BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Evaluasi Evaluasi merupakan salah satu sarana yang penting dalam melakukan kegiatan, baik kegiatan dalam usaha maupun dalam pendidikan. Setiap berjalannya kegiatan biasanya evaluasi dilakukan untuk menilai dan mengkaji ulang, guna memperbaiki atau menilai kegiatan tersebut sudah sesuai dengan apa yang diinginkan. Pengertian evaluasi yang dikemukakan oleh para ahli yaitu Menurut Hadi (2011:13) dalam bukunya yang berjudul Metode Riset Evaluasi, mendefinisikan evaluasi sebagai Proses mengumpulkan informasi mengenai objek, menilai objek, dan membandingkanya dengan kriteria, standar dan indikator. Sedangkan menurut Husni (2010:971) dalam http://digilib.unila.ac.id/934/9/bab%20ii.pdf menyatakan bahwa: Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian atas permasalahan yang ditemukan. Kemudian menurut Arikunto (2010:1) mengatakan bahwa: Evaliasi sebagai sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai dari beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan B. Pengertian Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2013:5) mengatakan bahwa: Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk 9
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, dan prosedur adalah urutan kegiatan krikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan serta seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Mohamad Subhan (2012:8) dalam bukunya yang berjudul Analisa Perancangan Sistem, mendefinisikan pengertian dari sistem dapat diartikan sebagai Suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atauvariabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistemdan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Kemudian pengertian sistem menurut Yakub (2012:1) dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Informasi, mendefiniskan sistem adalah Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan, dan Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu. Dari Pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu kumpulan prosedur dan komponen yang saling berkaitan erat dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang diinginkan. 10
2. Pengertian Sistem Akuntansi Pengelolaan perusahaan yang dilakukan untuk proses berkelanjutan dan keinginan mencapai tujuan yang lebih baik, maka suatu perusahaan memerlukan sistem yang dapat digunakan untuk mempermudah proses jalanya usaha tersbut. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sebuah sistem untuk mengaturnya, dan sistem tersebut diantaranya adalah sistem akuntansi. Sistem akuntansi digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan yang efesien dan efektif. Menurut para ahli, ada beberapa definisi sistem akuntansi diantaranya menurrut Mulyadi (2014:3) menjelaskan dalam bukunya Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna mempermudah pengelolaan perusahaan. Menurut Azhar Susanto (2011:124) dalam http://elib.unikom.ac.- id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-siskamariy-34974-8-12.uniko-2.pdf mengatakan bahwa: Sistem akuntansi dapat didefinisikan sebgai kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengelolah data keuangan menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh pengambil keputusan dalam proses pengambilan keputusan dibidang keuangan. 3. Tujuan dan Pengembangan Sistem Akuntansi Semua perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan keuntungan dan kelancaran dalam melakukan proses usaha yang sedang 11
dijalankan. Dalam mewujudkan hal tersebut perusahaan dapat membuat sistem akuntansi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan terutama pihak intern perusahaan. Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2014:19-20) dalam bukunya Sistem Akuntansi, mengungkap bahwa sistem akuntansi adalah sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. Artinya kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru dibentuk dan didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha yang baru untuk pengembangan. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang ada. Maksudnya adalah penyajian informasi yang sudah ada biasanya tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang sudah ada dalam laporan perusahaan. Hal seperti ini biasa terjadi akibat berkembangnya usaha yang dijalankan sehingga membutuhkan sistem akuntansi untuk penyajian dan struktur informasi yang lebih baik dan tepat penyajianya dengan struktur informasi yang akurat yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dengan pengecekan intern, karena akuntansi merupakana alat yang digunakan untuk pertanggung jawaban organisasi atau perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya krikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Artinya pengembangan sistem akuntansi biasanya 12
digunakan untuk menghemat biaya yang dikeluarkan, dengan cara mempertimbangkan besarnya ekonomi yang dikeluarkan dengan manfaat sumber informasi yang didapatkan oleh perusahaan. Dari tujuan dan pengembangan yang telah ditulis di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah memberikan informasi yang digunakan oleh pihak intern perusahaan atau pihak ekstern perusahaan. Informasi yang disajikan merupakan gambaran tentang aktivitas sistem yang sudah ada di perusahaan. Aktivitas sistem perusahaan tersebut apakah sudah sesuai dengan sistem pengendalian intern yang baik serta untuk mengurangi kesalahan dalam menyajikan laporan akuntansi. 4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Terdapat 5 unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2014:3-5) yaitu: a. Formulir. Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir ini biasanya dijadikan sebagai bukti transaksi yang pertama kali dijadikan dasar pencatatan atau perekaman informasi akuntansi. Contohnya adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek dan lain-lain. b. Jurnal. Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainya. Jurnal ini terdapat peringkasan catatan yang kemudian 13
hasilnya di-posting ke rekening yang bersangkutan yaitu buku besar. Contohnya adalah jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan lain-lain. c. Buku Besar (General Ledger). Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku Pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening buku pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam buku besar. e. Laporan. Merupakan hasil akhir dari proses akuntansi. Laporan ini berisi beberapa laporan keuangan yang dapat berupa laporan laba dan rugi, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, dan lainlain. C. Pengertian Pembelian Perusahaan yang memiliki manajemen dalam kegiatan produksi, memerlukan proses pembelian bahan baku untuk mempermudah dan memperlacar proses kegiatan produksi. Oleh karena itu proses pembelian bahan baku merupakan hal yang terpenting dalam kegiatan usaha. Pembelian merupakan proses pengadaan barang atau bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan produksi. 14
Transaksi dalam pembelian terdapat dua macam yaitu transaksi pembelian lokal dan pembelian impor. Menurut Mulyadi (2014:299) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok dari luar negeri. Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pembelian merupakan proses pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi dan memperlancar kegiatan produksi. Selain mendapatkan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi, pembelian juga dilakukan sebagai bentuk keseimbangan ketersediaan barang atau bahan baku yang ada di gudang agar proses pemenuhan stok barang yang ada di gudang selalu terpenuhi. Dalam fungsi pembelian juga memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris, sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi laba yang menyangkut biaya bahan agar dapat terus beroprasi. D. Pengertikan Bahan Baku Pengertian bahan baku menurut M.Alan Jayaatmaja (2010:9) dalam http://repository.widyatama.ac.id, pengertian bahan baku adalah: Bahan yang dipergunakan dalam proses produksi pada periode yang bersangkutan. Pengunaan bahan baku pada perusahaan biasanya diperoleh dari pembelian lokal, pembelian import atau bisa jadi dari pengolahan sendiri. Adapun jenis jenis-jenis bahan baku dapat dibedakan menjadi: 15
1. Bahan baku langsung Bahan baku langsung atau direct material yaitu semua bahan baku yang merupakan bahan yang menjadi bagian yang diperlukan untuk melengkapi produk jadi suatu perusahaan dan dapat ditelusur dengan mudah ke produk jadi tersebut. Biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan baku langsung ini mempunyai hubungan erat dan sebanding dengan jumlah barang jadi yang dihasilkan. Jadi bahan baku ini merupakan elemen biaya produksi langsung. 2. Bahan baku tidak langsung. Bahan baku tidak langsung atau disebut juga dengan indirect material, adalah bahan baku yang ikut berperan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung tampak pada barang jadi yang dihasilkan. Dilihat dari pengertian bahan baku dapat disimpulkan bahwa bahan baku memiliki dua jenis bahan baku yaitu bahan baku langsung dan bahan baku tidak langsung, dimana bahan tersebut digunakan untuk proses produksi yang diolah dari bahan jadi sampai menjadi barang siap dijual. E. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Dalam proses penggunaan bahan baku untuk produksi, perusahaan dapat menggunakan sistem yang sesuai dengan kegiatan yang ada. Oleh karena itu, adanya sistem dan prosedur-prosedur pembelian yang baik diharapkan akan memperlancar dan mempermudah kegiatan produksi perusahaan. 16
1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2014:300) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pembelian antra lain: a. Fungsi Gudang: Fungsi Gudang ini bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang) permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b. Fungsi Pembelian: Fungsi pembelian ini bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi Penerimaan Barang: Fungsi penerimaan barang ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok. d. Fungsi Akuntansi: Fungsi akuntansi ini bertanggungjawab atas pencatatan yang berhubungan dengan transaksi persediaan bahan baku dan fungsi pencatatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi 17
pembelian, register bukti kas keluar, dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dan dicatat dalam kartu persedian. 2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem AkuntansiPembelian. Menurut Mulyadi (2014:301-303) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mengungkapkan bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi: a. Prosedur Permintaan Pembelian. Untuk Prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam Fungsi pembelian mengirimkan formulir permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan biasanya menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok, sehingga sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut: 1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. 2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. 18
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut. 3) Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. c. Prosedur Order Pembelian. Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari pemasok) dan 19
menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagi catatan utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian. Dalam prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Gambar 1. Jaringan prosedur dalam sistem Akuntansi pembelian (Mulyadi, 2014:301) 20
3. Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Sebagai Dasar Pencatatan Pada Sistem Akuntansi Pembelian. Menurut Mulyadi ( 2014: 303-308) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan Pada sistem akuntansi pembelian terdiri dari: a. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh bagian gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, mutu, dan seperti yang ada dalam surat tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah pembelian yang besar. c. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari: 1) Surat Order Pembelian: Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 2) Tembusan oleh pemasok: Tembusan ini dikirimkan kepada pemasok, diminta tanda tangan dari pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order 21
pembelian, serta kesanggupan dalam memenuhi pengiriman barangnya seperti dalam dokumen. 3) Tembusan bagi unit perminta barang: Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan. 4) Asrip tanggal permintaan: Tembusan ini disimpan oleh bagian pembelian menurut tanggal penerimaan sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyidikan jika barang tidak datang pada waktu yang ditetapkan. 5) Arsip pemasok: Tembusan ini disimpan oleh pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6) Tembusan fungsi penerimaan: Tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagi otoritas untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kualitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 7) Tembusan fungsi akuntansi. Tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, 22
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat order pembelian. e. Surat Perubahan Order Pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi Surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. f. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice). 4. Catatan-Catatan Akuntansi Yang Digunakan Pada Sistem Akuntansi Pembelian. Menurut Mulyadi (2014:308-310) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan yang digunakan untuk transaksi pembelian adalah: a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register). Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 23
b. Jurnal Pembeliana. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. c. Kartu Utang. Kartu utang adalah buku pembantu untuk mencatat utang dari pemasok. Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang berisi rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap kreditnya. d. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu untuk mencatat harga pokok persedian (HPP) yang dibeli. 5. Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi, diantaranya yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar) menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Menurut Krismiaji (2010:218) dalam http://digilib.mercubuana.ac.id/manager/n!@file_skripsi/isi22774203226 65.pdf mengatakan bahwa: Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, 24
memperbaiki efesiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2014:313) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari: a. Organisasi. Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian, ada dua unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut: 1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Artinya pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. 2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Artinya salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. 3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang. Artinya fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari pemasok. 4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih satu fungsi. Artinya setiap transaksi harus dilaksankan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. 25
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang. Untuk itu setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Menurut Mulyadi (2014:314-315) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, adapun sistem otorisasi dan prosedur pencatatan terdiri dari: 1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai. 2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 26
c. Praktik yang Sehat. Menurut Mulyadi (2014:317-328) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, praktik yang sehat terdiri dari: 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Artinya dalam penggunaan formulir yang digunakan oleh perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. 2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. Artinya pemasok harus dipilih tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi diantara fungsi pembelian dengan pemasok, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok. 3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. Artinya dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur-unsur sistem pengendalian intern berikut ini: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan dikeluarkan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang 27
tersebut dan membandingkan barang yang diterima dengan tembusan surat-surat order pembelian. Artinya agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan. 5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Artinya bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah ini melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur pemasok. 6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Artinya rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. 7) Pembayaran faktur dilakukan sesui dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Artinya jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok karena melunasi kewajibanya dalam jangka waktu potongan (cash discount period) berarti dapat menghemat kekayaan perusahaan. 28
8) Bukti Kas Keluar beserta dokumen pendukung dicap Lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Artinya bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkan cek tersebut kepemasok. 6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Flowchart Menurut Krismiaji (2010) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi, mengatakan bahwa "Flowchart (Bagan alir) merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis". Berikut adalah bagian-bagian yang berkaitan dengan sistem pembelian akuntansi: a. Bagian Gudang: 1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dua lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang. 2) Mengirim lembar ke-1 Surat Permintaan Pembelian ke bagian pembelian. 3) Mengarsipkan Surat Permintaan Pembelian lembar ke-2 dalam arsip menurut nomor urutnya. 4) Menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan 29
5) Mengarsipkan Surat Order Pembelian ke dalam arsip menurut nomor urutnya. 6) Menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan. 7) Mencatat Laporan Penerimaan Barang dalam Kartu Gudang. b. Bagian Pembelian: 1) Menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian gudang. 2) Membuat Surat Penawaran Harga yang dikirim kepada pemasok. 3) Menerima Surat Penawaran Harga dari pemasok. 4) Membuat perbandingan harga atas dasar Surat Penawaran Hargayang diterima dari para pemasok. 5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga. 6) Membuat Surat Orderan Pembelian untuk pemasok yang dipilih. 7) Mendistribusikan Surat Order Pembelian sebagi berikut: a) Lembar ke-1, dikirim ke pemasok yang dipilih. b) Lembar ke-2, dikirim setelah ditandatangani oleh pemasok, dikembangkan ke perusahaan sebagai pengakuan dan penerimaan order pembelian. c) Lembar ke-3, dikirim ke bagian penerimaan guna memberikan otorisasi kepada bagian tersebut untuk menerima barang dari pemasok yang tercantum dalam dokumen. 30
d) Lembar ke-4, dikirim ke bagian utang untuk memberitahukan bahwa perusahaan suatu saat akan mempunyai kewajiban kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut. e) Lembar ke-5, dikirim ke unit organisasi permintaan barang (dalam hal ini bagian gudang) untuk memberitahukan bahwa barang yang diminta sudah diproses pemesananya. f) Lembar ke-6, diarsipkan sementara menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan. g) Lembar ke-7, disimpan arsip menurut nama pemasok. Arsip surat order pembelian lembar ke-7 ini dengansurat Permintaan Pembelian lembar ke-1 dan perbandingan harga. Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian untuk mengikuti Order Pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian bertanggungjawab membuat orde permbelian sampai diterimanya barang yang dipesan. 8) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian penerimaan. 9) Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalam Surat Order Pembelian lembar ke-6 dan lembar ke-7. 10) Memindahkan Surat Order Pembelian yang telah diterima. 11) Mengirimkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian utang. 12) Menerima faktur dari pemasok. 31
13) Menerima faktur dari pemasok untuk menentukan apakah pemasok telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat pembelian. 14) Mengirim faktur ke bagian gudang. c. Bagian Penerimaan. 1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-3 dari bagian pembelian. 2) Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok. 3) Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas maupun mutu barang, berdasarkan informasi dalam Surat Order Pembelian Lembar ke-3. 4) Membuat Laporan Penerimaan Barang tiga lembar. 5) Mendistribusikan Laporan Penerimaan Barang sebgaai berikut: a) Lembar ke-1: dikirim kebagian utang via bagian pembelian. b) Lembar ke-2: dikirim kebagian gudang bersama dengan barang yang bersangkutan. c) Lembar ke-3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut Laporan Penerimaan Barang dilampirkan dengan Surat Order Pembelian lembar ke-3 dan surat pengantar dari pemasok. 32
d. Bagian Utang. 1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-4 dari bagian pembelian. 2) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian penerimaan barang via bagan pembelian. 3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian. 4) Membandingkan faktur pemasok, Laporan Penerimaan Barang dan Surat Order Pembelian, untuk menentukan apakah tagihan yang diterima dari pemasok adalah barang yang sudah diterima oleh perusahaan dan untuk barang yang dipesan oleh perusahaan. 5) Membuat Bukti Kas Keluar sebanyak tiga lembar. 6) Mencatat Bukti Kas Keluar ke dalam register bukti kas keluar. 7) Mengirimkan Bukti Kas Keluar ke kartu persediaan dan kartu biaya. 8) Mengarsipkan Bukti Kas Keluar lembar ke-1 dan ke-3 beserta dokumen pendukungnya kedalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo faktur. e. Bagian Kartu Persediaan 1) Memerima Bukti Kas Keluar lembar ke-2 dari bagian utang. 2) Mencatat barang yang dibeli dalam Kartu Persediaan. 3) Menyimpan Bukti Kas Keluar dalam arsip menurut nomor urutnya. 33
Bagian gudang Gambar 2 : Bagan Alir Sistem Pembelian (Mulyadi,2014:320) 34
Bagian Pembelian Gambar 3: Bagan Alir Sistem Pembelian kredit (Lanjutan) (Mulyadi, 2014:321) Catatan : SPP : Surat Penerimaan Pembelian SOP : Surat Order Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Penawaran Harga 35
LPB: Laporan Penerimaan Barang Gambar 4: Bagan Alir Sistem Pembelian (Lanjutan) (Mulyadi, 2014:322) 36