BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan zaman yang semakin maju membuat perubahan pada aspek kehidupan manusia. Perubahan inilah yang mendorong kemajuan terutama pada bidang teknologi yang menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang semakin canggih, praktis, efektif serta efisien dalam mengelola suatu informasi. Beberapa teknologi yang paling menunjang perkembangan teknologi informasi sebagai contoh yaitu komputer dan internet. Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam sebuah instansi maupun unit kerja khususnya memberikan nilai tambah proses pengolahan data dan mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari. Dan dengan adanya internet, maka semakin mempermudah manusia dalam mendapatkan informasi serta mengakses data secara cepat dan mudah. Menyikapi perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, Direktorat Kemahasiswaan (Ditmawa) Universitas Gadjah Madayang merupakan unit kerja di lingkungan Universitas yang mengurusi berbagai aktivitas kemahasiswaan dan kesejahteraan mahasiswa sedang membangun sebuah sistem informasi berbasis web yang diberi nama SIMAWA (Sistem Informasi Kemahasiswaan).Seluruh kebutuhan untuk mengurusi kesejahteraan mahasiswa UGM akan disediakan dalam sistem tersebut, salah satunya yaitu penggunaan fasilitas kemahasiswaan. Pelayanan fasilitas yang disediakan oleh pihak Ditmawa UGM bertujuan untuk mendukung pembinaan minat dan bakat mahasiswa. Fasilitas yang ada contohnya seperti Stadion Pancasila, Gelanggang Mahasiswa, dan masih banyak lagi. Sistem informasi saat ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan pemesanan fasilitas kemahasiswaan Ditmawa UGM. Pencatatan pemesanan atau pemakaian fasilitas ini masih menggunakan buku, sehingga dalam pencatatan ditemukan kendala dalam update data. Selaian itu juga membutuhkan waktu yang lebih lama 1
2 dalam pengecekan fasilitasnya apakah sudah ada yang memakai ataukah belum, sehingga mahasiswa maupun pengguna fasilitas lainnya harus beberapa kali mendatangi sekretariat gelanggang mahasiswa untuk mengecek ketersediaan fasilitas yang akan dipinjam tersebut. Oleh karena itu agar pekerjaan dapat dilakukan secara efisien, maka dibutuhkanlah web sebagai sistem informasi pemesanan. Web menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan juga aplikasi pengguna, sehingga memungkinkan para pengguna untuk menjalanakan aplikasi atau program tanpa proses instalasi dan mengizinkan pengguna untuk mengakses data dan menemukan informasi melalui komputer dengan akses internet. Dengan adanya sistem ini dapat membantu dalam pengecekan fasilitas yang sudah dipesan maupun yang masih tersedia serta mempermudah dalam pemesanan fasilitasnya. Sistem ini akan dibangun dengan menggunakan Bahasa pemrograman PHP dengan framework ugmfw 2.0 dan basis data MySQL. 1.2. Rumusan Masalah Dari latar belakang yang telah dijelaskan, maka dapat ditarik rumusan masalah yaitu bagaimana membangun sistem informasi pemesanan fasilitas kemahasiswaanuntuk seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada. 1.3. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak meluas dari lingkup dan juga inti dari permasalahan, maka pembahasan akan dibatasi dengan hal-hal berikut ini: 1. Sistem belum terintegrasi dengan sistem SIMAWA UGM. 2. Sistem ini tidak menangani penambahan atau pengelolaan user. 3. Sistem belum menangani proses pembayaran biaya penggunaan fasilitas. 4. Pengguna sistem ini hanya mencakup seluruh civitas akademika Universitas Gadjah Mada yaitu mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), dosen, maupun karyawan. 5. Sistem ini belum menangani penerimaan surat penggunaan.
3 6. Sistem hanya menangani pemesanan rutin untuk kurun waktu satu jam dalam satu hari yang sama selamatiga bulan sertapemesanan insidental untuksatu hari. 7. Segala macam perubahan dan penghapusan data seperti jadwal, fasilitas, dan pemesanan dilakukan oleh admin, user lain tidak dapat melakukan perubahan atau penghapusan tanpa sepengetahuan admin. 1.4. Tujuan Tujuan dari tugas akhir ini adalah merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Pemesanan Fasilitas Olahraga Ditmawa Universitas Gadjah Mada berbasis web yang akan diintegrasikan dengan sistem SIMAWA UGM, sehingga dapat diakses dengan mudah melalui jaringan internet. 1.5. Manfaat Dengan adanya sistem informasipemesanan fasilitas kemahasiswaan yang akan dikembangkan ini memberikan kemudahan kepada peminjam untuk dapat melihat ketersediaan fasilitas kemahasiswaan serta meminjamnya secara cepat dan real time tanpa harus berulang kali menempuh jarak untuk mengecek ketersediaan fasilitas yang akan dipinjam ke pihak pengelola. Serta diharapkan pengelola fasilitas kemahasiswaan dapat lebih mudah dalam mengelola informasi ketersediaan fasilitas. 1.6. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan dalam pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Metode observasi yaitu peninjauan secara langsung ke Bagian Pengelola Fasilitas Olahraga yaitu Direktorat Kemahasiswaan serta bagian Sekretariat Gelanggang UGM dengan melakukan proses pengumpulan data mengenai informasi prosedur pemesanan fasilitas yang dilakukan saat ini.
4 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan beberapa narasumber yaitu mahasiswa sebagai pengguna, staf Direktorat Kemahasiswaan, dan Manajer Gelanggang Mahasiswa Universitas Gadjah Mada yang bertanggung jawab terhadap penggunaan fasilitas. Wawancara tersebut dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh informasi dan data-data yang nantinya digunakan dalam penelitian ini. 3. Studi Literatur Studi literatur adalah mencari referensi teori yang relevan dengan sistem yang akan dikembangkan. Metode untuk melakukan studi literatur seperti meringkas, membandingkan beberapa karya yang sudah ada dan sesuai dengan sistem yang akan dikembangkan, serta mengumpulkan sumber acuan dalam pengembangan sistem yaitu Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 560/PII/SK/HT/2010 tentang Tata Cara Penggunaan Fasilitas Olahraga di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. 4. Perancangan dan Analisis Sistem a. Analisis Sistem Metode ini dilakukan dengan cara menganalisis semua kebutuhan sistem baik kebutuhan fungsional maupun non fungsional. b. Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, maka dibuatlah perancangan sistem yaitu perancangan proses, perancangan basis data, perancangan antarmuka, dan perancangan struktur menu. c. Implementasi Sistem Mengimplementasikan tahap perancangan sistem menjadi sebuah aplikasi dengan menggunakan bahasa pemograman Hypertext Prepocessor (PHP), framework ugmfw 2.0, basis data MySQL, dan server Apache. d. Pengujian Sistem Pengujian sistem berisi tentang pembahasan dalam pengujian sistem yang telah dibuat dengan tujuan menguji kesesuaian sistem yang dibuat
5 dengan perancangan yang sudah disusun sebelumnya sehingga terdapat kesesuaian dan sistem dapat digunakan dengan baik. e. Dokumentasi dan Pelaporan Dokumentasi dan pelaporan merupakan bahasan tentang pembuatan laporan dan dokumentasi dari sistem aplikasi yang telah dibuat. 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian sistematis informasi hasil penelitian yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya dengan masalah penelitian yang sedang diteliti. BAB III LANDASAN TEORI Membahas tentang teori-teori yang menjadi landasan dalam tahap analisis dan perancangan sistem. Selain itu, pada bab ini juga berisi penjelasan tentang komponen-komponen yang digunakan dalam membangun sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang tahapan analisis dan perancangan sistem meliputi analisis permasalahan, kebutuhan fungsional dan nonfungsional sistem, gambaran umum sistem, analisis kebutuhan data, analisis model sistem, rancangan basis data, perancangan struktur menuserta rancangan antarmuka yang disertai dengan penjelasan. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini membahas tentang implementasisistem beserta hal-hal yang mendukung dalam pembangunan sistem. Pada bab ini menjelaskan
6 beberapa kode program yang digunakan dalam membangun sistem dan menampilkan tampilan anatarmuka yang digunakan dalam sistem. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM Membahas tentang pengujian dan pembahasan sistem yang menguji kesesuaian sistem dengan perancangan yang sudah dibuat. Pengujian sistem bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem, mengurangi adanya kesalahan serta memastikan sistem dapat digunakan dengan baik. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Memuat tentang kesimpulan dan saran sehingga dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Memuat tentang sumber referensi literatur yang digunakan dalam penyusunan laporan proyek akhir ini.