USER MANUAL VMS Vendor Management System For User 1
1. Register Account a) Register Untuk melakukan register Vendor/Rekanan baru, pertama kali User harus membuat account pada Url http://www.proper.pgnmas.co.id/index.php?r=site/register atau klik menu Daftar Baru dari link pada halaman home aplikasi. 2
Nama Perwakilan Perusahaan Username Diisi dengan nama sesuai KTP Gunakan username yang mudah diingat, minimal 6 karakter Password Gunakan password yang aman dengan kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter Input ulang password Jabatan Nomor KTP Alamat Rumah Email Telepon Jenis kelamin Syarat dan ketentuan Kode verifikasi jelas Jika jabatan selain direksi/komisaris wajib melampirkan surat kuasa direksi. Lampiran berupa file pdf/zip maksimal 10 Mega Diisi dengan nomor KTP aktif Disii dengan alamat sesuai KTP Diisi dengan email PIC, email kantor diinput pada profile perusahaan Diisi dengan nomor telepon PIC, telepon perusahaan diinput pada profile perusahaan Jenis kelamin PIC Wajib ceklist, Klik baca syarat dan ketentuan untuk lebih detail jelas Periksa kembali input data sebelum disubmit. Submit. b) Email notification Jika data sudah diinput dengan benar, klik submit untuk mengirimkan data ke Server E-Proc. Sistem selanjutnya akan mengirimkan informasi KODE VERIVIKASI yang harus anda input pada login pertama kali. 3
Paste kode verivikasi dari email pada form verivikasi, submit. 2. Login a) Username/password Pada saat anda mengarahkan url http://proper.pgnmas.co.id sistem secara otomatis akan membawa anda pada halaman login. Masukan username dan password sesuai dengan benar. Klik login. 4
b) Lost password Jika Anda merasa lupa password anda, silahkan klik Lupa password. 5
Klik Username dan Email PIC dan Klik Submit. Jika data benar, sistem akan mengirimkan username dan password kepada email PIC. Password reset tersebut selanjutnya dapat diganti kembali pada halaman ganti password. c) Ganti Password Setelah berhasil login, pada LEFT MENU klik Ganti Password untuk merubah password. Password Baru Gunakan password yang aman dengan kombinasi karakter dan alfanumerik minimal 6 karakter Input ulang password jelas 6
7
3. Profile Perusahaan I. Umum Nama Perusahaan Logo Diisi sesuai dengan akta Opsional, gunakan format image GIF, JPG, atau PNG Telepon kantor Diisi dengan telepon kantor yang aktif, gunakan ; untuk menambahkan nomor lebih dari satu Fax Kantor Diisi dengan fax kantor yang aktif, gunakan ; untuk menambahkan nomor lebih dari satu Email kantor Foto Kantor Negara, Profinsi, Kabupaten/Kota, Alamat lengkap Kode POS Googlemaps Diisi dengan email kantor Foto tampak depan, foto kantor digunakan untuk verifikasi Vendor/Rekanan Diisi sesuai dengan alamat pada akta Perusahaan Diisi dengan kode pos terdekat Geser dan Pilih lokasi pada googlemaps untuk menunjukan letak geografis kantor 8
II. Pengurus Perusahaan (wajib diisi) Diisi dengan identitas Pengurus Perusahaan (Komisaris dan Direksi) sesuai tercantum dalam Akta Perusahaan. Untuk bentuk organisasi lainnya (Lembaga, Koperasi, Universitas/Institute, Yayasan, dan lainnya) dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Klik tambah untuk menambahkan data baru Nama Lengkap Jabatan Nomor KTP Telepon Email Lampiran KTP Diisi sesuai dengan nama lengkap KTP Jabatan seusai Akta Perusahaan Disii dengan nomor KTP aktif Nomor telepon aktif pengurus perusahaan Jelas Lampiran berupa image PNG, JPG, GIF, atau 9
dalam format PDF III. Landasan Hukum (TDP dan AKTA wajib diisi) Landasan berdirinya perusahaan berupada Tanda Daftar, Akta perusahaan beserta perubahannya, dan landasan hukum lain yang berlaku. III.I. Tanda Daftar Perusahaan / TDP Klik update untuk merubah / melengkapi TDP 10
Nomor Dikelurkan oleh Berlaku sampai Keterangan Lampiran Nomor tanda daftar Diisi dengan instansi yang menerbitkan tanda daftar Diisi dengan tanggal berlaku, apabila data expired, User dapat mengganti dokumen. Selama belum diganti Vendor masuk kedalam Daftar Karantina. Jelas Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega III.II. Akta Perusahaan Klik tambah untuk menambahkan akta lainnya 11
Jenis AKta Nomor Akta Tanggal Akta Nama Notaris Kedudukan Notaris Lampiran Akta Pilih Pendirian/Perubahan Diisi dengan nomor AKta Klik, untuk mengisi tanggal Akta Diisi nama notaris yang tertera pada Akta Alamat Notaris Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega Nomor Pengesahan Diisi dengan nomor pengesahan dari Kementrian Hukum dan HAM Tanggal Pengesahan Klik, untuk mengisikan tanggal pengesahan kementrian hukum dan HAM Lampiran Pengesahan Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 12
III.III. Landasan Hukum Lainnya Diisi dengan landasan hukum lainnya yang sesuai dengan bentuk badan hukumnya selain TDP dan Akta. Klik Tambah untuk menambah informasi Lainnya 13
IV. Izin Usaha (wajib diisi) Diisi dengan ijin usaha yang dipersyaratkan sesuai peraturan perundangan yang berlaku pada bidang dan sub-bidang pekerjaan yang menjadi produk/layanan perusahaan, antara lain: SIUP (untuk non-konstruksi), SBUJK dan SIUJK (untuk konstruksi), atau Ijin Operasional Perusahaan Penyedia Jasa Tenaga Kerja/Buruh (untuk jasa ketenagakerjaan). Klik tambah untuk menambahkan data SIUP/SIUJK sesuai bidang usaha Nama Izin Nomor Dokumen Instansi Pemberi Izin Berlaku Sampai Dengan Lampiran Pilih SIUP/SIUJK Diisi dengan nomor SIUP/SIUJK Diisi dengan instansi pemberi Izin Klik, untuk mengisi tanggal berlaku Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 14
Klik SUBMIT untuk menuyimpan dokumen. Untuk menambahkan klasifikasi (Lampiran pada halaman ke-2 SIUP), Klik Tambah Klasifikasi Kelompok Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai dokumen LPJKN Bidang Usaha Diisi sesuai dengan Kode sesuai dokumen LPJKN 15
Kualifikasi Diisi sesuai dengan Kode sesuai dokumen LPJKN 16
V. Pengalaman Perusahaan (wajib diisi) Diisi dengan pengalaman perusahaan melaksanakan pekerjaan pada periode 10 Tahun terakhir. Pengalaman dikelompokkan berdasarkan Bidang dan Sub-Bidang yang sesuai dengan pengalaman pekerjaan. Klik Tambah untuk menambahkan data Pengalaman perusahaan Nama Paket Pemberi kerja Bidang/Sub Bidang Nomor kontrak Nilai Kontrak Nama paket pekerjaan Instansi pemberi kerja Vendor/Rekanan Pilih bidang usaha sesuai LPJKN Nomor Kontrak kerja Nilai kontrak dirupiahkan (IDR), jika dua mata Uang agar dikalkukasikan ke 17
Rupiah dengan Nilai tukar kurs sesuai dengan periode kontrak Mulai bekerja, selesai bekerja Lokasi Pekerjaan Lampiran Durasi pekerjaan dalam format tangal sesuai kontrak Lokasi bekerja, gunakan ; jika lokasi lebih dari satu tempat pada kontrak yang sama. Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 18
VI. Data Keuangan (NPWP, SPKP, dan Rekening Perusahaan wajib diisi) VI.I. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan Klik Update, untuk melengkapi informasi NPWP Nomor NPWP Tanggal Pengukuhan Lampiran Nomor NPWP sesuai yang tertera pada dokumen NPWP Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega VI.II. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPKP) Diisi dengan dokumen Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP) jika perusahaan merupakan Perusahaan Kena Pajak 19
Klik update untuk merubah informasi SPPKP Terdaftar Sebagai PKP Nomor Dokumen Tanggal Pengukuhan Lampiran Pilih Ya/Tidak Diisi sesuai Dengan nomor PKP yang tertera pada dokumen PKP Klik, untuk mengisi tanggal pengukuhan Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 20
VI.III. Nomor Rekening Diisi dengan Nomor Rekening Bank (maksimal sampai 5 nomor rekening yang berbeda). KLik tambah untuk menambahkan nomor rekening Nomor Rekening Nama Bank Cabang Alamat Bank Cabang Pemilik Rekening Mata Uang Lampiran Isi nomor rekening sesuai dengan Buku, gunakan tanda - untuk memperjelas nomor Nama Bank saat pendaftaran Nama Bank Cabang saat pendaftaran Alamat Bank cabang saat pendaftaran Nama Pemilik perorangan/perusahaan sesuai yang tertera pada Rekening jelas Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 21
VII. Sertifikasi & Asosiasi VII.I. Sertifikasi Diisi dengan nama sertifikasi yang dimiliki Perusahaan dan masih berlaku, misal: Sertifikasi ISO, Sertifikasi SMK3, Sertifikasi OHSAS, dan lainnya Klik Tambah untuk mengisikan data sertifikasi 22
Jenis Sertifikat Dikeluarkan Oleh Nomor Sertifikat Berlaku Sampai Dengan Keterangan Lampiran Jenis sertifikat perusahaan Lembaga yang mengeluarkan sertifikat Nomor dokumen sertrifikat Tanggal berlaku jelas Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega VII.II. Asosiasi Klik Tambah untuk mengisikan data Asosiasi 23
Nama Asosiasi Nomor Keanggotaan Tangga Penetapan Berlaku Sampai Dengan Keterangan Lampiran Nama Asosiasi Lembaga (Lengkap jangan disingkat) Nomor Keanggotaan Asosiasi Klik, untuk mengisi tanggal penetapan Klik, untuk mengisi tanggal berlaku jelas Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega VIII. Data Pekerja Perusahaan(wajib diisi) Diisi dengan data pekerja perusahaan. Data pekerja digunakan sebagai pelengkap dalam memberikan gambaran kondisi perusahaan. 24
Klik Tambah untuk menambahkan data IX. Fasilitas & Peralatan(wajib diisi) Diisi dengan data fasilitas, peralatan, dan perlengkapan kerja yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. 25
IX.I. Laporan Keuangan Diisi dengan laporan keuangan (yang telah diaudit atau belum). Laporan Keuangan diperbarui setiap tahun. KLik tambah untuk menambahkan data laporan keuangan lainnya 26
Tahun Jenis Mata Uang Nilai Asset Nilai Hutang Pendapatan Kotor Pendapatan bersih Nomor Dokumen Tanggal Terbit Lampiran Tahun terbit laporan Pilih Audited / Non Audited PIlih mata uang sesuai tertera pada laporan keuangan jelas jelas jelas Jelas Nomor laporan Keuangan Klik, untuk memilih tanggal terbit laporan keuangan Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 27
IX.II. Dokumen Keuangan Lainnya Diisi dengan dokumen keuangan lainnya, misal: rekening koran (3 Bulan terakhir), laporan pajak (SPT), garansi bank, dan/atau laporan lainnya. Klik tambah untuk menambahkan laporan keuangan lain. Jenis Dokumen Nomor dokumen Tanggal Berlaku sampai Keterangan Lampiran Pilih jenis laporan Pilih Nomor dokumen Klik, untuk memilih tanggal terbit Klik, untuk memilih tanggal berlaku jelas Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 28
X. Katalog Barang/Jasa Diisi dengan katalog barang/jasa yang merupakan produk/layanan asli perusahaan disertai dengan gambar dan spesifikasi/brosur untuk memperjelas deskripsi barang/jasa. Klik Tambah untuk menambah katalog Barang/Jasa 29
Jenis Pilih Jenis sesuai dengan kategori Bidang/Sub Bidang Nama Barang/Jasa Spesifikasi Kapasitas Merek Asal/Sumber Negara asal Tipe Pemasok Harga Dasar Foto Produk Lampiran Deskripsi barang/jasa secara singkat Gambaran spesifikasi teknis Barang/Jasa Jelas Merek, apabila merek lebih dari satu pisahkan dengan tanda ; Sumber Barang Lokal, Import, jika gabungan bisa diisi dengan Lainnya Jelas Pilih jenis pemasok Input harga dasar penjualan yang berlaku Input foto dalam format JPG, GIF, atau PNG Diisi dengan lampiran dokumen dalam format PDF, maksimal 10 Mega 30
4. Kirim data Dokumen tidak dapat diupload Jika parameter wajib yang wajib diisi masih kosong. Klik Cek Data Untuk melakukan pengecekan kelengkapan. Sistem juga menambahkan tanda! pada dokumen yang belum lengkap. Klik Kirim Jika data telah lengkap dan siap. 5. Pengecekan dan Evaluasi Data yang disampaikan selanjutnya akan dilakukan verifikasi satu demi satu oleh Pihak PERMATA GRAHA NUSANTARA. 6. Feedback Semua Feedback terkait penilaian oleh PERMATA akan dikirimkan melalui Email PIC yang terdaftar pada awal register. Feedback email juga berisi informasi data hampir Expired, data Expired, dan informasi searah lainnya dari pihak PERMATA. 31