BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu Manoppo (2013) dalam analisis sistem pengendalian internal atas pengeluaran kas pada PT. Sinar Galesong Prima cabang Manado masih belum efektif, karena masih banyak unsur-unsur sistem pengendalian intern yang belum terpenuhi. Penyebab kurang efektifnya sistem pengendalian intern tersebut antara lain, adanya penempatan kasir yang masih berada satu ruangan dengan karyawan lainnya sehingga kurang efisien, tidak adanya asuransi mengenai kas yang berada di tangan maupun di kasir, tidak dilakukannya rekonsiliasi bank oleh pihak pemeriksaan intern, stempel cek dipegang oleh pembuat cek, serta kurangnya perputaran jabatan yang kemungkinan dapat menyebabkan terjadinya penyelewengan. Sumurung, et. al (2015) menyimpulkan dalam analisis pengendalian penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Manado media grafika bahwa pengendalian penerimaan dan pengeluaran kas pada PT Manado Media Grafika telah dilakukan sesuai prosedur, sehingga kinerja manajerial dapat terlaksana dengan mudah. Pimpinan perusahaan sebaiknya tetap melaksanakan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas, dan menjaga hubungan yang baik dalam pelaksanaan operasional perusahaan. Dilarasika, Eldia (2015) menjelaskan, bahwa sistem pengendalian intern atas penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. Harapan Abadi Surabaya secara keseluruhan sudah baik, dengan adanya otorisasi Direktur setiap melakukan 7
8 transaksi pengeluaran kas. Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas berupa permintaan pembayaran dan slip setoran, sedangkan dalam pengeluaran kas berupa payment application form dan bukti kas keluar. Namun masih terdapat beberapa kelemahan pada proses penerimaan kas, yaitu adanya bagian akuntansi yang merangkap menjadi kasir, serta jarang dilakukannya pencocokan antara uang kas dengan catatan akuntansi. Berdasarkan penelitian terdahulu, terdapat perbedaan terhadap obyek yang diteliti, maka penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas yang ada di perusahaan dengan didasarkan pada unsur-unsur pengendalian internal. Beberapa penelitian terdahulu tersebut merupakan penelitian sejenis dengan penelitian yang akan diteliti saat ini. Dengan adanya penelitian-penelitian terdahulu diharapkan dapat membantu peneliti sebagai bahan referensi serta dijadikan bahan literatur pada penelitian ini. B. Tinjauan Pustaka 1. Sistem dan Prosedur a. Pengertian Sistem Menurut James A Hall (2001:5) sistem merupakan sekelompok dari dua atau lebih komponen-komponen atau subsistem yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut Romney dan Steinbart (2014:3) sistem merupakan serangakaian dua komponen atau lebih yang saling terkait dan saling berhubungan agar dapat mencapai tujuan. Menurut Mulyadi (2016:4) sistem merupakan suatu jaringan yang
9 terdiri dari beberapa prosedur yang dirancang sesuai pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan dan memiliki fungsi utama yaitu melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. b. Pengertian Prosedur Mulyadi (2016:4), prosedur merupakan serangkaian kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, guna menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, memilih, memindah, dan membandingkan, guna mencatat informasi. 2. Kas Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (2009:2) kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Secara langsung atau tidak langsung hampir semua transaksi berhubungan langsung dengan kas. Oleh karena itu perusahaan harus merancang dan menggunakan pengendalian internal untuk mengamankan kas agar terhindar dari penyalahgunaan kas
10 3. Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas a. Sistem Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2016:379) penerimaan kas pada perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penjualan kredit. 1) Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai Perusahaan melakukan penjualan tunai dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu sebelum perusahaan penjual menyerahkan barang kepada pembeli. Setelah perusahaan menerima pembayaran dari pembeli, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut James Hall (2001:198), sistem penerimaan kas meliputi: a) Cek dan informasi pendukung lainnya (nomor rekening pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan lainnya) tersedia ketika adanya penerimaan bukti pembayaran pada ruang penerimaan dokumen. Cek tersebut dikirim ke bagian kasir pada departemen penerimaan kas, dan bukti pembayaran dikirim ke departemen piutang. b) Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank.
11 c) Bukti pembayaran yang diterima oleh departemen piutang digunakan sebagai pengurang saldo rekening pelanggan sesuai nilai pembayaran. d) Departemen penerimaan kas dan departemen piutang mengirimkan ringkasan informasi tersebut ke departemen buku besar umum, untuk dilakukan pencocokan serta untuk memperbarui rekening kontrol piutang dan rekening kas. 2) Sistem penerimaan kas dari penjualan kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit tersebut ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit (Mulyadi, 2016:160). Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kali kepada seorang pembeli selalu didahului oleh analisis terhahadap kelayakan pemberian kredit kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2016:167). b. Sistem Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2016:425) perusahaan melakukan transaksi pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil tidak dapat dilakukan menggunakan cek, sehingga dilakukan melalui penyelengaraan dana kas kecil dengan
12 salah satu di antara dua sistem, yaitu fluctuating- fund-balance system dan imprest system. Dalam fluctuating- fund-balance system penyelenggara dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Pencatatan pada pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan mendebit akun dana kas kecil. 2. Pencatatan pada pengeluaran dana kas kecil dilakukan dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo akun dapat berfluktuasi. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai jumlah keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil sehingga saldo akun dapat berfluktuasi dari waktu ke waktu. Dalam imprest system penyelenggara dana kas kecil dilakukan dengan sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan menggunakan cek dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan mengkredit akun kas. 4. Sistem Pengendalian Internal (SPI) a. Pengertian Sistem Pengendalian Internal
13 Bodnar dan William (2006:129) menyatakan bahwa sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lain dalam perusahaan, yang dirancang guna meyakinkan dan member jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut: (1) reliabilitas pelaporan keuangan, (2) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (3) kesesuaian dengan peraturan yang ada. Menurut Mulyadi (2016:129) sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang digabungkan untuk melindungi aset organisasi, memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2007:229) pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. b. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian intern secara keseluruhan merupakan suatu alat yang dipakai untuk memudahkan dalam mencapai tujuan perusahaan. Menurut Mulyadi (2016:129) tujuan sistem pengendalian internal antara lain: 1. Melindungi aset organisasi,
14 2. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3. Mendorong efisiensi usaha, 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Romney dan Steinbart (2014:226) tujuan pengendalian internal antara lain: 1. Melindungi aset, mendeteksi perolehan, penggunaan, dan penempatan yang tidak sesuai atau tidak sah. 2. Mengelola catatan secara detail agar laporan yang dihasilkan bersifat akurat dan wajar. 3. Memberikan informasi secara akurat dan reliabel. 4. Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan kriteria yang ditetapkan. 5. Meningkatkan dan memperbaiki efisiensi operasional. 6. Meningkatkan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang dietentukan. 7. Mematuhi hukum dan peraturan berlaku. c. Fungsi Sistem Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinbart (2007:229) mengatakan bahwa fungsi sistem pengendalian intern adalah : 1. Pengendalian Untuk Pencegahan (Preventive Control) Fungsi ini mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Memperkerjakan personel akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahan tugas yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas asset, fasilitas dan informasi, merupakan pencegahan yang efektif. 2. Pengendalian Untuk Pemeriksaan (Detective Control)
15 Fungsi ini dibutuhkan untuk mengungkapkan masalah setelah masalah tersebut muncul. 3. Pengendalian Korektif (Corrective Control) Fungsi ini memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan dan mengubah sistem agar masalah di masa mendatang dapat dihilangkan. d. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2016:130) unsur-unsur sistem pengendalian internal yaitu: 1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Secara Tegas. Struktur organisasi diperlukan sebagai kerangka pembagian tanggung jawab fungsional atas unit-unit organisasi dalam menjalankan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, guna menghindari terjadinya penyimpangan. 2) Pembagian Tanggung Jawab Fungsional dalam Suatu Organisasi Didasarkan pada Prinsip - Prinsip berikut, yaitu: Adanya pemisahan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi memiliki wewenang untuk melakukan kegiatan. Dalam setiap kegiatan perusahaan memerlukan adanya otorisasi dari manager fungsi, sedangkan fungsi penyimpanan memiliki
16 wewenang dalam menyimpan atau melindungi aset perusahaan. Selain itu, fungsi akuntansi juga memiliki wewenang dalam pencatatan segala peristiwa keuangan yang ada di perusahaan. Menurut Bodnar dan William (2006:13), baik pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil, fungsi akuntansi harus dilakukan pemisahan dengan fungsi akuntansi, serta tidak boleh terdapat tanggung jawab dan wewenang terhadap aktivitas operasi perusahaan. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab secara penuh dalam melakukan semua tahap suatu transaksi. 3) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Guna Melindungi Aset, Utang, Pendapatan, dan Beban. Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat atau pihak yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang pada setiap transaksi, karena setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi yang dilakukan oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Dengan adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik, data yang terdapat pada formulir akan lebih terjamin tingkat ketelitian dan keandalannya mengenai aset, pendapatan, dan beban suatu organisasi. 4) Analisis Praktek yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit.
17 Pembagian sistem wewenang dan tanggung jawab fungsional, serta prosedur pencatatan yang ditetapkan, tidak akan terlaksana dengan baik tanpa adanya cara-cara yang menjamin praktik sehat dalam pelaksanannya. Dalam menciptakan praktik yang sehat, adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan, antara lain: a. Penggunaan formulir dengan bernomor urut tercetak yang penggunaannya harus dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang, karena formulir sebagai alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi. b. Dilaksanakan pemeriksaan mendadak tanpa adanya pemberitahuan terdahulu kepada pihak yang akan diperiksa terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, dengan jadwal yang tidak terencana. Hal ini akan mendorong karyawan agar dalam melaksanakan tugasnya sesuai aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dikerjakan sendiri oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Hal ini dilakukan agar pelaksanaan tugas tiap unit organisasi terkait terjadi internal check, sehingga tercipta praktik yang sehat. d. Dilaksanakan perputaran jabatan secara rutin yang dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga kecurangan dapat terhindarkan.
18 e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan kunci perusahaan atau yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan akan digantikan sementara oleh pejabat lain, sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, maka diharapkan dapat diungkap oleh pejabat atau pihak yang berwenang terkait masalah tersebut. 5) Adanya Mutu Karyawan yang Disesuaikan Dengan Tanggung- Jawabnya. Karyawan yang diperlukan perusahaan merupakan karyawan yang kompeten, jujur, dan ahli dalam bidang sesuai tanggungjawabnya, sehingga dapat melaksnakan pekerjaannya secara efisien dan efektif. a. Seleksi calon karyawan sesuai dengan bidangnya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggungjawab yang akan diterima, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syaratsyarat yang harus dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. e. Sistem Pengendalian Internal Terhadap Penerimaan Kas Pengendalian intern atas penerimaan kas dalam perusahaan harus mengendalikan kas mulai saat kas diterima sampai kas tersebut disetorkan
19 ke bank, guna melindungi kas dari pencurian dan menjamin bahwa semua penerimaan kas yang telah disetorkan ke bank dan catatan akuntansi perusahaan diselenggarakan dengan benar. Menurut Mulyadi (2016:393) terdapat beberapa unsur pokok pengendalian internal atas penerimaan kas dari penjualan tunai, antara lain: a) Organisasi Adanya pemisahan antara fungsi penjualan dengan fungsi kas. Adanya pemisahan antara fungsi kas dengan fungsi akuntansi. Transaksi penjualan tunai harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Fungsi penjualan melakukan otorisasi atas penerimaan order dari pembeli menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Fungsi kas melakukan otorisasi atas penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Penjualan yang menggunakan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. Fungsi pengiriman melakukan otorisasi atas penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai. Fungsi akuntansi melakukan otorisasi atas pencatatan ke dalam buku jurnal barang dengan memberi tanda pada faktur penjualan tunai. c) Praktik yang sehat
20 Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penggunaan faktur penjualan tunai benomor urut cetak. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau pada hari kerja berikutnya. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas dilakukan secara periodik dan mendadak. f. Sistem Pengendalian Internal Terhadap Pengeluaran Kas Pengendalian internal atas pengeluaran kas sangat diperlukan perusahaan guna memberi keyakinan yang memadai bahwa setiap pembayaran yang dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang telah diotorisasi, dan menjamin bahwa kas yang digunakan telah efisien. Menurut Mulyadi (2016:433) terdapat beberapa unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek antara lain: a) Organisasi Adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi akuntansi. Bagian kasir tidak boleh melakukan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas secara pribadi, harus ada campur tangan dari fungsi yang lain. b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang atas pengeluaran kas.
21 Adanya persetujuan dari pejabat yang berwenang atas pembukuan dan penutupan rekening bank. Adanya otorisasi atas pencatatan dan jurnal pengeluaran kas yang didasarkan pada bukti kas keluar, serta terlampirnya dokumen pendukung secara lengkap. c) Praktik yang sehat Adanya pengamanan atas saldo kas yang disimpan perusahaan guna menghindari pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Bagian kasa bertanggung jawab atas dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas yang harus dibubuhi cap lunas setelah transaksi pengeluaran kas. Adanya penggunaan rekening Koran. Segala transaksi pengeluaran kas harus menggunakan cek dengan atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. Digunakan pencatatan dengan metode imprest system apabila jumlah pengeluaran kas relatif kecil melalui dana kas kecil. Dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di perusahaan dengan jumlah kas yang ada di catatan akuntansi secara periodik. Adanya asuransi dari kerugian mengenai kas yang berada di perusahaan dengan kas yang berada di perjalanan. Pengamanan yang memadai terhadap bagian kasir guna mencegah terjadinya pencurian atau tindakan yang merugikan.
22 Bagian kasir bertanggung jawab atas semua nomor cek. g. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2016:385) fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a) Fungsi penjualan, bertanggungjawab menerima pesanan dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai untuk diserahkan ke pembeli sebagai kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b) Fungsi kas, bertanggungjawab atas transaksi penerimaan kas dari pembeli. c) Fungsi akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, serta membuat laporan penjualan. Menurut Mulyadi (2016:429) fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah: a) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan tersebut harus harus mendapatkan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan. b) Fungsi akuntansi, dalam transaksi pengeluaran kas bertanggungjawab atas: Pencatatan pengeluaran kas terkait beban dan persediaan, fungsi ini berada di bagian Kartu Persediaan dan bagian Kartu Beban.
23 Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran aks atau register cek, fungsi ini berada di bagian Jurnal. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas verifikasi kelengkapan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. c) Fungsi pemeriksaan intern, bertanggungjawab dalam perhitungan kas secara periodik dan melakukan pencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu fungsi ini juga bertanggungjawab dalam pelaksanaan pemeriksaan secara mendadak atas saldo kas di tangan, serta membuat rekonsiliasi bank secara periodik. 5. Efektivitas Terdapat beberapa pengertian tentang efektivitas menurut para ahli. Salah satu diantaranya adalah Mahmudi (2010:84) yang menyebutkan bahwa efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan. Semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka akan semakin efektif organisasi, program atau kegiatan. Sedangkan IBK Bhayangkara (2008) berpendapat mengenai definisi dari efektivitas ialah efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efektivitas merupakan ukuran dari output.
24 Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan suatu indkator yang dapat memberikan gambaran mengenai sejauh mana suatu tujuan dapat dicapai secara maksimal, baik dari segi kualitas maupun ketapatan waktu serta berorientasi pada output yang dihasilkan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.