KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kepada Tuhan YME yang telah mencurahkan rahmatnya sehingga Buku Pedoman Teknologi Informasi ini dapat terbit. Buku ini memuat informasi tentang Teknologi Informasi Akbid GRIYA HUSADA Surabaya, beserta layanan dan fasilitas yang dapat dimanfaatkan mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan di Akbid GRIYA HUSADA Surabaya. Harapan kami semoga Sistem Teknologi & Informasi Akbid GRIYA HUSADA Surabaya bisa memberikan layanan yang terbaik bagi sivitas akademika seluruhnya. Terima kasih. Direktur Akbid Griya Husada Surabaya, Sugiarti, S.KM.,M.Kes. 2
DAFTAR ISI Sampul Surat Keputusan Direktur Pembentukan Informasi & Teknologi i Kata Pengantar 2 Daftar Isi 3 Unit TI Akbid Griya Husada 5 Peran dan Aktifitas 6 Layanan Teknologi Informasi Akbid Griya Husada 7 A. Publik Terminal dan Wifi Akses 7 B. Email 7 C. Akses Server Lokal Area Network (LAN) 8 1. Portal Jaringan Lokal 9 2. Manajemen Administrasi/ File Repo 10 3. Forum Pembelajaran Online 10 4. Sistem Kepegawaian 11 5. Sistem Informasi Akademik 11 6. Sistem Pemantauan CCTV 11 7. Komunitas Online 12 8. E-Library 13 9. Informasi Kearsipan 13 10. Kumpulan E-Book/ Modul Pembelajaran 14 11. Fitur Helpdesk/ Bantuan 14 12. Fitur Polling 14 D. Akses Web Hosting di Wide Area Network (WAN) 15 1. Official Site/ Portal Utama 16 2. SIAKAD 17 3. Jurnal Penelitian 17 4. Pendaftaran Mahasiswa Baru 18 5. E-Library/ Perpustakaan Online 18 6. Mailist Akbid Griya Husada 19 7. Pusat Penjamin Mutu 19 8. Sistem Manajemen Kepegawaian 20 Fasilitas Laboratorium 21 Fasilitas Kelas Pembelajaran 21 3
Telkom Indie School 21 Prosedur Layanan Teknologi Informasi 22 Registrasi Akun Wifi Hotspot 22 Pengembalian Akun Wifi Hotspot yang di Banned 22 Pengaduan Sekitar Layanan Teknologi Informasi 23 Panduan Pembuatan Blog Akbid Griya Husada 24 Keunggulan Blog Akbid Griya Husada 24 Siapa yang boleh Memiliki Blog? 24 Syarat Pendaftaran Blog 24 Panduan Sistem Manajemen Administrasi/ File Repo 25 Panduan Forum Pembelajaran Online/ Forum Diskusi 27 Panduan Sistem Manajemen Kepegawaian 29 Panduan Sistem Komunitas AKGH 32 Penutup 34 4
UNIT TI AKBID GRIYA HUSADA SEJARAH SINGKAT Pusat pengolahan data dan penyajian sarana sistem informasi dicita-citakan menjadi salah satu sarana untuk mewujudkan Tridharma Perguruan Tinggi. Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi mendorong Akbid GRIYA HUSADA Surabaya membentuk suatu bagan yang menyediakan sarana sistem informasi bagi sivitas akademika. Peningkatan peran dan tanggung jawab yang cukup besar serta kebutuhan akan sumberdaya akan teknologi informasi, maka Akbid Griya Husada membentuk bidang Sistem Teknologi Informasi berdasarkan Surat Keputusan Direktur no. 002.09/SK/AKGH/A/I/2014. VISI Sebagai pusat rujukan penyelesaian permasalahan Teknologi dan Informasi MISI Menyelenggarakan pelayanan teknis teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana: Perwujudan Tridharma Perguruan Tinggi Penyebaran Ilmu Pengetahuan Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi organisasi Penyebarluasan informasi 5
PERAN & AKTIVITAS Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi memiliki peran sebagai berikut: Sebagai rujukan layanan TIK di dalam sivitas akademik dengan kurang lebih sekitar 500 siswa Mendukung pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi akademik Pengelola jaringan perpustakaan Pengelola jaringan computer sebagai sarana intranet di program studi dan unit kerja lain di lingkungan Akbid GRIYA HUSADA Surabaya Pengelola jaringan untuk menuju e-campus Pengolahan data massal berbasis computer Sebagai konsultan pembelajaran informasi dan teknologi Pelatihan teknologi informasi bagi sivitas akademika dan masyarakat umum Penyedia koneksi internet untuk sivitas akademika Akbid GRIYA HUSADA Surabaya. 6
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA a. Sistem Informasi a. Publik Terminal dan Wi-Fi Access. Jaringan Internet yang disebarluaskan secara nirkabel/ Wi-Fi dapat di manfaatkan oleh mahasiswa secara langsung. Penggunaan layanan koneksi internet ini di proteksi dan di otentikasi berdasarkan hak akses menggunakan akun yang tersimpan di database Mikrotik Akbid Griya Husada. Dengan login ke Hotspot Akbid maka user akan di arahkan ke IP Address: http://192.168.3.1/login untuk memasukkan akun WiFi. b. Email. Untuk sementara ini layanan e-mail hanya terfokus pada unit administrasi, dengan satu akun akademik, karena keluar masuknya email ini harus di filter terlebih dahulu dari Unit Administrasi Email: admin@akbid-griyahusada.ac.id 7
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA c. Akses Server di Local Area Network Topologi Jaringan Lokal Akses lokal server yang di hubungkan oleh WiFi berfungsi sebagai pangkalan data dari Akbid Griya Husada Surabaya, yang menyimpan berbagai informasi maupun aplikasi. Dari server inilah media dan sarana perwujudan dari sebuah pembelajaran online yang informatif dan terkini dapat tercapai. http://192.168.3.33 atau http://griyahusada.ac.id 8
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA Portal Jaringan Lokal, adalah web lokal yang tertanam di server lokal Akbid Griya Husada Surabaya. Dimana portal ini merupakan tampilan utama dari sistem online yang terkoneksi ke jaringan wifi di Akbid Griya Husada Surabaya. Dari sini setiap pengunjung menjumpai frontend dari Akbid Griya Husada secara online dan berisi tautan-tautan ke aplikasi lain yang berada di jaringan server lokal. http://griyahusada.ac.id/site 9
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA Manajemen Administrasi/ File Repo, merupakan tempat online yang digunakan menyimpan berkas2 atau dokumen secara aman dengan di lengkapi tingkat security pengguna, sehingga hanya pengguna dengan hak akses yang dapat menggunakan aplikasi ini. http://griyahusada.ac.id/mollify Forum Pembelajaran Online, adalah sistem pembelajaran melalui forum diskusi online, dimana mahasiswa dan dosen dapat berinteraksi langsung pada sebuah pokok bahasan pembelajaran. Forum Pembelajaran Online ini atau biasa di sebut e-learning system, dosen dapat memberi sebuah materi diskusi yang bisa di unduh langsung oleh mahasiswa. http://griyahusada.ac.id/forum 10
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA Sistem Kepegawaian, merupakan manajemen kepegawaian secara online yang terletak di jaringan lokal Akbid Griya Husada. http://griyahusada.ac.id/pegawai2 Sistem Pemantauan CCTV, adalah memantau kondisi Akbid Griya Husada via jaringan lokal: http://cctv.griyahusada.ac.id/login.htm 11
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA Komunitas Online Akbid Griya Husada, merupakan media sosial untuk saling berbagi informasi di kalangan Akbid Griya Husada. http://griyahusada.ac.id/social 12
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA E-Library, adalah perpustakaan online yang berada di jaringan lokal yang berisi katalog koleksi buku maupun modul pembelajaran yang tersimpan di perpustakaan Akbid Griya Husada Surabaya. Di E- Library ini terdapat juga sistem peminjaman buku yang dapat di kelola secara online dan dapat di akses bagi mahasiswa yang terkoneksi di jaringan lokal. http://griyahusada.ac.id/library Informasi ke-arsipan, untuk dokumen-dokumen atau soft file, baik itu Peraturan Perundang-undangan maupun Materi-materi workshop yang tersimpan di server lokal dapat di unduh langsung di: http://griyahusada.ac.id/files 13
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA Kumpulan E-Book / Modul, untuk modul pembelajaran yang berupa soft file, atau yang sering di sebut dengan e-book dapat di unduh langsung di menu website lokal atau dengan alamat: http://griyahusada.ac.id/site/e-book Fitur Helpdesk/ Bantuan, merupakan aplikasi perpesanan yang terintegrasi dalam web Akbid Griya Husada Surabaya, baik itu yang berada di Jaringan Intranet maupun di Jaringan Internet. Dalam aplikasi ini pengunjung dapat berinteraksi secara langsung lewat pesan online. Fitur Polling, dari fitur ini mahasiswa dan dosen dapat mengukur sebuah nilai dari pokok bahasan yang di jadikan polling disini. 14
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA 1. Akses web hosting atau Wide Area Network (Internet) Topologi Jaringan WAN (Internet Webhosting) Jaringan Internet adalah lokasi portal yang berada di server external/ web hosting dengan layanan cloud system agar mudah diakses dari manapun dan kapanpun selama 24 jam nonstop. Web ini merupakan landing page yang pertama kali di liat oleh pengunjung Akbid Griya Husada Surabaya kemudian dari sini pengunjung dapat memilih kemana dia akan meneruskan http://www.akbid-griyahusada.ac.id 15
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA 1. Official Site/ Portal Utama, merupakan interface utama dari website external. Disini menyediakan berbagai macam informasi tentang Akbid Griya Husada Surabaya seperti, berita sekitar perkembangan kampus, lowongan kerja, foto-foto kegiatan mahasiswa, berita alumni, contact center, dan lain-lain. http://site.akbid-griyahusada.ac.id 16
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA 2. Sistem Akademik adalah sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola sebuah data-data administrasi akademik yang bekerja secara online sehingga memberikan kemudahan bagi penggunanya: https://siakad.akbid-griyahusada.ac.id 3. Jurnal Penelitian merupakan rujukan dari setiap penelitian dosen dan mahasiswa yang tersimpan di server external/ web hosting sehingga bisa di akses selama 24 jam non stop http://jurnal.akbi-griyahusada.ac.id 17
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA 4. Pendaftaran Mahasiswa Baru/ PMB Online, adalah portal pendaftaran mahasiswa baru yang dapat di kunjungi secara online selama 24 jam. http://pmb.akbid-griyahusada.ac.id 5. E-library/ Perpustakaan Online, adalah perpustakaan online yang berisi katalog buku ataupun modul dan penelitian dari dosen maupun mahasiswa. Web ini merupakan interface dari perpustakaan online yang tersimpan di jaringan WAN/ Internet. http://library.akbid-griyahusada.ac.id 18
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKBID GRIYA HUSADA 6. Mailist Akbid Griya Husada, adalah informasi tentang seputar kampus yang akan dikirim via email bagi siapa saja yang telah mendaftar di mailist Akbid Griya Husada Surabaya. http://mailist.akbid-griyahusada.ac.id 7. Pusat Penjamin Mutu, P2M ini merupakan lembaga internal yang memonitoring sistem akademik Akbid Griya Husada Surabaya. Disini web profil P2M ini berisi profil kinerja dari Pusat Penjamin Mutu yang di ulas secara ringkas. http://lpm.akbid-griyahusada.ac.id 19
8. Sistem Kepegawaian Akbid Griya Husada, adalah informasi manajemen tentang ketenagaan baik itu dosen dan tenaga kependidikan lainnya yang ada di Akbid Griya Husada Surabaya. https://simpeg.akbid-griyahusada.ac.id 20
FASILITAS AKBID GRIYA HUSADA FASILITAS LABORATORIUM Fasilitas laboratorium untuk wahana praktik Bahasa mahasiswa kebidanan di Akbid Griya Husada Surabaya untuk menuju pendidikan global. FASILITAS KELAS PEMBELAJARAN DENGAN PROJECTOR Sarana pembelajaran yang berada di kelas menggunakan media OHP yang mempermudah komunikasi antara Dosen dan Mahasiswa TELKOM INDIE SCHOOL Fasilitas Indie School merupakan fasilitas kerjasama antara Telkom dengan kampus Akbid Griya Husada Surabaya untuk menunjang koneksi internet yang cepat. 21
PROSEDUR LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI REGISTRASI AKUN WIFI HOTSPOT AKBID GRIYA HUSADA Syarat Pendaftaran Akun Wifi Hotspot untuk Dosen dan Tenaga Pendidik 1. Memiliki koneksi via WiFi 2. Dipersilahkan datang ke Sistem Informasi untuk membuat akun berdasarkan profil saat ini Syarat Pendaftaran Akun Wifi Hotspot untuk Mahasiswa 1. Memiliki koneksi via WiFi. 2. Membawa Kartu Tanda Mahasiswa 3. Menyiapkan username dan password yang akan di gunakan 4. Dipersilahkan datang ke Sistem Informasi untuk di buatkan akun atau via helpdesk di portal Akbid Griya Husada Surabaya. PENGEMBALIAN AKUN WiFi HOTSPOT YANG DI BANNED Untuk Dosen dan Tenaga Pendidik dipersilahkan datang ke Sistem Informasi atau meniggalkan pesan via helpdesk di portal Akbid Griya Husada Surabaya. Untuk Mahasiswa datang ke Sistem Informasi dengan menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa atau Chat via Helpdesk di portal Akbid Griya Husada dengan menyebutkan Nama, NIM, Username dan Password. 22
PENYEDIA LAYANAN PENGADUAN TEKNOLOGI INFORMASI PENGADUAN SEKITAR LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI Untuk Pengaduan seputar layanan Teknologi dan Informasi bisa dipersilahkan untuk mengirimkannya ke alamat: http://griyahusada.ac.id/site/kontak-kami/ Jaringan Lokal (LAN) http://site.akbid-griyahusada.ac.id/index.php/contact Internet (WAN) atau melalui Offline Message: Helpdesk Chat And Message di setiap portal Akbid Griya Husada Surabaya. 23
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI PANDUAN PEMBUATAN BLOG Layanan Blog secara gratis dapat diperoleh bagi seluruh akademisi, dosen maupun tenaga pendidik secara Jaringan Lokal. Adapun beberapa manfaat penggunaan blog disini sebagai berikut: 1. Sebagai penyedia layanan jurnal online yang tersedia lokal di jaringan Akbid Griya Husada, jadi memungkinkan berbagi informasi lebih cepat daripada menggunakan resource dari luar. 2. Meningkatkan kekayaan konten online di bawah domain griyahusada.ac.id sehingga dapat berbagi online tentang sebuah studi pembelajaran. 3. Berkesempatan untuk belajar menulis dan mengemukakan pendapat. KEUNGGULAN BLOG AKBID GRIYA HUSADA SURABAYA 1. Menggunakan Wordpress versi terbaru; 2. Tersedia bermacam pilihan templates (Theme) yang bisa dipilih sesuai dengan keinginan. 3. Tersedia banyak pilihan plugin yang memperkaya fungsionalitas blog user. SIAPA YANG BOLEH MEMILIKI BLOG AKBID GRIYA HUSADA? Semua sivitas akademika Akbid Griya Husada Surabaya berkesempatan untuk memliki blog di jaringan lokal. Layanan ini ditujukan kepada seluruh sivitas akademika Akbid Griya Husada Surabaya, baik itu tenaga pendidik, non pendidik dan seluruh mahasiswa Akbid Griya Husada Surabaya. Jika anda adalah salah satu dari element di atas, maka anda bisa mendaftar untuk memiliki akun pada blog Akbid Griya Husada Surabaya. SYARAT PENDAFTARAN BLOG Seluruh sivitas akademika Akbid Griya Husada Untuk Mahasiswa melampirkan KTM, Alamat Email, Username dan Password Untuk Dosen dan Karyawan menuliskan Email, Username dan Password. 24
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRATSI/ FILE REPO Untuk mengakses sistem manajemen berikut adalah dengan mengkoneksikan ke Wifi yang berada di Akbid Griya Husada Surabaya, karena sistem manajemen berkas berikut tertanam pada server lokal Akbid Griya Husada Surabaya demi menghindari penyalahgunaan akses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk memulai akses ke sistem manajemen administrasi ini silahkan anda ketik pada browser internet anda http://griyahusada.ac.id/mollify maka anda di bawa ke halaman login berdasarkan hak akses yang telah di berikan Untuk selanjutnya anda akan dapat melihat folder-folder berkas dimana folder tersebut mempunyai hak akses untuk dikelola berdasarkan penggunanya 25
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Dari sini anda dapat melihat berkas yang telah tersimpan pada server lokal, untuk menyimpan berkas yang anda inginkan pada computer anda, anda tinggal mengunduhnya dengan mengklik pada file/ berkas tersebut Jika pengguna ingin mengunggah file/berkas ke folder yang berada di sistem manajemen administrasi tersebut, tinggal memilih menu upload yang ber-ikon panah ke atas Lalu pengguna dapat memilih file/berkas yang ingin di unggah yang berada di komputer pengguna. 26
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI FORUM PEMBELAJARAN ONLINE/ FORUM DISKUSI Forum pembelajaran online ini merupakan media diskusi antara dosen dan mahasiswa yang dikemas secara online melalui server lokal Akbid Griya Husada Surabaya. Forum ini merupakan mediasi dari suatu pembelajaran di luar kelas dimana mahasiswa dan dosen dapat berdiskusi tentang suatu pokok pembelajaran/ mata kuliah dimana mahasiswa dapat bertanya ataupun menjawab secara online. Untuk mengakses forum ini mahasiswa ataupun dosen harus terkoneksi dengan wifi di jaringan lokal Akbid Griya Husada Surabaya dengan alamat: http://griyahusada.ac.id/forum Bagi mahasiswa yang belum mempunyai akun di forum in dapat dengan langsung registrasi akun mereka pada meu daftar, karena dalam forum ini pengguna yang ingin bertanya jawab harus teregister terlebih dahulu pada forum ini Setelah pengguna mengklik menu daftar lalu akan muncul syarat dan prasyarat yang yang harus disetujui oleh pengguna sebelum melakukan registrasi. 27
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Setelah mengklik menu tersebut pengguna akan diarahkan ke halaman data pengguna yang nantinya akan di gunakan untuk login kedalam forum. Disini pengguna diminta mengisikan nama pengguna, email dan password serta mengisikan captcha yang tertera disana. Setelah semua selesai pengguna akan di bawa ke halaman utama dimana pengguna dapat bertanya jawab dalam suatu pokok diskusi tertentu 28
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Pada halaman ini pengguna dapat melihat dan memilih serta bertanya jawab pada pokok bahasan yang telah tersedia sebelum ada tanda pokok bahasan tersebut telah selesai/ ditutup untuk di diskusikan (Case Closed). SISTEM MANAJEMEN KEPEGAWAIAN Sistem manajemen kepegawaian Akbid Griya Husada Surabaya ini merupakan sarana pengolahan data kepegawaian yang ada beserta data lain yang mendukung. Untuk mengakses halaman ini hanya beberapa pengguna yang di beri akses seperti tenaga administrasi dan dosen, yaitu dengan menginput pada halaman browser http://simpeg.akbid-griyahusada.ac.id 29
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Pada halaman ini pengguna diwajibkan untuk memasukkan username serta password yang telah di berikan oleh Unit Sistem Informasi. Setelah pengguna mengisikan username dan password dengan benar maka pengguna akan di bawa ke halaman beranda, Dimana pada halaman ini pengguna dapat melihat secara grafik penggajian pegawai berdasarkan bulan yang berlaku. Untuk pengguna yang telah mendapat akses dapat menambahkan data pegawai dan dosen serta penggajiannya 30
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Untuk mengelola data yang sudah masuk pada sistem dapat dilakukan dengan cara menggeser slider bawah kemudian akan terlihat menu edit pada setiap data dosen atau tenaga kependidikan yang akan dikelola datanya. 31
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI SISTEM KOMUNITAS AKGH AKGH Community ditujukan untuk seluruh sivitas akademika Akbid Griya Husada Surabaya untuk membangun jaringan layaknya facebook. Meskipun Sistem Komunitas AKGH ini belum di kembangkan secara Wide Area Network namun telah rencakan untuk di bangun secara WAN. AKGH Community dsini hanyalah sebagai ajang latihan ataupun pembelajaran sebelum melangkah ke Wide Area Network. http://griyahusada.ac.id/social Sebelumnya bagi mahasiswa atau dosen yang belum registrasi pada komunitas online ini klik tombol Sign Up di kanan atas untuk pendaftaran pertama kali. Tombol ini akan membawa pengguna menuju ke halaman Pembuatan Akun (Create Account). Isikan semua informasi yang diminta pada halaman ini seperti email address, password, zona waktu (Untuk Indonesia Bagian Barat/WIB isi dengan +07:00) maupun Bahasa yang ingin digunakan, centang pada kotak I have read and Agree Terms of Service lalu klik tombol Continue 32
PANDUAN TEKNOLOGI INFORMASI Setelah itu pengguna akan menjumpai halaman Data Pribadi, isikan sesuai data pribadi pengguna, setelah semua terisi lalu simpan dengan menekan tombol Save. Ketika pengguna telah mengisi semua data yang diminta, maka selanjutnya pengguna akan dibawa kembali ke halaman login untuk masuk ke system social AKGH lalu isikan nama pengguna serta password yang telah dibuat. Untuk selanjutnya Pedoman Sistem Perpustakaan Online dan Sistem Informasi Akademik, penulis telah membuatkan sendiri secara terpisah untuk kedua Buku Pedoman tersebut. - Buku Pedoman Sistem Perpustakaan Online (SLiMS/ Senayan Library Management System) - Buku Pedoman Sistem Informasi Akademik 33
PENUTUP E-BOOK TEKNOLOGI INFORMASI Buku Pedoman atau E-Book Teknologi Informasi Bagian Pertama ini telah selesai. Terima kasih untuk semua pembaca sivitas akademika Akbid Griya Husada. Semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat bagi seluruh sivitas akademika. Kritik dan saran yang membangun, kami nantikan demi penyempurnaan buku pedoman ini. Penyusun Sistem Informasi dan Teknologi 34
Jl. Dukuh Pakis Baru II No. 110 Surabaya 60225 Jawa Timur Telp. / Fax. 031 567 0113 admin@akbid-griyahusada.ac.id www.akbid-griyahusada.ac.id 35