BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada zaman perkembangan teknologi yang sangat pesat sekarang ini, informasi sangat dibutuhkan oleh banyak perusahaan dalam mendukung peningkatan kinerja mereka. Perusahaan sering membuat suatu proyek untuk mengembangkan usahanya, sehingga membutuhkan sistem informasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan. Informasi dapat disediakan melalui komputer dengan bantuan perangkat lunak. Dalam menghadapi persaingan pada zaman perkembangan teknologi sekarang ini, perusahaan broker harus melakukan kegiatan operasional dengan menggunakan teknologi informasi agar dapat terus bersaing. Salah satu teknologi informasi yang harus dikembangkan adalah perangkat lunak. Perangkat lunak digunakan untuk memudahkan pelanggan mereka dalam melakukan pemesanan jual maupun beli saham. Sehingga perusahaan broker harus mengembangkan dan membuat perangkat lunak baru yang dapat mendukung kegiatan operasional, agar kegiatan operasionalnya dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu cara agar perkembangan perangkat lunak dapat berjalan dengan baik dan lancar yaitu menggunakan teknik manajemen proyek sistem informasi. Dalam membuat suatu proyek sistem informasi, penulis menganggap bahwa awal dari keberhasilan suatu proyek harus dimulai dengan perencanaan dan penyusunan tahap-tahap yang benar serta tahap tahap yang sistematis. Proyek merupakan suatu aktivitas yang baru, sehingga tingkat ketidakpastian dan 1
2 resikonya juga sangat tinggi. Karena tingginya ketidakpastian tersebut maka akan lebih sulit untuk memperkirakan tingkat sumber tenaga dan juga akan mempersulit perkiraan waktu yang dikehendaki untuk menyelesaikan suatu proyek. Pelaksanaan proyek diharapkan dapat dilakukan dengan baik dan terarah maka selama masa pengembangan perlu dilakukan monitoring dan pengendalian untuk mengetahui apakah proyek tersebut sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang diinginkan. Jika terdapat penyimpangan, diharapkan dapat segera dideteksi dan dapat segera diambil langkah-langkah perbaikan (antisipasi). Karena jika tidak akan menghambat pelaksanaan proyek dan menyebabkan waktu dan biaya tidak sesuai dengan estimasi yang diharapkan. Dengan pengawasan yang baik, kita dapat melakukan tindakan pencegahan (preventive) terhadap kecenderungan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin dapat dan akan terjadi. Pelaksanaan proyek itu sendiri juga harus terukur dengan baik, pengukuran ini dapat berdasarkan waktu tempuh pelaksanaan tugas, realisasi anggaran dan pencapaian sasaran tugas. Inilah yang menentukan pencapaian sasaran proyek secara keseluruhan. Manajemen proyek yang baik turut menentukan keberhasilan perusahaan dalam merencanakan, melaksanakan dan mengakhiri proyek. Manajemen proyek yang baik juga harus dapat mengenali apakah suatu proyek dapat memberikan keuntungan atau tidak. Keuntungan tidak hanya diukur dari jumlah uang yang diterima dikurangi jumlah uang yang harus dikeluarkan (biaya), tetapi juga diukur dari jumlah usaha dan waktu yang harus dikeluarkan serta tingkat kepuasaan dari pelanggan dalam menggunakan sistem tersebut.
3 1.2 Ruang Lingkup Dalam melakukan penulisan dan penyusunan skripsi manajemen proyek, penulis membatasi ruang lingkup yang akan dibahas dalam manajemen proyek Online Trading System pada PT. Universal Broker Indonesia, sebagai berikut: a. Usulan estimasi biaya, waktu, dan tenaga kerja yang akan digunakan dalam melaksanakan proyek Online Trading System. - Waktu Proyek Waktu proyek meliputi lamanya proyek tersebut berlangsung, dihitung mulai dari awal proyek tersebut berjalan sampai proyek tersebut berakhir. - Biaya Proyek Biaya proyek meliputi biaya-biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan dalam melaksanakan suatu proyek secara keseluruhan termasuk penganggaran, aktual dan pengendalian biaya sehingga biaya yang dikeluarkan dapat sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. - Tim Proyek Tim proyek meliputi sumber daya manusia perusahaan yang terlibat dalam pembuatan proyek secara keseluruhan. b. Manajemen resiko pada waktu pelaksanaan proyek Online Trading System. Memperkirakan resiko-resiko yang mungkin akan muncul pada waktu pelaksanaan proyek tersebut berlangsung.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari penyusunan skripsi tersebut adalah untuk merancang suatu manajemen proyek Online Trading System yang akan dilaksanakan pada PT. Universal Broker Indonesia. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat dari penulisan skripsi manajemen proyek Online Trading System pada PT. Universal Broker Indonesia ini adalah: 1. Mampu menghindari resiko dan meminimalisasi kegagalan yang terjadi dalam suatu proyek. 2. Memberikan suatu panduan dalam melakukan suatu perencanaan proyek. 3. Memberikan estimasi mengenai waktu, biaya, dan sumber daya yang akan digunakan dalam proyek Online Trading System pada PT. Universal Broker Indonesia yang sesuai dengan 9 area pengetahuan dan 5 tahapan dalam manajemen proyek. 1.4 Metodologi Penelitian Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, penulis menggunakan beberapa metode yang lebih terarah dan mendukung serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Metode tersebut meliputi :
5 1.4.1 Metode Pengumpulan data 1. Studi kepustakaan Yaitu merupakan suatu penelitian dengan cara mempelajari buku-buku sebagai pedoman dalam perancangan, literatur yang berhubungan dengan sistem monitoring rencana kerja dan anggaran serta catatan-catatan yang penulis peroleh selama perancangan sistem. 2. Studi Lapangan Yaitu suatu penelitian yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh informasi di luar studi kepustakaan di atas antara lain : 1. Observasi langsung Adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti, dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan operasional perusahaan. 2. Wawancara Adalah suatu cara pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung dengan objek yang akan diteliti, dalam hal ini si penulis melakukan tanya jawab dengan pembimbing yang membimbing penelitian tugas akhir ini. 1.4.2 Metode Analisa Data Analisis dapat dilakukan dengan mengolah data-data yang ada dengan cara sebagai berikut : Membuat Work Breakdown Structure (WBS) sebagai langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam proyek Online Trading System pada PT. Universal Broker Indonesia
6 Menggunakan diagram jaringan kerja dalam bentuk CPM untuk mengestimasi waktu yang digunakan dalam proyek Menggunakan Microsoft Project untuk merancang penjadwalan proyek mengenai waktu, tahapan kegiatan dan predecessors. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang perancangan yang akan dibahas, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penulisan yang dipergunakan dalam perancangan serta sistematika penulisan yang merupakan gambaran yang menyeluruh dari proyek ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori dasar yang dipakai sebagai landasan dalam penyusunan skripsi ini, antara mengenai manajemen, proyek, manajemen proyek, faktor berhasil-tidaknya suatu proyek atau Critical Success Factor (CSF), sembilan area pengetahuan manajemen proyek, lima tahapan proses dalam manajemen proyek, model pengembangan prototyping, landasan penghitungan waktu, biaya, dan banyaknya sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu proyek. BAB 3 ANALISIS KEADAAN PERUSAHAAN DAN MASALAH Dalam bab ini akan membahas mengenai profil perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan tersebut, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi,
7 tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam perusahaan. Selain itu diuraikan juga kronologi proyek Online Trading System dan requirement analysis (analisa kebutuhan) yang akan dilaksanakan pada PT. Universal Broker Indonesia BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK Dalam bab ini akan diberikan usulan estimasi mengenai waktu, sumber daya, risk analysis (analisa resiko) dan biaya terhadap proyek Online Trading System yang diuraikan dalam lima tahapan proyek. Dan penyempurnaan estimasi yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Project. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutupan dari penulisan skripsi dimana simpulan dan saran berisi uraian singkat dan jelas mengenai hasil pembahasan bab 4 yang menunjukan hasil perancangan, saran ditujukan untuk pihak yang diperkirakan dapat memetik manfaat dari hasil perancangan ini. Selain itu, dapat juga mengemukakan sesuatu yang menarik yang perlu dilakukan sebagai kelanjutan dari hasil perancangan, jika mungkin dengan beberapa alternatif pemecahannya.