BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959. Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU. Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi, dan DIII Kesekretariatan. Visi Fakultas Ekonomi
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi Fakultas Ekonomi Misi Fakultas Ekonomi adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya. e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional. Tujuan Fakultas Ekonomi Tujuan Fakultas Ekonomi adalah: a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan. B. Jenis Kegiatan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. C. Struktur Organisasi Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan dan keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan
pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
D. Uraian Tugas Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari : 1. Bagian Tata Usaha a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan. e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas. k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas. 2. Sub Bagian Akademik a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b. Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik. d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik. e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas. h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan Fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan. g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai. e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, ijin dan cuti. 5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan. d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan. e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. Adapun Uraian Tugas pada Ruang Kepala Tata Usaha antara lain : 1. Legalisir kenaikan pangkat dosen 2. Legalisir kenaikan pangkat pegawai 3. Memproses surat masuk 4. Memproses surat keluar 5. Membuat undangan rapat DPF 6. Mengingatkan dosen naik pangkat untuk diproses
7. Membuat laporan akuntabilitas kinerja tahunan 8. Mengkoordinir Kasubag 9. Memaraf permintaan honor dosen dan pegawai 10. Memaraf surat pertanggung jawaban honor 11. Memfile surat keputusan pimpinan yang telah ditanda tangani 12. Membuat notulen rapat 13. Mengawas ujian mid semestar dan ujian akhir semester 14. Memproses mahasiswa yang matrikulasi 15. Mengingatkan pegawai yang tidak hadir kerja(penyebab ketidakhadiran) 16. Melaksanakan penerimaan mahasiswa baru program S1 ekstensi 17. Melaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa baru program S1 ekstensi 18. Mengkoordinir surat undangan rapat,seminar,lokakarya dll 19. Mengawas ujian SPMB dan SPMD 20. Menghimpun dan mengolah data dibidang ketatausahaan 21. Mentabulasi dosen yang menyelesaikan studi E. Kinerja Organisasi Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas
dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja organisasi terkini yang dijalankan organisasi adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr a Mi raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai nilai dan norma norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi pada tahun 2011 antara lain adalah sebagai berikut: 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil. 3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil. 4. Wisuda mahasiswa