ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SMA N 11 PURWOREJO NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Tartib Wardana 09.12.4309 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYZ AND DESIGN ARCHIVE INFORMATION SYSTEM BASED TO SMA N 11 PURWOREJO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN PADA SMA N 11 PURWOREJO Tartib Wardana Krisnawati JurusanSistemInformasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Archival Information System is necessary for each institution full-procedural and procedural documentation to help decision-making, evaluation and others from the existing archives, particularly at educational institutions such as high schools. With the Archival Information System (SIMARSIP) based on VB.NET 2008 and MySql database, hopefully can facilitate the management of all activities in the archives at SMA N 11 Purworejo such as collection, grouping, maintenance, depreciation, search and archive storage that will be processed in the system. Development of a computerized information system based also can increase the level of security and integrity of data archives in particular, so as to keep awake. The development of information technology is increasingly demanded all the work quickly and accurately, therefore this system is expected to help speed up the processing and search the archives at SMA N 11 Purworejo. Keywords : Information System, Archive, Archive Database, MySql,VB.NET
1.1 Pendahuluan Kearsipan merupakan sarana yang digunakan setiap lembaga khususnya lembaga pendidikan seperti Sekolah Menengah Atas untuk penyimpanan, pengelompokan, penataan, pengendalian dan juga pemeliharaan berbagai arsip yang ada khususnya arsip persuratan. Manfaat dari kearsipan tentu adalah memudahkan dalam pencarian kembali informasi arsip yang ada yang dapat membantu mendukung pengambilan keputusan maupun evaluasi yang berkaitan dengan kegiatan arsip surat tersebut. Pengelolaan Sistem Kearsipan pada SMA N 11 Purworejo saat ini mengolah data surat masuk dan jenis jenis surat keluar seperti Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Surat Keputusan, Surat Undangan, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Surat Pembertahuan Orangtua, Surat Pengantar dan Surat Tugas. Untuk dokumentasi bukti arsip menggunakan kartu kendali sejeniskuitansi untuk mengisi form keterangan suratmasuk dan juga surat keluar mulai dari kode surat, nomor surat, ringkasan, tujuan/asal surat, disposisi/penyaluran surat dan juga tanggal surat. Sedangkanpenggunaan Microsoft Excel sebagai catatan record transaksi surat menyuratsecara detail mulaidari data nomorsurat, tanggalsurat, tujuan/asalsurat, perihal, keterangan, kegiatan, status suratdanseterusnya. Untuk tata letak penyimpanan catatan arsipsurat berada di sebuah rak yang terbagi menjadi 3 baris tempat atau bagian, masing-masing baris berisi beberapa kelompok kategori surat. Era informasi dengan dukungan teknologi berbasis komputerisasi yang kian berkembang, membuat setiap pekerjaan dilakukan dengan mudah, cepat dan tentunya akurat dalam pengelolaan maupun pencarian informasi. Sistem Informasi Kearsipan pada SMA N 11 Purworejo dirancang untuk memudahkan user dalam pemeliharaan, pengelompokan maupun pengelolaan surat seperti data surat masuk, surat keluar, kategori surat, data anggota/pegawai, data user, pencarian tata letak surat dan juga laporan-laporan periodik yang diperlukan dari berbagai jenis surat yang saat ini sering digunakan pada SMA N 11 Purworejo Oleh karena itu penulis mengambil peluang untuk melakukan analisis dan perancangan Sistem Informasi Kearsipan sebagai aplikasi desktop yang diharapkan dapat lebih membantu dalam pengelolaan kearsipan pada SMA N 11 Purworejo. 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Sistem Berikut merupakan definisi sistem dari beberapa tokoh : Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama (Murdick dan Rose 1993). 1
Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan(input), pengolahan (processing), serta keluaran (output) (Scott 1996). Sistem sebagai kelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Mc.Leod 1995). 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil olahan data, di mana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. 1 Informasi merupakan hal yang sangat penting dan dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari, karena dengan informasi seseorang atau suatu organisasi, lembaga, perusahaan dapat menambah pengetahuan mereka dari berbagai jenis informasi sehingga dapat memberikan referensi atau bekal dalam menjalankan tugas sehari-hari. Informasi sangat bermanfaat untuk mengambil setiap langkah dalam kehidupan, misal : seseorang manajer yang ingin mengambil keputusan, jika dia terbuka terhadap informasi, maka tidak ada kesulitan baginya untuk mengambil keputusan karena mempunyai wawasan yang luas dari berbagai sumber. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menarik beberapa pemahaman dari definisi sistem dan definisi informasi, dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah suatu perangkat yang terdiri dari unsur-unsur atau variabel-variabel yang saling berinteraksi dalam menjalankan input dan processuntuk menghasilkanoutput berupa informasi. 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Kearsipan Sistem Informasi Kearsipan merupakan perangkat-perangkat yang saling berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan pemeliharaan kearsipan. 3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Identifikasi masalah Sistem Informasi Kearsipan yang sedang berjalan pada SMA N 11 Purworejo menggunakan kartu agenda dan Ms.Excel untuk pengolahan dan dokumentasi. Terdapat 2 lembar kerja berbeda dalam setiap pengolahan transaksi dan juga dokumentasi. Sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dan 1 Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Offset, 2007, hal 4 2
kemungkinan data yang tidak akurat. Berikut beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan: 1. Pencatatan transaksi surat menggunakan tulis tangan pada kartu agenda, informasi kode jenis surat harus mencari pada buku panduan klasifikasi. 2. Dokumentasi selebihnya menggunakan Ms.Excel tanpa keamanan hak akses. 3. Tidak ada otomatisasi nomor surat yang keluar, sehingga memungkinkan terdapat informasi yang tidak relevan. 4. Tidak ada laporan periodik, laporan hanya mengandalkan kartu agenda yang beresiko kehilangan maupun kerusakan data, karena hanya terdapat hard copy. 5. Tidak ada informasi detail dalam penyimpanan arsip surat, sehingga dalam pencarian berkas membutuhkan waktu yang lama. 3.2 Perancangan 3.2.1 Context Diagram Gambar 3.5 Context Diagram 3
3.2.2 Data Flow Diagram Gambar 3.6 Data Flow Diagram 4
3.2.3 Relasi Antar Tabel Gambar 3.24 Relasi Antar Tabel 5
4.1 Implementasi 4.1.1 Manual Program 4.1.1.1 Form Menu Utama Gambar 4.5 Menu Utama Pada form ini juga terdapat tab Login, ketika username dan password yang diinputkan kosong atau salah maka akan muncul pesan seperti berikut : Gambar 4.6 Proses Login Gagal Jika Login berhasil maka akan muncul pesan seperti di bawah ini : Gambar 4.7 Login Berhasil 6
4.1.1.2 Form Kategori Form Kategori berfungsi untuk mengolah data kategori atau indek kodekode surat dan jenis surat beserta lokasi. Kategori ini digunakan untuk melengkapi data surat keluar nantinya. Untuk pencarian terdapat pada text box cari data jika kursor diarahkan atau diklik dibagian tersebut, maka akan muncul keterangan atau tool tip untuk mencari letak surat bisa diklik dibagian combo box sebelah kanan dari text box cari data. Jika ingin mengubah data, klik data yang akan diubah lalu data akan muncul di group box pengolahan data bagian bawah. Untuk merefresh, klik kanan dibagian manapun pada form kategori, maka tampilan akan normal seperti saat load form. Gambar 4.8 Form Kategori 7
4.1.1.3 Form Surat Masuk Menampilkan data dan disposisi surat masuk juga terdapat fitur pencarian data untuk memudahkan pengguna dalam mendapatkan informasi. Gambar 4.9 Form Surat Masuk Pada form ini juga terdapat tombol perintah untuk mencetak kartu agenda yang dibutuhkan untuk setiap transaksi surat. Berikut tampilan untuk kartu agenda surat masuk: Gambar 4.10 Cetak Kartu Agenda 8
Untuk mengubah data surat masuk, cukup klik data yang akan diubah lalu tersedia tombol ubah di bagian bawah, maka akan muncul tampilan berikut: Gambar 4.11 Form Ubah Data Surat Masuk Jika menekan tombol tambah, maka semua isi text box kosong untuk menambahkan data baru. Untuk Form Surat Keluar, sebagian besar fitur sama dengan Form Surat Masuk. 4.1.1.4 Form Disposisi Surat Masuk Form disposisi menyediakan informasi lebih detail data surat yang disalurkan atau didisposisi kepada anggota. Pada form ini terdapat fitur pencarian data dan bisa mengubah tanggal disposisi. Gambar 4.12 Disposisi Surat Masuk 9
4.1.1.5 Form Peminjaman Surat Masuk Form Peminjaman Surat Masuk digunakan untuk mengolah transaksi peminjaman surat masuk oleh anggota. Informasi ini juga untuk menjaga keamanan dalam arsip, sehingga jika terjadi kehilangan, dapat ditemukan permasalahan dengan mudah. Untuk mengubah status dipinjam menjadi kembali, cukup klik kanan lalu ada context menu strip kembali, maka status akan diubah. Gambar 4.13 Form Peminjaman Surat Masuk 4.1.1.6 Form Cetak Laporan Semua kegiatan pembuatan atau pencetakan laporan pada form ini. Untuk laporan surat masuk maupun surat keluar, laporan berdasarkan periode bulanan. Perbedaannya adalah pada surat keluar, hanya kode atau jenis surat tertentu yang dicetak sesuai kebutuhan.berikut tampilan form laporan: Gambar 4.14 Form Cetak Laporan 10
Tampilan Laporan Surat Masuk : Gambar 4.15 Laporan Surat Masuk Tampilan Laporan Surat Keluar: Gambar 4.16 Laporan Surat Keluar 11
4.1.1.7 Sistem dengan Akses sebagai User Pada Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo, terdapat dua hak akses yaitu admin dan user, di atas adalah fitur yang dapat diakses oleh admin. Untuk user, perbedaannya hanya pada pengolahan data seperti menambahkan, mengubah dan menghapus data tidak diaktifkan. User biasa hanya dapat melihat/mencari data, mencetak kartu agenda dan mencetak laporan. Oleh karena itu, tombol tambah, ubah dan hapus dihilangkan dari seluruh form dan hanya terdapat tombol tutup. Berikut contoh tampilan Form Kategori jika login sebagai user: Gambar 4.17 Form Kategori (Login sebagai User) 5.PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Mengacu pada hasil penelitian penulis, perancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna serta berbagai uji sistem dan uji program dalam perancangannya, pada akhirnya penulis mengambil beberapa kesimpulan terkait Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo yang telah dikerjakan, di antaranya yaitu: 12
1. Sistem yang berjalan saat ini menggunakan dua lembar kerja untuk dokumentasi arsip persuratan, yaitu kartu agenda dengan tulis tangan dan Ms.Excel untuk keterangan selengkapnya, sehingga dalam pengolahan membutuhkan waktu yang lebih lama dan cukup rumit dalam pengelolaannya. 2. Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo siap untuk menggantikan sistem lama secara bertahap dalam periode paralel tertentu (4-6bulan). Selama waktu tersebut, sistem lama masih dipakai untuk menjaga keamanan dan keutuhan data jika terjadi kesalahan pada sistem baru. 3. Sistem akan sangat membantu pengguna atau pengelola kearsipan di SMA N 11 Purworejo dengan lebih cepat, mudah dan akurat dalam setiap aktifitas yang berkaitan dengan arsip surat menyurat. 4. Sistem bekerja pada satu lembar kerja, untuk mencetak kartu, dokumentasi maupun laporan bulanan. 5. Sistem sangat user friendly dan sesuai dengan kebutuhan objek. Karena dalam perancangan desain dan lainnya, penulis tidak merancang berdasarkan pribadi melainkan selalu berkonsultasi dengan pengguna. 5.2 SARAN Penulis sangat menyadari bahwa dalam seluruh kegiatan mulai dari identifikasi, analisismaupun perancangan sistem tentunya jauh dari kata sempurna, maka dari itu saran maupun kritik sangat penulis harapkan dan tentunya akan membuat penulis menjadi lebih baik dalam pengembangan sistem kearsipan maupun perancangan sistem yang lainnya. Mengacu kembali pada Sistem Kearsipan SMA N 11 Purworejo, berikut beberapa saran yang diusulkan dalam pengembangan sistem agar lebih baik: 1. Untuk panduan sistem, sementara menggunakan panduan manual yang dikemas dalam file *pdf. Diharapkan kedepannya dapat membuat menu help pada sistem. 2. Pada pengolahan surat masuk masih mengolah secara umum, tidak seperti surat keluar yang menyediakan form pengolahan berbagai jenis surat keluar. 3. Sistem belum menyediakan menu backup dan restore database, namun dengan cara manual melalui eksport dan import database,pengguna cukup dalam pengetahuannya. 4. Sistem masih bersifatstand alone,sehingga hanya pada satu komputer yang dapat mengelola sistem, di harapkan dapat dikembangkan menjadi client server. 13
5. Sistem masih bersifat offline, seiring perkembangan era informasi, pengolahan secara online sangat dibutuhkan, karena memudahkan dalam pengaksesan yang dapat dilakukan di manapun tidak hanya di dalam sekolah. Dan juga sebagai solusi jika terdapat perubahan atau keperluan data yang mendesak. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007.AnalisisdanPerancanganSistemInformasiuntukKeunggulanBersaing Perusahaan danorganisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief Rudyanto, M. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta:. Andi Offset. Leong, Marlon. 2004.PemrogramanDasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: ANDI. Sadeli, Muhammad. 2012. 4 Pemrograman Database dengan Visual Basic 2010 untuk Orang Awam.Palembang: Maxikom Sutedjo, Budi. 2006. Perencanaan dan Pembangunan sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. Wahana Komputer. 2012. Aplikasi Database untuk Tugas Akhir Menggunakan Visual Basic 2010. Yogyakarta: ANDI. Wahana Komputer. 2010. Tutorial 5 Hari Membangun GUI dengan JAVA Netbeans 6.5. Yogyakarta: ANDI. Dwi Waskito, Andi. 2008.Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMKNegeri 2 Purworejo Menggunakan Barcode. http://repository.amikom.ac.id/index.php/add_downloader/publikasi_08.12.3358.pdf/2514. diakses tanggal 1 November 2012. Sudibyo. 2012. Kelebihan dan Kekurangan MySQL. http://sudibyo-dibyo.blogspot.com/2012/03/kelebihan-dan-kekurangan-mysql_07.html. diakses tanggal 2 November 2012. Sulistya, Maya. 2013. Coding,Testing (Blackbox & Whitebox) dan Maintenance. http://maiachandz.blogspot.com/2011/01/codingtesting-blackbox-whiteboxdan.html. diakses tanggal 3 Februari 2013. 14