BAB II KAJIAN PUSTAKA

BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2001;5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Selanjutnya menurut Badridwan (2009:1), prosedur adalah urutanurutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksiperusahaan yang terjadi. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatau urutan tugas dan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain yang dibuat untuk menjamin adanya keseragaman penanganan transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. 2.1.2 Karakteristik Prosedur 1) Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi. 2) Prosedur menunjukan hal yang logis dan sederhana. 3) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin. 4) Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggungjawab. 6

5) Prosedur membantu efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari organisasi. 6) Mencegah terjadinya penyimpangan. 7) Menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan. 8) Adanya suatau pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota organisasi. 2.1.3 Manfaat Prosedur Beberapa manfaat jika prosedur digunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yaitu : 1) Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja. 2) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing. 3) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan datang. 4) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien. 7

2.1.4 Pengertian Gaji Menurut Hariandja (2002:54) Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi lebih giat. Selanjutnya menurut Soemanto (2005:307), gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulan atau tahunan. Disamping gaji, pegawai mungkin memperoleh manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan jabatan, Dari pengertian diatas dapat disimpulkan maka permasalahan gaji dapat menjadi serius untuk diperhatikan. Karena menjadi salah satu unsur yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai yang berguna untuk kebutuhan dan memberikan kesejahteraan yang memadai bagi karyawan sehingga membuat pegawai termotivasi untuk lebih giat dan bertanggung jawab. 2.1.4 Peranan Gaji Menurut Poerwono (2004:124), peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak,yaitu: 1) Aspek pemberi kerja (majikan) Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga 8

pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja. 2) Aspek penerima kerja Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu-satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan. 2.1.5 Fungsi Penggajian Menurut Komarudin (2007;164) fungsi gaji bukan hanya membantu manager personalia dalam menentukan penghasilan yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu : 1) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke organisasi. 2) Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi. 3) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang. 2.1.7 Tujuan Penggajian Menurut Hasibuan (2002:85) tujuan penggajian, antara lain : 1) Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik. 9

2) Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, atasan akan mudah memotivasi bawahannya. 3) Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsitensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena tunover relativ kecil. 4) Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah. 5) Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. 6) Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin pegawai semakin baik. Pegawai akan menyadari serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku 7) Pengaruh Pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (sesuai batas gaji minimum/umr), maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. Dari beberapa kesimpulan diatas, maka penulis menyimpulkan gaji merupakan 10

balas jasa yang diberikan perusahaan kepada pegawainya atas jasa pegawai yang diberikan kepada perusahaannya. 2.1.8 Dokumen yang digunakan Dalam Prosedur Penggajian Secara umum dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:374) adalah : 1) Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawandi perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pulaberbentuk kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 2) Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan kefungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 3) Daftar gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, lain sebagainya. 4) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah perdepatement, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubunggannya dengan produk 11

kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah 5) Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 6) Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 7) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawain berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, perubhan tariff upah, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan gaji dan upah. 2.1.9 Prosedur Penggajian Prosedur Penggajian menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut : 1) Karyawan Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1 lembar dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD. Setelah diproses, slip gaji yang telah 12

divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD. 2) PSDM/HCD Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi kartu jam hadir dan kartu jam kerja, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang. 3) Bagian Keuangan Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yng dirangkap 2. Slip gaji lembar pertama sebagai arsip di bagian keuangan, dan Slip gaji lembar kedua diserahkan ke managr untuk divalidasi dan diserahkan ke karyawan. 4) Pimpinan Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Penjelasan diatas dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut: 13

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi Sumber : Prosedur Penggajian Mulyadi,2001 14

2.1.10 Pengertian Karyawan Menurut Subri (2002) Karyawan merupakan setiap penduduk yang masuk ke dalam usia kerja (berusia di rentang 15 hingga 64 tahun), atau jumlah total seluruh penduduk yang ada pada sebuah negara yang memproduksi barang dan jasa jika ada permintaan akan tenaga yang mereka produksi, dan jika mereka mau berkecimpung/berpartisipasi dalam aktivitas itu. Selanjutnya menurut Hasibuan (2002) pengertian karyawan adalah setiap orang yang menyediakan jasa (baik dalam bentuk pikiran maupun dalam bentuk tenaga) dan balas jasa ataupun kompensasi yang besarannya telah ditentukan terlebih dahulu. Berdasarkan pengertian diatas tentang Karyawan yang telah diuraikan oleh para ahli jika diartikan secara sederhana, karyawan dapat diartikan sebagai setiap orang yang memberikan jasa kepada perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkan jasa tenaga kerja, yang mana dari jasa tersebut karyawan akan mendapatkan balas jasa berupa gaji dan kompensasi-kompensasi lainnya. Jika dikelompokkan berdasarkan statusnya, karyawan dalm perusahaan dapat dibagi menjadi dua jenis kelompok yaitu karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. 1) Karyawan Tetap Karyawan tetap merupakan karyawan yang telah memiliki kontrak ataupun perjanjian kerja dengan perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditetapkan (permanent). Karyawan tetap biasanya cenderung memiliki hak yang jauh lebih besar dibandingkan dengan karyawan tidak tetap. Selain itu, karyawan tetap juga cenderung jauh lebih aman (dalam 15

hal kepastian lapangan pekerjaan) dibandingkan dengan karyawan tidak tetap. 2) Karyawan Tidak Tetap Karyawan tidak tetap merupakan karyawan yang hanya dipekerjakan ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja tambahan saja. Karyawan tidak tetap biasanya dapat diberhentikan sewaktu-waktu oleh perusahaan ketika perusahaan sudah tidak membutuhkan tenaga tambahan lagi. Jika dibandingkan dengan karyawan tetap, karyawan tidak tetap cenderung memiliki hak yang jauh lebih sedikit dan juga cenderung sedikit tidak aman (dalam hal kepastian lapangan pekerjaan). 2.1.11 Sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian Menurut Mulyadi (2001: 386) sistem pengendalian intern dalam sistem penggajian terdiri dari : 1) Aspek Organisasi (1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. (2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2) Aspek Sistem Otorisasi (1) setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang di tandatangani oleh direksi. 16

(2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direksi. (3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian. (4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. (5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. (6) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi. 3) Aspek Prosedur Pencatatan (1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. (2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. 4) Aspek Praktik yang Sehat (1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. (2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 17

(3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat bukti kas keluar sebelum dilakukan pembayaran. (4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan kartu penghasilan karyawan. (5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 18

2.2 Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya tentang prosedur penggajian pegawai dilakukan oleh Ni Luh Okta Mastriani(2012) dengan judul Prosedur Penggajian Pegawai Tetap Pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Bali, teknik analisis yang digunakan adalah deskriptif komparatif tujuan dari penelitian ini yaitu untuk membandingkan teori yang ada dengan praktek yang berlangsung pada perusahaan. Sri Dewi Anggadini, dengan judul Sistem Informasi Penggajian pada PT. PLN (persero) Distribusi Bali, dengan menggunakan data komparatif. Hasil penelitian yang diperoleh dari penelitian ini sistem informasi penggajian ditetapkan dengan Prosedur yaitu Sistem Aplication Product in data Processing (SAP). Dari beberapa hasil penelitian sebelumnya, dapat disimpulkan perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah penelitian ini membahas prosedur penggajian sedangkan penelitian sebelumnya memabahas tentang prosedur penggajian pegawai tetap dan membahas sistem informasi dalam penggajian pegawai. 19