BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Kata perusahaan mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit atau balai pengobatan lainnya. Pengertian yang kedua berkenan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan informasi di alokasikan atau tujuan organisasi tercapai dengan efisien. Tinjauan perusahaan terhadap organisasi perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi, agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri, sedangkan secara khusus untuk menjalankan suatu sistem pelayanan rawat inap di RS PMI Bogor, perlu adanya spesifikasi pekerjaan pekerjaan, agar bagian bagian setiap organisasi dapat menjalankan tugasnya dengan baik, terarah sesuai dengan peraturan yang ada. 3.1.1. Sejarah Perusahaan Buitenzorg 1931, berawal dari prakarsa kelompok sosial orang orang belanda maka didirikanlah sebuah rumah sakit di Bogor pada tahun 1931. Selang tujuh tahun kemudian pengelolaan rumah sakit tersebut diserahkan kepada organisasi NERKAI (Nederlandsch Rode Kruis Afdeling Van Indonesie). Hingga Jepang masuk ke Indonesia ditahun 1942, pengelolaan diambil alih oleh pihak Jepang dan bertahan hingga tahun 1945 saja, menyusul kekalahan mereka pada 28

29 perang dunia ke-ii. NERKAI pun mengambil alih kembali pengelolaan rumah sakit setelahnya. Barulah pada tahun 1948, pengelolaan rumah sakit dihibahkan kepada pengurus Palang Merah Indonesia cabang Bogor dan diberi nama Rumah Sakit Kedung Halang yang dipimpin oleh Dokter Respondek. Pada tahun 1951 diserahkan kepada Markas Besar Palang Merah Indinesia dan ditunjuk sebagai rumah sakit umum serta berganti nama menjadi Rumah Sakit Palang Merah Indonesia (RS PMI BOGOR). Untuk pengelolaannya, pada tahun 1964 dibentuk suatu Yayasan Rumah Sakit Umum PMI Bogor yang diketuai oleh Ibu Hartini Soekarno dan berinduk pada Markas Besar PMI. Yayasan Rumah Sakit PMI Bogor dibubarkan pada tahun 1966 dengan sebelumnya telah merestorasi bangunan RSU PMI Bogor. Ditahun 1970 RS PMI Bogor mendapatkan status rumah sakit tipe C menurut standar hasil Workshop Hospital. Sejak saat itu RS PMI Bogor lebih berkiprah di dunia kesehatan. Tahun Penjabaran 1972 Poliklinik Kebidanan ditunjuk sebagai Poliklinik Keluarga Berencana Wilayah Bogor 1988 Meraih Juara 1 sebagai Rumah Sakit Swasta Tipe C tingkat provinsi 1989 Ditunjuk sebagai pengelola Bank Darah dan Sekteretariat Bank Mata 1990 Didirikan Koperasi Karyawat Mitra Melati

30 1991 DInyatakan Sebagai RS Swasta Tipe B 1992 RS PMI sudah memiliki ijin tetap penyelenggaraan rumah sakit 1994 Dilakukan pemugaran RS PMI Bogor yang ditandai dengan peletakan batu pertama oleh Ibu Tien Soeharto 1999 Dibuka ruang perawatan kelas VIP Paviliun Melati dilantai IV, Instalasi Bedah Sentral dilantai II, serta Pusat Diagnostik dilantai I 1999 Penambahan ruang perawatan kelas I dan II Mawar Digedung sayap kanan yang menghadap Kebun Raya Bogor 2000 Dibangun ruang rawat kelas I dan II Paviliun Anggrek digedung eks kamar Bedah 2002 Dilakukan renovasi gedung Instalasi Gawat Darurat 2002 Dimulai pemugaran gedung Paviliun Mawar untuk menjadi Poliklinik Eksekutif (AFIAT) dan beroperasi pada bulan Januari 2003 2003 Dilakukan pemindahan ruang rawat Pav.Melati (VIP) kelantai IV dan Pav.Mawar (Kls I) kelantai III gedung Melati 2010 Pemugaran gedung Poliklinik Reguler yang ditandai dengan peletakan batu pertama oleh Bpk.HM Jusuf Kalla 2010 Dinyatakan RS Swasta Tipe B oleh Badan Akreditasi Rumah Sakit

31 2012 Peresmian Gedung Gardenia (eks Poli Reguler) yang ditandatangani oleh Bpk. HM Jusuf Kalla dan Bpk. Diani Budiarto (Walikota Bogor) 2012 Dibukanya Poliklinik Reguler digedung Gardenia (lt.1) serta NICU, ICU dan Hemodialisa (lt.2) 2013 Pembangunan tahap awal kompleks Gd. F dilokasi bekas IGD, Kasir, ICU, Farmasi, Hemodialisa 2014 Peresmian Gd. F (Gedung Flamboyan) yang ditandatangani oleh Bpk. HM Jusuf Kalla 2015 Pemugaran Gd. Melati lantai 1 (ex. Pusat diagnostik) untuk dijadikan ruang Dahlia kelas I, II dan III 2015 Peresmian Ruang Dahlia baru (menempati lt. 1 Gd. Melati ex. Pusat diagnostik) 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi adalah suatu susunan dan berhubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi dibatasi. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan hubungan diantara fungsi fungsi, bagian bagian atau posisi, maupun orang orang yang menunjukan kedudukan.

32 Untuk itu agar tujuan organisasi pada bagian Pelayanan Pasien Rawat Inap ini tercapai dengan baik maka perlu dibuatkan struktur organisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada bagian Pelayanan Pasien Rawat Inap adalah sebagai berikut : Gambar III.1 Struktur Organisasi Rawat Inap Fungsi masing masing bagian : 1. Kepala Instalasi Rawat Inap Seorang tenaga medis/keperawatan yang diberikan tugas untuk merencanakan, menyiapkan, mengkoordinasikan kebutuhan penyelenggaraan pelayanan rawat inap untuk pelaksanan diagnose, pengobatan, perawatan, pencegahan, pemulihan serta penelitian penderita rawat inap.

33 2. Penanggung Jawab Pelayanan Rawat Inap 1 dan 2 Seorang tenaga medis/keperawatan yang diberikan tugas untuk membantu kepala instalasi dalam mengkoordinasikan pelayanan di seluruh area kerja rawat inap. 3. Penanggung Jawab Asuhan Keperawatan Rawat Inap Seorang tenaga perawat/bidan yang diberi tanggung jawab dan kewenangan dalam mengatur serta mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan/kebidanan di unit kerja 4. Ketua Tim Asuhan Keperawatan Rawat Inap Seorang tenaga perawat/bidan yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk memimpin pelaksanaan pelayanan asuhan keperawatan/kebidanan diruangan rawat inap. 5. Petugas Rawat Inap 1 dan 2 Seorang tenaga keperawatan yang diberi tanggung jawab dan wewenang untuk memimpin pelaksanaan pelayanan asuhan keperawatan diruangan rawat pada waktu shift sore dan malam serta shift pagi di hari libur.

34 3.2. Prosedur Sistem Berjalan 1. Prosedur pendaftaran pasien rawat inap Calon pasien datang dan langsung menuju IGD (Instalasi Gawat Darurat) menyerahkan data diri untuk membuat kartu pasien dan surat pengantar yang akan diisi oleh petugas rawat inap 1. Setelah itu petugas rawat inap 1 akan mengalihkan surat pengantar ke petugas rawat inap 2 yang bertugas di bagian rawat inap dan petugas rawat inap 2 memberikan formulir kosong 1 dan 2 ke penanggung jawab pasien, lalu penanggung jawab pasien mengisi formulir 1 dan 2 yang diberikan oleh petugas rawat inap 2. Setelah formulir diisi, petugas rawat inap 2 memberikan surat pengantar ke penanggung jawab pasien dan memberikan kartu pasien ke calon pasien lalu petugas rawat inap 2 mengarsipkan formulir 1 dan 2 ke arsip formulir. 2. Prosedur Persetujuan Rawat Inap Penanggung jawab pasien memberikan surat pengantar rawat inap ke petugas rawat inap 2 yang bertugas di bagian rawat inap sebagai tanda bukti bahwa telah menyetujui ruang rawat inap yang akan dipakai atas persetujuan pasien. Setelah itu pasien memberikan katu pasien rawat inap kepada petugas rawat inap 2. Setelah itu petugas rawat inap 2 mengambil formulir 1 dari arsip formulir untuk dilampirkan ketika pasien sudah selesai menjalani rawat inap lalu petugas rawat inap 2 mengarsipkan surat pengantar pada arsip persetujuan rawat inap. 3. Prosedur Rawat Inap Pasien menjalani proses rawat inap diruangan yang sudah disetujui sebelumnya dengan melihat arsip persetujuan rawat inap. Setelah pasien selesai menjalani

35 proses rawat inap, petugas rawat inap 2 memberikan kartu pasien, resep serta formulir 1 isi kepada pasien untuk dibuatkan obat dan dilakukan pembayaran sesuai dengan jasa tindakan dokter. 4. Prosedur Pembayaran Pasien melakukan pembayaran pada bagian administrasi dengan memberikan kartu pasien dan formulir 1 isi dan mengambil obat dengan menyerahkan resep obat ke bagian administrasi, lalu bagian administrasi mengarsipkan kwitansi 2 tersebut pada arsip pembayaran dan mengarsipkan resep obat pada arsip resep obat. Setelah itu kartu pasien, kwitansi 1, formulir 1 isi dan obat diberikan kepada pasien. 5. Prosedur Pembuatan Laporan Bagian administrasi membuat laporan harian kamar pasien dan diserahkan ke bagian Kepala Instalasi Rawat Inap. 3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan 1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

36 2. Diagram Nol Sistem Berjalan Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Keterangan : LHKP : Laporan Harian Kamar Pasien F1 : Formulir 1 F2 : Formulir 2

37 3. Diagram Detail Sistem Berjalan Gambar III.4 Diagram Detail Prosedur 1 Sistem Berjalan Gambar III.5 Diagram Detail Prosedur 2 Sistem Berjalan Gambar III.6 Diagram Detail Prosedur 3 Sistem Berjalan

38 Gambar III.7 Diagram Detail Prosedur 4 Sistem Berjalan 3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan 1. Spesifikasi Bentuk Masukan Bentuk spesifikasi dokumen dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan berupa : A. Formulir Pendaftaran Pasien Nama Dokumen Fungsi : Surat Pengantar Pasien : Untuk mengisi data diri pasien Sumber : Petugas Rawat Inap 1 Tujuan Jumlah Frekuensi : Penanggung Jawab Pasien : 1 lembar : Setiap calon pasien datang Bentuk : Lampiran A.1 B. Formulir Pendaftaran Pasien Nama Dokumen Fungsi : Formulir Pendaftaran Pasien : Untuk mengisi data diri pasien

39 Sumber : Petugas Rawat Inap 1 Tujuan Jumlah Frekuensi : Penanggung Jawab Pasien : 2 lembar : Setiap calon pasien datang Bentuk : Lampiran A.2 C. Kartu Pasien Nama Dokumen Fungsi : Kartu Pasien : Untuk mengetahui data diri pasien Sumber : Petugas Rawat Inap 1 Tujuan Jumlah Frekuensi : Pasien : 1 lembar : Setiap calon pasien mendaftar Bentuk : Lampiran A.3 2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan berupa : A. Resep Obat Nama Dokumen Fungsi : Resep Obat : Untuk mengambil obat pasien Sumber : Petugas Rawat Inap 1 Tujuan Jumlah : Pasien : 1 lembar

40 Frekuensi : Setiap pasien selesai menjalani proses rawat inap Bentuk : Lampiran B.1 B. Kwitansi Pembayaran Nama Dokumen Fungsi : Kwitansi Pembayaran : Untuk mengetahui total pembayaran yang akan dilakukan pasien Sumber Tujuan : Administrasi : Pasien Jumlah : 2 Lembar ( 1 buat pasien 1 buat administrasi ) Frekuensi : Setiap pasien selesai menjalani proses rawat inap Bentuk : Lampiran B.2 C. Laporan Harian Kamar Pasien (LHKP) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Jumlah Frekuensi : Laporan Harian Kamar Pasien : Untuk mengetahui kegiatan harian disetiap kamar pasien : Administrasi : Kepala Instalasi Rawat Inap : 1 lembar : Setiap hari Bentuk : Lampiran B.3

41 3.5. Permasalahan Pokok Dari hasil analisa dan pengamatan pada RS PMI Bogor maka penulis dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem pelayanan pasien rawat inap yang sedang berjalan, antara lain : 1. Pada bagian pendaftaran, penanggung jawab pasien harus mengisi sendiri data diri calon pasien di bagian rawat inap. 2. Pengisian data diri calon pasien masih manual / tulis tangan 3. Kemungkinan calon pasien tidak mendapatkan ruang pasien rawat inap sangat besar karena calon pasien harus datang langsung ke rumah sakit untuk memastikan adanya ketersediaan ruang rawat inap atau tidak. 4. Pembuatan laporan masih dilakukan perhari tanpa adanya rincian keseluruhan data pasien bila pasien telah selesai menjalani proses rawat inap. 3.6. Pemecahan Masalah Dari permasalahan permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem pelayanan pasien rawat inap yang sudah terkomputerisasi pada RS PMI Bogor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik. 1. Calon pasien bisa konfirmasi via telepon untuk mengetahui ketersediaan ruang rawat inap rumah sakit 2. Pengisian formulir seharusnya diisi oleh bagian petugas rawat inap agar memudahkan calon pasien dan penanggung jawab pasien dalam melakukan pendaftaran pasien rawat inap dengan hanya memberi data diri saja.

42 3. Seharusnya pendataan pada calon pasien rawat inap di input melalui 2 tahap, yaitu tahap pertama melalui pengisian data lewat formulir dan tahap kedua melalui penginputan data yang merujuk dari formulir isi agar mengantisipasi hal hal yang tidak diinginkan seperti berkas arsip formulir hilang dan lain lain. Bila formulir isi yang ada di arsip formulir hilang, maka ada cadangan dokumen calon pasien rawat inap berupa data yang ada di komputer. 4. Pembuatan laporan dilakukan menyeluruh jika pasien sudah menjalani proses rawat inap.