HEALTH CARE REGULATION (Nihal Hafez, 1997) Suatu aksi sosial yang dilakukan (oleh pemerintah) untuk mempengaruhi secara langsung atau tidak langsung terhadap perilaku dan fungsi tenaga kesehatan dan/atau organisasi kesehatan
Perijinan (lisensi) Sertifikasi Akreditasi Peraturan perundangan
Regulasi internal vs Regulasi eksternal: Regulasi eksternal: peraturan perundangan Regulasi internal: peraturan-peraturan internal yang disusun oleh fasyankes, dituangkan dalam dokumen regulasi internal
DOKUMEN AKREDITASI Adalah semua dokumen/regulasi internal yg harus disiapkan, yang merupaan persyaratan yang diminta oleh standar akreditasi. Dibedakan : Dokumen yg merupakan REGULASI Rekaman: dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.
HIRARKI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
DOKUMEN REGULASI Regulasi Pelayanan : Kebijakan pelayanan di Puskesmas / Klinik Rencana Jangka Panjang ( Renstra / Renstra Bisnis / Bisnis Plan dll) Rencana Kerja Tahunan Puskesmas / Klinik Pedoman / Panduan Pelayanan Puskesmas / Klinik Standar Operasional Prosedur (SOP)
REGULASI DI UNIT KERJA : Kebijakan Pelayanan Puskesmas / Klinik Rencana Kerja Tahunan Unit Kerja Pedoman / Panduan Pelayanan Puskesmas / Klinik Standar Operasional Prosedur (SOP)
REKAMAN SEBAGAI DOKUMEN BUKTI PELAKSANAAN : 1. Bukti tertulis kegiatan / rekam kegiatan 2. Dokumen pendukung lainnya : ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat perijinan, kalibrasi dll
A. Regulasi penyelenggaraan manajemen Puskesmas/ Klinik : 1. Kebijakan Kepala Puskesmas/ Klinik, 2. Pedoman mutu/ manual mutu, 3. Pedoman-pedoman manajemen, upaya pelayanan 4. Standar Operasional Prosedur (SPO) 5. Rencana Lima Tahunan Puskesmas 6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP), tahunan, yang memuat Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 7. Kerangka Acuan Kegiatan
B. Regulasi penyelenggaraan upaya Puskesmas/ Klinik: 1. Kebijakan Kepala Puskesmas/ Klinik, 2. Pedoman upaya Puskesmas/ Klinik, 3. Standar Prosedur Operasional (SPO), 4. Rencana Tahunan upaya Puskesmas/ Klinik, 5. Kerangka Acuan Kegiatan upaya Puskesmas,
C. Regulasi Pelayanan Klinis 1. Kebijakan Kepala Puskesmas tentang pelayanan klinis, 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis, 3. Kerangka Acuan Kegiatan upaya Pelayanan klinis, 4. Regulasi pelayanan klinis di Puskesmas/ Klinik, 5. Pedoman Pelayanan Klinis, 6. Kerangka Acuan Kegiatan Pelayanan Klinis
Kebijakan : merupakan regulasi yg tertinggi Rencana: Rencana strategi bisnis (untuk puskesmas BLUD), atau rencana lima tahunan Rencana Bisnis Anggaran (BLUD) ataurencana Usulan Kegiatan (RUK) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) Pedoman / Panduan Prosedur (SOP) Program : Rencana tahunan dilaksanakan dalam bentuk program dan kegiatan Oleh karena itu perlu disusun kerangka acuan program/kegiatan, misalnya: Program/kegiatan pelatihan customer service bagi karyawan puskesmas Program/kegiatan pelatihan jumantik dsb
KEBIJAKAN dan PEDOMAN 1. KEBIJAKAN : Adalah penetapan pimpinan pada tataran strategis atau bersifat garis besar. Untuk penerapannya perlu disusun Pedoman / Panduan dan Prosedur > Kejelasan langkah-langkah untuk melaksanakan kebijakan (Peraturan / Keputusan). Ditetapkan dengan Peraturan atau Keputusan Pimpinan. Dapat dituangkan dalam Pasal-pasal atau sebagai lampiran dari SK tsb.
2. PEDOMAN. Pedoman adalah : ketentuan dasar yg memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan Dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Mengatur beberapa hal Panduan : Petunjuk dalam melakukan kegiatan Hanya meliputi satu kegiatan
REGULASI INTERNAL DI PUSKESMAS REGULASI INTERNAL DI PUSKESMAS
FORMAT DOKUMEN KEBIJAKAN : a. Pembukaan : Judul: KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS X Konsiderans : NOMOR :./../.. TENTANG KEBIJAKAN PELAYANAN DI. 1. Konsiderans Menimbang : memuat uraian singkat ttg pokok-pokok pikiran yg menjadi latar belakang dan alasan ( dletakkan di bagian kiri).
2. Konsideran Mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan per-uu yang memerintahkan pembuatan keputusan tsb. Adalah peraturan yg tingkatnya lebih tinggi atau sederajad.
b. Diktum. MEMUTUSKAN Menetapkan : (diletakkan segaris dengan kata Mengingat) KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS X Tentang Kebijakan Pelayanan di.
c. Batang tubuh : Memuat semua substansi keputusan yg dirumuskan dalam diktum-diktum, misal : KESATU : KEDUA : DST Cantumkan saat pemberlakuan keputusan / perubahan / pembatalan / pencabutan dll. Materi Kebijakan dapat juga dibuat sebagai LAMPIRAN Keputusan. Pada halaman pertama Lampiran harus dicantumkan JUDUL dan NOMOR Keputusan. pada halaman terakhir ditandatangani oleh Pejabat yg membuat Keputusan.
d. Kaki. Merupakan bagian akhir substansi keputusan. Memuat penandatangan penetapan Keputusan, pengundangan. Tempat dan tanggal penetapan Nama, Jabatan dan Tandatangan serta Nama Lengkap Pejabat yg menandatangani. e. Penandatanganan : ditandatangani oleh Pimpinan.
PEDOMAN Pedoman adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkahlangkah yang harus dilakukan. merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. mengatur beberapa hal Panduan adalah : petunjuk dalam melakukan 1 (satu) kegiatan, Pedoman atau Panduan perlu SK Pemberlakuan. Agar Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar perlu SPO.
SISTEMATIKA PEDOMAN / PANDUAN : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan Laporan Harian Laporan Bulanan Laporan Tahunan
b. FORMAT PEDOMAN PELAYANAN UNIT KERJA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas
c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
PEDOMAN (MANUAL) MUTU. Adalah dokumen yg memberi informasi yg konsisten ( kedalam maupun keluar ) tentang sistem manajemen mutu Puskesmas / Klinik.
I. Pendahuluan, yang berisi: Latar belakang Ruang Lingkup (proses bisnis) Tujuan II. Landasan hukum (peraturan/dokumen yang menjadi acuan) III. Istilah dan definisi IV. Sistem Manajemen Mutu: Persyaratan umum Pengendalian dokumen Pengendalian rekaman
V. Tanggung jawab manajemen: Komitmen manajemen Fokus pada pelanggan Kebijakan mutu Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Wakil manajemen mutu Komunikasi internal
VI. Tinjauan Manajemen: Umum Masukan tinjauan Luaran tinjauan VII. Manajemen sumberdaya Penyediaan sumber daya Manajemen sumber daya manusaia Infrastruktur (sarana dan prasarana)
VIII. Penyelenggaraan pelayanan: Upaya Puskesmas Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien IX. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan X. Penutup
RENCANA KERJA LIMA TAHUNAN Sejalan dg Renstra Dinkes Kab / Kota Sesuai dg target kinerja yg ditetapkan Dinkes Sesuai dg Visi, Misi dan Tupoksi Puskesmas Berdasarkan analisis kebutuhan masyarakat Dilakukan analisis situasi (pencapaian kinerja, faktor-faktor pendorong dan penghambat)
Sistematika Rencana Kerja Lima Tahunan. Bab I. Pendahuluan A. Keadaan Umum Puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan C. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas Bab II. Analisis Kinerja A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas B. Analisis Kinerja: menganalisis factor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja
Bab III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan dilakukan yang meliputi antara lain: Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat kesehatan, dsb Program Kerja Pengembangan Manajemen dst.
B. Rencana anggaran: merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar. BAB IV. Penutup.
Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas / Klinik. a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan Klinis. b. Tim mempelajari rencana stratejik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja
d. Tim melakukan analisis kinerja e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indicator kinerja untuk tiap upaya Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap-tiap indicator kinerja g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala Puskesmas h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas
Panduan pengisian Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form Excel): a. Nomor : diisi dengan nomor urut b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis, dan Upaya Puskesmas yang dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya, c. Indikator: diisi dengan indicator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja Upaya/Pelayanan d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir
f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan g. rogram Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan tahunan j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan, k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. Penutup.
Perencanaan : o Proses kegiatan yg harus dilakukan o Secara urut o Utk mengatasi masalah o Dalam rangkai mencapai tujuan o Memanfaatkan sumberdaya dg efektif efisien.
PTP : untuk tahun yad. Mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas (wajib, pengembangan maupun spesifik) Sumber dana : Pusat, Daerah, lainnya. Mekanisme : Penyusunan RUK dg memperhatikan kebijakan2 Sesuai hasil kajian data dan informasi di Puskesmas berasal dari masy dan linsek. Lengkapi dg usulan pembiayaan Dibahas di Dinkes Kab/Kota > masuk dalam Usulan Dinkes Kab/Kota > DPRD > disetujui > Puskesmas > RPK
a. Tahap Persiapan. Persiapkan Staff yg akan terlibat Persamaam persepsi dan pengetahuan b. Tahap Analisis Situasi. Kepala Puskesmas menetapkan Tim Penyusun RUK Tim melakukan analisis terhadap data-data (umum, khusus, hasil penilaian kinerja dsb) > diperoleh informasi.
untuk tahun yad. Mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas (wajib, pengembangan maupun spesifik) Sumber dana : Pusat, Daerah, lainnya. Mekanisme : Penyusunan RUK dg memperhatikan kebijakan2 Sesuai hasil kajian data dan informasi di Puskesmas berasal dari masy dan linsek. Lengkapi dg usulan pembiayaan Dibahas di Dinkes Kab/Kota > masuk dalam Usulan Dinkes Kab/Kota > DPRD > disetujui > Puskesmas > RPK
a. Tahap Persiapan. Persiapkan Staff yg akan terlibat Persamaam persepsi dan pengetahuan b. Tahap Analisis Situasi. Kepala Puskesmas menetapkan Tim Penyusun RUK Tim melakukan analisis terhadap data-data (umum, khusus, hasil penilaian kinerja dsb) > diperoleh informasi.
Tahap Penyusunan RUK : Pertahankan kegiatan yg sudah dicapai Perhatikan upaya / program yg masih bermasalah Susun rencana kegiatan baru sesuai kondisi riil dan kemampuan Puskesmas. Tahap penyusunan RUK: Analisis masalah Penyusunan RUK.
a. Analisis masalah. Tim Penyusun bersama Linsek : 1) Identifikasi masalah 2) Menetapkan prioritas masalah 3) Merumuskan masakah 4) Mencari akar penyebab masalah b. Penyusunan RUK (upaya kesh wajib, pemngembangan dan khusus). 1) Kegiatan tahun yad 2) Kebutuhan sunberdaya 3) Rekapitulasi Rencana Usulan Kegiatan.
Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). a. Pelajari alokasi kegiatan b. Bandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dg RUK c. Susun Rancangan Awal secara rinci d. Adakan Lokakarya Mini e. Menyusun RPK. (periksa format-format dalam Lampiran Pedoman Penyusunan Dokumen).
PROGRAM Collin Cobulld English Language Dictionary adalah rencana berskala besar dan terinci yg dibuat utk satu tujuan tertentu Adalah rencana kegiatan atau pekerjaan yg akan dilaksanakan, termasuk waktu kapan kegiatan itu akan dilaksanakan. Adalah sebuah rencana baku tentang rangkaian kegiatan, daftar tugas dsb (Longman). Adalah sebuah Prosedur utk menyelesaikan masalah, termasuk pengumpulan data,memproses dan mempresentasikan hslnya
Adalah sebuah rencana tentang apa yang akan dikerjakan (Oxford Dictionary). Adalah penjabaran terperinci tentang strategi dan langkah-langkah yg dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga ( Panduan Renstra dan Pengukuran Kinerja, Menristek) PROGRAM : rencana kegiatan yg akan dilaksanakan, yg disusun secara rinci, dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga / unit kerja. Program sebaiknya disusun dalam bentuk Kerangka Acuan Program
Ketentuan tentang Program : A. Tujuan Program. Umum : Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan, sehingga tujuan program dapat tercapai. Khusus : 1. Adanya kejelasan langkah-langkah dlm melaksanakan kegiatan. 2. Adanya kejelasan siapa yg melaksankan kegiatan dan bagaimana kegiatan tsb dilaksanakan 3. Adanya kejelasan sasaran, tujuan dan waktu pelaksanaan kegiatan.
LOGO Pemda SOP Judul No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : (lambang Puskesmas) Nama Puskesma Ttd Ka Puskesmas Nama Ka Puskesmas NIP
Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua kop SOP dibuat tanpa menyertakan logo Judul No. Dokumen : Nama Organisasi SOP No. Revisi : Tanggal Terbit : Nama ka. FKTP Halaman :
1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur /langkah 2 6. Diagram alir (jika dibutuhkan) 7. Unit Terkait
a.diagra alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut: 1. Diagram alir makro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan secara garis besar proses ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol yaitu simbol balok 2. Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut Awal kegiatan : Akhir kegiatan :
Simbol keputusan :? ya tidak Penghubung :
Dokumen : Arsip :
RENCANA/PERENCANAAN YANG DIPERSYARATKAN No RENCANA BAB I BAB II BAB III 1 RENCANA STRATEGI BISNIS ATAU RENCANA LIMA TAHUNAN 1.1. 2 RBA/RKA/RUK 1.1 3 RPK 1.1 4 RENCANA PENGEMBANGAN SDM 2.3 5 RENCANA PERBAIKAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN 3.1