TUGAS ONLINE 2 MANAJEMEN REKAM MEDIS

TUGAS ONLINE 2 MANAJEMEN REKAM MEDIS Makalah Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Disusun Oleh : Kelompok 14 Adelina Romaito (2013-31-173) UNIVERSITAS ESA UNGGUL FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN KESEHATAN MASYARAKAT JAKARTA 2014

BAB I PENDAHULUAN Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memiliki dokumen-dokumen penting yang harus tetap disimpan dan dijaga dengan baik, karena berkaitan langsung dengan jalannya instansi tersebut, baik dalam hal kinerja secara internal maupun secara eksternal. Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan istilah rekam medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat dimana keseluruhan keberadaan pasien beserta data-data yang dimilikinya termasuk jenis penyakitnya, tercatat atau terekam dalam file-file tersebut. Rekam medis ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih efisien dan memungkinkan pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang diberikan dengan lebih efektif. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya memberikan layanan tersebut. Rekam medis mempunyai peranan yang sangat penting untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Sebab suatu rekam medis berisikan catatan indifikasi pasien, anamnese, pemeriksaan, diagnosa, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan kepada pasien selama pasien berobat atau dirawat di rumah sakit, baik yang terjadi dimasa lalu, masa kini maupun perkiraan yang akan terjadi dimasa mendatang. Rekam medis adalah milik rumah sakit dan isinya merupakan milik pasien yang harus di pelihara karena banyak pihak yang berkepentingan membentuknya dan sangat bermanfaat bagi pasien, dokter dan rumah sakit itu sendiri. Dalam hal ini rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada di dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh dibawa keluar dari rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis dari direktur rumah sakit tersebut. Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang baik. Petugas atau pegawai rekam medis pada setiap rumah sakit diharapkan adalah orang-orang yang benar-benar mampu mengelola rekam medis baik fisik maupun isi daripada rekam medis. Pegawai atau unit rekam medis merupakan unit vital dalam pengelolaan, pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses pemusnahan rekam medis. Pegawai rekam medis diharapkan dapat mengontrol siklus daripada rekam medis yang merupakan milik dari setiap pasien rumah sakit tersebut.

BAB II PEMBAHASAN 2.1.1 Langkah Langkah (Alur) Dalam Sistem Pemusnahan Tahapan dalam sistem pemusnahan, yaitu : 1. Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995) Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut : a. Umum Umum = Aktif 5-15 Tahun., In Aktif 2-5 Tahun. No Kelompok Aktif In aktif Rawat Jalan Rawat Inap Rawat Jalan Rawat Inap 1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th 2 Mata 5 th 5 th 2 th 2 th 3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th 4 Orthopaeda 10 th 10 th 2 th 2 th 5 Kusta 16 th 15 th 2 th 2 th 6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th 7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th 8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th b. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu. c. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi. d. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit. Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk : Riset dan edukasi Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta, Mata Perkosaan HIV Penyesuaian kelamin Pasien orang asing Kasus adopsi Bayi Tabung Cangkok Organ Plastik Rekontruksi e. Retensi berdasarkan diagnosa Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna. Indikator Nilai Guna Primer : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK. Sekunder : Pembuktian dan Sejarah. 2. Alur Proses Pemusnahan PEMINDAHAN PENILAIAN PEMUSNAHAN 3. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir. b) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif. c) Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan. 4. Tata Cara Penilaian. 5. Tata Cara Pemusnahan

2.2 Penilaian Dokumen Rekam Medis 2.2.1 Tata Cara Penilaian Dokumen Rekam Medis Melakukan penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahan yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in aktif, dengan cara : 1. Dilihat dari kunjungan terakhir. 2. Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif. 3. Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan. Tata cara penilaian, yaitu : 1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif. 2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif, yaitu : a. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian. b. Memperhatikan nilai gunanya, yaitu : Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek Sekunder : pembuktian dan sejarah c. Lembar rekam medis yang dipilah, yakni : Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan Lembar kematian d. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif. e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan. 2.2.2 Pihak Yang Terlibat Dalam Penilaian Dokumen Rekam Medis Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau

komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. 2.3 Pemusnahan Dokumen Rekam Medis 2.3.1 Tata Cara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain: 1. Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. 2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir. 3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain: a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa. b. Dicacah dibuat menjadi bubur. c. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah. 4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit. 5. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik). 6. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2 Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan No Nomor Rekam Tahun Jangka Waktu Diagnosis Medis Penyimpanan Akhir 1 2 3 4 5 Sumber: (DepKes, RI. 2006) 2.3.2 Pihak Yang Terlibat Dalam Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.

DAFTAR PUSTAKA Arsip Nasional RI. 2001. Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta : ANRI. Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. PP RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. www.google.com