PANDUAN SINGKAT TATA KELOLA PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI GURU (PPG) KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA 2017
ii
DAFTAR ISI DAFTAR ISI...III DAFTAR GAMBAR... IV BAGIAN I... 1 AJUAN PESERTA PPG... 1 CARA MENDAFTAR SEBAGAI PESERTA DIKLAT PPG... 1 BAGIAN II... 7 KELOLA AJUAN PPG OLEH ADMIN LPMP... 7 CETAK AKUN INSTITUSI LPMP... 7 TAMBAH ADMIN / OPERATOR LPMP... 9 KELOLA AJUAN PPG OLEH LPMP... 11 LOGIN DAN AKTIVASI LAYANAN OLEH OPERATOR LPMP 12 PERSETUJUAN AJUAN PPG 14 PENOLAKAN AJUAN PPG 16 BATAL SETUJUI ATAU BATAL TOLAK AJUAN PPG 20 UNDUH DAFTAR AJUAN PPG 21 iii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. 1 Halaman login... 1 Gambar 1. 2 Notifikasi pemberitahuan... 1 Gambar 1. 3 Klik tombol Mendaftar... 2 Gambar 1. 4 Klik Mendaftar sekarang... 2 Gambar 1. 5 lengkapi formulir pendaftaran... 2 Gambar 1. 6 Cek kembali data Anda... 3 Gambar 1. 7 Klik tombol cetak... 3 Gambar 1. 8 Contoh surat ajuan pendaftaran... 4 Gambar 1. 9 Menu PPG... 4 Gambar 1. 10 Contoh tampilan status ajuan yang disetujui... 5 Gambar 1. 11 Contoh tampilan status ajuan yang ditolak untuk perbaikan 5 Gambar 1. 12 Klik tombol Batal Ajuan... 6 Gambar 1. 13 Status ditolak permanen... 6 Gambar 2. 1 Halaman login... 7 Gambar 2. 2 Pilih menu Akun Institusi... 7 Gambar 2. 3 Pilih jenis institusi... 7 Gambar 2. 4 Pilih akun institusi LPMP... 8 Gambar 2. 5 Klik Reset Password... 8 Gambar 2. 6 Contoh surat akun institusi... 8 Gambar 2. 7 Login Akun Insitusi LPMP... 9 Gambar 2. 8 Pilih menu Akun Admin LPMP... 9 Gambar 2. 9 Klik tombol tambah (+)... 10 Gambar 2. 10 Set sebagai operator LPMP... 10 Gambar 2. 11 Klik tombol Cetak... 10 Gambar 2. 12 Contoh surat akun layanan... 11 Gambar 2. 13 Pilih Instansi... 12 Gambar 2. 14 Pilih LPMP yang sesuai... 12 Gambar 2. 15 Masukan token yang sesuai... 13 Gambar 2. 16 Halaman beranda operator LPMP... 13 iv
Gambar 2. 17 Klik Kelola Ajuan PPG... 14 Gambar 2. 18 Daftar Ajuan PPG... 14 Gambar 2. 19 Klik Verifikasi Formulir... 14 Gambar 2. 20 Pilih YA... 15 Gambar 2. 21 Konfirmasi dan Simpan... 15 Gambar 2. 22 Status persetujuan... 15 Gambar 2. 23 Klik menu Kelola Ajuan PPG... 16 Gambar 2. 24 Daftar Ajuan PPG... 16 Gambar 2. 25 Klik Verifikasi formulir... 17 Gambar 2. 26 Pilih Tidak... 17 Gambar 2. 27 Konfirmasi dan Simpan... 18 Gambar 2. 28 Status penolakan ajuan PPG... 18 Gambar 2. 29 Klik Verivikasi Formulir... 18 Gambar 2. 30 Pilih Tidak (Tolak permanen)... 19 Gambar 2. 31 Cek Kembali dan Simpan... 19 Gambar 2. 32 Status ditolak permanen... 19 Gambar 2. 33 Batal setujui ajuan... 20 Gambar 2. 34 Batal tolak ajuan... 20 Gambar 2. 35 Pilih menu Kelola Ajuan PPG... 21 Gambar 2. 36 Klik tombol Unduh... 21 Gambar 2. 37 Contoh file hasil unduh data ajuan PPG... 21 v
BAGIAN I AJUAN PESERTA PPG Cara Mendaftar sebagai Peserta Diklat PPG Prog. Pendidikan Profesi Guru Dalam Jabatan DIPRIORTITASKAN UNTUK GURU yang bertugas / mengajar tetapi BELUM MEMPUNYAI SERTIFIKAT Keahlian di bidang-tugasnya. Segera cek melalui akun SIM PKB Anda untuk memastikan bahwa Anda termasuk dalam daftar Nominasi calon peserta program tersebut. Berikut langkah singkat untuk mendaftar sebagai peserta diklat PPG : 1. Login pada layanan https://app.simpkb.id/ 2. Masukan username dan password login Anda. Gambar 1. 1 Halaman login 3. Jika berhasil login, sistem akan menyeleksi data GTK Anda berdasarkan database Dapodik Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, apakah Anda termasuk dalam daftar Nominasi calon peserta program tersebut atau tidak. 4. Bagi Anda yang masuk dalam kriteria peserta PPG, akan ditampilkan kotak dialog undangan sebagai peserta diklat PPG tersebut. Gambar 1. 2 Notifikasi pemberitahuan 1
5. Untuk mengajukan diri sebagai peserta diklat, klik tombol MENDAFTAR pada kotak dialog tersebut. Gambar 1. 3 Klik tombol Mendaftar 6. Pada halaman baru yang muncul klik tombol MENDAFTAR SEKARANG. Gambar 1. 4 Klik Mendaftar sekarang 7. Selanjutnya, lengkapi data ajuan Anda pada halaman formulir pendaftaran. Pastikan data yang Anda isikan sesuai dengan Ijazah Anda. Gambar 1. 5 lengkapi formulir pendaftaran 2
8. Cek kembali data yang Anda daftarkan, jika telah sesuai klik DAFTARKAN. Gambar 1. 6 Cek kembali data Anda 9. Pada kotak dialog yang muncul, klik tombol CETAK BUKTI AJUAN untuk mencetak surat ajuan pendaftaran peserta PPG Anda atau klik tombol BATAL AJUAN untuk membatalkan ajuan Anda. Gambar 1. 7 Klik tombol cetak 10. Setelah Anda mencetak Tanda Bukti Penerimaan Ajuan yang dikeluarkan oleh sistem tersebut, silakan tunggu LPMP Provinsi setempat untuk melakukan verifikasi terhadap ajuan pendaftaran Anda, tanda bukti tersebut 3
menandakan bahwa ajuan Anda telah tersimpan dalam sistem. Berikut contoh surat TANDA BUKTI PENGAJUAN PESERTA PROG. PENDIDIKAN PROFESI GURU Tahun 2017. Gambar 1. 8 Contoh surat ajuan pendaftaran 11. Pantau terus status ajuan Anda pada halaman ajuan PPG tersebut. Halaman tersebut dapat Anda akses melalui menu Prog. Pendidikan Profesi Guru dari halaman Beranda akun GTK. Gambar 1. 9 Menu PPG 4
12. Berikut contoh status ajuan PPG yang telah disetujui oleh Admin LPMP. Gambar 1. 10 Contoh tampilan status ajuan yang disetujui 13. Sedangkan bagi ajuan kepesertaan yang ditolak untuk perbaikan data oleh admin LPMP, juga akan ditampilkan status dan alasan penolakan ajuan tersebut pada halaman tersebut. Berikut contoh tampilan status ajuan kepesertaan PPG yang ditolak untuk perbaikan oleh Admin LPMP. Gambar 1. 11 Contoh tampilan status ajuan yang ditolak untuk perbaikan 14. GTK yang statusnya ditolak untuk perbaikan data ajuan kepesertaan PPG nya, dapat mengajukan kembali sebagai calon peserta Program PPG dengan cara klik tombol BATAL AJUAN yang muncul pada halaman status ajuan tersebut. Selanjutnya, Anda akan diarahkan untuk mengulangi pengisian data ajuan kembali. 5
Gambar 1. 12 Klik tombol Batal Ajuan 15. Sedangkan bagi GTK yang ajuannya ditolak permanen, maka GTK tidak dapat lagi membatalkan ajuannya atau dengan kata lain GTK tidak dapat lagi mengajukan ajuan pendaftaran PPG lagi. Berikut contoh tampilan status ajuan GTK yang ditolak permanen. Gambar 1. 13 Status ditolak permanen 6
BAGIAN II KELOLA AJUAN PPG OLEH ADMIN LPMP Cetak Akun Institusi LPMP Admin Kemendikbud dapat mencetak akun LPMP tiap-tiap provinsi dan mendistribusikannya, berikut langkah singkat cetak akun institusi LPMP Provinsi oleh admin Kemendikbud : 1. Login pada layanan https://app.simpkb.id/ 2. Masukan username dan password login Anda. Gambar 2. 1 Halaman login 3. Selanjutnya, pilih menu AKUN INSTITUSI. Gambar 2. 2 Pilih menu Akun Institusi 4. Pada halaman Kelola Akun, tentukan terlebih dahulu jenis institusinya. Klik pada bagian jenis institusi seperti gambar dibawah ini. Gambar 2. 3 Pilih jenis institusi 7
5. Pada kotak dialog yang muncul, pilih jenis Institusi LPMP. Gambar 2. 4 Pilih akun institusi LPMP 6. Anda akan ditampilkan daftar LPMP pada masing-masing Propinsi. Untuk mencetak akun institusi pada tiap-tiap LPMP Propinsi, klik tombol opsi seperti gambar dibawah ini dan pilih opsi menu Reset Password. Gambar 2. 5 Klik Reset Password 7. Pada kotak dialog yang muncul, klik YA untuk mengkonfirmasi. 8. Selanjutnya, cetak dan serahkan surat akun institusi tersebut kepada LPMP yang bersangkutan untuk digunakan login. Gambar 2. 6 Contoh surat akun institusi 8
9. Ulangi langkah diatas untuk mencetak akun institusi LPMP Propinsi yang lainnya. Tambah Admin / Operator LPMP Setelah Kemendikbud mendistribusikan akun institusi kepada masingmasing LPMP, selanjutnya pemegang akun institusi LPMP propinsi tersebut login pada layanan menggunakan surat akun yang diterimanya dan menambahkan admin/operator LPMP yang baru. Berikut langkah singkat login sebagai admin institusi LPMP dan menambahkan admin/operator LPMP : 1. Login pada layanan https://app.simpkb.id/ 2. Masukan username dan password login Anda sesuai dengan yang tertera pada surat akun institusi. Gambar 2. 7 Login Akun Insitusi LPMP 3. Selanjutnya Anda akan ditampilkan halaman beranda, klik pada menu Akun Admin LPMP seperti gambar berikut. Gambar 2. 8 Pilih menu Akun Admin LPMP 9
4. Selanjutnya, Anda akan diarahkan pada halaman Kelola Admin Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan. Klik tombol tambah (+) untuk menambahkan admin LPMP. Gambar 2. 9 Klik tombol tambah (+) 5. Selanjutnya isikan data akun yang akan ditambahkan, pada kolom peran set sebagai Operator LPMP. Gambar 2. 10 Set sebagai operator LPMP 6. Pada dialog yang muncul, klik tombol CETAK untuk mencetak surat pemberitahuan layanan. Gambar 2. 11 Klik tombol Cetak 10
7. Selanjutnya, serahkan surat cetak tersebut kepada operator yang bersangkutan untuk digunakan login atau melakukan aktivasi layanan. Berikut contoh surat pemberitahuan akses layanan yang dimaksud. Gambar 2. 12 Contoh surat akun layanan 8. Ulangi langkah diatas untuk menambahkan operator LPMP lainnya. Kelola Ajuan PPG oleh LPMP Kelola ajuan PPG dilakukan oleh admin/operator LPMP, oleh karena itu masing-masing institusi LPMP wajib menambahkan operator LPMP (lihat bagian tambah admin/operator LPMP). 11
Login dan Aktivasi Layanan oleh Operator LPMP Setelah admin institusi LPMP menambahkan operator LPMP, selanjutnya operator tersebut login dan melakukan aktivasi layanan. Berikut langkah singkat melakukan aktivasi layanan bagi operator LPMP : 1. Login pada layanan https://app.simpkb.id/ 2. Masukan username dan password login Anda 3. Selanjutnya, pada pojok kanan atas klik pada nama Anda dan klik Pilih Instansi. Gambar 2. 13 Pilih Instansi 4. Selanjutnya pada kotak dialog yang muncul pilih LPMP yang sesuai dg surat pemberitahuan layanan. Gambar 2. 14 Pilih LPMP yang sesuai 12
5. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman aktivasi layanan, masukan kode aktivasi (token) yang tertera pada surat pemberitahuan layanan kedalam kolom Token dan SIMPAN. (perhatikan gambar). 6. Aktivasi layanan berhasil dilakukan. Gambar 2. 15 Masukan token yang sesuai Gambar 2. 16 Halaman beranda operator LPMP Catatan : Bagi akun/email yang belum pernah ditambahkan pada layanan https://app.simpkb.id/ tidak perlu melakukan aktivasi layanan, cukup langsung login menggunakan surat akun yang diterimanya. 13
Persetujuan Ajuan PPG Untuk melakukan persetujuan ajuan PPG, ikuti langkah berikut : 1. Pada halaman beranda operator LPMP, pilih menu Kelola Ajuan PPG. Gambar 2. 17 Klik Kelola Ajuan PPG 2. Selanjutnya Anda akan ditampilkan halaman Kelola Ajuan PPG. Pada halaman tersebut terdapat daftar ajuan yang ditujukan ke instansi Anda. Gambar 2. 18 Daftar Ajuan PPG 3. Untuk menyetujui ajuan PPG, pilih ajuan yang diinginkan dan klik tombol VERIFIKASI FORMULIR. Gambar 2. 19 Klik Verifikasi Formulir 14
4. Cek data ajuan, untuk menyetujui ajuan tersebut, centang YA pada kolom persetujuan (perhatikan gambar), jika telah sesuai klik LANJUT.. Gambar 2. 20 Pilih YA 5. Cek kembali hasil verifikasi tersebut, jika telah sesuai klik SIMPAN. Gambar 2. 21 Konfirmasi dan Simpan 6. Ajuan pendaftaran PPG berhasil disetujui. Ulangi langkah diatas untuk menyetujui ajuan peserta lainnya. Gambar 2. 22 Status persetujuan 15
Penolakan Ajuan PPG Penolakan ajuan PPG dapat dibedakan menjadi dua yaitu penolakan ajuan untuk perbaikan data atau penolakan ajuan permanen. Sebagai catatan, untuk penolakan ajuan untuk perbaikan data dipilih untuk mengarahkan GTK tersebut agar dapat memperbaiki data ajuannya dan mengajukan kembali. Sedangkan pilihan penolakan ajuan permanen bersifat menolak ajuan secara permanen, dengan kata lain GTK tidak dapat membatalkan ajuannya dan tidak dapat mengajukan pendaftaran PPG ulang. Berikut langkah singkat untuk melakukan penolakan ajuan PPG, baik penolakan untuk perbaikan data maupun penolakan secara permanen : 1. Pada halaman beranda operator LPMP, pilih menu Kelola Ajuan PPG. Gambar 2. 23 Klik menu Kelola Ajuan PPG 2. Selanjutnya Anda akan ditampilkan halaman Kelola Ajuan PPG. Pada halaman tersebut terdapat daftar ajuan yang ditujukan ke instansi Anda. Gambar 2. 24 Daftar Ajuan PPG 16
3. Untuk melakukan penolakan ajuan PPG yang bersifat perbaikan data, pilih ajuan dan klik tombol VERIFIKASI FORMULIR. Gambar 2. 25 Klik Verifikasi formulir 4. Pada halaman data ajuan, centang pilihan TIDAK (Tolak untuk perbaikan data) pada kolom persetujuan (perhatikan gambar), pastikan juga Anda mengisikan alasan penolakan ajuan PPG tersebut. Jika telah sesuai klik LANJUT. Gambar 2. 26 Pilih Tidak 17
5. Cek kembali hasil verifikasi Anda, jika telah sesuai klikk SIMPAN. Gambar 2. 27 Konfirmasi dan Simpan 6. Penolakan ajuan untuk perbaikan data PPG tersebut berhasil di simpan. Ulangi langkah diatas guna melakukan penolakan ajuan untuk perbaikan data PPG lainnya. Gambar 2. 28 Status penolakan ajuan PPG 7. Sedangkan untuk melakukan penolakan ajuan PPG permanen, pilih ajuan dan klik tombol VERIFIKASI FORMULIR. Gambar 2. 29 Klik Verivikasi Formulir 18
8. Pada halaman data ajuan, centang pilihan TIDAK (Tolak Permanen) pada kolom persetujuan (perhatikan gambar), pastikan juga Anda mengisikan alasan penolakan permanen ajuan PPG tersebut. Jika telah sesuai klik LANJUT Gambar 2. 30 Pilih Tidak (Tolak permanen) 9. Cek kembali hasil verifikasi Anda, jika telah sesuai klikk SIMPAN. Gambar 2. 31 Cek Kembali dan Simpan 10. Penolakan ajuan PPG permanen tersebut berhasil di simpan. Ulangi langkah diatas guna melakukan penolakan ajuan PPG permanen lainnya. Gambar 2. 32 Status ditolak permanen 19
Batal Setujui atau Batal Tolak Ajuan PPG Bagi operator LPMP yang hendak membatalkan persetujuan ataupun batal penolakan ajuan PPG karena salah verifikasi atau lain hal, silakan ikuti langkah singkat berikut : 1. Untuk melakukan batal persetujuan ajuan PPG, silakan klik tombol opsi pada ajuan yang telah disetujui dan pilih opsi menu Batal Setujui Ajuan (perhatikan gambar). Gambar 2. 33 Batal setujui ajuan 2. Sedangkan untuk melakukan batal penolakan ajuan PPG, silakan klik tombol opsi pada ajuan yang telah ditolak dan pilih opsi menu Batal Tolak Ajuan. Gambar 2. 34 Batal tolak ajuan 3. Lakukan langkah diatas untuk batal setujui atau batal tolak ajuan lainnya. 20
Unduh Daftar Ajuan PPG Untuk unduh daftar ajuan PPG, baik yang belum dilakukan verfikasi maupun yang telah dilakukan verifikasi, silakan ikuti langkah singkat berikut : 1. Pada halaman beranda operator LPMP, pilih menu Kelola Ajuan PPG. Gambar 2. 35 Pilih menu Kelola Ajuan PPG 2. Selanjutnya Anda akan ditampilkan halaman Kelola Ajuan PPG. Pada halaman tersebut terdapat daftar ajuan yang ditujukan ke instansi Anda. Pada kolom Daftar Ajuan PPG, klik tombol unduh (perhatikan gambar). Gambar 2. 36 Klik tombol Unduh 3. File hasil unduh berupa file dengan format excel (*.xls). Berikut contoh file hasil unduh tersebut. Gambar 2. 37 Contoh file hasil unduh data ajuan PPG 21