UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2017 PENAMBAHBAIKAN WAKTU BEKERJA BERPERINGKAT (WBB) DI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tujuan 1. Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan memaklumkan keputusan Kerajaan untuk menambahbaik Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) di UPM. Latar Belakang 2. Pelaksanaan lima hari bekerja seminggu telah dilaksanakan di semua agensi Kerajaan Persekutuan di seluruh negara mulai 1 Julai 2005 sebagaimana ditetapkan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2005. Pelaksanaan ini adalah dengan menggantikan masa kerja pada hari Sabtu kepada hari bekerja yang lain. 3. Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) telah dilaksanakan mulai 1 Jun 2007 sebagaimana yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2007 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2010. Tambahan Waktu Peringkat bagi bulan Ramadan juga telah dilaksanakan berdasarkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2016. 4. Selaras dengan transformasi Perkhidmatan Awam dan usaha penambahbaikan berterusan untuk mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada orang awam serta memberi fleksibiliti Waktu Peringkat (WP), UPM menyahut baik saranan Kerajaan bersetuju menambah satu lagi WP/fleksi dalam jadual WBB yang sedia ada di UPM iaitu bermula dari pukul 7.30 ke 9.00 pagi hingga 6.00 petang.
5. Bagi memudahkan pelaksanaan, jadual WBB telah disusun semula melalui Pekeliling Perkhidmatan ini. Pelaksanaan WBB 6. WBB diwujudkan dengan Waktu Pejabat yang bermula dari pukul 7.30 pagi hingga pukul 6.00 petang. Hari dan tempoh waktu bekerja bagi seseorang pegawai UPM adalah seperti dalam Jadual 1 di bawah: Jadual 1: Hari dan Tempoh Waktu Bekerja Negeri Hari Tempoh Waktu Bekerja Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang, Sabah, Sarawak dan Wilayah Isnin hingga Khamis 9 jam Persekutuan (Kuala Lumpur, Putrajaya dan Labuan) Jumaat 7 jam 30 minit Kedah, Kelantan, Terengganu dan Johor Ahad hingga Rabu Khamis 9 jam 7 jam 30 minit 7. Selaras dengan penambahan satu WP dalam jadual WBB, maka WBB mengikut negeri adalah seperti berikut: 7.1 WBB bagi pejabat di negeri Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya), di mana hari Sabtu merupakan Hari Rehat Mingguan dan hari Ahad merupakan Hari Kelepasan Mingguan adalah ditetapkan seperti dalam Jadual 2 di bawah:
Jadual 2: WBB di Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya) Waktu Peringkat Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat (WP) WP1 7.30 pagi - 4.30 petang WP2 Isnin - Khamis 8.00 pagi - 5.00 petang 1.00 petang - 2.00 WP3 petang 8.30 pagi - 5.30 petang WP4/fleksi Bermula dari 7.30 ke 9.00 pagi - 6.00 petang (9 jam Waktu bekerja) Jumaat 12.15 tengah hari - 2.45 petang 7.2 WBB bagi pejabat di negeri Sarawak, di mana hari Sabtu merupakan Hari Rehat Mingguan dan hari Ahad merupakan Hari Kelepasan Mingguan adalah ditetapkan seperti dalam Jadual 3 di bawah: Jadual 3: WBB di Sarawak Waktu Peringkat Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat (WP) WP1 7.30pagi-4.30 petang WP2 Isnin - Khamis 1.00 8.00pagi-5.00 petang petang - 2.00 petang WP3 8.30pagi-5.30 petang Jumaat 11.45 pagi - WP4/fleksi Bermula dari 7.30 ke 9.00 pagi - 6.00 petang (9 jam Waktu bekerja) 2.15 petang WBB Bulan Ramadan 8. Kerajaan juga telah memberi fleksibiliti WP pegawai Perkhidmatan Awam dalam bulan Ramadan dengan mengurangkan waktu rehat selama 30 minit bagi membenarkan pegawai meninggalkan pejabat 30 minit lebih awal pada bulan Ramadan. Oleh itu, pegawai UPM boleh memilih untuk menggunakan WBB seperti di perenggan 7 atau WBB bulan Ramadan.
9. Sehubungan itu, selaras dengan penambahan satu WP dalam jadual WBB, maka WBB bulan Ramadan mengikut negeri adalah seperti berikut: 9.1 WBB bagi pejabat di negeri Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya) adalah ditetapkan seperti dalam Jadual 4 di bawah: Jadual 4: WBB bulan Ramadan di Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang dan Wilayah Persekutuan (Kuala Lumpur dan Putrajaya) Waktu Peringkat Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat (WP) WP5 7.30pagi-4.00 petang WP6 Isnin - Khamis 1.00 8.00pagi-4.30 petang petang - 1.30 petang WP7 8.30pagi-5.00 petang Jumaat 12.30 tengah WP8/fleksi Bermula dari 7.30 ke 9.00 pagi - 5.30 petang (9 jam Waktu bekerja) hari - 2.30 petang 9.2 WBB bagi pejabat di negeri Sarawak adalah ditetapkan seperti dalam Jadual 5 di bawah: Jadual 5: WBB bulan Ramadan di Sarawak Waktu Peringkat Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat (WP) WP5 7.30pagi-4.00 petang WP6 Isnin - Khamis 1.00 8.00pagi-4.30 petang petang - 1.30 petang WP7 8.30pagi-5.00 petang Jumaat 12.00 tengah WP8/fleksi Bermula dari 7.30 ke 9.00 pagi - 5.30 petang (9 jam Waktu bekerja) hari - 2.00 petang
Tanggungjawab Ketua Jabatan/ Pegawai 10. Pelaksanaan lima hari bekerja seminggu dan WBB wajib dilaksanakan di UPM. Bagi waktu bekerja selain daripada waktu bekerja pejabat, ia adalah tertakluk kepada peraturan semasa yang telah diperuntukkan kepada Ketua Jabatan bagi mengatur waktu bekerja pegawai terlibat. 11. Bagi menjamin keberkesanan WBB, pegawai hendaklah membuat perancangan WP dengan memilih WP1/WP2/WP3/WP4 yang sesuai setiap setahun dengan menggunakan borang yang ditetapkan, tertakluk kepada persetujuan Ketua Jabatan. Bagi WBB bulan Ramadan, sekiranya pegawai hendak mengubah WP daripada WP1/WP2/WP3/WP4 kepada WP5/WP6/WP7/WP8, pegawai juga perlu mengisi borang yang ditetapkan sebelum bulan Ramadan. 12. Bagi perkhidmatan kaunter yang perlu dibuka secara berterusan, Ketua Jabatan boleh membuat penyesuaian kepada Waktu Rehat pegawai dengan syarat masa rehat pegawai diganti pada hari yang sama. 13. Pelaksanaan WBB ini perlu mengikut ketetapan seperti yang digariskan melalui Garis Paduan Peraturan Penggunaan Perakam Waktu online adalah seperti dilampiran. Tarikh Kuat Kuasa Pekeliling ini berkuatkuasa mulai 1 Januari 2018. Dengan berkuatkuasanya Pekeliling Perkhidmatan ini, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2007 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2005, Bilangan 3 Tahun 2010, Surat Edaran JPA(S) 371/4 Klt.4 (20) bertarikh 18 Disember 2013 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 2016 adalah dibatalkan.
Lampiran UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA GARIS PANDUAN PERATURAN PENGGUNAAN SISTEM PERAKAM WAKTU ONLINE 1.0 Latar Belakang 1.1 Universiti Putra Malaysia (UPM) telah menggunakan sistem kad perakam waktu sejak tahun 1981 berdasarkan surat pekeliling Am Bil 11 Tahun 1981. Selaras dengan perkembangan teknologi Sistem Perakam Waktu online telah ditambahbaik bagi mengawal pergerakan pegawai. 1.2 Sistem Perakam Waktu online ini telah dibangunkan bagi menggantikan penggunaan Sistem Perakam waktu yang lama. Sistem lama yang yang menggunakan flatform Lotus note/domino telah ditukar ke flatform PHP dan pangkalan data PostgresSQL yang akan digunakan sepenuhnya oleh pegawai Universiti Putra Malaysia bagi merekod kehadiran dan cuti pegawai setiap tahun. Penggunaan pengkalan data dapat menyediakan kemudahan perkongsian data sekiranya pelaksanaan integrasi antara sistem-sistem yang lain diperlukan pada masa akan datang 1.3 Sistem ini menggunakan pendekatan teknologi pembangunan laman web masa kini, dimana capaian melalui pekakasan mobile adalah satu alternatif di antara penggunaan PC desktop atau notebook yang mana hampir semua pengguna milikinya. Dengan itu, capaian untuk ke sistem akan menjadi lebih mudah dan cepat tanpa ada kekangan untuk merakam kehadiran. 1.4 Adalah menjadi tanggungjawab semua pegawai Universiti untuk merekod kehadiran bekerja masing-masing. Rekod berkenaan amat penting kerana ia akan digunakan untuk :
1.4.1 Membantu ketua-ketua jabatan bagi memastikan perkhidmatan pegawai kepada pelanggan tidak terjejas; 1.4.2 Memudahkan perkiraan baki cuti rehat bagi tujuan membawa cuti rehat ke tahun hadapan atau menyimpan cuti untuk tujuan gantian cuti rehat; dan 1.4.3 Bahan bukti dalam kes-kes mahkamah atau tatatertib iaitu untuk mengesahkan sama ada seseorang staf itu hadir bekerja, tidak hadir, cuti rehat atau sebagainya. Pelaksanaan 2.1 Sebagai satu usaha ke arah menerapkan budaya kerja yang cemerlang dan bagi memastikan setiap pegawai mempunyai tahap integriti dan disiplin yang tinggi, semua pegawai UPM adalah diwajibkan mengguna pakai Sistem Perakam Waktu ini berdasarkan Garis Panduan ini. 2.2 Semua Ketua Jabatan/ Bahagian bertanggungjawab menyelia pegawai dibawah seliaan masing-masing dan memastikan garis panduan peraturan ini dilaksanakan sepenuhnya. 2.3 Semua Ketua Jabatan/ Bahagian bertanggungjawab juga perlu menyediakan laporan berkaitan dengan kehadiran pegawai dibawah seliaan masing-masing agar mematuhi peraturan kehadiran yang berkuat kuasa. 3.0 Penggunaan 3.1 Tatacara penggunaan merekod kehadiran: a) Pengguna perlu log masuk menggunakan ID putra; b) Terdapat dua kaedah log masuk iaitu terminal yang disediakan dan melalui laman web putra portal dengan mod Singgle Sign On (SSO); c) Klik masuk pada butang masa hadir atau butang klik masuk; d) Paparan akan paparkan masa hadir; dan
e) Sistem hanya akan merekodkan sekali sahaja iaitu waktu awal klik masuk. 3.2 Rekod Kehadiran : a) Rekod masa kehadiran akan dipaparkan dalam laporan kehadiran; b) Hadir lewat, laporan akan catatkan masa hadir lewat berwarna merah; c) Hadir lewat yang mempunyai catatan masa berwarna merah mestilah tidak melebihi lima (5) kali kecuali pegawai akademik; d) Kenyataan perlu dimasukkan melalui laporan kehadiran pegawai sekiranya menghadiri sebarang aktiviti di luar kawasan UPM; e) Maklumkan kepada penyelia sebarang aktiviti yang dimasukkan kenyataan; dan f) Masa Kehadiran fleksi akan bermula pada pukul 7.30 pagi hingga pukul 9.00 pagi, perkiraan masa adalah 9 jam bekerja untuk satu hari. Waktu bekerja secara rasminya setiap pegawai UPM adalah 45 jam seminggu. 3.3 Rekod masa Keluar : a) Sistem mengambil kira masa keluar adalah pada pukul 11:59:59 tengah malam bagi hari tersebut; b) Sekiranya tidak klik masa keluar dalam tempoh masa ini, tiada masa keluar direkodkan; dan c) Hari berikutnya akan bermula pada jam 00:01:00 tengah malam. 3.4 Makluman Awal Ketidakhadiran a) Pegawai yang akan bercuti (mohon melalui sistem ecuti 3 hari sebelum memulakan cuti) dan bagi yang menghadiri kursus/seminar atau bertugas di luar pejabat perlu memasukkan kenyataan pada tarikh tersebut; dan
b) Maklumkan kepada penyelia ulasan ketidakhadiran tersebut. 4.0 Kaedah Penggunaan Perakam Waktu Online 4.1 Pertukaran Waktu Pejabat a) Pertukaran waktu peringkat hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan/Bahagian/PTJ dengan mengisi borang yang ditetapkan Kelulusan tersebut perlu dimaklumkan kepada Pentadbir PTJ; b) Permohonan tersebut perlu dihantar kepada kerani cuti yang dilantik selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum bulan berikutnya bagi tujuan kemaskini WP di dalam sistem; c) Perancangan pertukaran Waktu Peringkat (WP) hanya boleh berlaku setahun sekali sahaja; dan d) Bagi penukaran WP Fleksi iaitu waktu bekerja pukul 7.30 hingga 9.00 pagi, perlu mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggung Jawab. 4.2 Paparan rekod kehadiran pegawai boleh semak melalui laporan berikut: a) Laporan bulanan kehadiran individu. b) Laporan bulanan kehadiran dan cuti individu. c) Laporan bulanan kehadiran masa masuk individu. d) Laporan bulanan kehadiran masa keluar individu. e) Laporan bulanan bilanggan kehadiran lewat Individu. f) Statistik tahunan kehadiran Individu.
g) Statistik tahunan kehadiran lewat Individu. h) Statistik bulanan kehadiran PTJ. i) Statistik tahunan kehadiran PTJ. j) Statistik tahunan kehadiran lewat PTJ. 5.0 Tanggungjawab Pegawai Penyelia dan Ketua Jabatan Penyelia adalah bertanggungjawab ke atas setiap pegawai di bawah seliaannya. Penyelia perlu memainkan peranan sebagai pentadbir bagi memastikan pematuhan kepada peraturan ini tercapai. Memastikan pemilihan WP pegawai bersesuaian dan melihat kesesuaian tugas dan waktu bekerja pegawai di PTJ masing-masing sebelum meluluskan permohonan WP;. Menyediakan surat arahan kerja lebih masa pegawai secara dalam talian. Memastikan pegawai yang datang lewat atau keluar awal memaklumkan atau memberi keterangan kepada penyelia masing-masing. Penyelia boleh menimbangkan keterangan/alasan mengikut budi bicara masing-masing; Sekiranya Penyelia tidak berpuas hati dengan rekod kehadiran pegawai, amaran bertulis perlu dikeluarkan supaya pegawai berkenaan tidak mengulangi kesalahannya dan disalinkan kepada Pejabat Pendaftar; Sekiranya Penyelia masih tidak berpuas hati setelah pegawai diberi peringatan, tindakan susulan perlu diambil mengikut peraturan-peraturan yang berkuat kuasa; dan Menyediakan laporan tindakan tatatertib kepada pegawai yang didapati tidak dapat mematuhi peraturan kehadiran yang berkuat kuasa setelah diberi amaran bertulis dan teguran untuk dibincangkan diperingkat pengurusan PTJ sebelum dihantar ke Pejabat Pendaftar UPM; Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab ke atas setiap pegawai dibawah seliaannya.
Meluluskan pertukaran WP pegawai. Kelulusan KJ hendaklah berdasarkan keterangan/alasan yang dipertimbangkan oleh penyelia mengikut budi bicara masing-masing; Meluluskan surat arahan kerja lebih masa pegawai secara dalam talian; Memberi teguran kepada pegawai yang dikenalpasti bermasalah mengenai kehadiran ke pejabat; dan Berbincang dengan Penyelia bagi mengemukakan laporan tatakelakuan pegawai dengan segera kepada Pejabat Pendaftar UPM untuk Tindakan Tatatertib berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa (Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)) 1993. 6.0 Tanggungjawab Pentadbir PTJ Pentadbir PTJ bertanggungjawab menyediakan pelaporan dan pengemaskinian rekod di bahagian/ Jabatan masing-masing. Antaranya : Mengurus permohonan pertukaran waktu pejabat pegawai; Mengemukakan laporan harian/bulan/tahunan kepada Pengurusan PTJ mengikut keperluan; Mengemaskini data pegawai termasuk WP pegawai, data pegawai baru masuk/keluar/berpindah dan data penyelia; Berhubung dengan pentadbir sistem di Pejabat Pendaftar sekiranya terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan; dan Memberi peringatan kepada pegawai, Penyelia dan KJ berhubung dengan rekod catatan merah dan kehadiran lompong. 7.0 Tanggungjawab Pusat Pembangunan dan Teknologi Maklumat Memberi penerangan berkaitan sistem sekiranya terdapat masalah penggunaannya;
Memuat turun/naik rekod kehadiran dan cuti agar selari antara sistem; Memastikan kestabilan sistem bagi memudahkan capaian penggunaanya; dan Menyelaras aduan teknikal yang diterima dan memaklumkan kepada pengadu. 8.0 Pemakaian Pemakaian Garis Panduan Peraturan Perakam Waktu Online ini adalah berkuat kuasa mulai tarikh yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Pengarah Universiti iaitu pada 12 Februari 2018.