Pelatihan Manajeman Pendidikan Tinggi Hotel Best Western Bogor Icon, 1 Oktober 2015 MANAJEMEN INFORMASI DAN TEKNOLOGI DALAM MENDUKUNG MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI DI IPB Dr.Ir. Idat Galih Permana, MSc. Direktur DIDSI IPB Institut Pertanian Bogor www.ipb.ac.id
Outline: Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Perguruan Tinggi Lingkup Manajemen Perguruan Tinggi Peran TIK dalam Menunjang Manajemen Perguruan Tingggi Fasiltas TIK dalam Menunjang Manajemen IPB Infrastuktur Sistem Informasi Integrasi Data Penutup 2
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang sangat cepat, pemanfaatan TIK sudah menyentuh semua bidang. Keterlibatan TIK dalam dunia pendidikan tinggi bukan lagi merupakan pilihan, tetapi menjadi satu keperluan mutlak yang harus dimiliki dan dimanfaatkan secara strategis untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan. Bagi perguruan tinggi, TIK membantu dalam memengembangkan layanan informasi yang lebih baik. 3
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI TIK berperan dalam peningkatan mutu pendidikan di perguruan tinggi. TIK di perguruan tinggi berperan dalam palaksanaan tridharma perguruan tinggi, yaitu dalam belajar mengajar dan riset serta sarana untuk meningkatkan kualitas. 4
Peran TIK di Perguruan Tinggi Dilihat dari sudut pandang organisasi, TIK memberikan sumbangan penting dalam membantu pihak manajemen dalam membuat perencanaan, pengawasan dan membuat keputusan secara efektif. Lebih penting lagi adalah merupakan enabler dalam sebuah organisasi, yaitu mampu menjadi model pelayanan yang berbasiskan TIK sehingga dapat menciptakan budaya kerja yang berpengetahuan. 5
Peran TIK di Perguruan Tinggi Ditinjau dari segi perkembangannya, TIK memainkan peranan penting, mulai peran efisiensi, efektivitas hingga kepada peran yang lebih strategik dan sebagai salah satu instrumen perubahan dalam organisasi 6
Peran TIK dalam Proses Belajar Mengajar dan Riset Mendukung aktivitas pembelajaran, Memberdayakan dosen dan mahasiswa, Mengelola aset intelektual, Menunjang proses penelitian, Mengembangkan berbagai produk pendidikan. 7
Peran TIK dalam Penyelenggaraan Institusi Mendukung aktivitas operasional dan administrasi; Membantu proses pengambilan keputusan; Menunjang aktivitas komunikasi dan interaksi antar pemangku kepentingan; Memungkinkan terjadinya optimalisasi proses dan sumber daya; dan Menjalin kemitraan strategis dengan pihak eksternal. 8
TIK untuk Membantu Proses Pengambilan Keputusan Sistem penyimpanan berbagai jenis data dan informasi yang dimiliki perguruan tinggi; Sistem pengolahan data dan informasi tersebut menjadi pengetahuan yang dibutuhkan oleh beragam penggunanya; Sistem yang berfungsi untuk menyajikan hasil pengolahan tersebut menjadi sebuah format yang mempermudah pengambilan keputusan dalam mempelajari data dan informasi yang direpresentasikan. 9
LINGKUP MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI
LINGKUP MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI Manajemen Area Fungsional Manajemen Program Akademik (Tri-Dharma) Manajemen Sumber Daya Keuangan Dosen dan Karyawan (SDM) Sarana dan Prasarana (Sarpras) Manajemen Mutu Khususnya Sistem Penjaminan Mutu Internal Manajemen Data/Informasi 11
Manajemen Program Akademik Manajemen Program Studi Kurikulum Siklus Proses Pendidikann (mulai dari PMB Wisuda) Proses Belajar Mengajar (PBM) Pembimbingan Kemahasiswaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Kelembagaan 12
Manajemen Sumber Daya Manajemen Keuangan Perencanaan dan Penganggaran Sistem Akutansi, Pelaporan dan Audit Penggalangan dan Pengelolaan Dana Tatakelola Keuangan Proses Penetapan dan Perubahan Angaran Pertanggungjawaban Kewenangan Prinsif Akuntabilitas dan Efesiensi 13
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Dosen dan Pegawai Sistem pengelolaan SDM Rekrutment, penugasan, promosi, pensiun Renumerasi, Sistem Benefit Pengembangan SDM Pelatihan 14
Manajemen Sarana & Prasarana Siklus manajemen Pengadaan, pemanfatan, pemeliharaan, penghapusan Sistem inventori Investasi kapital 15
Manajemen Mutu Kebijakan Mutu Kelembagaan SPMI Manual Mutu Standard Audit Mutu Personalia Peningkatan Mutu Berkelanjutan 16
Manajemen Data / Informasi Perencanaan Strategis IT Tatakelola IT (IT Governance) Sistem Aplikasi Pendukung Manajemen Fungsional SIMAK, SIMPEG, SIMKEU, SIM Sapras Penyiapan data PDPT Knowledge Management System (KMS) Sistem Perpustakaan 17
ICT IPB dan Pengembangan Sistem Informasi Terintegrasi IPB
ISU UTAMA ICT IPB Peningkatan akses, kecepatan dan keamanan fasilitas internet IPB Integrasi data institut dalam mendukung kegiatan Tri Darma PT, pelaporan PDPT, Penyiapan data Akreditasi, Sistem Informasi Pimpinan Pengembangan sistem informasi terintegrasi Peningkatan peringkat webometric IPB ICT sebagai basis dalam dunia kampus 19
Bandwidth (Mbps) Jaringan dan Infrastruktur IPB Pada tahun 2015 bandwidth internet IPB meningat mejadi 1.3 Gbps dari 400 Mbps. Peningkatan kapasitas server, firewall, perangkat wireless, dan PAC. Peningkatan jaringan Backbone (FO), memasangan FO ke Unit Kerja 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 200720082009201020112012201320142014 Year 20
Infrastruktur dan Jaringan IPB 2013 2014 21
IPB Service Oriented Network Architecture
Sistem Informasi IPB Saat Ini http://sim.ipb.ac.id 25
Arsitektur Sistem Informasi IPB Terintegrasi
Konsep Basisdata Terintegrasi 27
SISTEM INFORMASI AKADEMIK http://simak.ipb.ac.id IPB
Proses Pembelajaran Penerimaan Mahasiswa Baru Kegiatan Akademik Kegiatan Non Akademik Kegiatan Tugas Akhir Wisuda (Alumni) SIM AKADEMIK semestinya dapat mensupport seluruh proses pembelajaran mulai dari penerimaan mahasiswa, proses belajar mengajar hingga wisuda untuk seluruh jenjang pendidikan di IPB. 29
Integrasi Basisdata Akademik DB Jadwal Kuliah Jadwal Ujian, KRS DB EPBM DB Wisuda Basisdata Terintegrasi DB SIMAK Diploma DB SIMAK Sarjana DB SIMAK Pasca 30
SISTEM INFORMASI SDM http://simsdm.ipb.ac.id IPB
SIM SDM TERINTEGRASI Data Kepegawaian Profil Pegawai Riwayat Pendidikan Riwayat Kepangkatan Riwayat Jabatan, dll Administrasi Kepegawaian Absensi Penugasan, Cuti, DP3 Kenaikan Gaji Berkala Kenaikan Pangkat Kenaikan Jabatan Pengajuan Pensiun, dll Renumerasi Gaji Insentif Uang Makan dll Basidata Terintegrasi Kegiatan Akademik Kegiatan mengajar (semua strata per Semseter) Pembimbingan (PA, Tugas Akhir per tahun) Menguji (semua strata per tahun) Penulisan buku, dll Kegiatan PPM Kegiatan Penelitian Publikasi Ilmiah (Daftar Publikasi) Seminar Pelatihan, dll Penilaian Karya Ilmiah Penilaian Kinerja Dosen Pegawai Satuan Kinerja Pegawai Dosen Tendik Pimpinan 32
Pengembangan & Pengintegrasian SIM SDM SIMPEG IPB SAAT INI SIMPEG Database Pegawai ABSENSI Online PENUGASAN PEGAWAI PERIZINAN PEGAWAI PENILAIAN KARYA ILMIAH DUPAK (SI Kenaikan Pangkat) SKGB (Sistem Kenaikan Gaji Berkala) SISTEM KINERJA PEGAWAI PAYROLL System SIM SDM IPB TERINTEGRASI SIM SDM TERINTEGRASI 33
SISTEM INFORMASI STARTEGIS - SIMAKER - Management Support System - Aplikasi Pelaporan PDPT IPB
SIMAKER SIMAKER SIMAK Terintegrasi DB Terintegrasi SIM SDM Terintegrasi Sistem Informsi Lainnya
SIMAKER IPB http://simaker.ipb.ac.id Sumber Data/Informasi: Departemen Fakultas / SPs Sekolah Bisnis Program Diploma Direktorat/Kantor/Biro LPPM/Pusat Perpustakaan Users: Rektor Wakil Rektor/SI Ketua LPPM Dekan Fak/SPs Direktur Sekolah Bisnis Direktur Program Diploma Direktur/Ka Kantor/Ka Biro Ketua Departemen Ka Perpustakaan 36
Dashboard SIMAKER Persfektif Stakeholder Finansial Research and Academin Excellence Proses Bisnis Internal Capasity Building 37
Management Support System (MSS) MSS merupakan aplikasi yang digunakan untuk Pimpinan IPB (Rektor, WR, Dekan, Ketua Departemen) untuk melihat berbagai rekapitulasi data aktivitas unit dari Basisdata Terintegrasi. Data ditampilkan dalam bentuk Grafis dan Tabel dan dapat diimport ke dalam bentuk JPG atau Excel. Data tersedia saat ini adalah Akademik dan Kepegawaian. Akan dikembangkan untuk data AKREDITASI dan PDPT. 38
Menu AKADEMIK Menu ini dibagi berdasarkan strata pendidikan Sarjana Magister Doktor Diploma 39
Penutup Peran ICT dalam manajemen pendidikan tinggi di IPB sangat penting. Fasilitas ICT IPB masih perlu dikembangkan mengingat kebutuhan yang semakin tinggi. Sistem informasi terintegrasi yang menunjang kinerja IPB sedang dalam proses pengembangan. 40