AKTA SYARIKAT 2016: NOTA AMALAN BIL. 3/2018 PENJELASAN BERHUBUNG PERMOHONAN UNTUK LANJUTAN MASA DI BAWAH AKTA SYARIKAT 2016 Nota Amalan ini dikeluarkan menurut seksyen 20C Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001. TUJUAN 2. Nota Amalan ini bertujuan untuk memberi penjelasan berhubung lanjutan masa di bawah subseksyen-subseksyen 609(2), 259(2) dan 340(4) Akta Syarikat 2016 ( AS 2016 ). LATAR BELAKANG 3. Wujud keperluan untuk serah simpan dokumen-dokumen tepat pada masanya. Oleh itu, AS 2016 menetapkan tempoh masa untuk dokumen-dokumen diserah simpan dengan Pendaftar. 4. Jika suatu dokumen dikehendaki untuk diserah simpan tetapi tidak ada tempoh masa yang ditetapkan, subseksyen 609(1) AS 2016 adalah terpakai. 1
5. AS 2016 mengambil perhatian tentang suatu situasi atau keadaan di mana syarikat tidak mungkin dapat membuat serah simpan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Bagi tujuan itu, subseksyen 609(2) AS 2016 memberi kuasa kepada Pendaftar untuk melanjutkan apa-apa tempoh masa yang ditetapkan atas suatu permohonan dan dengan bayaran fi. Pendaftar juga boleh mengenakan terma dan syarat jika perlu. 6. Peruntukan ini adalah penting untuk memastikan bahawa Pendaftar mempunyai kuasa melanjutkan tempoh serah simpan dokumen-dokumen bagi memastikan maklumat tersebut sentiasa dikemas kini dalam pangkalan data SSM. 7. Bagi tujuan nota amalan ini, dokumen-dokumen yang diserah simpan dengan Pendaftar selepas tarikh tamat tempoh seran simpan hendaklah disifatkan telah diserah simpan dalam tempoh yang ditetapkan jika ia telah diserah simpan dalam tempoh lanjutan masa yang diluluskan. KEADAAN DI MANA SYARIKAT BOLEH MEMOHON UNTUK LANJUTAN MASA DI BAWAH AKTA SYARIKAT 2016 A. Permohonan Awal dan Kelulusan Berikutnya untuk Lanjutan Masa 8. Permohonan mestilah diterima oleh Pendaftar sekurangkurangnya tujuh (7) hari sebelum berakhirnya peristiwa yang berkaitan dengan dokumen itu. Apa-apa lanjutan masa berikutnya oleh syarikat itu hendaklah dibuat sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum hari terakhir tempoh masa yang dilanjutkan untuk pertimbangan Pendaftar. 2
9. Dalam keadaan di mana tempoh penyerahan yang ditetapkan adalah tujuh (7) hari atau kurang, permohonan itu hendaklah diterima oleh Pendaftar sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum berakhirnya peristiwa yang mana dokumen itu adalah berkaitan. B. Permohonan Lanjutan Masa untuk Pengedaran dan/atau Serah Simpan Penyata Kewangan dan Laporan 10. Dalam keadaan di mana suatu permohonan untuk lanjutan masa dibuat sebelum tamat tempoh yang dirujuk dalam perenggan 259(1)(a) atau (b) AS 2016, Pendaftar boleh, sebagaimana yang difikirkannya patut, melanjutkan tempoh itu kepada apa-apa tempoh yang dinyatakan dalam notis lanjutan mengikut subseksyen 259(2) AS 2016. (a) Syarikat Persendirian 11. Dalam keadaan suatu syarikat persendirian, pengedaran penyata kewangan dan laporan hendaklah dibuat dalam tempoh enam (6) bulan dari tahun kewangannya berakhir seperti yang diperuntukkan di bawah perenggan 258(1)(a) AS 2016. 12. Seterusnya, menurut perenggan 259(1)(a) AS 2016, kewajipan syarikat persendirian untuk menyerah simpan dengan Pendaftar penyata kewangannya hendaklah dibuat dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari penyata kewangan dan laporan itu diedarkan kepada anggota-anggotanya di bawah seksyen 258 AS 2016. 3
13. Bagi tujuan permohonan lanjutan masa oleh syarikat persendirian, sekiranya pengedaran penyata kewangan dan laporan tidak boleh dibuat dalam masa yang ditetapkan, syarikat dikehendaki mengemukakan permohonan lanjutan masa sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum hari terakhir tempoh peredaran. 14. Sekiranya serah simpan penyata kewangan dan laporan tidak boleh dibuat dalam tempoh yang ditetapkan, syarikat dikehendaki mengemukakan permohonan lanjutan masa sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum hari terakhir tempoh serah simpan. 15. Bayaran bagi setiap permohonan lanjutan masa oleh syarikat masing-masing adalah sebanyak RM100 apabila mengemukakan permohonan itu. 16. Sekiranya serah simpan penyata kewangan dan laporan tidak boleh dibuat dalam masa yang dilanjutkan di bawah perenggan 14, bayaran sebanyak RM100 hendaklah dibuat semasa mengemukakan permohonan tempoh lanjutan berikutnya untuk serah simpan tersebut. (b) Syarikat Awam 17. Dalam keadaan suatu syarikat awam, pengedaran penyata kewangan dan laporan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari sebelum tarikh mesyuarat agung tahunannya sebagaimana yang diperuntukkan di bawah perenggan 258(1)(b) AS 2016. 4
18. Seterusnya, menurut perenggan 259(1)(b) AS 2016, kewajipan syarikat awam untuk menyerah simpan dengan Pendaftar penyata kewangannya hendaklah dibuat dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari mesyuarat agung tahunannya. 19. Perenggan 340(1)(a) AS 2016 menyatakan bahawa setiap syarikat awam hendaklah mengadakan suatu mesyuarat agung tahunan dalam tempoh enam (6) bulan dari tahun kewangan berakhir syarikat dan tidak lebih daripada lima belas (15) bulan selepas mesyuarat agung tahunan yang sebelumnya. 20. Di bawah seksyen 340(4) AS 2016, syarikat boleh memohon kepada Pendaftar untuk melanjutkan tempoh-tempoh yang dirujuk dalam seksyen ini, dan Pendaftar boleh melanjutkan tempoh-tepoh berkenaan sebagaimana yang difikirkannya sesuai, berpuas hati dengan sebab yang diberikan. setelah 21. Sekiranya pengedaran penyata kewangan dan laporan tidak boleh dibuat dalam masa yang ditetapkan, syarikat dikehendaki mengemukakan permohonan lanjutan masa sekurang-kurangnya tiga puluh (30) hari sebelum hari terakhir untuk mengadakan mesyuarat agung tahunannya. 22. SSM mengakui bahawa terdapat keadaan di mana syarikat awam tidak dapat mengadakan mesyuarat agung tahunan dan untuk membentang penyata kewangan yang telah diaudit dalam masa yang ditetapkan. Dalam hal ini, syarikat dikehendaki mengemukakan permohonan lanjutan masa untuk menyerah simpan penyata kewangan dan laporannya sekurang-kurangnya tiga puluh (30) hari sebelum hari terakhirnya untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan. 5
23. Bayaran bagi setiap permohonan lanjutan masa oleh syarikat masing-masing adalah sebanyak RM100 apabila mengemukakan permohonan itu. 24. Sekiranya serah simpan penyata kewangan dan laporan tidak boleh dibuat dalam masa yang dilanjutkan di bawah perenggan 22, bayaran sebanyak RM100 hendaklah dibuat semasa mengemukakan permohonan tempoh lanjutan berikutnya untuk serah simpan tersebut. KESAN NOTA AMALAN 25. Nota Amalan ini bertujuan untuk menjelaskan pelbagai keadaan untuk permohonan lanjutan masa di bawah peruntukanperuntukan berkaitan yang dinyatakan sepertimana di atas di bawah AS 2016. PENDAFTAR SYARIKAT SURUHANJAYA SYARIKAT MALAYSIA 6