Bahagian Sumber Manusia, Bil. MARA : 96/1-26 Klt.24(9) Tingkat 17-18, Ibu Pejabat MARA, Bil. Pend : SUM/SPP/007 Jalan Raja Laut, Tarikh : 17 Februari 2010 50609 Kuala Lumpur. SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN MARA BIL. 9/2010 PERATURAN MENGENAI KEBENARAN UNTUK MENINGGALKAN PEJABAT DALAM WAKTU BEKERJA DI BAWAH PERINTAH AM 5 BAB G MEMATUHI WAKTU BEKERJA 1. TUJUAN 1.1 Adalah dimaklumkan bahawa MARA melalui Mesyuarat Jawatankuasa Perjawatan MARA Bil. 1/2010 pada 11 Februari 2010 telah bersetuju menerima pakai keputusan Kerajaan berhubung peraturan mengenai kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja di bawah Perintah Am 5 Bab G mematuhi waktu bekerja seperti mana yang diumumkan oleh Kerajaan melalui Surat Edaran JPA Bilangan JPA(SARAAN)(S)1619 Klt.16(7) ke dalam perkhidmatan MARA. 1
2. LATAR BELAKANG 2.1 Kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja diperuntukkan di bawah Perintah Am 5 Bab G. Peraturan tersebut menjelaskan bahawa jika seseorang pegawai hendak meninggalkan pejabatnya di dalam waktu bekerja, kebenaran Pegawai Penyelia hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum berbuat demikian. 2.2 Walau bagaimanapun, peraturan berkenaan tidak menjelaskan sebab-sebab untuk membolehkan seseorang pegawai itu diberi kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja dan tempoh masa yang terlibat. 3. TAFSIRAN 3.1 Bagi tujuan garis panduan ini melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain: a. kebenaran untuk meninggalkan pejabat bermakna kebenaran yang diberi oleh Pegawai Penyelia kepada seseorang pegawai untuk meninggalkan tugasnya dalam tempoh waktu bekerja; b. waktu bekerja bermakna masa bekerja yang ditetapkan kepada seseorang pegawai mengikut peraturan yang berkuat kuasa; dan c. Pegawai Penyelia bermakna seseorang pegawai yang bertanggungjawab ke atas pegawai bawahannya. Pegawai 2
penyelia mestilah mempunyai hubungan taraf tinggi rendah dalam satu susunan kuasa (span of control) di mana jawatan yang lebih tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah. 4. PELAKSANAAN 4.1 MARA dengan ini bersetuju mewujudkan garis panduan pelaksanaan kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja seperti berikut: a. pegawai hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Pegawai Penyelia terlebih dahulu sebelum meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja dengan menggunakan borang yang disediakan dalam garis panduan ini; b. kebenaran untuk meninggalkan pejabat ini boleh diberi bagi tujuan menyelesaikan urusan persendirian pegawai yang terpaksa dilakukan dalam waktu bekerja. Pegawai hendaklah memberi keutamaan kepada tugas dan tanggungjawabnya sekiranya urusan persendirian tersebut boleh diselesaikan menerusi perkhidmatan atas talian atau perkhidmatan yang disediakan di luar waktu bekerja; c. Pegawai Penyelia hendaklah menggunakan budi bicaranya untuk memberi kebenaran kepada pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi urusan persendirian setelah mengambilkira kepentingan perkhidmatan; 3
d. tempoh maksimum yang dibenarkan untuk tujuan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja hendaklah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari (tidak termasuk waktu rehat), mana yang lebih rendah. Jika tempoh meninggalkan pejabat melebihi daripada tempoh maksimum yang ditetapkan pada hari tersebut, pegawai dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan; e. pegawai yang mendapatkan rawatan untuk diri sendiri di klinik/hospital dikehendaki mengemukakan time slip atau sebarang dokumen daripada pegawai perubatan atau doktor untuk mengesahkan bahawa pegawai mendapatkan rawatan di klinik/ hospital berkenaan dalam tempoh tersebut; f. tempoh pegawai dibenarkan meninggalkan pejabat akan dianggap sebagai Cuti Sakit jika pegawai disahkan sebagai tidak sihat untuk menjalankan tugasnya oleh pegawai perubatan atau doktor yang merawatnya melalui sijil sakit yang dikeluarkan; g. Pegawai Penyelia boleh menetapkan bahawa pegawai perlu menggantikan semula tempoh waktu bekerja yang telah digunakan untuk tujuan menyelesaikan tugas hakikinya supaya penyampaian perkhidmatan tidak terjejas; dan h. Pegawai Penyelia hendaklah memastikan kemudahan yang disediakan ini tidak disalahgunakan oleh pegawai terutamanya dari segi kekerapan penggunaannya. 4
4.2 Garis panduan ini tidak terpakai kepada pegawai yang mempunyai anak orang kelainan upaya (OKU). Pegawai masih tertakluk di bawah pemakaian peraturan yang sedia ada. 5. TARIKH KUAT KUASA 5.1 Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA ini berkuat kuasa pada tarikh ianya dikeluarkan. 6. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENGAWAL PUSAT 6.1 Pegawai Mengawal Pusat adalah diminta untuk mengedarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan MARA ini bagi makluman semua pegawai dalam perkhidmatan MARA di bawah seliaan masingmasing. Sekian. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA CEMERLANG, GEMILANG, TERBILANG DATO IBRAHIM BIN MUHAMAD Ketua Pengarah MARA MARA terus mara KEUSAHAWANAN KERJAYA PILIHAN 5
BORANG PERMOHONAN KEBENARAN MENINGGALKAN PEJABAT DALAM WAKTU BEKERJA Kepada : (Pegawai Penyelia) Saya memohon kebenaran meninggalkan pejabat untuk tujuan : Tarikh urusan : Tempoh yang diperlukan : (jam) hingga (jam) Tandatangan Pemohon : Nama Penuh : Jawatan : Tarikh : Permohonan pelepasan waktu bekerja * diluluskan / tidak diluluskan Tandatangan Pegawai Penyelia : Nama Penuh : Jawatan : Tarikh : Pengesahan pegawai kembali bertugas: (Jam) Tandatangan Pegawai Penyelia : Nama Penuh : Jawatan : * potong mana yang tidak berkenaan Catitan : 1. Sekiranya tempoh pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja sehari yang ditetapkan pada hari tersebut, maka pegawai dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan. 2. Pegawai hendaklah sentiasa bersedia untuk menggantikan semula tempoh waktu bekerja yang telah digunakan untuk tujuan menyelesaikan tugas hakikinya supaya penyampaian perkhidmatan tidak terjejas sekiranya diarahkan oleh Pegawai Penyelianya. 6