SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT PADA PT.INALUM BERBASIS WEB

SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT PADA PT.INALUM BERBASIS WEB LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Oleh : HILDA ANGGRAINI NIM : 1105102015 PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014

ABSTRAK E-procurement merupakan proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik (berbasis web/internet).sistem Informasi E- procurement Berbasis Web ini bertujuan untuk membantu pengadaan dengan sistem konvensional yang dilakukan dengan langsung mempertemukan pihakpihak yang terkait pengadaan.sistem Informasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.Hasil dari Tugas Akhir ini adalah suatu Sistem Informasi E-Procurement Berbasis Web yang sangat bermanfaat bagi perusahaan PT.Inalum program yang akan dirancang dapat digunakan sebagai media dalam melakukan pengadaan barang dan jasa mereka.dengan Sistem Informasi E-procurement Berbasis Web ini dapat pemanfaatan perkembangan teknologi informasi dalam proses pengadaan barang/jasa serta untuk mewujudkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, adil dan transparan.kelebihan dari Sistem Informasi ini adalah dapat memberikan kemudahan kepada vendor atau calon rekan untuk mendapatkan informasi tentang pelelangan. Selain itu, dalam segi keamanannya dapat dikatakan aman, karena tidak semua user dapat mengaksesnya, melainkan hanya orang yang memiliki kepentingan saja yang dapat mengaksesnya. Kekurangannya adalah proses pemilihan vendor pada sistem informasi pengadaan barang dan jasa masih menggunakan negoisasi yang dilakukan dengan cara mengundang vendor dan belum memiliki database yang terintegrasi dengan baik sehingga terjadi kesulitan dalam pengolahan data. Kata Kunci : e-procurement, sistem pengadaan barang dan jasa, PHP, MySQL

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan karunia-nya yang telah memberikan penulis kesehatan serta kemudahan dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul Sistem Informasi E-Procurement Pada PT.INALUM Berbasis Web. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika Jurusan Teknik Komputer dan Informatika Politeknik Negeri Medan. Laporan ini dapat disusun dengan baik karena banyak masukan dan dukungan dari berbagai pihak yang berupa informasi, arahan, serta bimbingan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ferry Fachrizal, S.T., M.KOM, selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer dan Informatika Politeknik Negeri Medan. 3. Julham, S.T., Kom., selaku Kepala Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan dan Selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, memberikan banyak ilmu, serta semangat, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 4. Seluruh staff pengajar pada Politeknik Negeri Medan, khususnya staff pengajar di Program Studi Manajemen Informatika.

5. M. Rizki Novriandri Nasution, selaku Assistant Officer, Procurement Section Business Department yang telah banyak membantu dalam memberikan informasi yang lengkap tanpa mengenal waktu kepada penulis. 6. Kedua orangtua penulis, Sahrul Ismail dan Misnah Damanik, yang selalu memberikan doa dan dukungan baik dari segi moril maupun materil. Kakakkakak penulis, Dewi Rahmayani dan Leni Andriani yang memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 7. Ariama Susanti, selaku Administrasi Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan, yang telah banyak membantu penulis untuk keperluan administrasi Laporan Tugas Akhir ini. 8. Akbar Suganti, seseorang yang selalu memberikan semangat, dukungan, dan doa kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas akhir ini. 9. Seluruh teman-teman MI-6A, khususnya Desi Fitriani, Ruth Angelia, Nurhayati Batubara, dan Otto Indra Dioz Turnip yang telah banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya. Medan, 8 Agustus 2014 Penulis, Hilda Anggraini NIM. 1105102015

DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN... i LEMBAR PENGESAHAN... ii ABSTRAK... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vii DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL...xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.2.1 Rumusan Masalah... 2 1.2.2 Batasan Masalah... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir... 3 1.3.1 Tujuan Tugas Akhir... 3 1.3.2 Manfaat Tugas Akhir... 4 1.4 Metodologi Penelitian... 4 1.4.1 Tahap Perencanaan Sistem... 4 1.4.2 Tahap Analisis Sistem... 5 1.4.3 Tahapan Perancangan Sistem... 6 1.4.4 Tahapan Pembuatan Sistem... 6 1.5 Sistematika Penulisan... 7

1.6 Lokasi Penelitian... 8 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA...9 2.1 Sistem... 9 2.2 Informasi... 11 2.3 Sistem Informasi... 13 2.4 E-Procurement... 15 2.5 Xampp 1.7.3... 16 2.6 Web... 16 2.7 PHP... 18 2.8 MySQL... 18 2.9 Data Flow Diagram (DFD)... 19 2.10 Database... 21 2.11 Flowchart... 24 2.12 Normalisasi... 23 2.13 Kamus Data... 25 2.14 Sejarah Singkat PT.INALUM... 26 2.15 Visi dan Misi Perusahaan... 27 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM...28 3.1 Analisis Sistem Berjalan... 28 3.1.1 Prosedur Sistem Yang Berjalan... 28 3.2 Perancangan Sistem Usulan... 30 3.2.1 Rancangan DFD ( Data Flow Diagram )... 30 3.2.2 Spesifikasi Proses... 39

3.2.3 Rancangan Output... 44 3.2.4 Rancangan Input... 48 3.2.5 Perancangan Laporan... 52 3.2.6 Kamus Data... 54 3.2.7 Rancangan Database... 57 3.2.8 Struktur User Interface... 70 3.2.9 Algoritma Pemrograman / Flowchart... 71 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN...82 4.1 Pembahasan Hasil Sistem... 82 1. Tampilan Login User... 82 2. Halaman Form Tambah User... 83 3. Halaman Input Data Berita... 84 4. Halaman Input Data Pengadaan... 85 5. Halaman Input Data Perbandingan Harga... 86 6. Halaman Input Data Justifikasi Kebutuhan... 87 7. Halaman Registrasi Vendor... 88 8. Halaman Login Vendor... 89 9. Halaman Proses Penawaran... 90 10. Halaman Upload File Proses Penawaran... 91 11. Halaman Data User... 92 12. Halaman Data Berita... 93 13. Halaman Data Pengadaan... 94 14. Halaman Data Vendor... 95 15. Halaman Data Pemilihan Pemenang Vendor... 96

16. Halaman Data Pemenang Vendor... 97 4.2 Studi Kelayakan Sistem... 98 4.2.1 Kelayakan Teknis... 98 4.2.2 Kelayakan Operasional... 98 4.2.3 Kelayakan Ekonomis... 98 4.3 Kekurangan dan Kelebihan Program... 99 4.3.1 Kekurangan... 99 4.3.2. Kelebihan... 100 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...101 5.1 Simpulan... 101 5.2 Saran... 102 DAFTAR PUSTAKA...103 LAMPIRAN...104

DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan... 28 Gambar 3.2 Diagram Konteks Yang Di Usulkan... 30 Gambar 3.3 DFD level 0 yang di usulkan... 33 Gambar 3.4 DFD level 1 oleh Data User... 34 Gambar 3.5 DFD level 1 oleh Data Berita... 35 Gambar 3.6 DFD level 1 oleh Data Justifikasi Pengadaan... 36 Gambar 3.7 DFD level 1 oleh Data Justifikasi Kebutuhan... 37 Gambar 3.8 DFD level 1 oleh Data Perbandingan Harga... 38 Gambar 3.9 Perancangan Output Pengolahan Data User... 44 Gambar 3.10 Perancangan Output Pengolahan Data Berita... 45 Gambar 3.11 Perancangan Output Pengolahan Data Justifikasi Pengadaan... 45 Gambar 3.12 Perancangan Output Pengolahan Data Justifikasi Kebutuhan... 46 Gambar 3. 13 Perancangan Output Tampilan Data Perbandingan Harga... 46 Gambar 3.14 Perancangan Output Tampilan Data Vendor... 47 Gambar 3.15 Perancangan Output Tampilan Data Pemenang... 47 Gambar 3. 16 Perancangan Input Data User... 48

Gambar 3. 17 Perancangan Input Data Pengadaan... 49 Gambar 3. 18 Perancangan Input Data Justifikasi Kebutuhan... 49 Gambar 3. 19 Perancangan Input Data Perbandingan Harga... 50 Gambar 3. 20 Perancangan Input Login Vendor... 50 Gambar 3. 21 Perancangan Input Register Vendor... 51 Gambar 3.22 Perancangan Laporan Data Vendor... 52 Gambar 3.23 Perancangan Laporan Cetak Pengadaan... 52 Gambar 3. 24 Perancangan Laporan Cetak Peserta Vendor... 53 Gambar 3.25 Normalisasi Unnormal... 58 Gambar 3.26 Bentuk Normal Pertama... 59 Gambar 3.27 Bentuk Normal Kedua... 60 Gambar 3 28 Bentuk Normal Ketiga... 61 Gambar 3.29 ERD... 62 Gambar 3.30 Tabel Relasi... 68 Gambar 3.31 Struktur User Interface Admin... 70 Gambar 3.32 Struktur User Interface Pimpinan... 70 Gambar 3.33 Struktur User Interface Pengguna Biasa... 71

Gambar 3.34 Struktur User Interface Halaman Vendor... 71 Gambar 3.35 Flowchart Login Staff... 72 Gambar 3.36 Flowchart Menu Staff... 73 Gambar 3.37 Flowchart Pengolahan Data User... 74 Gambar 3.38 Flowchart Pengolahan Data Berita... 75 Gambar 3.39 Flowchart Pengolahan Data Pengadaan... 76 Gambar 3.40 Flowchart Pengolahan Data Perbandingan Harga... 77 Gambar 3.41 Flowchart Pengolahan Data Kebutuhan... 78 Gambar 3.42 Flowchart Login Pimpinan... 79 Gambar 3.43 Flowchart Menu Pimpinan... 80 Gambar 3.44 Flowchart Menu Pemilihan Pemenang... 81 Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login User... 82 Gambar 4.2 Tampilan Input Data User... 83 Gambar 4.3 Tampilan Input Data Berita... 84 Gambar 4.4 Tampilan Input Data Pengadaan... 85 Gambar 4.5 Tampilan Input Data Perbandingan Harga... 86 Gambar 4.6 Tampilan Input Data Justifikasi Kebutuhan... 87

Gambar 4.7 Tampilan Input Registrasi Vendor... 88 Gambar 4.8 Tampilan Input Data Login Vendor... 89 Gambar 4.9 Tampilan Input Data Proses Penawaran... 90 Gambar 4.10 Tampilan Upload File Proses Penawaran... 91 Gambar 4.11 Tampilan Data User... 92 Gambar 4.12 Tampilan Data Berita... 93 Gambar 4.13 Tampilan Data Pengadaan... 94 Gambar 4.14 Tampilan Data Vendor... 95 Gambar 4.15 Tampilan Data Pemilihan Pemenang Vendor... 96 Gambar 4.16 Tampilan Data Pemenang Vendor... 97

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Simbol Simbol Flowchart... 22 Tabel 3.1 Spesifikasi Proses... 39 Tabel 3.2 Kamus Data... 54 Tabel 3.3 Tabel User... 64 Tabel 3.4 Tabel Justifikasi Kebutuhan... 65 Tabel 3.5 Tabel Perbandingan Harga... 65 Tabel 3.6 Tabel Justifikasi Pengadaan... 66 Tabel 3.7 Tabel Berita... 66 Tabel 3.8 Tabel Penawaran Harga... 67 Tabel 3.9 Tabel Data Pemenang... 67 Tabel 3.10 Tabel Vendor... 68

DAFTAR LAMPIRAN SURAT KESEDIAAN DOSEN PEMBIMBING... 105 SURAT PERMOHONAN PENGAJUAN JUDUL TUGAS AKHIR... 106 SURAT PERSETUJUAN JUDUL TUGAS AKHIR... 107 SURAT IZIN MENGADAKAN RISET... 108 KARTU BIMBINGAN TUGAS AKHIR MAHASISWA... 109 FORMULIR BEBAS REVISI TIM PENGUJI 1... 110 FORMULIR BEBAS REVISI TIM PENGUJI 2... 111 LISTING PROGRAM... 112

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengadaan barang dan jasa perusahaan merupakan salah satu aspek penting dalam proses belanja, yaitu sekitar 65 % dari seluruh anggaran belanja. Oleh karena itu, proses pengadaan barang dan jasa harus ditingkatkan kualitasnya sehingga menjadi instrumen yang efektif dalam proses pembangunan dan daya saing nasional. Proses pengadaan barang dan jasa (pelelangan) dalam bidang konstruksi merupakan salah satu prosedur dalam mencari perusahaan yang mampu memfasilitasi kebutuhan belanja dalam pembangunan infrastruktur. Pelelangan dilakukan dalam kurun waktu tertentu, serta dilaksanakan sesuai prosedur yang sudah ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Sehingga proses penawaran harga yang terjadi dalam pelelangan tersebut, menghasilkan output yang paling murah, namun tetap memenuhi standar kualitas. Serta dilakukan secara efektif, efisien, terbuka, transparan, adil, dan akuntabel. Kemajuan di bidang teknologi informasi, dapat mendukung pelaksanaan pengadaan barang dan jasa menjadi lebih baik. Teknologi informasi dapat dimanfaatkan bukan hanya dalam mencari data dan informasi, namun dapat menjadi sarana yang efektif untuk melakukan proses transaksi dan pelelangan melalui media elektronik. Pelelangan secara elektronik ini kemudian dikenal dengan istilah e-procurement. Proses pelelangan yang tidak dilakukan secara

manual, melainkan dengan e-auction. Dimana pada sistem ini, penyedia jasa dapat melakukan pelelangan dimana saja, tanpa terhambat oleh dimensi ruang. Oleh karena itu, diperlukan suatu aplikasi sistem yang dapat digunakan oleh penyedia jasa secara onlien, sehingga peserta lelang tidak terjebak oleh jadwal pertemuan, sebagaimana terjadi pada pelelangan secara manual. Selain itu, aplikasi tersebut juga dapat menjadi solusi dalam poses penawaran (bidding) yang menuntut konsep real-time. Dimana, ketika peserta lelang mengajukan penawaran, di saat itu pula penawaran tersebut dapat diterima oleh perusahaan. Dengan alasan inilah penulis memilih judul Sistem Informasi E- Procurement Pada PT.INALUM Berbasis Web dalam penulisan Tugas Akhir ini. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup permasalahan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1.2.1 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka masalahnya adalah bagaimana membuat suatu aplikasi berbasis web pada sistem e-procurement yaitu dengan metode pengadaan barang dan jasa secara onlien, sehingga peserta lelang tidak terjebak oleh jadwal pertemuan, sebagaimana terjadi pada pelelangan secara manual.

1.2.2 Batasan Masalah Batasan masalah yang di bahas dalam tugas akhir ini adalah : 1. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi e-procurement dengan berbasiskan web. 2. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan MySQL. 3. Sistem dibangun menggunakan server Apache dengan tingkat keamanan standar yaitu menggunakan session. 4. Implementasi program e-procurement dalam pengadaan jasa Catering pada PT.INALUM. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir Ada beberapa tujuan dan manfaat yang terdapat dalam tugas akhir ini : 1.3.1 Tujuan Tugas Akhir Tujuan dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Membangun software sistem informasi berbasis web tentang e- procorument yang dapat menjadi alternatif solusi proses pengadaan barang dan jasa. 2. Sebagai syarat untuk menyelesaikan program pendidikan Diploma III pada program studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan.

1.3.2 Manfaat Tugas Akhir Laporan tugas akhir ini diharapkan bermanfaat bagi : 1. Bagi perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. 2. Sebagai sarana infromasi untuk mengetahui sebagian dari pengadaan barang pada perusahaan PT.INALUM. 3. Bagi penyedia untuk mudah mendapatkan informasi tentang pengadaan dan dapat mewujudkan persaingan sehat (kompetitif ) antar penyedia. 4. Untuk menjadikan e-procurement sebagai media transparansi. 5. Untuk melakukan pengumuman secara online dalam hal pengadaan barang dan jasa. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang dilakukan penulis pada tugas akhir ini terdiri dari 3 tahap, yaitu : 1.4.1 Tahap Perencanaan Sistem Dalam perencanaan sistem informasi, ada beberapa tahapan antara lain : 1. Tinjauan lokasi penelitian tugas akhir 2. Menentukan topik / judul penelitian 3. Mengumpulkan data penelitian 4. Menganalisis data penelitian 5. Menyusun laporan tugas akhir

1.4.2 Tahap Analisis Sistem antara lain: Ada beberapa hal yang penulis lakukan dalam teknik pengumpulan data 1. Interview (Wawancara) Salah satu metode pengumpulan data dilakukan melalui metode, yaitu suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan akurat secara langsung dengan memberikan pertanyaan kepada narasumber. Penulis melakukan wawancara dengan kepala sekolah bagian bisnis di PT.INALUM. 2. Observasi (Pengamatan) Obsevasi yang penulis lakukan adalah dengan cara mengamati langsung kegiatan yang berlangsung serta sistem yang berjalan di PT.INALUM. 3. Sampling Penulis diberikan kesempatan oleh pihak sekolah untuk melakukan pengambilan sample (sampling) data. Kegiatan pengambilan sample yang penulis lakukan adalah dengan mengambil beberapa data dan nilai siswa dari beberapa kelas. 4. Studi Literatur (Studi Kepustakaan) Pengumpulan data dengan metode kepustakaan dilakukan dengan cara mengambil kutipan-kutipan materi yang bersumber dari jurnal, buku teori sistem informasi, internet, dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan topik tugas akhir ini. Adapun buku-buku teori yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Pengenalan Sistem Informasi 2. Sistem Informasi Manajemen 3. 10 Jam Menguasai Internet : Teknologi & Aplikasinya 4. PHP dan MySQL untuk Pemula 1.4.3 Tahapan Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem informasi ada beberapa tahapan, yaitu : 1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) 2. Perancangan output system 3. Perancangan input system 4. Perancangan database yang terdiri dari perancangan normalisasi, table table database dan relasi antar table. 5. Perancangan Struktur User Interface 6. Algoritma pemrograman 1.4.4 Tahapan Pembuatan Sistem Proses Pembuatan sistem dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Database dengan MySQL.

1.5 Sistematika Penulisan Penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi beberapa bagian, antara lain : 1. BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang pemilihan judul, batasan masalah, manfaat dan tujuan tugas akhir, sasaran perancangan aplikasi dan metode pelaksanaan tugas akhir. 2. BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi landasan teori yang menjadi referensi utama dalam penulisan tugas akhir. Teori yang dibahas berhubungan dengan aplikasi yang akan dibuat dan juga yang digunakan untuk kepentingan analisis dan perancangan aplikasi. 3. BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas analisis dan perancangan sistem. Tahap analisis menggambarkan dan menjabarkan kegiatan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan sedangkan tahap perancangan aplikasi seperti perancangan tampilan aplikasi, algoritma pemrograman dan DFD yang akan dibuat. 4. BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas hasil dan pembahasan aplikasi yang dikerjakan seperti hasil dari aplikasi yang dibangun dan pembahasan system berupa penjabaran dari setiap tampilan aplikasi, kelebihan dan kekurangan aplikasi yang dirancang.

5. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan hasil akhir dari semua penulisan yang dikerjakan yaitu simpulan dan saran yang berisi masukan untuk mengembangkan dan melengkapi aplikasi yang sudah dibangun di masa yang mendatang. 1.6 Lokasi Penelitian Penelitian akan dilakukan di PT.INALUM ( PT Indonesia Asahan Aluminium ) yang terletak di Kuala Tanjung. Kec Sei Suka 21257. Kabupaten Asahan Sumatra Utara, Indonesia. P.O. BOX 1 Kuala Tanjung.