIL Buka email yang Anda daftarkan sebagai akun ALPOKAT dan klik link yang kami sediakan untuk memverifikasi akun Anda. 2.6. Reset Password Jika anda lupa password anda dapat melakukan pengaturan ulang password dengan dengan klik LUPA PASSWORD? System akan mengirimkan link password ke email yang didaftarkan oleh anda. Kemudian klik OK
Cek inbox email yang anda daftarkan di Alpokat.com ini. Setelah itu Klik link RESET PASSWORD pada email yang dikirimkan ke email anda Masukan password baru dan ulangi dengan password yang sama. Klik RESET PASSWORD setelah selesai. Silahkan untuk login kembali dengan password baru anda.
Langkah 3 Lengkapi Data Toko Anda di TOKO.ALPOKAT.COM Buka TOKO.ALPOKAT.COM -> masukkan email dan password Anda, kemudian klik LOGIN. 3.1 KELOLA TOKO Di bagian ini Anda dapat menambahkan semua cabang atau usaha anda yang anda miliki dan juga menambahkan kasir toko anda 3.1.1 DATA TOKO Sebagai langkah awal, Klik tombol TAMBAH TOKO untuk menambah informasi tentang Toko anda Lengkapi data toko anda, nama toko, nomer telepon dan alamat toko Setelah selesai klik tombol SIMPAN
3.1.2 EDIT TOKO Klik menu DATA TOKO untuk melihat daftar toko yang anda miliki Pada bagian ini anda dapat mengedit, menghapus juga memilih toko mana yang ingin anda kelola pada administrasi TOKO.ALPOKAT.COM ini dengan klik tombol KELOLA TOKO. Jika anda sudah menambahkan toko anda, pada proses login selanjutnya anda dapat memilih toko mana yang akan anda kelola di TOKO.ALPOKAT.COM ini
3.1.3 DATA KASIR Untuk menambahkan data kasir anda, klik menu DATA KASIR, kemudian klik tombol TAMBAH KASIR di ujung kanan atas. Tambahkan data kasir anda, nama, nomer HP, email, alamat dan pilih toko dimana kasir akan beroperasi. Masukan password dapat berupa angka, text atau gabungan Harap diperhatikan Nomer HP yang didaftarkan akan digunakan saat login pada aplikasi ALPOKAT POS. jika sudah selesai klik tombol SIMPAN
3.2 KELOLA PRODUK Di bagian ini Anda dapat memasukkan list produk yang dijual di toko Anda, Seluruh produk yang Anda masukkan di TOKO.ALPOKAT.com ini akan muncul di aplikasi ALPOKAT POS 3.2.1 KATEGORI PRODUK Klik Kelola Produk di bagian kiri layar Anda, kemudian klik KATEGORI PRODUK di sub menu item. Kemudian tambahkan Kategori produk dengan klik TAMBAH KATEGORI di pojok kanan atas Tambahkan kategori produk sesuai dengan usaha anda, kemudian save data anda dengan klik tombol SIMPAN.
3.2.2 KEMASAN PRODUK Klik KELOLA PRODUK di bagian kiri layar Anda, kemudian klik KEMASAN PRODUK di sub menu item. Masukkan jenis kemasan sesuai dengan usaha anda dengan klik tombol TAMBAH KEMASAN, masukan jenis kemasan kemudian save dengan klik tombol SIMPAN 3.2.3 TAMBAH PRODUK 1. Klik KELOLA PRODUK di bagian kiri layar Anda, kemudian klik TAMBAH PRODUK di sub menu item. Klik TAMBAH PRODUK untuk menambah produk usaha anda 2. Isi data produk di halaman ini, masukan nama produk, kode produk SKU, nomer barcode, pilih kategori dan kemasan, masukan harga modal dan harga jual, klik tracking stock jika ingin stock kita pantau.
3. Masukan gambar produk anda dengan klik CHOOSE FILE dan pilih dari folder computer anda, atau pilih kamera dan foto produk secara langsung jika anda memasukan data dari handphone. Setelah selesai klik SIMPAN 4. Alpokat Menyediakan fitur IMPORT atau SALIN produk dari cabang toko anda yang lain, semua list produk dan keterangannya akan ikut tersalin. Hati-hati menggunakan fitur ini karena data toko yang aktif saat ini akan tertimpa dengan data import/salinan ini. Gunakan fitur ini jika anda baru membuka data toko baru. Silahkan pilih data produk toko mana yang ingin anda salin kemudian klik IMPORT
3.3. KELOLA STOCK Pada menu ini, anda dapat mengatur stock anda, bila ada stock yang anda beli, maka anda tambahkan pada menu ini. Klik KELOLA STOCK pada item menu dan terdapat 3 sub menu yaitu PRODUK MASUK, PRODUK TERJUAL dan STOCK OPNAME 3.3.1. PRODUK MASUK Pada menu ini anda dapat melihat laporan data pembelian produk. Anda dapat memilih periode pembelian dengan memasukan periode tanggal di kanan atas Silahkan tambahkan produk masuk (pembelian) setiap barang masuk. Klik TAMBAH PRODUK MASUK. Pilih nama produk yang sudah ada di database, anda tidak dapat memasukan produk yang belum anda masukan di menu kelola produk ( tambah produk). Masukan jumlah yang dibeli. Data kemasan dan harga modal akan menyesuaikan sesuai dengan yang ada didatabase. Jika sudah selesai tekan tombol SIMPAN.
3.3.2. PRODUK TERJUAL Pada menu ini anda dapat melihat laporan data penjualan produk. Anda dapat memilih periode pembelian dengan memasukan periode tanggal di kanan atas. Laporan penjualan dapat anda export kedalam file excel dengan menekan tombol EXPORT KE EXCEL 3.3.3. STOCK OPNAME Pada menu ini anda dapat melihat laporan terupdate untuk posisi stock produk anda. Laporan stock opname dapat anda export kedalam file excel dengan menekan tombol EXPORT KE EXCEL
3.4. LAPORAN 3.4.1 LAPORAN KEUANGAN Pada menu ini, Anda dapat melihat laporan keuangan dari usaha anda. Laporan keuangan yang ditampilkan adalah dari toko yang aktif. Anda dapat melihat laporan keuangan dari toko yang lain dengan memilih toko yang anda inginkan di PICKLIST TOKO. Pada halaman laporan keuangan ini anda dapat memilih bulan dan tahun laporan keuangan. Pilih bulan dan tahun pada kolom diatas PIlihan EXPORT ke EXCEL kami sediakan untuk kemudahan anda. 3.4.1.1 TAMBAH TRANSAKSI KEUANGAN ALPOKAT.COM membantu anda dalam mencatat setiap transaksi keuangan usaha anda. Masukan tanggal transaksi, tulis keterangan transaksi, masukan jumlah transaksi dan klik tipe transaksi antara masuk atau keluar. Jika sudah selesai klik tombol SIMPAN.
3.4.2 LAPORAN PENJUALAN ALPOKAT.COM membantu anda dalam mencatat setiap transaksi penjualan usaha anda. Anda dapat memilih kasir yang akan ditampikan atau semua kasir, masukan periode transaksi yang ingin anda tampilkan dilayar. 3.4.2.1 DETAIL TRANSAKSI Anda dapat melihat detail transaksi dari setiap nomer faktur dengan mengklik tombol DETAIL TRANSAKSI. Dan jika diperlukan anda dapat menghapus item produk terjual yang diinginkan.
3.4.3 LAPORAN RETUR ALPOKAT.COM mencatat setiap transaksi batal atau retur. Hal ini memungkinkan anda untuk mengevaluasi performa kasir atau potensi kehilangan peluang bisnis. 3.4.4. PELANGGAN Di menu ini Anda dapat melihat pelanggan dari database yang telah Anda miliki sebelumnya. Data pelangan saat ini ditambahkan oleh kasir melalui aplikasi ALPOKAT POS. anda dapat melihat poin pelanggan, dimana perhitungan poin saat ini adalah setiap transaksi 1000 rupiah akan mendapatkan 1 point
3.5. SETTING Di menu ini Anda dapat mengatur profil toko anda untuk mengganti nama pemilik, no HP dan foto profile pemilik. Anda dapat mengatur password retur, password retur ini berguna saat Kasir melakukan proses retur di aplikasi ALPOKAT POS. Di menu setting ini anda dapat juga mengupdate password yang digunakan saat mengakses TOKO.ALPOKAT.COM Anda dapat melakukan setting Header dan juga footer yang akan terprint di struk nota. Masukan kalimat per baris. Klik SIMPAN, maka akan otomatis ke baris berikutnya.
3.8. DASHBOARD Di bagian ini, Anda dapat melihat tampilan dashboard dimana semua ringkasan kinerja dari usaha anda termasuk : 1. Grafik penjualan vs pengeluaran 2. Jumlah Transaksi Hari ini 3. Total Penjualan hari ini dalam rupiah 4. Total Pengeluaran bulan ini 5. Total Asset dari nilai stock yang ditracking 6. Saldo Keuangan Toko 7. Jumlah pelanggan terdaftar 8. 10 produk terlaris 9. 10 besar pelanggan terbesar
Langkah 4 Pengaturan Perangkat Keras dan Penggunaan Aplikasi ALPOKAT 4.1. PENGATURAN PERANGKAT KERAS 4.1.1 PENGATURAN PRINTER Dalam pengoperasian aplikasi ALPOKAT POS, Anda dapat menghubungkan ponsel atau tablet Android Anda ke printer yang berguna sebagai pencetak semua transaksi yang terjadi di gerai Anda dalam bentuk struk. Anda dapat menggunakan berbagai merk tipe Bluetooth Thermal Printer 58 mm pada Aplikasi ALPOKAT POS Pengaturan Printer 1. Nyalakan Printer. 2. Nyalakan Bluetooth pada ponsel atau tablet Android Anda. 3. Tekan Scan for Devices untuk mendeteksi printer. 4. Pilih Bluetooth printer 5. Lakukan Proses Pairing 6. Masukkan 0000 atau 1234 sebagai PIN (silahkan lihat di buku petunjuk -> Tekan OK. 7. Printer anda terhubung dengan ponsel atau tablet android anda 4.2. PENGGUNAAN APLIKASI ALPOKAT Pada bagian ini, akan dijelaskan secara detil mengenai penggunaan aplikasi ALPOKAT di ponsel atau tablet Anda. Adapun ilustrasi yang kami tampilkan disini adalah penggunaan aplikasi ALPOKAT di tablet Android. 4.2.1 Masuk ke Aplikasi ALPOKAT 1. Buka aplikasi ALPOKAT di tablet Anda.
2. Masukkan nomer HP dan password Kasir yang telah Anda daftarkan -> Login. 3. No HP Kasir yang diinput akan langsung otomatis memilih toko untuk menggunakan aplikasi kasir ALPOKAT POS ini 4. Masukan nomer Referensi ( Nomer HP referrer/jendral ALPOKAT), jika tidak ada maka masukan 00000. Klik setelah selesai 4. Aplikasi ALPOKAT POS siap untuk digunakan untuk operasional toko anda. 5. Lakukan proses sinkron data barang saat kasir anda memulai aktifitas. Pastikan anda melakuan proses ini untuk mensinkronisasi data dengan server.
4.2.2. MELAKUKAN TRANSAKSI PEMBAYARAN Setelah sebelumnya di TOKO.ALPOKAT.COM Anda memasukkan semua produk yang akan Anda
1. ALPOKAT POS dilengkapi oleh fitur SmartTab, dimana kateogri barang akan otomatis muncul di layer. Fitur SmartTab akan memandu anda lebih cepat dalam pencarian produk. Anda dapat juga menambahkan produk favorit dengan klik logo bintang di gambar produk. Alpokat POS dilengkapi juga dengan fitur SmartSearch. Anda dapat mencari produk hanya dengan mengetikan produk yang dicari. 3. Untuk melakukan pembelian anda cukup men-tap gambar produk yang diinginkan. Untuk menambahkan anda dapat mentap gambar produk berulang kali. Untuk proses penambahan dan pengurangan anda dapat juga mentap logo dan + di window kiri anda. 4. Anda dapat membatalkan proses pembelian dengan men-tap tombol BATAL. jika anda ingin melakukan pembayaran, klik tombol BAYAR.
5. masukan jumlah pembayaran secara tunai, pastikan jumlah uang yang diterima sama atau lebih besar. Kemudian klik tombol bayar 6. Centrang CETAK STRUK 7. Klik tombol BAYAR 8. Printer akan mencetak nota pembayaran 4.2.3. Menambah Pelanggan Anda dapat menambah pelanggan baru langsung melalui aplikasi ALPOKAT. 1. Tekan PILIH PELANGGAN di atas tombol bayar 2. Tekan + untuk memasukkan data pelanggan baru.
3. Masukkan nama, no HP dan alamat 4. Tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data pelanggan baru. Jika pelanggan yang telah terdaftar sebagai member datang dan ingin melakukan pemesanan, maka Anda harus menekan tombol PILIH PELANGGAN terlebih dahulu dan memilih namanya -> OK. 4.2.4. Melihat Riwayat Transaksi dan Melakukan Pembatalan Transaksi Nota akan tersinkronisasi secara otomatis, proses ini berjalan jika device anda terhubung dengan jaringan internet. Untuk melakukan proses retur nota, lakukan langkah seperti dibawah ini 1. pada menu utama, klik tombol dikanan pojok atas
2. Untuk membatalkan transaksi, ketik nomer invoice di pojok kanan atas untuk melakukann proses pencarian, setelah muncul tekan RETUR di samping kanan transaksi yang ingin Anda batalkan. 3. Proses pembatalan atau retur harus menggunakan PIN RETUR 4. Masukan PIN RETUR untuk melakukan pembatalan. 5. Setelah itu klik tombol RETUR 6. Setelah hari transaksi berakhir dan sudah tidak ada kesalahan maka klik tombol upload transaksi di pojok kanan bawah
4.3. Proses Berlangganan ALPOKAT POS Diawal pengguna akan mendapatkan masa percobaan atau Free Trial selama 30 hari. Untuk tetap menggunakan Aplikasi ALPOKAT POS, kami menyediakan beberapa pilihan dalam menggunakan aplikasi ini, terdapat 4 pilihan berlangganan dari 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan dan 12 bulan. Silahkan pilih periode langganan yang sesuai dengan kebutuhan anda. Akan ada system notifikasi untuk mengingatkan periode aktif berlangganan anda. Silahkan pilih metode pembayaran anda, kami menerima pembayaran melalui kartu kredit dan transfer bank, pembayaran melalui minimarket, dan juga GOPAY. Pembayaran kami dilakukan secara aman bekerja sama dengan MIDTRANS Payment Gate.