Standard Operating Procedure INFO PUBLIK BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN Universitas Brawijaya Malang
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Info Publik UN10/B20/HK.01.02.a/48 3 3 Halaman Info Publik Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Ponda Wisnu Pribadi,STP 2. Pemeriksaan Kotok Gurito,SE 3. Persetujuan Dra.Rosadah Agustin Syarief,M.AB 4. Penetapan Drs.Syarif Utomo,MM 5. Pengendalian Dra.Rosadah Agustin Syarief,M.AB Staf Humas Kasubbag TU dan Protokol Kabag Umum dan HTL Ka.Biro Umum dan Kepegawaian Kabag Umum dan HTL i
DAFTAR ISI Lembar Identifikasi ------------------------------------------------------------------------------ i Daftar Isi ----------------------------------------------------------------------------------------- ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------- 1 C. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------- 1 D. Urutan Prosedur --------------------------------------------------------------------------- 1 E. Bagan Alir ----------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Referensi ------------------------------------------------------------------------------------ 6 ii
A. Tujuan Menjamin bahwa Humas akan melaksanakan Informasi Publik sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan. B. Ruang Lingkup Menyelenggarakan Konferensi Pers, Siaran Pers dan Media Gatrhering, meliputi kegiatan mendesain Konferensi Pers dan Press Release serta menjalin hubungan yang baik dengan wartawan media massa melalui kegiatan bersama-sama. C. Definisi 3.1. Konferensi Pers adalah suatu acara yang dibuat untuk menyampaikan pernyataan dengan mengundang media massa agar datang dan meliput dengan harapan berita disiarkan seluas-luasnya. Kegiatan ini adalah sebagai upaya untuk mengundang wartawan untuk mendapatkan info hangat dari nara sumber yang diundang khusus oleh Humas UB 3.2. Press Release adalah berita yang sebenarnya adalah titipan dari Humas UB kepada surat kabar berupa berita yang ringkas, menarik perhatian, dan mengabarkan suatu event yang penting. Humas menyampaikan kepada media cetak dan elektronik untuk disiarkan melalui media mereka. 3.3. Media Gathering adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh Humas UB untuk menjalin hubungan yang baik dengan wartawan media massa melalui kegiatan bersama, misalnya outbond. D. Garis Besar Prosedur: 4.1 Konferensi Pers mengumpulkan data atau bahan informasi yang akan disampaikan kepada pers Staff humas mengundang Narasumber melaui surat/telefon/email/sms Kabag, Kepala Urusan, melaksanakan konferensi Pers mebuat hasil konferensi pers me-upload berita ke Prasetya Online 4.2 Press Release mengumpulkan bahan berita atau informasi membuat bahan berita Kabag, Kaur melihat berita yang telah dibuat mendistribusikan kepada yang berkepentingan me-upload berita ke Prasetya Online 4.3 Media Gathering 1
mengumpulkan data Menentukan tempat, akomodasi, lokasi, dan konsumsi Membuat daftar wartawan, mempersiapkan administrasi Menentukan narasumber dan materi yang dipublish Melaksanakan Kegiatan melkukan Publikasi di Prasetya Online 2
E. Bagan Alir: 5.1 Konferensi Pers Mulai Mengidentifikasi Isu :Reguler Non reguler Mengumpulan data dan koordinasi pihak terkait (3 jam) Menyusun materi konpers Mengundang wartawan (1 jam) Melaksanakan konpers (3-4 jam) Selesai 3
5.2. Press Release Mulai Pimpinan Humas Wawancara dengan narasumber Membuat siaran pers Melihat berita yang dibuat (1jam) Benar Tidak Ya Mendistribusikan release ke sejumlah email wartawan (1 jam) Memantau berita di media massa (2hari) Selesai 4
5.3. Media Gathering Mulai Mengumpulkan data (3 jam) Menentukan tempat, akomodasi, lokasi, dan konsumsi (3 jam) Membuat daftar wartawan, mempersiapkan administrasi (2 hari) Menentukan narasumber dan materi yang dipublish Melaksanakan Kegiatan (4 hari) Publikasi Prasetya Online Selesai 5