BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dunia usaha, terdapat beberapa strategi yang digunakan oleh penjual untuk meningkatkan volume penjualan maupun kesetiaan pelanggan. Diantara sekian banyak strategi, pemberian piutang dagang (penjualan secara kredit) merupakan salah satu strategi penjualan yang banyak diminati oleh para pengusaha. Selain karena cukup praktis, tingkat pertambahan ekonomi yang kurang merata di negara ini juga menjadi salah satu mengapa sistem penjualan secara kredit cepat berkembang dan mendapatkan respon yang baik dari kalangan masyarakat. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan. Penjualan kredit atas suatu produk merupakan salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang. Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Sistem informasi akuntansi di CV. Bagun Raya Persada pada dasarnya sudah baik, tetapi perlu di kaji kembali tentang sistem yang digunakan sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif. 22
23 3.2. Tinjauan Perusahaan Tinjauan terhadap perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri. Sedangkan secara khusus untuk menjalankan tugasnya dengan lebih terarah sesuai dengan peraturan yang telah ada. CV. Bangun Raya Persada merupakan salah satu toko yang menjual bahan bangunan secara kredit. Sehingga dalam beberapa tahun berdirinya selalu mengalami peningkatan penjualan secara signifikan. Berikut ini akan penulis jelaskan sekilas mengenai CV. Bangun Raya Persada Pontianak. 3.2.1. Sejarah Perusahaan CV. Bangun Raya Persada yang beralamat di jalan Tanjung Raya II no. 117 Pontianak berdiri pada tanggal 17 Juli 2010 dengan kegiatan utamanya merupakan penjualan bahan bangunan secara kredit. Sekitar tujuh tahun berdirinya CV. Bangun Raya Persada, saat ini telah memiliki banyak pelanggan baik itu pelanggan aktif maupun pelanggan yang telah menyelesaikan kredit. CV. Bangun Raya Persada saat ini telah memiliki tiga karyawan yang membantu dalam kegiatan penjualan. Namun demikian, kegiatan penjualan yang masih menggunakan sistem pencatatan tangan menghambat kinerja karyawan sehingga perlu diterapkan sebuah sistem yang terkomputerisasi agar kegiatan jual beli pada CV Bangun Raya Persada bisa lebih baik. 3.2.2. Struktur Organisasi dan Struktur Organisasi merupakan suatu cara atau sistem dalam pembagian
24 tugas serta tanggung jawab pada suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan setiap pegawai memiliki tugas serta tanggung jawab yang jelas, sehingga pegawai tersebut dapat menjalankan tugas dengan baik. Agar kinerja pegawai pada suatu perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efesien, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang jelas. Adapun struktur organisasi pada CV Bangun Raya Persada adalah sebagai berikut: Pemilik Keuangan Administrasi : CV Bangun Raya Persada Pontianak tahun 2017 Gambar III.1. Struktur Organisasi CV. Bangun Raya Persada Pontianak Adapun fungsi dari masing-masing bagian pada struktur organisasi diatas adalah: 1. Pemilik Pemilik perusahaan berfungsi untuk: a. Memimpin jalannya perusahaan b. Sebagai pengambil keputusan c. Memeriksa semua laporan 2. Keuangan Keuangan bertugas untuk: a. Mencatat piutang dagang
25 b. Menagih piutang dagang c. Mencatat pembayaran d. Membuat kwitansi e. Membuat laporan pembayaran dan laporan piutang dagang 3. Administrasi Administrasi berfungsi sebagai: a. Mencatat transaksi penjualan b. Membuat laporan penjualan c. Memberikan salinan Faktur Penjualan kepada bagian keuangan 3.3. Proses Bisnis sistem berjalan Proses bisnis sistem berjalan yang berlangsung pada CV Bangun Raya Persada adalah sebagai berikut: 1. Proses Pencatatan Piutang Setiap kali ada transaksi penjualan, maka bagian administrasi akan mnyerahkan salinan Faktur Penjualan kepada bagian keuangan untuk dicatat kedalam buku sebagai piutang dagang. 2. Proses Penagihan Setelah jatuh tempo maka bagian keuangan akan menghubungi pelanggan untuk menagih piutang dagang sesuai dengan nilai yang tertera di Faktur Penjualan yang telah diberikan kepada pelanggan pada saat pengiriman barang. 3. Proses Pelunasan Pelanggan melakukan transaksi pelunasan pembayaran secara transfer lalu mengkonfirmasi ke bagian keuangan bahwa pelanggan sudah melakukan transaksi
26 pelunasan pembayaran dengan cara mengirim bukti transaksi melalui fax. Kemudian mencatat bukti transfer tersebut agar status piutang dagang menjadi lunas dan membuatkan kwitansi sebagai bukti pelunasan kepada pelanggan. 4. Proses Pembuatan Laporan Sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pemilik, maka bagian keuangan setiap bulannya akan membuat laporan piutang yang akan di serahkan ke pemilik perusahaan berdasarkan Faktur Penjualan yang belum lunas dan Laporan Pembayaran yang dibuat berdasarkan bukti transfer dari pelanggan. 3.4. Unified Modelling Languange (UML) Pada gambar III.2 dibawah ini menjelaskan aktifitas berjalan pada CV. Bangun Raya Persada yang digambarkan dengan activity diagram.
27 Gambar III.2. Activity diagram Proses Piutang Dagang 3.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan yaitu serangkaian dari bentuk dokumen untuk mendukung terbentuknya file-file yang dibutuhkan serta informasi yang disajikan, maka dibutuhkan masukan-masukan untuk sistem. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk dokumen masukan 1. Nama Dokumen : Faktur Penjualan : Sebagai dasar pencatatan piutang : Administrasi : Setiap ada transaksi penjualan Format : Lampiran A.1 2. Nama Dokumen : Bukti Transfer : Sebagai bukti pembayaran dan arsip : Pelanggan : Setiap pembayaran atau pelunasan Format : Lampiran A.2 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Kwitansi : Sebagai bukti pembayaran lunas dan arsip
28 : Pelanggan : Setiap terjadi transaksi penjualan Format : Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Laporan Piutang Dagang : Sebagai laporan piutang yang belum lunas : Pemilik Perusahaan : Setiap pembuatan laporan di akhir bulan Format : Lampiran B.2 3. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Piutang : Sebagai laporan piutang yang sudah lunas : Pemilik Perusahaan : Setiap pembuatan laporan di akhir bulan Format : Lampiran B.3 3.6. Permasalahan Pokok Berdasarkan hasil analisis data laporan keuangan CV Bangun Raya Persada, dapat dikatakan bahwa : 1. Semua pencatatan piutang dagang masih secara manual yakni dicatat kedalam buku.
29 2. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencatat keseluruhan proses karena pencatatan dilakukan berkali-kali. 3. Pembuatan laporan masih ditulis tangan sehingga laporan terkadang kurang akurat. 4. Belum ada pencatatan akuntansi. 3.7. Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang terjadi pada CV. Bangun Raya Persada, maka penulis membuat alternative pemecahan masalah, yaitu menggunakan sistem komputerisasi dengan manfaat : 1. Penggunaan database sebagai media penyimpanan data dalam skala yang besar. 2. Di dalam form hanya menginput data-data sebagian saja, data lainnya dapat dihasilkan secara otomatis. 3. Laporan-laporan sebagai hasil output semua data yang diolah dalam sistem. 4. Semua transaksi akan menghasilkan jurnal secara otomatis.