Standard Operating Procedure Pendaftaran Mahasiswa Baru Jalur Internasional Jurusan Matematika Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Brawijaya Malang 2013
LEMBAR IDENTIFIKASI Nama Dokumen SOP Pendaftaran Mahasiswa Baru jalur Internasional Kode Dokumen UN10/F09/04/S1/-/HK.01.02.a/102 Revisi 2 Tanggal 10 April 2013 Diajukan oleh Sekretaris Jurusan ttd Rachma Fitriani, S.Si., M.Sc., Ph.D Dikendalikan oleh Ketua UJM ttd Dr. Wuryansari Muharini K., M.Si Disahkan oleh Ketua Jurusan ttd Dr. Abdul Rouf Alghofari, M.Sc Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii A. Tujuan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Hal. ii
A. Tujuan SOP ini dibuat untuk standarisasi proses pendaftaran ulang mahasiswa baru jalur internasional di prodi statistika B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait lingkup/batasan aktivitas dan lingkup area/unit yang terlibat dalam prosedur C. Standar Mutu yang Terkait narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur D. Istilah dan Definisi daftar istilah yang digunakan dalam prosedur yang memerlukan penjelasan E. Urutan Prosedur 1. Calon mahasiswa mengajukan pendaftaran kepada Sekretariat Double Degree UB atau melalui sekretariat Kerjasama Luar Negeri, disertai surat pengajuan dari penerbit beasiswa. 2. Sekretariat Double Degree atau Kerjasama Luar negeri akan memproses pendaftaran di tingkat pimpinan Universitas dan pimpinan Fakultas. 3. Apabila mendapat persetujuan dari pimpinan Universitas dan Fakultas, maka akan diterbitkan surat penerimaan calon mahasiswa baru tersebut disertai dengan nomor pendaftarannya. 4. Surat penerimaan yang diterbitkan akan dikirim kepada calon mahasiswa yang bersangkutan, instansi penerbit beasiswa, dan secara internal disampaikan kepada BAAK dan BAUK. 5. Petugas di BAUK akan mengupload data mahasiswa yang diterima untuk dapat diproses datanya oleh Bank Penerima Pembayaran. 6. Calon mahasiswa datang ke bank untuk dapat membayar sejumlah tagihan biaya pendidikan yang harus dibayar, dengan menyebutkan nomor pendaftarannya. 7. Setelah proses pembayaran selesai, calon mahasiswa datang ke kantor pusat bagian keuangan untuk memperoleh validasi atas pembayarannya. 8. Apabila sudah divalidasi, akan mendapatkan nim untuk mengisi aplikasi online di http//siakad.ub.ac.id/siam 9. Setelah mengisi formulir formulir yang harus dilengkapi, formulir tersebut dicetak, dan dikembalikan ke bagian akademik Universitas dan memberikan copy kepada panitia registrasi di Fakultas. 10. Setelah mengembalikan formulir, mahasiswa yang sudah melakukan daftar ulang akademis, akan mendapatkan kartu tanda mahasiswa (KTM). Hal. 1
11. Setelah registrasi administrasinya selesai, mahasiswa dapat melakukan prosedur daftar ulang akademik seperti prosedur daftar ulang akademik mahasiswa reguler. F. Bagan Alir Penerimaan Mahasiswa Baru Internasional Calon Mahasiswa Penerbit Beasiswa Dobel Degree/KSLN Pimpinan Univ dan Fakultas BAAK BAUK Bank Start Mengajukan Aplikasi Pendaftaran Mendukung Aplikasi Pendaftaran Memproses aplikasi pendaftaran Memutuskan Penerimaan Y Memproses Kode Penerimaan Mengupload kode penerimaan dan data mahasiswa ybs T Membayar tagihan pembayaran Mengirim surat penerimaan Memproses pembayaran dan update database mahasiswa Menerima bukti pembayaran Menerbitkan bukti Melakukan registrasi administrasi akademik di aplikasi online siam Menerbitkan NIM mahasiswa Melakukan verifikasi data pembayaran Mengirim surat penolakan STOP G. Referensi 1. Pedoman akademik Universitas Brawijaya 2. Pedoman akademik Fakultas MIPA Hal. 2
Lampiran instruksi kerja, formulir dan lampiran lain yang diperlukan untuk mendukung proses Hal. 3
Hal. 4