Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pada SMK Perintis Depok Sunarto, Susan Rachmawati 2, Hilman Saputra 3 Universitas Gunadarma sunarto@staff.gunadarma.ac.id 2 Akademi Manajemen Keuangan BSI Jakarta susan.srw@bsi.ac.id 3 AMIK BSI Jakarta hilmansaputra670@gmail.com Abstrak - Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan cepatnya. Adapun komputer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik didalam pembuatan hardware maupun software. SMK PERINTIS Depok membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dalam mengolah data guru dan dalam perhitungan gaji guru. Pada saat ini SMK PERINTIS Depok merupakan sekolah suatu yang berada dibawah naungan Yayasan Enam-Enam, sekolah ini memiliki tiga bidang keahlian yaitu Akuntansi, Administrasi Perkantoran, dan Pemasaran.. Sistem penggajian yang ada pada sekolah ini masih dilakukan secara manual mulai dari proses pengisian absensi, rekapitulasi absensi guru, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, prosedur penjurnalan, dan pembuatan laporan penggajian, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dari keterlambatan pencarian data-data yang diperlukan. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode observasi, interview dan studi pustaka. Diharapkan dengan penerapan komputerisasi sistem penggajian mampu memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada sekolah ini sehingga penggajian dapat berjalan lebih efektif dan efisien serta sistem penggajian guru yang sekarang lebih kondusif dibandingkan dengan sistem yang terdahulu. Kata Kunci : Perancangan Sistem.Informasi, Penggajian Guru I. PENDAHULUAN Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi dewasa ini, komputer bukanlah benda yang asing bagi seorang maupun lembaga-lembaga baik swasta maupun pemerintah. Hampir di segala bidang membutuhkan teknologi komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan masalah-masalah pekerjaan seperti halnya masalah administrasi ataupun penggajian. Masalah penggajian termasuk masalah yang rumit, karena masalah ini tidak hanya menyangkut masalah jumlah rupiah yang diterima tetapi juga mempunyai implikasi yang sangat luas ditinjau dari sistem pengupahan dan kinerja SMK Perintis I Depok merupakan lembaga pendidikan yang sangat berkembang. Pengolahan data pada SMK ini masih dilakukan secara manual. Begitu juga dengan sistem penggajian guru. Dengan sistem yang masih manual sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji serta dalam pencarian data. Berdasarkan hal diatas perlu diadakan perancangan sistem yang baru sebagai alternatif untuk mengatasi masalah yang ada. Adapun alternatif yang paling tepat adalah dengan komputerisasi sistem agar memberikan kemudahan, kecepatan serta keefektifan bagi pemakai dalam mengolah data khususnya dalam masalah penggajian. II. LANDASAN TEORI Menurut Fatta (2007:3) menyatakan bahwa Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan Mahatmyo (204:9) menyatakan bahawa Sistem Informasi Akuntansi merupakan sekolompok struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak. Menurut Mulyadi (203:373) mengemukakan bahwa: Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Menurut Shalahuddin dan Sukamto (203:55) mengemukakan Use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behaviour) sistem informasi yang akan dibuat. Shalahuddin dan Sukamto (203:26) mengatakan bahwa Menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem proses bisnis atau menu yang ada di perangkat lunak. Shalahuddin dan Sukamto (203:65) Menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-95
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 Komponen-komponen yang terdapat dalam sequence diagram : Menurut Pender dalam Widodo dan Herlawati (20:0) mengatakan bahwa Walaupun diagram komponen dan deployment merupakan bagian dari spesifikasi UML, bagi sebagian besar perancang merupakan hal baru. Menurut Sutanta (20:9) menjelaskan bahwa Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek. Empat komponen yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram (ERD) menurut Sutanta (20:9), yaitu: ) Entitas, yaitu merupakan objek yang mewakili suatu yang nyata dan dapat dibedakan dari suatu yang lain. 2) Atribut, berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas. 3) Hubungan relasi, yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 4) Garis penghubung, yaitu notasi yang digunakan untuk merangkai beberapa notasi yang digunakan seperti entitas, relasi dan atribut. Menurut Kusrini (2007:95) menerangkan bahwa, Logical Record Structure (LRS) adalah representasi dari struktur record-record pada tabeltabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas. III. METODE PENELITIAN Dalam penulisan ini penulis menggunakan metode-metode pengumpulan data yaitu :. Pengamatan Langsung (Observasi) Metode ini dilakukan dengan cara melakukan observasi dan datang langsung ke bagian bendahara SMK Perintis I Depok. 2. Wawancara (Interview) Penulis melakukan metode wawancara pada narasumber yaitu Bapak Raden Deden A.N, SE selaku bendahara dari SMK Perintis I Depok untuk memperoleh data mengenai masalah yang akan dibahas. 3. Studi Pustaka Selain observasi dan wawancara, penulis juga mengumpulkan data dengan metode studi pustakaan. Dalam metode ini penulis mengumplkan data-data dengan membaca bukubuku yang berkaitan dengan ini. IV. PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan Analisa kebutuhan software untuk sistem penggajian guru di SMK Perintis I Depok diusulkan dengan beberapa prosedur diantaranya: A. Halaman Bendahara A.. Bendahara dapat login denganakun yang telah dibuat. A.2. Bendahara dapat mengakses data master. A.3. Bendahara dapat mengakses menu transaksi. A.4. Bendahara dapat mengakses menu laporan. A.5. Bendahara dapat mengakses menu utility. A.6. Bendahara dapat mengakses menu exit. B. Halaman Kepala Sekolah B.. Kepala sekolah dapat login dengan akun yang telah dibuat. B.2. Kepala Sekolah dapat mengakses menu laporan. B.3. Kepala Sekolah dapat mengakses menu exit. C. Halaman Kepala Tata Usaha B.. Kepala Tata Usaha dapat login dengan akun yang telah dibuat. B.2. Kepala Tata Usaha dapat mengakses menu laporan. B.3. Kepala Tata Usaha dapat mengakses menu exit. D. Halaman Pihak Yayasan Enam - Enam B.. Kepala sekolah dapat login dengan akun yang telah dibuat. B.2. Kepala Sekolah dapat mengakses menu laporan. B.3. Kepala Sekolah dapat mengakses menu exit. Use Case Diagram A. Bendahara uc Bendahara User Guru Data Tunjangan Master Login Data Perkiraan Data Potongan Rekapitulasi Bendahara Transaksi Absen Utility Exit Jurnal Pengeluaran Back Up Kas Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-96 Gambar. Use Case Diagram Bendahara
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 B. Kepala Sekolah uc Kepala Sekolah Cetak Lihat Login Tutup Kepala Sekolah Pengeluaran Kas Cetak Exit Keluar Lihat Use Case Diagram Pihak Yayasan Enam - Enam Gambar 2. Use Case Diagram Kepala Sekolah uc Pihak Yayasan Enam-enam Cetak Lihat Login Tutup Pihak Yayasan Enam - Enam Pengeluaran Kas Cetak Exit Keluar Lihat Gambar 3. Use Case Diagram Pihak Yayasan Enam Enam No_rek_ absen No_tunjan gan No_jurn al Kode_perk iraan Nama_perkir aan No_abse n Jml_jam_tet ap Rekapitulasi Absensi Data Tunjangan Waka Ka_unit Kode_p erkiraan Debet Detail Jurnal Data Perkiraan walikelas Jml_jam_t atap muka Kredit BP/BK pembin a No_jurnal Ka_Pro g Tgl_jurn al piket No_abse n No_slip NIP Absen Gaji Dibuat Jurnal Penggajian Hadir No_slip No_tunjan gan No_jurnal Tgl_slip No_poton gan NIP Lakukan No_rek_ absen Jml_gaji Bln_peng gajian Thn_peng gajian Nama Pengeluaran Kas Tgl_Lah ir Data Potongan Alamat Jabatan Guru No_poton gan Pot_lainlain Thn_peng No_jurnal gajian Bln_peng gajian Agama Pot_yayas an Pot_sekol ah Pot_arisa n No_Tel p Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-97
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 class LRS BU DEASY Guru - NIP* - Nama - Tgl_lahir - Alamat - Jabatan - Agama - No_tlp Absens - No_absen* - NIP** - Hadir Rekapitulasi Absen - No_rek_absen* - No_absen** - Jml_jam_tetap - Jml_jam_tatap_muka Data Tunjangan - No_tunjangan* - Waka - Ka_unit - Walikelas - BP/BK - Pembina - Ka_prog - Pi ket Gaji - No_slip* - tgl_slip - No_rek_absen** - No_tunjangan** - No_potongan** - Jml_gaji Jurnal - No_jurnal* - Tgl_jurnal - No_slip** Penggajian - No_jurnal** - Bln_penggajian - Thn_penggajian Data Potongan - No_potongan* - Pot_yayasan - Pot_sekolah - Pot_arisan - Pot_lain_lain Data Perkiraan - Kd_perkiraan* - Nama_perkiraan Detail Jurnal - No_jurnal** - Kd_perkiraan** - Debet - Kredit Pengeluaran Kas - No_jurnal** - Bln_pengeluaran_kas - Thn_pengeluaran_kas Gambar 5. Logical Record Structure (LRS) deployment Deployement penggajian Web Server Database server Frontpage application Admin application My SQL Style.css Apche 2 server db Client PC Sistem Informasi Gambar 6. Deployment Diagram Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-98
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 User Interface. Login 2. Menu Utama Gambar 7. User Interface Login Gambar 8. User Interface Menu Utama 3. Menu Master Gambar 9. User Interface Menu Master Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-99
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 4. Menu Transaksi 5. Menu Gambar 0. User Interface Menu Transaksi 6. Menu Data Tunjangan Gambar. User Interface Menu Gambar 2. User Interface Menu Data Tunjangan Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-200
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 7. Menu Data Perkiraan 8. Menu Rekapitulasi Absen Gambar 3. User Interface Menu Data Perkiraan 9. Menu Gaji Gambar 4. User Interface Menu Rekapitulasi Absen Gambar 5. User Interface Menu Gaji Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-20
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 207 ISBN: 978-602-6268-4-9 0. Menu Jurnal Gambar 6. User Interface Menu Jurnal V. KESIMPULAN Dalam uraian pada bab sebelumnya penulis dapat menarik beberapa kesimpulan diantaranya adalah sebagai berikut :. Sistem berjalan yang ada pada SMK Perintis Depok sekolah ini masih menggunakan sistem kerja yang manual dalam penginputan data pada sistem penggajiannya 2. Permasalahan yang sering terjadi sering kesalahan dalam perhitungan gaji dan manipulasi data maka dari itu dibutuhkan suatu solusi untuk mengatasi masalah sistem yang terjadi atau manual yaitu dengan mengkomputerisasi sistem penggajian guru pada SMK Perintis Depok 3. Dengan adanya komputerisasi sistem agar mempermudah pekerjaan dan meningkatkan kelancaran proses perhitungan gaji guru dan pengguna komputerisasi menghasilkan keputusan yang cepat dan akurat terutama dalam penyampaian laporan yang dibutuhkan oleh seorang kepala sekolah REFERENSI Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta:Andi. Mahatmyo, Atyanto. 204. Sistem Informasi Akuntansi Suatu Pengantar. Yogyakarta: Deepublish. Mulyadi. 203. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Shalahuddin. M dan Rossa A.S. 203. Rekaya Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. Sutanta, Edhy. 20. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Andi. Widodo, Prabowo Pudjo dan Herlawati. 20. Menggunakan UML. Bandung:Informatika. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-202