PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL HIBAH RINTISAN SERTIFIKASI AUN-QA PROYEK PENGEMBANGAN EMPAT UNIVERSITAS SEBAGAI PUSAT KEUNGGULAN UNTUK MEMPERKUAT DAYA SAING BANGSA PROJECT IMPLEMENTATION UNIT (PIU) ISLAMIC DEVELOPMENT BANK (IDB) UNIVERSITAS JEMBER 2018
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Project Implementation Unit (PIU) Islamic Development Bank (IDB) Universitas Jember, dalam upaya merealisasikan proyek pengembangan Universitas Jember Sebagai Pusat Unggulan Bioteknologi Pertanian dan Kesehatan untuk Daya Saing Bangsa melalui salah satu program kegiatan akreditasi internasional, akan melaksanakan program hibah rintisan sertifikasi ASEAN University Network (AUN)-Quality Assurance (QA). Program ini dilaksanakan sebagai wujud implementasi salah satu misi Universitas Jember yaitu menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan akademik yang bereputasi Internasional, sehingga dalam Renstra UNEJ 2016-2020 salah satu sasaran strategis yang dirumuskan adalah tercapainya peringkat akreditasi institusi, program studi (Prodi) yang baik oleh Lembaga Akreditasi Nasional, Asia Tenggara dan Asia. Pada Tahun 2019 universitas mencanangkan satu program studi sudah tersertifikasi AUN-QA. Prodi yang berkesempatan untuk mempersiapkan AUN-QA Assesment adalah prodi yang sudah memperoleh akreditas A dari BAN PT. Akreditasi A dari BAN PT yang diperoleh Prodi merupakan salah satu kekuatan untuk melaksanakan sertifikasi AUN-QA. Sertifikasi AUN-QA dimaksudkan untuk mengembangkan, mendorong, dan menilai sistem serta pelaksanaan penjaminan mutu Perguruan Tinggi (PT) di regional Asia Tenggara. AUN-QA diarahkan pada penilaian 3 (tiga) dimensi kerja, meliputi: (1) Strategi Penjaminan Mutu; (2) Sistem Penjaminan Mutu; dan (3) Implementasi Penjaminan Mutu pada Prodi. Pada dimensi ketiga, AUN-QA menuntut turunan taktis-implementatif dari Strategi Penjaminan Mutu PT (Visi-misi, kebijakan strategis, manjemen, dan SDM) dan dukungan Sistem Penjaminan Mutu Internal PT (Dokumen SPMI: Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu, dan Prosedur Pelaksanaan/Operasional) dalam pengelolaan prodi. Implementasi ini diarahkan untuk menilai keselarasan konstruktif (constructive alignment) antara kebutuhan stakeholder/pengguna dengan 11 kriteria pengelolaan dan penjaminan mutu prodi, meliputi 1) perumusan capaian target pembelajaran (Expected Learning Outcomes); 2) spesifikasi prodi; 3) struktur kurikulum; 4) model-metode pengajaranpembelajaran; 5) model penilaian siswa; 6) mutu tenaga akademik (dosen); 7) mutu tenaga kependidikan;8) kualitas mahasiswa dan layanan kemahasiswaan; 9) fasilitas saranaprasanara pendukung; 10) peningkatan mutu terkait 9 kriteria sebelumnya; dan (11) capaian hasil kerja prodi, meliputi mutu lulusan, mutu penelitian siswa dan tingkat kepuasan pengguna secara menyeluruh. Sehingga untuk melangkah pada sertifikasi AUN-QA, prodi harus melakukan evaluasi diri menggunakan kriteria penilaian AUN-QA dan menyusunnya menjadi self-assessment report (SAR) yang berisi narasi tentang jalannya sistem. Oleh karena itu, melalui proyek ini, PIU IDB UNEJ, meluncurkan Hibah Rintisan
Sertifikasi AUN-QA untuk prodi di lingkungan UNEJ dengan harapan dapat membantu dalam menyusun dokumen self-assessment report (SAR) AUN kriteria 1-5. B. Dasar Hukum 1) Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2) Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. 3) Peraturan Pemerintah No. 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi. 4) Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi NasionaI Indonesia (KKNI). 5) Kemenristekdikti, Rencana Strategis Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Tahun 2015 2019, 2015. 6) Permenristekdikti No 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, 2015. 7) Permendikbud No 81 Tahun 2014, Ijasah, Sertifikat Kompetensi, Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi, 2014. 8) Kemenristekdikti No 492a/M/KP/VIII/2015, Rangking Universitas di Indonesia, 2015. 9) Rencana Strategis UNEJ 2016-2020, 2016. 10) Keputusan Rektor UNEJ No. 9033/UN.25/KR/2015. Pedoman Pendidikan Program Diploma, Sarjana, dan Profesi Universitas Jember, 2015. 11) Keputusan Rektor Universitas Jember Nomor 16431/UN25/KL/2015 Tentang Pengangkatan Tim Project Implementation Unit (PIU) Development of Centers of Excellence of Four Universities For National Competitiveness. C. Tujuan 1. Tujuan Umum Mengembangkan intitusi unggul yang melampaui SN DIKTI dan siap mencapai standar pendidikan internasional sebagai bagian dari masyarakat pendidikan tinggi global. 2. Tujuan Khusus Mempersiapkan prodi untuk tersertifikasi internasional AUN sebagai upaya meningkatkan kualitas prodi baik pada bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, maupun pengelolaan menuju pada prodi dengan mutu yang diakui secara internasional dengan keunggulan input, proses, dan output serta outcomes.
II. PELAKSANAAN A. Syarat Pengusul Hibah 1) Hibah ini ditujukan bagi Prodi baik S-1), S-2, maupun S-3 di lingkup kerja Universitas Jember, dan telah memiliki Akreditasi Program studi A yang masih berlaku hingga 2020, dan mendapat rekomendasi dari Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (LP3M), Universitas Jember. 2) Telah memiliki Tim taskforce AUN-QA dengan SK Dekan. B. Hasil yang diharapkan Hasil yang diharapkan dari kegiatan hibah ini adalah terpilihnya 5 (lima) program studi sebagai penerima hibah yang menghasilkan dokumen SAR AUN-QA kriteria 1-5 sesuai dengan indikator dalam buku Guide to AUN-QA Assessment at Programme Level Version 3.0 melalui pendampingan dari Tim Pendamping yang ditentukan oleh PIU-IDB Universitas Jember. C. Besaran Dana Hibah Dana hibah untuk pengembangan dokumen SAR AUN-QA kriteria 1-5, diajukan oleh prodi maksimal sebesar Rp 15.000.000,- (lima belas juta rupiah). D. Komponen Pembiayaan Dana hibah ditujukan untuk mendukung kegiatan pengembangan dokumen SAR AUN-QA minimal kriteria 1-5. Program studi pengusul harus mengacu pada pedoman tata kelola keuangan pemerintah dalam menyusun anggaran yang akan diajukan mengikuti Standar Biaya Umum (SBU) Universitas Jember Tahun 2018. Komponen pembiayaan yang dapat diajukan mencakup: 1. Honorarium, 30% 2. Belanja operasional, 45% 3. Belanja non operasional, 15% 4. Belanja lainnya, 10% E. Kriteria Seleksi Proposal Proposal hibah rintisan sertifikasi AUN-QA akan diseleksi menggunakan kriteria berikut: 1. Kualitas dan relevansi program yang dikembangkan. Kualitas dan relevansi
program yang dikembangkan ditunjukkan oleh keterkaitannya dengan tujuan, program yang dikembangkan, ketepatan strategi untuk mencapai tujuan program yang dikembangkan, dan ketercapaian luaran yang berupa dokumen SAR AUN-QA minimal kriteria 1-5 dan dokumen pendukungnya. 2. Justifikasi anggaran yang diusulkan. Justifikasi anggaran yang diusulkan dinilai dari keterkaitan dan relevansi antara komponen anggaran yang diajukan dengan kegiatan yang diselenggarakan serta tingkat efisiensi pemanfaatan anggaran. Selain itu anggaran yang diusulkan juga harus sesuai dengan SBU yang Universitas Jember Tahun 2018. 3. Keberlanjutan program. Keberlanjutan program antara lain dilihat dari kejelasan rencana implementasi dan tindak lanjut kegiatan, serta komitmen kelembagaan (Fakultas) dalam mendukung penyelenggaraan program. F. Ketentuan dan Struktur Proposal Proposal dibuat dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Menggunakan cover berwarna merah muda. 2) Struktur proposal minimal memuat: I. Pendahuluan 1. Latar Belakang 2. Tujuan II. Analisis SWOT Prodi Berisi deskripsi singkat SWOT prodi pada kriteria 1-5 SAR AUN-QA. III. Mekanisme dan rancangan kegiatan IV. Jadwal pelaksanaan V. Sumber daya yang dibutuhkan VI. Rencana keberlanjutan VII. Usulan Anggaran Anggaran yang diusulkan disusun dalam bentuk tabel. Lampiran: 1. Surat Tugas TIM TASKFOCE dari Dekan 2. Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Kegiatan
G. Kriteria Penilaian Penilaian proposal didasarkan pada kriteria dan bobot sebagai berikut: No Kriteria Indikator Bobot 1 Pendahuluan 1. Latar Belakang 5 2. Tujuan 5 2 Analisis SWOT Prodi (Analisis SWOT prodi kriteria 1-5 AUN-QA) 60 3 Rincian dan kelengkapan Mekanisme dan rancangan kegiatan 15 4 Kelayakan waktu pelaksanaan 5 5 Rencana keberlanjutan 5 6 Kelayakan Biaya yang diajukan 5 Nilai total 100 H. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Hibah Pelaksanaan kegiatan dimulai Juni 2018 dengan Jadwal Kegiatan adalah sebagai berikut: No Aktivitas Waktu 1. Penyusunan Panduan Penyusunan Proposal Juni 2018 2. FGD Penyamaan Persepsi dan sosialisasi Panduan Penyusunan Proposal Hibah Rintisan Sertifikasi AUN-QA 10 Juli 2018 3. Penerimaan dan batas akhir penerimaan proposal 17 24 Juli 2018 4. Masa Seleksi dan Review Proposal 25 30 Juli 2018 5. Penetapan dan Pengumanan Pemenang Hibah 1 Agustus 2018 6. Tanda tangan Kontrak Pelaksanaan 7 Agustus 2018 7. Proses pembayaran termin I (80%) 7-17 Agustus 2018 8. Masa Pelaksanaan Kegiatan dan Pendampingan 7 Agustus 30 November 2018 9. Laporan dan presentasi kemajuan 23 Oktober 2018 10. Pengiriman Laporan Akhir Diterima paling lambat 30 November 2018 11. Proses Pembayaran termin 2 1 Desember 2018 12. Presentasi laporan akhir 7 Desember 2018 I. Pengiriman Proposal Pengiriman dokumen pengajuan proposal paling lambat pada hari Senin tanggal 24 Juli 2018 pukul 23:59 WIB. Proposal yang disampaikan melewati batas waktu, tidak dapat diterima. Softcopy dan Hardcopy proposal (3 eksemplar) dikirimkan ke: Panitia Penerimaan Proposal Hibah Rintisan Sertifikasi AUN-QA Project Implementation Unit (PIU) Islamic Development Bank (IDB) Universitas Jember Gedung CDAST, Lantai 6 Jl. Kalimantan 37 Kampus Tegal Boto Jember 68121
J. Pelaporan Pelaporan hibah dibuat dalam bentuk laporan tertulis dan presentasi hasil. Adapun laporan tertulis dibuat dengan sistematika sebagai berikut: I. Pendahuluan II. Analisis SWOT Prodi III. Pelaksanaan kegiatan IV. Hasil Kegiatan V. Kesimpulan dan Rekomendasi VI. Rencana keberlanjutan VII. Lampiran a) Luaran dokumen SAR kriteria 1-5 b) Dokumen Pendukung/evidence III. PENUTUP Hibah Rintisan Sertifikasi AUN-QA diharapkan dapat dijadikan stimulus dalam meningkatkan kualitas prodi menuju internasionalisasi. Implementasi program diharapkan dapat berkelanjutan dan dievaluasi dengan baik secara berkelanjutan dan berkesinambungan. Untuk selanjutnya, pilot project ini diharapkan dapat berkembang baik ada proyek ataupun tidak. Apabila ada hal-hal yang penting dan ada perubahan dalam panduan, akan disampaikan kemudian. Hal yang belum jelas dalam panduan ini silahkan menghubungi Sekretariat PIU- IDB Universitas Jember atau melalui email: idbproject@unej.ac.id
Lampiran 1 Format Sampul Depan PROPOSAL Hibah Rintisan Sertifikasi AUN-QA Dokumen SAR AUN-QA Program Studi... (Nama Fakultas dan Jurusan/Prodi) PROJECT IMPLEMENTATION UNIT - ISLAMIC DEVELOPMENT BANK UNIVERSITAS JEMBER KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI 2018
Lampiran 2 Format Halaman Pengesahan Proposal HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL 1. Perguruan Tinggi :.. 2. Ketua Tim - Nama :.. - NIDN :.. - Jabatan :.. - Alamar Kantor :.. - Handphone :.. - Email Pribadi :.. 3. Anggota Tim - Anggota 1 :.. - Anggota 2 :.. - Anggota dst. :.. 4. Jangka Pelaksanaan: bulan Program 5. Biaya Yang Diajukan :.. Mengetahui Dekan Fakultas...,,.2018 Ketua Tim Stempel dan Ttd Nama Jelas NIP/NIDN Nama Jelas NIP/NIDN
Lampiran 3 Halaman Pernyataan kesanggupan KOP SURAT PERGURUAN TINGGI SURAT PERNYATAAN HIBAH RINTISAN SERTIFIKASI AUN-QA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama Lengkap :... Program Studi :... Jabatan :... Perguruan Tinggi :... Dengan ini menyatakan bahwa: saya bersedia menyelesaikan seluruh rangkaian kegiatan dan menyampaikan laporan hasil hibah sesuai ketentuan di dalam panduan. Demikian Surat Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari ditemukan ketidaksesuaian dengan pernyataan ini dan atau ada tuntutan dari pihak lain, saya bersedia bertanggung jawab, diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan membebaskan Direktorat Pembelajaran dari tuntutan apa pun serta bersedia mengembalikan seluruh biaya program hibah yang saya peroleh ke Kas Negara. Mengetahui, Dekan Jember,.2018. Yang Menyatakan, Materai 6000, dan ttd Nama Lengkap NIP Nama Lengkap NIP.