KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) 1. Latar Belakang Uraian Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi, migrasi ke dunia digital menjadi sebuah keniscayaan. Apalagi, sejak ditemukannya WWW (World Wide Web) oleh Berners-Lee, hubungan manusia tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Siapapun bebas berkomunikasi sesuai dengan kepentingannya masing-masing. Digitalisasi hampir menyentuh semua sektor kehidupan manusia. Mulai PLC (Proggrammable Logic Controller) sebagai sistem kendali di perusahaan besar, audio visual bahkan sampai kebutuhan manusia sehari-hari seperti Smartphone. Perkembangan teknologi tersebut khususnya internet, pada mulanya dimanfaatkan secara masif oleh dunia bisnis dan perbankan, namun seiring dengan banyaknya manfaat yang diperoleh dari penerapan teknologi tersebut maka lembaga pemerintahpun mulai menggunakannya untuk memberikan pelayanan terbaik kepada warganya dengan cara yang mudah dijangkau, cepat, murah sehingga dapat meningkatkan transparansi pemerintahan. Pada level atau organisasi perkembangan teknologi informasi tidak hanya berpengaruh pada bidang komunikasi namun juga pada segi pengambilan keputusan melalui otomasi dan kecepatan dalam pengolahan data yang pada tahap selanjutnya akan berpengaruh pada pelayanan (service). Pelayanan tersebut membantu dalam meningkatkan kinerja pemerintah dalam aktivitas pelayanan publik yang optimal. Dalam implementasi optimalisasi pelayanan publik tersebut, dibutuhkan sebuah teknologi yang memungkinkan bentuk akhir dari sebuah program atau aplikasi komputer adalah berupa sebuah service atau fungsi yang melakukan sebuah tugas atau proses yang spesifik dan dikenal dengan istilah web-service. Konsep ini adalah pengembangan aplikasi berbasis web (web-based application), atau sebagian pemahaman yang menyebutkan bahwa website/homepage adalah aplikasi berbasis web, dengan penekanan pada kebutuhan akan koneksi atau hubungan antar aplikasi. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi pemerintahan dan untuk meningkatkan keterpaduan pelayanan masyarakat di bidang perizinan yang bersifat lintas sektoral sebagai pelaksanaan peraturan perundang-undangan dan tugas pemerintah umum lainnya, pemerintah daerah dapat membentuk Lembaga Lain sebagai bagian dari perangkat Daerah. Agar pelayanan pemberian perizinan dapat berjalan dengan baik, cepat, profesional dan bertanggung jawab, perlu membentuk Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu, yang dilaksanakan dengan berpedoman pada ketentuan yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Sistem Informasi Pelayanan Perijinan Satu Pintu adalah aplikasi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi dan pelayanan perijinan bagi masyarakat yang meliputi jenis-jenis layanan pendaftaran dan perijinan, persyaratan untuk memperoleh ijin, prosedur perijinan, biaya dan waktu proses perijinan yang diperlukan. Aplikasi dilengkapi dengan formulir dari set dokumentasi yang dipakai untuk mengurus pendaftaran dan perijinan yang disimpan dalam suatu basis data. Pemerintah Kabupaten Situbondo telah membentuk Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu, sebagai sebuah sistem untuk memberikan pelayanan terbaik pada masyarakat. Yang melayanani perijinan di bidang; Pendidikan, Kesehatan, Pertanian dan Peternakan. Jika sistem ini ditopang dengan fasilitas teknologi berupa pengajuan dan penerbitan ijin berbasis web akan sangat membantu proses perijinan yang diajukan masyarakat.
Semua persyaratan administrasi bisa diunggah melalui aplikasi web. Pemohon tidak harus datang ke kantor untuk menyerahkan berkas persyaratan administrasi. Dan ada mekanisme verikasi dan informasi tentang lengkapnya adaministrasi yang diperlukan. Serta bisa dipantau progresnya. Maka, melihat dasar pemikiran seperti disebutkan di atas maka, Pemerintan Kabupaten Sitobondo akan membangun sebuah sistem perijinan berbasis web. Yang memungkinkan terbektuknya proses perijinan fleksibel tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. 2. Maksud dan Tujuan Maksud pembuatan Sistem Perijinan Berbasis Web di Kabupaten Situbondo ini adalah sebagai berikut: Membangun aplikasi perijinan terpadu satu pintu (one stop service) dengan layanan akses data dan informasi lebih akurat dan terintegrasi. Tujuan pembuatan Sistem Perijinan Berbasis Web di Kabupaten Situbondo ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat database perijinan, sebagai sarana interkoneksi beberapa SKPD. 2. Membuat aplikasi perijinan berbasis website, yang memungkin diakses melalui PC (Personal Computer) dan Smartphone. 3. Membuat aplikasi antarmuka (interface) perijinan yang mudah digunakan (User Friendly). 4. Membuat aplikasi perijinan yang berisi informasi up to date tentang perkembangan ijin yang diajukan. 3. Sasaran 1. Terwujudnya aplikasi perijinan terpadu satu pintu (one stop service) dengan layanan akses data dan informasi lebih akurat dan terintegrasi. 2. Terbentuknya proses perijinan fleksibel tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. 4. Lokasi 5. Sumber Pendanaan Kabupaten Situbondo ini dibiayai dari sumber pendanaan: APBD Kabupaten Situbondo Tahun Anggaran 2016 6. Nama dan Organisasi Pejabat Pembuat Komitmen Nama Pejabat Pembuat Komitmen: Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KPPT) Kab.Situbondo Satuan Kerja: Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu (KPPT) Kab.Situbondo Data Penunjang 7. Data Dasar 1. Jenis ijin yang akan dimasukkan di sistem online 2. Persyaratan administrasi pengajuan ijin. 3. Prosedur operasi standar Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu 8. Standar Teknis 1. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 24 tahun 2006 mengenai Pedoman Penyelenggaran Pelayanan Terpadu Satu Pintu
9. Referensi Hukum 10. Lingkup 4. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah 6. Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu 7. Peraturan Daerah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu Kabupaten Situbondo 8. Peraturan Bupati Situbondo Nomor 44 Tahun 2011 Pelimpahan Perijinan yang dikelola KPPT Peraturan Perundangan yang berlaku Ruang Lingkup 1. Lingkup Kegiatan Lingkup kegiatan ini untuk penyedia jasa konsultansi adalah perusahaan jasa konsultan yang memiliki Sertifikat Badan Usaha Non-Konstruksi Bidang Telematika dengan Sub Bidang Jasa Konsultan Aplikasi (1.03.05) 2. Lingkup Materi a) Membuat Analisa Kebutuhan Sistem informasi Pelayanan Perijinan Terpadu - Membuat Flowchart,ERD,use case diagram,flowmap,sequence diagram,activity diagram,dan mock up Sistem informasi Pelayanan perijinan Terpadu b) Membuat Arsitektur Sistem Informasi Pelayanan Perijinan Terpadu - Modul pengajuan pelayanan - Modul operator pelayanan - Modul Kasi Perijinan jasa usaha - Modul tim teknis - Modul Kepala KPPT - Modul data master - Modul user role - Modul administration c) Perancangan dan Pembuatan DBMS (Database Management System) di server lokal. d) Perancangan dan Pembuatan Interface (antar muka) dalam bentuk off line website di server lokal. e) Uji Coba Sistem f) Perbaikan sistem dari hasil revisi. g) Finalisasi dan presentasi. h) Panduan pengguna 11. Keluaran 1. Database Perijinan online 2. Interface (antar muka) Perijinan online 3. Sistem perijinan terpadu berbasis website. 4. Sistem informasi pelayanan perijinan terpadu 5. SMS Gateway 6. Master data Aplikasi 12. Peralatan, Material, Personil dan Fasilitas dari Pejabat Pembuat Komitmen -
13. Peralatan dan Material dari Penyedia Jasa Konsultansi 14. Lingkup Kewenangan Penyedia Jasa 15. Jangka Waktu Penyelesaian Komputer Jinjing; Alat Perekam (Handycam/Digital Camera) 1. Menentukan daftar undangan diskusi 2. Menentukan hal-hal lain yang berhubungan dengan Pengembangan Sistem Perijinan berbasis online 3. Membuat analisa kebutuhan Sistem 120 (Seratus dua puluh) hari kalender 16. Personil Posisi Kualifikasi Jumlah Orang Tenaga Ahli: a. Ketua tim ahli sistem analis (min S2 Sistem informasi) S-2 Sistem Informasi Pengalaman 4 th b. Tenaga ahli web Programer S-1 Teknik Informatika Pengalaman 3 th c. Ahli Kebijakan Publik S1 Hukum Pengalaman 3 th d. Ahli Hukum S1 Hukum Pengalaman 3 th Tenaga Pendukung : a. Web Programer (special D3 Sistem technician) Informatika b. Surveyor/pengumpul data (technician) c. Operator Komputer d. Administrasi D3 Manajemen/sistem Informatika D3 SMU Sederajat SMU Sederajat 2 orang 2 orang 17. Jadwal Tahapan Pelaksanaan No Kegiatan 1 Persiapan kegiatan 2 Presentasi Lap. Pendahuluan 3 Penyerahan Lap. Pendahuluan 4 Pengumpulan Data 5 Pembuatan website perijinan 5 Penyusunan Laporan Akhir 6 Presentasi Laporan Akhir 7 Penyerahan seluruh produk Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
18. Laporan Pendahuluan Laporan Laporan Pendahuluan memuat tentang gambaran umum wilayah studi, rencana kegiatan, metodologi pelaksanaan mencakup jenis-jenis pekerjaan, cara penyelesaian masing-masing jenis pekerjaan serta perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya serta cara kerja yang akan diterapkan berdasarkan waktu studi yang akan dilaksanakan, ruang lingkup kegiatan dan keterlibatan tenaga ahli maupun tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Untuk Keperluan pembahasan laporan pendahuluan disusun Ringkasan Laporan Pendahuluan. Spesifikasi Dokumen: Nama Dokumen Laporan Pendahuluan Jenis Buku Judul Pembuatan Sistem Perijinan Berbasis Web Kabupaten Situbondo Jumlah Buku 20 (Dua Puluh) eksemplar Ukuran Buku A4 29-7 cm x 21.5 cm Spasi Pengetikan 1,5 spasi Jenis Kertas HVS 80 gr berwarna putih polos Konten Sampul Buku Menarik dan komunikatif (sesuai kesepakatan antara konsultan dan pemberi pekerjaan) Jenis Kertas Sampul Glossy paper Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 15 (Lima Belas) hari kalender sejak SPMK diterbitkan 19. Laporan Akhir Laporan Akhir memuat : seluruh hasil kajian yang dilengkapi dengan peta/gambar, tabel, dan lampiran lainnya. Untuk keperluan pembahasan dalam pembahasan laporan akhir dibuat Ringkasan Laporan Akhir. Spesifikasi Dokumen: Nama Dokumen Laporan Akhir (Dokumen I) Jenis Buku Judul Pembuatan Sistem Perijinan Berbasis Web Kabupaten Situbondo Jumlah Buku 15 (lima Belas) eksemplar Ukuran Buku A4 29-7 cm x 21.5 cm Spasi Pengetikan 1,5 spasi Jenis Kertas HVS 80 gr berwarna putih polos Konten Sampul Buku Menarik dan komunikatif (sesuai kesepakatan antara konsultan dan pemberi pekerjaan) Jenis Kertas Sampul Glossy paper Nama Dokumen Jenis Judul Eksekutif Summary (Dokumen II) Buku Pembuatan Sistem Perijinan Berbasis Web Kabupaten Situbondo 15 (lima belas) eksemplar A4 29-7 cm x 21.5 cm 1 spasi HVS 80 gr berwarna putih polos Jumlah Buku Ukuran Buku Spasi Pengetikan Jenis Kertas Konten Sampul Buku Menarik dan komunikatif (sesuai kesepakatan antara konsultan dan pemberi pekerjaan) Jenis Kertas Sampul Glossy paper Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 120 (Seratus dua puluh) hari kalender setelah penyampaian kegiatan
Laporan Antara. 20. Bahan Presentasi Bahan presentasi memuat ringkasan materi presentasi diserahkan minimal seminggu sebelum acara sebanyak minimal jumlah undangan + arsip. Format dicetak dalam kertas A-4 21. Soft Copy Soft copy dalam bentuk flashdisk 16 GB sebanyak 5 (lima) buah yang berisi semua hasil laporan dan Source code Sistem pelayanan perijinan terpadu beserta cara pengguanaannya. Hal-Hal Lain 22. Produksi dalam Negeri 23. Pedoman Pengumpulan Data Lapangan 24. Alih Pengetahuan 25. Inovasi Penyedia Jasa Semua kegiatan jasa konsultansi berdasarkan KAK ini harus dilakukan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia kecuali ditetapkan lain dalam angka 4 KAK dengan pertimbangan keterbatasan kompetensi dalam negeri. Pengumpulan data lapangan harus memenuhi persyaratan berikut: ditentukan kemudian Jika diperlukan, Penyedia Jasa Konsultansi berkewajiban untuk menyelenggarakan pertemuan dan pembahasan dalam rangka alih pengetahuan kepada personil satuan kerja Pejabat Pembuat Komitmen berikut : ditentukan kemudian Diharapkan Penyedia Jasa Konsultansi memunculkan ide-ide baru terhadap perwujudan dari revisi pengembangan sistem informasi pelayanan perijijnan terpadu Kabupaten Situbondo sehingga bersesuaian dengan teknologi kekinian dan mampu diimplementasikan terhadap kegiatan terkait. Situbondo, 11 Mei 2016 KANTOR PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN SITUBONDO KEPALA Drs. Ec. IMAM M. ANSHORI Pembina Tingkat I NIP. 19691010 199503 1 005