ANTISIPASI KETERLAMBATAN PROYEK PG. SUMBER HARJO MENGGUNAKAN METODE WHAT IF DITERAPKAN PADA MICROSOFT PROJECT Ikhya Fahmi Khasani *1), Muhammad Ajidimulya 2), Aigih Maulana 3), Aenu Riski 4), Anggi Catur Budiono 5), Toku Prima Permadi 6) 1, 2, 3, 4, 5, 6) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Pancasakti Tegal, Jl. Halmahera KM. 01, Mintaragen, Tegal Tim., Kota Tegal, Jawa Tengah 52121, Indonesia Email: ihya.newcarang@gmail.com, ajidimulya3@yahoo.com, aigihmauana6@gmail.com ABSTRAK Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang kurang memperhatikan metode penjadwalan yang baik sehingga keterlambatan pekerjaan sangat sering terjadi. Hal ini seringkali menjadi sumber perselisihan antara operator dan pengiriman bahan baku. Maka dari itu pentingnya penjadwalan yang baik guna menghindari hal tersebut dan juga agar proyek bisa selesai tepat pada waktunya. Metode What If merupakan alternatif metode penjadwalan yang dapat mengejar keterlambatan proyek dengan cara menambahkan tenaga kerja atau jam kerja guna mengejar keterlambatan proyek, sehingga proyek yang sudah terlambat dapat kembali ke waktu utama penjadwalan. Studi kasus dalam penelitian ini adalah keterlambatan Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang. Durasi rencana pekerjaan struktur utama adalah 22 hari sedangkan total durasi Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang adalah 34 hari. Dikarenakan keterlambatan sehingga pekerjaan struktur utama menjadi 28 hari dan total durasi pekerjaan menjadi 36 hari. Dengan metode ini keterlambatan proyek dapat dikejar sehingga kembali ke waktu normal tanpa adanya penambahan biaya. Kata kunci: Metode penjadwalan, What if, keterlambatan proyek 1. Pendahuluan Nilai waktu menjadi elemen yang kritis dalam proses pelaksanaan sebuah proyek, dengan tingginya tingkat suku bunga dan laju inflasi yang semakin terasa pada beberapa bulan, keterlambatan proyek menjadi kontribusi utama terhadap terjadinya pembengkakan biaya proyek Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang. Keterlambatan proyek sering sekali terjadi menjadi sumber perselisihan dan tuntutan antara operator dan pengiriman bahan baku, sehingga keterlambatan proyek akan menjadi sangat mahal. Analisis what if sebagai metode antisipasi keterlambatan proyek, merupakan studi yang bertujuan untuk menyelesaikan aktifitas proyek dalam kondisi terlambat dan mengejar aktifitas yang seharusnya sudah selesai dikerjakan agar selesai tepat pada waktunya yang seharusnya dijadwalkan selesai. Analisis ini dapat dilakukan dengan dua alternatif penyelesaian yaitu dengan penambahan jumlah pekerja atau dengan penambahan jam pekerja yang dibutuhkan untuk mengejar kembali durasi proyek. Analisis ini diterapkan pada software Microsoft Project yang dirancang untuk penjadwalan serta fasilitas untuk membantu manajer proyek dalam sumber daya pelacakan kemajuan pekerjaan, pengelola anggaran dan menganalisis beban kerja.pada metode what if bentuk analisis dalam Microsoft Project penggunaannya masih sebatas penjadwalan proyek, belum digunakan untuk antisipasi keterlambatan proyek. Sehingga dalam penelitian ini, metode what if akan langsung diolah di dalam Microsoft Project. Studi kasus dalam penelitian ini adalah keterlambatan Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang. Durasi rencana pekerjaan struktur utama adalah 22 hari sedangkan total durasi Produksi gula PG. Sumber Harjo Pemalang adalah 34 hari. Dikarenakan keterlambatan sehingga pekerjaan struktur utama menjadi 28 hari dan total durasi pekerjaan menjadi 36 hari. Dengan metode ini keterlambatan proyek dapat dikejar sehingga kembali ke waktu normal tanpa adanya penambahan biaya.
2. Metode Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah meliputi time schedule, jumlah pekerja rencana untuk setiap pekerjaan, jam kerja perhari untuk menyelesaikan pekerjaan tiap aktifitas serta harga satuan upah tenaga kerja pada jam normal dan jam lembur. Prosedur analisis yang dilakukan dalam metodologi penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Memasukkan data aktifitas dari model CPM yang meliputi jenis aktifitas, durasi rencana aktifitas (d), tenggang waktu (float), jumlah pekerja rencana pada tiap aktifitas (n), jam kerja per 2. hari (H), total jam-orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas (Σmh), serta urutan dan ketergantungan antar aktifitas yang dinyatakan sebagai successor. 3. Memeriksa apakah keterlambatan yang terjadi pada aktifitas tersebut akan menyebabkan keterlambatan proyeksecara keseluruhan. 4. Mengidentifikasi aktifitas pengikut yang akan dipercepat agar total durasi proyek tetap sesuai dengan jadwal. 5. Mempercepat pada salah satu aktifitas pengikut dan memeriksa kemungkinan aktifitas pengikut dapat dilakukan percepatan. 6. Melakukan analisis waktu paling lama bisa terjadi keterlambatan pada pekerjaan. Hasil akhir dari seluruh analisis tersebut ditampilkan dalam bentuk gant chart yang keluar di Microsoft Project. 3. Hasil dan Pembahasan Pekerjaan pembangunan ini dimulai dari tahap perencanaan yang meliputi pengumpulan data, penelitian atau penyelidikan studi kelayakan lokasi tempat proses produksi tersebut. Perencanaan fisik yang meliputi gambar produk, pandangan atau tampak, potongan, detail termasuk perhitungan material. Kemudian dilanjutkan dengan pelaksanaan proses produksi serta pengawasan terhadap pekerjaan. Melihat proses yang akan dibuat merupakan produksi gula maka proses produksi membutuhkan cara-cara khusus karena membutuhkan ketelitian dan orang-orang berpengalaman untuk pembuatan gula tersebut. Oleh sebab itu diperlukan adanya Pengawasan dan Pengendalian pada setiap pekerjaan agar proses produksi dapat selesai sesuai dengan waktu yang direncanakan. 3.1 Jenis Pekerjaan dan Durasi Dari data produksi untuk pekerjaan Office yang ada, berikut adalah jenis pekerjaan struktur dan lama waktu penyelesaian masing-masing aktivitas yang terjadi pada proses tersebut di atas, berdasarkan data perencanaan dari pelaksana proses yakni selama 34 hari kerja.
Tabel 1. Jenis Pekerjaan dan Durasi 3.2 Informasi Data Awal Kita perlu memasukkan data-data awal proses produksi yaitu: nama proyek, tanggal dimulainya proyek, lalu mengatur kalender proyek yang akan digunakan. Pada pengaturan kalender ini, diatur hari-hari apa saja yang akan dijadikan hari libur baik hari Minggu ataupun hari-hari raya nasional. Untuk jam kerja dari tenaga kerja diatur sesuai jam kerja di lapangan yaitu 7 jam/ hari. Dimulai pada jam 08.00-12.00, makan siang 12.00-13.00 tidak dihitung dalam jam kerja, pukul 13.00-16.00 pekerja kembali bekerja. Sehingga total jam kerja menjadi 7 jam/hari. Adapun hari kerja adalah 5 hari/ minggu, yaitu hari Senin Jumat dan untuk hari Minggu dan sabtu adalah hari libur. Hubungan antar pekerjaan dalam proyek ini tidak semua sama. Ada pekerjaan yang mulai atau selesai bersamaan. Ada pula pekerjaan yang dimulai setelah beberapa menit pekerjaan lainnya selesai. Sehingga hubungan ketergantungan antar pekerjaan pada proyek ini adalah hubungan predecessor, yaitu hubungan terhadap aktivitas sebelumnya yang diperlihatkan dalam Tabel 2 berikut ini. Tabel 2. Hubungan Antar Pekerjaan
Gambar 1. Pengaturan Hari Kerja Gambar 2. Pengaturan Jam Kerja 3.3 Pengolahan Data Salah satu fase dalam siklus manajemen adalah fase pengendalian. Fase pengendalian merupakan fase untuk memonitor dan mengontrol kemajuan proyek, intensitas pencatatan sangat tergantung dari tingkat kerumitan dan besar kecilnya suatu proyek. Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan tidaklah cukup hanya dengan organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motivasi bekerja yang tinggi. Tanpa disertai dengan pengawasan dan pengendalian, maka mustahil proyek dapat berjalan dengan baik. Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi, dan membimbing agar yang telah ditetapkan bisa terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung dengan sangat cepat sehingga bila tidak dilakukan pengawasan dan pengendalian yang cukup akan mengakibatkan terjadinya penyimpangan yang sulit untuk diperbaiki. Sistem pengendalian yang realistis perlu dilengkapi dengan metode yang dapat segera memberikan petunjuk atau mengungkapkan adanya penyimpangan (variant). 3.4 Perhitungan Cost Slope Kondisi-kondisi yang tidak diinginkan seperti: keterlambatan bahan material dapat menyebabkan keterlambatan penyelesain suatu proyek. untuk mengantisipasi hal tersebut bisa dilakukan dengan melakukan kerja lembur. Pada kondisi normal pekerja bekerja selama 7 jam sehari, dari jam 08.00 sampai 16.00, istirahat jam 12.00 sampai jam 13.00, sedangkan pada kerja lembur jam kerja ditambah tiga jam kerja,
dari jam 18.00 sampai 21.00 dengan biaya kerja lembur berdasarkan ketentuan yang ada sebesar 0,5 kali upah normal. 4. Simpulan Berdasarkan hasil analisis penelitian dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Lintasan kritis terjadi pada semua pekerjaan struktur utama. 2. Keterlambatan terjadi pada jalur kritis sehingga berpengaruh pada total durasi total. Daftar Pustaka Lock, Dennis, 1992, Manajemen Proyek (Edisi Ketiga). Erlangga. Jakarta Madcoms, 2008,Microsoft Project 2007 untukpemula. Andi. Yogyakarta. Mertha Jaya, N. dan Dian Parami Dewi, A.A., 2007,Analisa Penjadwalan Proyek Menggunakan Ranked Positional Weight Method dan Precedence Diagram Method (Studi Kasus : Proyek Pembangunan Pasar Mumbul di Kabupaten Buleleng, Jurnal Ilmiah TeknikSipil. Vol. 11 No. 2. Universitas Udayana, Denpasar. (tidak diterbitkan) Muhtadi, Adhi, 2009, Manajemen Proyek Berbasis Efisiensi Waktu Pelaksanaan Pembangunan Gedung Polres Kabupaten Probolinggo, Jurnal Neutron, Vol. 9 No. 2. Probolinggo. (tidak diterbitkan) Syafridon, Gea Geby A., 2012, Analisis Konsep Cadangan Waktu pada Penjadwalan Proyek dengan Critical Path Method (CPM) (Studi Kasus Proyek Pembangunan Rumah Sakit Prima). Tugas Akhir. Universitas SumateraUtara. (tidak diterbitkan) Tuni, M. Rachmat, 2013, Analisis Penjadwalan Proyek Pembangunan Best Western Coco Hotel Palu, Tugas Akhir. Universitas Tadulako, Palu.(tidak diterbitkan)