Standard Operating Procedure PENGENDALIAN DOKUMEN Program Studi Agrobisnis Perikanan Universitas Brawijaya Malang
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN DOKUMEN UN10/F06/03/HK.01.02.a/06JUR Revisi ke 1 Halaman 1 dari 8 PENGENDALIAN DOKUMEN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Erlinda Indrayani Ketua Jurusan SEPK 2. Pemeriksaan Nuddin Harahab Ketua Jurusan SEPK 3. Persetujuan Daduk Setyohadi Wakil Dekan 1 FPIK UB 4. Penetapan Happy Nusyam Dekan FPIK UB 5. Pengendalian Tiwi Nurjannati Utami Ketua UJM Jurusan SEPK Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 Hal. ii
A. Tujuan Tujuan dari SOP pengendalian dokumen, antara lain: 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Standar Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. C. Standar Mutu yang Terkait SOP ini meliputi tata cara, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pengendalian dokumen pada Program S1 Jurusan Sosial Ekonomi Perikanan dan Kelautan Fakultas perikanan dan kelautan Universitas Brawijaya Malang. D. Istilah dan Definisi Istilah dan definisi dalam SOP pengendalian dokumen, antara lain: 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM SEPK untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis Jurusan SEPK 3. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. E. Urutan Prosedur Urutan prosedur SOP pengendalian dokumen, antara lain: a. Bidang terkait merumuskan dokumen dan mengajukan usulan atau revisi dokumen yang diperlukan kepada UJM SEPK b. UJM SEPK mengkaji rumusan usulan atau revisi dokumen bila diperlukan c. UJM menyerahkan dokumen baru atau dokumen revisi kepada bidang terkait yang mengusulkan Hal. 1
d. Kajur atau KPS menerima dan mengkaji ulang dokumen baru atau dokumen revisi dari UJM e. Kajur atau KPS mengesahkan dokumen baru atau dokumen revisi f. Sekjur/Sekretaris PS menerbitkan dokumen baru atau dokumen revisi g. Sekjur/Sekretaris PS mendistribusikan dokumen baru atau dokumen revisi h. Sekjur/Sekretaris PS menyimpan dokumen baru atau dokumen revisi i. UJM mengendalikan dokumen baru atau dokumen revisi j. Bidang terkait mengendalikan rekaman dokumen F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Hal. 2
G. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan SOP ini, antara lain: 1. Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya dan Fak. Perikanan dan Ilmu Kelautan yang berlaku 2. Manual Mutu PJM UB 3. Manual Mutu UJM SEPK 4. Dokumen Mutu SEPK Hal. 3
H. Lampiran Hal. 4