Pedoman Organisasi Mahasiswa FOR/SPMI-UIB/PED

Pedoman Organisasi Mahasiswa FOR/SPMI-UIB/PED.03-001

SURAT KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM NOMOR: 021/REK/KEP-UIB/VII/I2016 TENTANG PENETAPAN PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM REKTOR UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM Menimbang Mengingat : 1. Bahwa pendidikan nasional telah mengalami perkembangan yang memerlukan penyesuaian dan pemantapan baik dalam hal kebijaksanaan maupun tatanannya; 2. bahwa pengembangan kehidupan kemahasiswaan adalah bagian integral dalam sistem pendidikan nasional sebagai kelengkapan kegiatan kurikuler; 3. bahwa organisasi kemahasiswaan perlu ditingkatkan peranannya sebagai perangkat perguruan tinggi dan sebagai warga sivitas akademika; 4. bahwa pengembangan organisasi kemahasiswaan perlu disesuaikan dengan pelaksanaan reformasi di bidang pendidikan tinggi dan tuntutan globalisasi pada masa mendatang; 5. Bahwa berdasarkan butir 1, 2, 3 dan 4 perlu di atas perlu diterbitkan Surat Keputuan Rektor Universitas Internasional Batam : 1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi beserta perubahannya; 3. Keputusan Mendikbud No. 155/O/1998, tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi. MEMUTUSKAN Menetapkan : 1. Pedoman Organisasi Mahasiswa Universitas Internasional Batam. 2. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliuran di dalamnya. Ditetapkan di : Batam Pada Tanggal : Juli 2016 Prof. Handoko Karjantoro, CPA Rektor

KATA PENGANTAR Sebagai sarana mahasiswa ke arah perluasan wawasan, peningkatan kecendekiawanan, dan integritas kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan tinggi, organisasi kemahasiswaan diharapkan dapat menyelenggarakan kegiatan yang terkelola dengan baik. Pengelolaan kegiatan yang baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi sebagai lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaannya sebagai kelengkapan non struktural terjalin dengan baik. Buku ini merupakan panduan pelaksanaan kegiatan organisasi kemahasiswaan di Universitas Internasional Batam. Panduan ini disusun untuk mengarahkan berbagai kegiatan mahasiswa yang sesuai dengan kerangka acuan yang diberlakukan oleh Universitas Internasional Batam, tanpa menghilangkan karakteristik dan kreativitas organisasinya. Semoga buku ini bermanfaat bagi semua pihak. Dengan demikian kegiatan kemahasiswaan yang mandiri, kreatif, dan bermutu yang diselengggarakan di Universitas Internasional Batam dapat terwujud. Batam, Juli 2016 Prof. Handoko Karjantoro, CPA Rektor ii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Visi Universitas Internasional Batam... 1 1.2 Misi Universitas Internasional Batam... 1 1.3 Tujuan Universitas Internasional Batam... 1 1.4 Sasaran Universitas Internasional Batam... 1 BAB II LEMBAGA KEMAHASISWAAN... 3 2.1 Pengertian... 3 2.2 Kode Etik Organisasi dan Kemahasiswaan... 3 2.3 Landasan Hukum... 4 2.4 Peserta... 5 2.5 Unsur Organisasi Kemahasiswaan... 5 2.6 Tugas dan Fungsi Organisasi... 5 BAB III STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN... 6 3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan... 6 3.2 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi... 6 3.3 Alur Kegiatan Kemahasiswaan... 8 BAB IV PENUTUP... 8 REFERENSI... 10 LAMPIRAN... 11 iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Visi Universitas Internasional Batam Menjadi universitas dengan standar kualitas Internasional yang menghasilkan lulusan dan ilmu pengetahuan yang dapat mengikuti perubahan global yang dinamis. 1.2 Misi Universitas Internasional Batam 1. Menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan standar internasional untuk pengembangan ilmu, profesionalisme dan kepemimpinan. 2. Melakukan penelitian sesuai dengan standar nasional dan internasional. 3. Memberikan pelayanan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam konteks global melalui penerapan ilmu, teknologi dan seni. 4. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak di tingkat nasional maupun internasional. 5. Memberikan pelayanan akademik dan non akademik yang bermutu dan profesional dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. 1.3 Tujuan Universitas Internasional Batam Menjadikan UIB sebagai perguruan tinggi yang terbaik di Provinsi Kepulauan Riau yang mempunyai daya saing internasional melalui: 1. Menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan standar internasional untuk pengembangan ilmu, profesionalisme, kepemimpinan dan jiwa kewirausahaan. 2. Melakukan penelitian sesuai dengan standar nasional dan internasional. 3. Memberikan pelayanan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam konteks global melalui penerapan ilmu, teknologi dan seni. 4. Memberikan pelayanan akademik yang bermutu dan profesional dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. 5. Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak di tingkat nasional maupun internasional. 1.4 Sasaran Universitas Internasional Batam 1. Tercapainya reputasi universitas yang unggul dari lembaga akreditasi nasional; 2. Meningkatnya budaya penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan publikasi ilmiah; 3. Meningkatnya daya saing lulusan; 4. Terselenggaranya good university governance; 5. Meningkatnya kerja sama internasional. 1

BAB II LEMBAGA KEMAHASISWAAN 2.1 Pengertian 1. Mahasiswa Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi di lingkungan Universitas Internasional Batam. 2. Kegiatan Kemahasiswaan Kegiatan kemahasiswaan terdiri atas : a. Kegiatan kurikuler Kegiatan kurikuler adalah kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar mengajar, baik di dalam maupun di luar Universitas Internasional Batam, sesuai dengan program yang telah ditetapkan pada awal semester (Kartu Rencana Studi-KRS). b. Kegiatan ekstra kurikuler Kegiatan ekstra kurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, dan pengabdian pada masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pokok seperti tersebut di bawah dan menunjang kegiatan kurikulum, tetapi tidak dimaksudkan untuk memperoleh SKS. 3. Organisasi Kemahasiswaan Organisasi kemahasiswaan Universitas Internasional Batam merupakan wahana dan sarana pengembangan diri, kreativitas, dan kemandirian mahasiswa. Organisasi kemahasiswaan diharapkan dapat menampung dan memenuhi kebutuhan akan pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan, serta pengabdian pada masyarakat. 2.2 Kode Etik Organisasi dan Kemahasiswaan 1 Kode Etik Organisasi a. Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945, Agama, Visi dan Misi Universitas Internasional Batam, serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler; b. tidak membuat Visi dan Misi, serta Garis-garis Besar Haluan Kerja yang dapat mengganggu ketertiban kampus dan lingkungan sekitar kampus; c. menjunjung tinggi dan menghormati norma, nilai-nilai, dan aturan yang diberlakukan di Universitas Internasional Batam; d. menjalankan Kegiatan Organisasi dengan berpedoman pada kode etik Universitas Internasional Batam. 2 Kode Etik Kegiatan Mahasiswa 3

a. Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi; b. berupa aktivitas yang dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal; c. tidak mengganggu ketertiban umum dan perkuliahan. 3 Persyaratan Organisasi Kemahasiswaan a. Mempunyai Visi dan Misi yang jelas, benar, dan rasional; b. mempunyai Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Program Kerja; c. mempunyai kepengurusan organisasi (struktur organigram) dan uraian tugas yang jelas; d. memenuhi persyaratan pembentukan UKM sesuai dengan peraturan yang berlaku di Universitas Internasional Batam; e. mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi sesuai dengan struktur kemahasiswaan yang berlaku di Universitas Internasional Batam. 4 Persyaratan Kegiatan Kemahasiswaan a. Mendapat izin resmi dari pimpinan Universitas Internasional Batam atau petugas yang ditunjuk pimpinan; b. melakukan kegiatan dengan memperhatikan kedisiplinan dan ketertiban administrasi, organisasi, dan transparansi; c. meningkatkan dan atau mendukung pengetahuan serta keterampilan yang dipelajarinya; d. tidak bersifat destruktif, anarkis, dan provokatif; e. diadakan di tempat yang jelas dengan susunan acara yang terencana dan terkoordinasi serta dilakukan oleh panitia kompeten yang ditunjuk secara resmi. 5 Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan a. Memenuhi kode etik organisasi yang ditetapkan di Universitas Internasional Batam; b. mematuhi peraturan dan tata tertib organisasi yang ada di lingkungan Universitas Internasional Batam; c. merencanakan dan melaksanakan program kegiatan yang tidak bertentangan dengan kode etik organisasi; d. merencanakan dan melaksanakan kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan dan akuntabel. 2.3 Landasan Hukum Organisasi kemahasiswaan di lingkungan Universitas Internasional Batam: 1 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi. 2 Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 4

2.4 Peserta Peserta praktikum matakuliah adalah mahasiswa Universitas Internasional Batam yang mengambil matakuliah tertentu yang dibuktikan dengan lembaran Kartu Rencana Studi (KRS) dan secara akademis diizinkan oleh dosen bersangkutan. 2.5 Unsur Organisasi Kemahasiswaan 1. Himpunan Mahasiswa Program Studi (HMPS) Himpunan Mahasiswa Program Studi adalah organisasi kemahasiswaan sebagai lembaga eksekutif di tingkat jurusan yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajarinya di jurusan masing-masing. HMJ berada di bawah pengawasan Biro Pengembangan Kemahasiswaan dan Alumni (BPKA) dan berkoordinasi dengan Ketua Jurusannya masing-masing dalam melaksanakan kegiatan. 2. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Unit Kegiatan Mahasiswa adalah organisasi pelaksana dalam bidang peminatan dan bakat yang bertanggung jawab penuh kepada Biro Pengembangan Kemahasiswaan dan Alumni (BPKA). UKM di lingkungan Universitas Internasional Batam terdiri UKM Musisy, UKM Budha, UKM Kristen, UKM Kesehatan, UKM Sepak Bola, UKM English Club, UKM Band, UKM Basket Ball, UKM Social Activites, UKM Tari, UKM Bimpala, UKM Paduan Suara, UKM Taekwondo, UKM Grafity, UKM Teater Warna, UKM Japanese Club. 2.6 Tugas dan Fungsi Organisasi 1. Himpunan Mahasiswa Program Studi (HMPS) a. Membuat dan menetapkan visi dan misi HMPS; b. menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja HMJ yang telah ditetapkan; c. membuat program kerja HMPS; d. melaksanakan kegiatan sesuai dengan program kerja HMPS e. melaksanakan koordinasi dengan BPKA atas program kerjanya; f. berkonsultasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada Kepala Program Studi masing-masing; g. menjalankan kepengurusan organisasi selama 1 tahun; h. membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan; i. menjalin kerja sama dengan Himpunan Mahasiswa Jurusan sejenis dari perguruan tinggi lain. 5

BAB III STANDAR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN 3.1 Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah. 1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial mahasiswa pada masyarakat sekitar. 2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa Universitas Internasional Batam dari pada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan. 3. Setiap program kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan. 4. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku di Universitas Internasional Batam dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar Universitas Internasional Batam. 5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan. 6. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan biaya hasil kegiatan. 7. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi berupa teguran untuk tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya. 3.2 Ketentuan Umum Mengenai Administrasi Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan Universitas Internasional Batam, diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah. 1. Administrasi Kesekretariatan a. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Proposal Penyelenggaraan Kegiatan 1) Pengurus/panitia mengajukan proposal dan lembar pengesahan penyelenggaraan kegiatan kepada Wakil Ketua III yang ditandatangani oleh Ketua Panitia, diperiksa oleh Pembina UKM dan telah diverivikasi oleh BPKA. 2) Lembar pengesahan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 20 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 20 hari kerja tidak akan diproses atau kegiatan akan dimundurkan dari jadwal yang telah ditentukan. 6

3) Dalam lembar pengesahan penyelenggaraan kegiatan harus mencantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan. 4) Setelah lembar pengesahan dan proposal ditandatangani oleh Wakil Rektor III, proposal dan lembar pengesahan dikembalikan ke BPKA untuk pengurusan perlengkapan kegiatan, seperti spanduk, air minum untuk kegiatan, dll. b. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 1) Panitia mengajukan proposal penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan, atau fasilitas lainnya kepada BPKA dengan diketahui oleh Pembimbing UKM. 2) BPKA mendisposisikan surat permohonan panita/pengurus untuk ditindak-lanjuti oleh Bagian Umum. 2. Proposal a. Persyaratan Pengajuan Proposal 1) Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya. 2) Mendapat persetujuan Pembimbing 3) Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada BPKA. 4) Lembar pengesahan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 20 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 20 hari kerja tidak akan diproses atau kegiatan akan dimundurkan dari jadwal yang telah ditentukan. b. Format Proposal Kegiatan Format proposal kegiatan (lihat contoh pada lampiran) c. Sponsor Kegiatan Sponsor yang mendukung/mendanai kegiatan harus sesuai dengan ketentuan berikut. 1) Saling menguntungkan; 2) bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik; 3) bukan produk minuman keras; 4) bukan produk rokok; 5) bukan produk yang berkonotasi seks; 6) bukan produk ilegal atau barang terlarang; 7) produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas akan diatur kemudian. 3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan a. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 1) Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada BPKA paling lambat 7 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan. 7

2) Organisasi kemahasiswaan/kepanitiaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggungjawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru. 3) Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD. 4) Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Ketua DEMA untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan). b. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Format Laporan Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan (lihat contoh pada lampiran) 3.3 Alur Kegiatan Kemahasiswaan Dalam melaksanakan kegiatan kemahasiswaan, alur yang harus dilakukan oleh setiap organisasi kemahasiswaan di lingkungan Universitas Internasional Batam adalah seperti tersebut di bawah. 1 Pemilihan Ketua Organisasi Pemilihan untuk setiap organisasi kemahasiswaan diselenggarakan pada akhir program kerja. Pengurus yang sedang berjalan menunjuk panitia khusus untuk menyelenggarakan pemilihan ketua organisasi. Aturan dan tata laksana pemilihan ketua organisasi di Universitas Internasional Batam ditetapkan melalui musyawarah yang dilakukan secara internal pada organisasi tersebut 2 Program Kerja Pengurus terpilih membuat program kerja selama masa kepengurusan. Program kerja diatur berdasarkan program kerja rutin, jangka pendek, dan jangka panjang. Kegiatan yang tidak termasuk dalam program kerja dan tidak disetujui oleh BPKA, tidak akan disetujui oleh Pimpinan Universitas Internasional Batam. 3 Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan yang sudah direncanakan dalam program kerja setiap organisasi kemahasiswaan harus dipersiapkan dengan matang dan dilaksanakan dengan penuh tangung jawab. Dalam melaksanakan kegiatan, setiap organisasi kemahasiswan harap melakukan konsultasi dan koordinasi dengan setiap bagian yang terkait. 4 Pelaporan Kegiatan Setiap kegiatan kemahasiswaan yang telah dilaksanakan dilaporkan secara tertulis dan didokumentasikan. Bentuk laporan adalah hard file dan soft file dalam bentuk CD. Dalam upaya mewujudkan pengarsipan yang menyeluruh, setiap organisasi kemahasiswaan diharapkan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukannya secara terpisah, baik dalam bentuk hard file maupun soft file. 8

BAB IV PENUTUP Demikianlah pedoman organisasi mahasiswa ini disusun untuk dijadikan arahan atau petunjuk semua pihak yang terlibat dalam organisasi mahasiswa. Ketentuan yang dikemudian hari ternyata mengandung kekeliruan, kelemahan, dan atau kekurangan akan diperbaiki seperlunya.. Batam, Juli 2016 Tim Penyusun 8

REFERENSI Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi beserta perubahannya. 10

LAMPIRAN 11