Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Akademik Wijaya Husada Bogor Untuk Mahasiswa

Transkripsi

1 Untuk Mahasiswa

2 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas terselesaikannya pedoman User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada ini dengan baik. Ucapan terima kasih kami tujukan kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman User Guide SIAK ini. Birokrasi dan pedoman yang tertib dan handal serta mampu bekerja dengan baik, merupakan harapan bagi civitas akademika di lingkungan Akademi Kebidanan Wijaya Husada. Harapan tersebut, merupakan salah satu tuntunan dalam User Guide SIAK ini, agar birokrasi dan pelaksanaan kegiatan di Akademi Kebidanan Wijaya Husada menjadi tidak diskriminatif dan berjalan secara transparan. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada yang diharapkan menjadi salah satu landasan berpijak dan bekerja dalam upaya pewujudan dan pembenahan lingkungan kerja dan birokrasi kini dan di masa mendatang. Demikian, semoga User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada dapat menjadi bahan acuan dalam menciptakan lingkungan yang lebih kondusif. Wa alaikumsalam Wr. Wb. Bogor, Januari 2016 Akademi Kebidanan Wijaya Husada Direktur Triswanti, S.SiT., M.Kes

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii Latar Belakang 1 Keunggulan Sistem 2 Alur Sistem Akademik.. 3 TUTORIAL SIAM (Untuk Mahasiswa) Sistem Informasi Akademik Mahasiswa.. 7 E-Learning 19 E-Laboratory 24 Perpustakaan 26 TUTORIAL PMB (Untuk Calon Mahasiswa Baru) 32 TUTORIAL SIMA (Untuk Dosen) Sistem Informasi Monitoring Akademik 35 E- Learning 38 E-Laboratory 40 Perpustakaan 43 TUTORIAL PORTAL ALUMNI Pengisian Tracer Study 50 Pengisian Kuesioner 52 TUTORIAL SIMPEG Pengajuan Cuti.. 54

4 LATAR BELAKANG Kehadiran 4ystem informasi pada organisasi termasuk institusi perguruan tinggi menjadi suatu keharusan di zaman yang makin kompetitif dan maju dalam perkembangan teknologi informasi. Pentingnya informasi sebagai salah satu dasar penunjang pengambilan keputusan dalam rangka menentukan arah kebijakan pimpinan, mengharuskan institusi menciptakan sebuah 4system yang baik untuk menghasilkan informasi yang relevan, cepat dan akurat. Di era digital ini, sistem informasi yang diterapkan cenderung sudah beralih ke 4ystem informasi berbasis computer (CBIS), dan salah satu proses bisnis yang dijalankan di perguruan tinggi dan menjadi backbone process dari segala aktivitas pelayanannya terhadap klien (mahasiswa) adalah proses akademik. Dari situ muncul, istilah 4Sistem Informasi Akademik (SIAK), sebagai sarana dan infrastruktur berbasis computer penghasil informasi yang terkait dengan aktivitas akademik. Informasi yang dihasilkan ini tidak hanya bermanfaat bagi pimpinan perguruan tinggi, tetapi lebih dari itu, pelaku proses akademik seperti mahasiswa dan dosen juga dapat merasakan manfaat dari kehadiran 4sistem informasi akademik. Untuk membangun sebuah sistem informasi, tentunya yang dikeluarkan diawal proyek untuk menginstalasi perangkat keras, jaringan, server dan perangkat lunak sistem informasi itu sendiri. Secara garis besar, sistem informasi akademik yang umum digunakan di kami, dapat digambarkan pada gambar dibawah ini (Gambar 1).

5 KEUNGGULAN SISTEM WEB BASED APPLICATION Aplikasi dikembangkan dengan teknologi web sehingga mempermudah untuk dapat diakses darimana saja secara online melalui computer yang terhubung ke server melalui jaringan internet SISTEM DIBANGUN SECARA MODULAR Sistem merupakan system yang bersifat modular, sehingga memungkinkan untuk dikembangkan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. OPEN SOURCE CODE Sistem dibangun berbasis open source yang didapatkan secara gratis. EFISIENSI MEDIA DAN RUANG YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DATA/ARSIP Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan data data perguruan tinggi, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas kertas tersebut, dan sebagainya. KEMUDAHAN PENGGUNAAN DAN PENGATURAN Sistem didesain dengan antar muka yang bersahabat dengan mudah digunakan, membagi hak akses ke dalam beberapa level akses yang berbeda sesuai dengan struktur organisasi lembaga.

6 ALUR SISTEM AKADEMIK Sistem akademik ini dperuntukan untuk umum/ pengguna, Dosen, mahasiswa, mahasiswa baru, karyawan dan alumni. Aktivitas utama Pendidikan Tinggi berkisar pada aktifitas Penerimaan Akademik, Operasional Akademik dan Kelulusan Akademik. Berdasarkan hal tersebutu diatas maka alur system yang kami kembangkan berpedoman pada proses proses aktivitas utama lembaga pendidikan tinggi, yakni Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik (perwalian-proses belajar mengajar-proses kelulusan mahasiswa) Di bawah ini, adalah penjelasan 6ystem yang dibagi berdasarkan fungsionalitas sub sistemnya dan modul modul yang dicakupnya. Tabel dibawah menjelaskan lingkup yang masih umum dan modul modul yang dijelaskan dalam tabel ini masih bersifat dasar, dan tentunya masih dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi. Tabel. 1 Subsistem dan Fungsionalitas Modul SIAK No Nama Sub Sistem 1 SIAM (Sistem Informasi Akademik Mahasiswa) Definis Merupakan system pelayanan akademik yang dikhususkan untuk mahasiswa dalam mengakses informasi seputar catatan akademik selama proses perkuliahan, baik berupa info biodata, KRS, KHS, Jadwal Kuliah, serta pengumuman. User Mahasiswa

7 2 E- Learning Dalam e-learning ini kita dapat belajar secara online dengan mahasiswa satu kelas atau pun dosen yang bersangkutan melalui fitur-fitur yang telah disediakan dalam Course Networking.Selain belajar online kita pun bisa mengerjakan soal quiz / tugas yang diberikan oleh dosen. Mahasiswa atau dosen pun bisa memberi atau mengambil materi ajar yang sudah pernah diajarkan/ yang sudah dishare di e-learning. 3 E-Laboratory Merupakan system pelayanan akademik yang dikhususkan untuk mahasiswa dalam mengakses laboratorium. Dilaboratorium itu sendiri mahasiswa bisa mendownload catalog seperti catalog daftar alat, catalog daftar tilik, catalog kebidanan (PNC, INC, dll), dan catalog health education 4 Perpustakaan Merupakan layanan yang disediakan bagi petugas pelayanan perpustakaan maupun pengunjung perpustakaan untuk mengakses seputar informasi buku perpustakaan serta pelayanan perpustakaan. Layanan yang bisa diakses yaitu : Peminjaman Buku, Jurnal, Prosiding, Buku Ajar, Modul Praktikum Mahasiswa Dosen Mahasiswa dosen Mahasiswa, dosen Karyawan dan dan dan

8 Pengecekan Status Buku Data Peminjaman Pengisian Buku Kunjungan Selain itu di web ini pun kami memberikan beberapa referensi link perpustakaan diluar institusi kami, antara lain : Perpustakaan FMIPA UNPAK Perpustakaan Nasional Perpustakaan Kemkes 5 PMB Merupakan halaman antarmuka berbasis web (website) yang menampung informasi seputar pendaftaran mahasiswa baru (PMB) serta menyediakan aplikasi pendaftaran mahasiswa baru secara online yang dapat diisi oleh calon mahasiswa. 6 Sistem Informasi Monitoring Akademik Merupakan layanan akademik yang digunakan dosen dalam mengakses informasi seputar catatan akademik (SIMA) mahasiswa selama prosesnperkuliahan, informasi bimbingan mahasiswa, informasi jadwal mengajar dan pengisian nilai mata kuliah. 7 Portal Alumni Diportal alumni ini, alumni wajib mengisi tracer study dimana tracer study itu sendiri disediakan dan dikhususkan untuk pengelolaan data alumni atau lulusan. Tracer study menyediakan kuesioner yang Calon Mahasiswa baru Dosen Alumni

9 8 Sistem Informasi Keuangan (SIKU) 9 Sistem Kepegawaian (SIMPEG) diisi oleh alumni. Selain itu di halaman ini juga kami membagikan informasi tentang lowongan perkerjaan atau permintaan lulusan dari user ataupun stakeholder. Merupakan layanan akademik yang dikhususkan pada bidang pengelolaan keuangan berkaitan dengan kegiatan akademik yang melibatkan mahasiswa, dosen serta elemen terkait. Layanan yang bisa diakses, sebagai berikut : Biaya Perkuliahan Pembayaran Mahasiswa Merupakan system informasi yang ditujukan hanya untuk karyawan untuk mengetahui informasi data pribadi, jadwal cuti bersama dan pengajuan cuti. Bagian Keuangan Karyawan

10 1. Modul Halaman Untuk Mahasiswa Fungsi : agar setiap mahasiswa tidak bisa melihat/ mengecek nilai mahasiswa lain Fungsi : Halaman index ini menampilkan Data Mahasiswa, Pengumuman, Jadwal perkuliahan, KHS, KRS, Transkrip nilai, dan Materi Ajar.

11 Fungsi : Untuk mengupdate data diri pribadi mahasiswa.

12 Fungsi : Untuk memberikan informasi informasi terbaru diruang lingkup Akbid Wijaya Husada. Untuk halaman pengumuman file hanya bisa di download dan di lihat oleh mahasiswa.

13 Fungsi : Untuk melihat Jadwal perkuliahan silahkan pilih prodi masing masing dengan klik Lihat Detail lalu download

14 Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak nilai semester yang saat ini mereka ampuh

15 Fungsi : Mahasiswa bisa menambah, melihat/ mencetak KRS yang MKnya sedang diampuh

16

17

18

19 Fungsi : Mahasiswa bisa melihat/ mencetak Rekap nilai yang pernah mereka ampuh

20

21 Fungsi : untuk mempermudah mahasiswa agar tau mk apa saja yang akan mereka ampuh

22 1.1 Pendahuluan E-learning dengan interface yang mirip dengan social media. Dalam Course Networking ini kita dapat belajar secara online dengan banyak orang melalui fitur-fitur yang telah disediakan dalam Course Networking. 1.2 Register Akun Sebelum anda memulai E-Learning anda harus memiliki akun terlebih dahulu, berikut cara registenya: 1. Buka browser anda lalu tulis alamat 2. Setelah itu klik tombol Sign Up. 3. Isikan nama dan alamat anda lalu klik sign up, jika anda memiliki akun facebook atau linkedin anda dapat register dengan akun tersebut, namun sangat kami sarankan anda register menggunakan akun anda, dikarenakan selama perkuliahan online dosen akan memberikan informasi melalui alamat anda. 4. Setelah mengklik tombol sign up maka akan muncul pemberitahuan, klik tombol Got It lalu login ke alamat anda masing-masing.

23 5. Login ke alamat anda masing-masing, lalu cek apakah sudah ada pemberitahuan dari pihak Course Networking atau tidak, jika tidak maka tunggu beberapa saat dan refresh browser anda 6. Jika sudah ada dari pihak Course Networking klik tersebut dan klik link yang telah mereka lampirkan di tersebut, link tersebut adalah aktifasi akun anda.

24 7. Setelah anda klik link aktifasi akun maka anda akan di alihkan ke laman baru, selanjutnya anda akan diminta setting password, isikan password yang akan anda gunakan. 8. Setelah anda mengklik tombol submit anda akan dialihkan ke halaman Course Networking, jika tidak silahkan anda login ulang.

25 1.3 Mengatur dan Menambah Followers Selama menggunakan Course Networking tentunya anda dapat menambah teman anda baik didalam perkuliahan maupun diluar perkuliahan. 1. Klik tombol Search di menu atas anda 2. Ketikan nama teman/orang yang ingin anda ikuti. 3. Setelah itu klik Follow

26 1.4 Kelas Perkuliahan Saat pertama kali anda register akun dan masuk ke halaman Course Networking, tentunya anda belum memiliki kelas perkuliahan manapun sehingga halaman beranda anda akan terlihat kosong. 1. Untuk menambah kelas perkuliahan yang akan anda ikuti anda klik tombol Add New Course/Conexus di menu kiri halaman beranda anda. 2. Setelah itu ketikan kelas perkulihan yang akan anda cari.

27 Fungsi : Halaman ini dibuat untuk mempermudah mahasiswa/ petugas lab jika meminjam alat agar tidak terjadi kesalahan atau penukaran barang saat pengambilan alat di depo lab. Selain itu juga halaman memberi fasilitas mahasiswa tentang beberapa poster kebidanan, catalog dan daftar tilik. Yang bisa membantu mahasiswa saat belajar.

28

29 Fungsi : Perpustakaan ini untuk mempermudah mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan ke perpustakaan. Di halaman ini tenaga civitas akademika bisa mengetahui judul buku yang tersedia di perpustakaan dan peminjaman pun bisa dilakukan secara online.

30

31 Di detail ini pun kita bisa mengetahui status buku yang akan kita pinjam tersedia atau tidak.

32 Masukkan id dan password yang didapatkan saat pertama x daftar Fungsi : Untuk mengetahui riwayat peminjaman yang sudah pernah dilakukan atau list buku yang akan dipinjam. Jika ingin meminjam buku harap lapor ke admin perpustakaan dengan membawa kartu anggota dan nomor buku.

33 Fungsinya untuk merekap data pengunjung.

34 Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri

35 Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bekerja sama dengan kami, salah satunya adalah perpustakaan FMIPA UNPAK. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri

36 Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri