RINGKASAN EKSEKUTIF B ahagian Pasca Perkhidmatan (BP), Jabatan Perkhidmatan Awam bertanggungjawab untuk memastikan semua urusan persaraan atau tamat perkhidmatan dilaksanakan dengan cekap, tepat dan betul. Ini termasuklah perkara berkaitan dari segi dasar, kelulusan, bayaran dan perakaunan. Bahagian Pasca Perkhidmatan berkomitmen terhadap kecemerlangan dan sentiasa berusaha untuk menyediakan sistem penyampaian yang cemerlang. Pelaksanaan e-mass merupakan inovasi berasaskan teknologi maklumat bagi memantapkan serta dapat membantu meningkatkan keberkesanan dalam urusan melibatkan pesara. BP mengetengahkan e-mass adalah bertujuan untuk mendapatkan pengiktirafan terhadap usaha yang dilaksanakan bagi menyahut seruan kerajaan Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan. Usaha membangunkan dan melaksanakan e-mass amat bernilai dan penyediaan laporan ini merupakan sumbangan BP dalam perkongsian pengetahuan dan pengalaman dengan agensi kerajaan yang lain. Dato Yeow Chin Kiong Pengarah Bahagian Pasca Perkhidmatan 7 Mac 2012 Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 1
1. PENGENALAN Rawatan, ubat dan rawatan perubatan atau pergigian yang percuma yang ada pada kerajaan kepada penjawat awam dan keluarga mereka juga dipanjangkan kepada pesara kerajaan, sebagaimana yang dinyatakan dalam Perintah Am 8(a) dalam Bab F (Perubatan), Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran. Sehubungan dengan itu, dalam konteks ubat-ubatan yang perlu untuk rawatan seseorang tidak diperolehi di dalam stor ubat kerajaan, maka Ketua Jabatan Perubatan Negeri (Pegawai Perubatan) atau Yayasan Perubatan Persekutuan (hospital) boleh mengarahkan pembelian setempat ubat-ubat yang berkenaan. Walau bagaimanapun, sebelum inovasi pesara akan pergi ke hospital/klinik kerajaan untuk mendapatkan ubat/peralatan perubatan. Sekiranya ubat yang dipreskripsikan oleh doktor tidak dibekalkan/disediakan oleh hospital/klinik kerajaan, maka pesara akan mendapatkan ubat/peralatan perubatan tersebut di hospital/klinik/ agensi swasta dengan menggunakan wang sendiri. Setelah ubat yang diperlukan diperolehi daripada hospital/klinik/ agensi swasta pesara kemudiannya akan membuat tuntutan bayaran balik kepada Bahagian Pasca Perkhidmatan (BP) dengan mengemukakan resit asal serta borang 1/09 yang telah mendapat pengesahan/ perakuan daripada pegawai/pakar perubatan kerajaan bahawa ubat tersebut tidak dapat dibekal/disediakan hospital/klinik kerajaan. Bagi tujuan tuntutan bayaran balik perubatan, Kerajaan telah membelanjakan sejumlah RM164 juta bagi tahun 2011 dan jumlah tersebut akan meningkat sebanyak sepuluh peratus setiap tahun. Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 2
1. Latar Belakang Ringkas Inisiatif Inovasi Bahagian Pasca Perkhidmatan (BP), Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) bertanggungjawab memastikan semua urusan persaraan atau tamat perkhidmatan serta kemudahan rawatan perubatan bagi semua yang berkelayakan dari segi dasar, kelulusan, bayaran dan perakaunan berjalan dengan cekap dan berkesan. Selaras dengan perkembangan teknologi dan keperluan semasa bagi maksud mendahulukan rakyat seperti saranan YAB Perdana Menteri melalui konsep 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan, idea inovasi ini telah dicetus serta diterjemahkan melalui pembangunan dan pengoperasian Electronic Medical Automation Supply System (e-mass) sebagai touch point bagi rakyat. Pembangunan e-mass merupakan satu medium perantaraan di antara pesara serta tanggungannya dengan BP untuk mendapatkan bekalan ubat/peralatan perubatan tanpa perlu menggunakan wang sendiri dalam masa yang singkat. Idea inovasi ini merupakan yang pertama seumpamanya di negara Asia Tenggara bagi negara-negara yang menguruskan faedah persaraan bagi penjawat awam mereka. Pesara serta tanggungannya boleh mendapatkan bekalan ubat/peralatan perubatan tanpa sempadan masa dan tempat sebagaimana tagline BP Empowering Our Eldest. e-mass telah diintegrasikan melalui tiga (3) medium perantara untuk mendapatkan bekalan ubat/peralatan perubatan iaitu melalui farmasi, menghubungi Call Centre yang disediakan atau membuat tempahan melalui laman web e-mass. e-mass juga menyediakan perkhidmatan perbekalan ubat/peralatan perubatan sehingga ke pintu rumah. Inovasi yang diperkenalkan melalui e-mass adalah inovasi proses kerja yang menjuruskan kepada inovasi produk akhir. Melalui pelaksanaan e-mass ini, BP dapat menyelesaikan perbagai permasalahan yang timbul seperti kelewatan Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 3
mendapat tuntutan bayaran balik, pesara terpaksa berulang alik ke hospital/klinik kerajaan untuk mendapatkan bekalan ubat/peralatan perubatan, pesara terpaksa menunggu tempoh yang lama untuk mendapatkan perkhidmatan dan mengurangkan bilangan aduan yang dilaporkan. 2. Kumpulan Sasar dan Skop Liputan e-mass adalah penyelesaian inovatif yang disediakan khusus kepada pesara dan tanggungannya yang layak sebagaimana yang dinyatakan dalam Perintah Am 8(a) dalam Bab F (Perubatan), Perintah-Perintah Am dan Arahan Pentadbiran bagi mendapatkan kemudahan perubatan percuma di hospital/klinik kerajaan dan di hospital/klinik/agensi swasta atas tanggungan Kerajaan. Sistem ini bersedia untuk memberi perkhidmatan kepada 527,162 orang pesara dan tanggungannya. 3. Objektif/Tujuan Objektif Electronic Medical Automation Supply System (e-mass) adalah : 3.1 Memudahkan Pesara dan tanggungannya mendapatkan bekalan ubat/alat perubatan tanpa mengeluarkan wang; 3.2 Kawalan terhadap keutuhan sistem perbelanjaan tuntutan perubatan; 3.3 Penjimatan proses kerja dan modal insan; 3.4 Penjimatan ruang penyimpanan; 3.5 Perkongsian pintar antara Kerajaan Malaysia, pihak swasta dan Pesara; dan 3.6 Mengurangkan aduan berkaitan dengan tuntutan perubatan. 4. Kriteria Penilaian 4.1 Kreativiti Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 4
e-mass berasaskan platform web dipilih bagi membolehkan pesara mengakses e-mass di mana sahaja dan pada bila-bila masa dalam erti kata lain ia boleh diakses 24 jam sehari, 7 hari seminggu dan 365 hari setahun berbanding kaedah konvensional yang terbukti merumitkan dan hanya boleh dicapai pada waktu bekerja sahaja. e-mass juga direkabentuk dengan mengambil kira ciri-ciri keselamatan dari segi keselamatan rangkaian, sistem dan data. Tahap integriti data boleh dipercayai secara keseluruhannya kerana ia menggunakan data semasa Sistem POWER. Pelaksanaan e-mass dapat mengurangkan pertindihan proses kerja setelah penyusunan semula prosedur kerja di Unit berkenaan dilakukan. Tiada lagi pengkhususan tugas bagi pegawai tertentu sahaja dan semua pegawai mempunyai kepelbagaian kemahiran. Hasil daripada penyingkatan proses kerja yang sedia ada, keutamaan dapat diberikan kepada fungsi utama BP. 4.2 Keberkesanan Proses tuntutan secara manual mengambil masa di antara tiga (3) hingga empat (4) minggu dengan mengambil kira faktor logistik dan persekitaran. e-mass ini berupaya mengatasi masalah tersebut dengan kerjasama pihak ketiga. Perkhidmatan disediakan hanya di hujung jari Pesara sahaja. Pelaksanaan e-mass juga dapat mengurangkan karenah birokrasi dalam memproses tuntutan bayaran balik perbelanjaan perubatan misalannya kuiri dokumen tidak lengkap yang mengambil masa lama. e-mass direkabentuk lebih mesra pengguna dan mudah diakses dengan keperluan minima tahap celik teknologi maklumat. Perkara ini dapat dibuktikan daripada beberapa pujian yang diterima daripada pesara melalui sistem aduan dan maklumbalas BP. Pelaksanaan e-mass telah memberi impak yang besar kepada sektor awam khususnya dalam memperkasakan mutu penyampaian perkhidmatan dan meningkatkan kepercayaan rakyat kepada perkhidmatan Kerajaan. Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 5
4.3 Signifikan Pelaksanaan e-mass telah memberikan impak yang signifikan kepada BP dan Pesara iaitu : 4.3.1 Lean Civil Service Melalui pelaksanaan e-mass, penggunaan tenaga kerja dapat dikurangkan hasil daripada penyusunan semula tugas dan prosedur kerja di unit berkenaan. Ini selaras dengan saranan Ketua Setiausaha Negara (KSN) di mana Kerajaan kini dalam usaha untuk mewujudkan perkhidmatan awam yang kejat dan seterusnya menjadikan perkhidmatan awam ini lebih produktif, berinovasi, kreatif dan berprestasi tinggi. 4.3.2 Jimat Masa Melalui penyingkatan prosedur kerja, BP dapat menjimatkan masa dalam memproses tuntutan bayaran balik perubatan. Sebagai contoh, satu dokumen permohonan yang lengkap bertarikh 28 Disember 2011 hanya diterima di BP pada 9 Januari 2012 kerana faktor logistik dan persekitaran. Proses dokumen yang lengkap mengambil masa satu hingga dua hari bergantung kepada beban tugas dan ketersediaan pegawai sebelum dipanjangkan kepada Unit Kewangan untuk proses bayaran yang mengambil masa satu hingga dua hari. e-mass juga dapat menjimatkan masa pesara tanpa perlu hadir ke kaunter BP untuk mengemukakan dokumen permohonan. Pesara juga tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan bekalan ubat/peralatan perubatan di hospital/klinik Kerajaan. Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 6
4.3.3 Jimat Kos Penyingkatan prosedur kerja telah menjimatkan kos belanja mengurus yang melibatkan bayaran emolumen pegawai, bayaran tuntutan kerja lebih masa, kos pembelian kertas dan toner pencetak. e-mass telah menjimatkan kos kepada pesara kerana mereka tidak perlu mengeluarkan perbelanjaan bagi setiap perkhidmatan yang diterima. Selain itu, pesara hanya boleh membuat tempahan melalui laman web e-mass atau menghubungi Call Centre yang disediakan dan perkhidmatan perbekalan ubat/peralatan perubatan dihantar sehingga ke pintu rumah. 4.3.4 Perkongsian Pintar e-mass juga telah mewujudkan peluang perkongsian pintar antara Kerajaan Malaysia dan pihak swasta bagi maksud menjaga kebajikan pesara. Konsep yang digunapakai tidak akan melibatkan kos tambahan kepada Kerajaan bahkan dari segi mekanisme pengurusan ia boleh memendekkan dan memudahkan urusan kawalan. Urusan tuntutan dan bayaran adalah antara pihak ketiga dan BP. Namun, dari aspek dasar, peruntukan dan perbelanjaan masih dikawal sepenuhnya oleh BP. 4.4 Relevan 4.4.1 No Wrong Door Policy e-mass dilihat dapat menyokong matlamat slogan cetusan daripada KSN yang mana agensi-agensi kerajaan yang mempunyai kepelbagaian tugas seharusnya berupaya untuk menyelesaikan keraguan yang ditimbulkan oleh orang awam tanpa karenah birokrasi yang tinggi apabila berurusan di kaunter perkhidmatan kerajaan kerana setiap agensi tersebut mencerminkan etika dan imej Kerajaan Malaysia. Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 7
4.4.2 Persekitaran Semasa Yang Sesuai Di Peringkat Tempatan/Global Indeks Prestasi Utama (KPI) dirangka bagi memastikan elemen kebertanggungjawaban yang serius dapat disemai di kalangan anggota pentadbiran dan perkhidmatan awam. KPI dalam e-mass dapat diukur melalui wujudnya Piagam Pelanggan iaitu Membayar tuntutan rawatan perubatan dalam tempoh 14 hari dari tarikh borang tuntutan dan dokumen sokongan diterima. Justeru dengan adanya e-mass ia sekaligus dapat meningkatkan peranan penting Kerajaan dalam memenuhi kehendak dan ekspektasi semasa rakyat. 4.4.3 Seamless dan Kolaborasi Strategik Berdasarkan ciri-ciri dan kelebihan e-mass ia sememangnya berpotensi untuk diperluaskan kepada Jabatan Hal Ehwal Veteran, Angkatan Tentera Malaysia (ATM), Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan yang melaksanakan urusan pembayaran tuntutan balik perubatan bagi ahli mereka. 5. KESIMPULAN Kesimpulannya, melalui pelaksanaan e-mass ini pesara tidak akan lagi dihimpit dengan masalah mendahulukan wang sendiri untuk membeli ubat kerana tuntutan dan bayaran adalah antara pihak farmasi dan BP. Ini sekaligus telah membuktikan bahawa Kerajaan perihatin dan mendahulukan kehendak rakyat di samping menambah baik sistem penyampaian Kerajaan. Perkongsian pintar yang wujud melalui pelaksanaan e-mass dilihat dapat memecahkan tembok silo di antara Kerajaan dan pihak swasta di samping ke arah menjayakan cabaran ketujuh Wawasan 2020. Anugerah Inovasi Perdana Menteri 2012 BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN 8