PEDOMAN Arsip Dokumen FOR/SPMI-UIB/PED.02-003
SURAT KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM NOMOR: 017/REK/KEP-UIB/VII/I2016 TENTANG PENETAPAN PEDOMAN ARSIP DOKUMEN UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM REKTOR UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM Menimbang Mengingat : 1. Bahwa untuk menghasilkan tata kearsipan yang teratur, tertata, seragam, efektif dan efesian serta mudah dalam pencarian, maka diperlukan Pedoman Pengelolaan Arsip yang baik di lingkungan Universitas Internasional Batam; 2. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam point 1, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Pedoman Arsip Dokumen; : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5336); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286); 6. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 7. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 8. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 894); MEMUTUSKAN Menetapkan : 1. Pedoman Arsip Dokumen Universitas Internasional Batam. 2. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliuran di dalamnya. Ditetapkan di : Batam Pada Tanggal : Juli 2016 Prof. Handoko Karjantoro, CPA Rektor
KATA PENGANTAR Buku Pedoman Arsip ini disusun sebagai panduan/acuan dalam mengelola arsip di bagian unit pengolah atau unit pencipta arsip di lingkungan Universitas Internasional Batam. Kami berharap, dengan terbatasnya tenaga arsiparis akan sangat mendukung dalam menambah wawasan bagi pengelola arsip di unit kerja, sehingga arsip mulai dari penciptaan, pemeliharaan, penyusutan, dan penggunaan dapat terjaga dan terawat dengan baik. Kami menyadari buku pedoman ini masih terdapat banyak kekurangan, namun setidaknya dapat dipergunakan dalam mengelola arsip yang dihadapi oleh unit kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Semoga buku ini bermanfaat bagi semua pihak. Dengan demikian kegiatan kemahasiswaan yang mandiri, kreatif, dan bermutu yang diselengggarakan di Universitas Internasional Batam dapat terwujud. Batam, Juli 2016 Prof. Handoko Karjantoro, CPA Rektor ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Visi Universitas Internasional Batam... 1 1.2 Misi Universitas Internasional Batam... 1 1.3 Tujuan Universitas Internasional Batam... 1 1.4 Sasaran Universitas Internasional Batam... 1 BAB II KETENTUAN UMUM... 2 2.1 Umum... 2 2.2 Tujuan dan Sasaran... 2 2.3 Landasan Hukum... 3 2.4 Pengertian Arsip Perguruan Tinggi... 3 2.5 Fungsi Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi... 3 2.6 Sifat dan Manfaat Pedoman Arsip Dokumen... 5 BAB III PROSEDUR... 8 3.1 Pengelolaan Manajemen Arsip Perguruan Tinggi... 8 3.2 Prosedur Umum... 9 3.3 Alur Proses Pengelolaan Arsip Dinamis... 10 3.4 Pemusnahan Arsip... 11 BAB IV PENUTUP... 13 REFERENSI... 14 iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Visi Universitas Internasional Batam Menjadi universitas dengan standar kualitas Internasional yang menghasilkan lulusan dan ilmu pengetahuan yang dapat mengikuti perubahan global yang dinamis. 1.2 Misi Universitas Internasional Batam 1. Menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan standar internasional untuk pengembangan ilmu, profesionalisme dan kepemimpinan. 2. Melakukan penelitian sesuai dengan standar nasional dan internasional. 3. Memberikan pelayanan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam konteks global melalui penerapan ilmu, teknologi dan seni. 4. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak di tingkat nasional maupun internasional. 5. Memberikan pelayanan akademik dan non akademik yang bermutu dan profesional dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. 1.3 Tujuan Universitas Internasional Batam Menjadikan UIB sebagai perguruan tinggi yang terbaik di Provinsi Kepulauan Riau yang mempunyai daya saing internasional melalui: 1. Menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan standar internasional untuk pengembangan ilmu, profesionalisme, kepemimpinan dan jiwa kewirausahaan. 2. Melakukan penelitian sesuai dengan standar nasional dan internasional. 3. Memberikan pelayanan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dalam konteks global melalui penerapan ilmu, teknologi dan seni. 4. Memberikan pelayanan akademik yang bermutu dan profesional dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. 5. Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak di tingkat nasional maupun internasional. 1.4 Sasaran Universitas Internasional Batam 1. Tercapainya reputasi universitas yang unggul dari lembaga akreditasi nasional; 2. Meningkatnya budaya penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan publikasi ilmiah; 3. Meningkatnya daya saing lulusan; 4. Terselenggaranya good university governance; 5. Meningkatnya kerja sama internasional. 1
BAB II KETENTUAN UMUM 2.1 Umum Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Basir Barthos (1997) menyebutkan dalam bukunya Manajemen Kearsipan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan, 2.2 Tujuan dan Sasaran Buku pedoman arsip dokumen ini dibuat untuk diimplementasikan dalam mengelola arsip yang berada di Universitas Internasional Batam dengan tujuan: 1. Memudahkan dalam pencarian arsip 2. Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan arsip 3. Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur pengelolaan arsip 4. Menciptakan efisiensi waktu dan biaya 2
5. Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip 6. Terkelolanya arsip yang berada di unit dalam rangka akuisisi arsip statis 2.3 Landasan Hukum Buku pedoman arsip dokumen ini didasarkan pada peraturan-peraturan sebagai berikut : 1 Undang Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan 2 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2013 3 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia : a. Nomor 17 tahun 2011 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip b. Nomor 15 tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip c. Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip d. Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip 4 Permendikbud nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di lingkungan Kemdikbud 2.4 Pengertian Arsip Perguruan Tinggi Setiap harinya sebuah perguruan tinggi melakukan aktivitas yang menghasilkan informasi yang terekam dalam bentuk kertas (surat, dokumen) ataupun dalam bentuk nonkertas (gambar,video). Dari arsip inilah dapat dikatakan sebagai sumber primer. Arsip dapat dikatakan sebagai sumber primer karena informasi yang terkandung di dalamnya merupakan informasi yang terekam seiring berjalannya suatu kegiatan atau sering terjadinya suatu peristiwa. Arsip merupakan sumber informasi yang paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang direkamnya. Arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga/institusi. Arsip yang tertata rapi akan menjadi bukti prestasi yang dicapai. Melalui arsip kinerja lembaga dapat terlihat dari waktu ke waktu, apakah lembaga tersebut maju, jalan ditempat atau bahkan mengalami kemunduran. Perguruan tinggi sebagai institusi besar sangat memerlukan dukungan arsip yang terkelola secara baik sehingga kelancaran kegiatan yang berkaitan dengan arsip dapat tercipta. dikutip dalam Pasal 1 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Dari beberaapa teori dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip ialah informasi yang terekam. 2.5 Fungsi Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi Menurut Basir Bathos penggolongan arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi : 1. Arsip Dinamis 3
Ialah berkas yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan perguruan tinggi. Dan berdasarkan fungsi serta kepentingan tugas pekerjaan arsip dinamis digolongkan menjadi berkas atau arsip aktif. Arsip aktif ialah berkas yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan perguruan tinggi. a. Arsip aktif ialah berkas yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan Pergruan Tinggi. b. Arsip semi-aktif ialah berkas yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun (masih dikelola oleh unit pengolah) c. Arsip in-aktif ialah berkas yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaan oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi pergururuan tinggi yang bersangkutan. Pada tahap ini arsip tidak lagi berada pada kesatuan kerja pengolah, tetapi penyimpanannya berada pada pusat penyimpanan arsip atau berkas perguruan tinggi. 2. Arsip Statis ialah berkas yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayana ketatausahaan perguruan tinggi. Khasanah Arsip Perguruan Tinggi adalah seluruh arsip statis yang berasal dari lingkungan perguruan tinggi, yakni yang merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi perguruan tinggi yang mempunyai nilai guna sekunder, permanen, berkelanjutan, nilai kesejarahan dan kearsipan.9 Yang termasuk Arsip Statis Perguruan Tinggi adalah: a. Laporan kegiatan universitas/fakultas b. Laporan universitas/fakultas c. Notulen rapat kerja universitas/fakultas d. File staff dosen dan staf administrasi e. Skripsi, tesis dan disertasi f. Hasil-hasil penelitian Pengelompokan arsip atau dokumen di perguruan tinggi secara jelas terdapat pada anggaran Rumah Tangga Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Namun, secara umum dokumen Pergruan Tinggi meliputi 4 keompok: a. Dokumen akademik, yakni dokumen tentang catatan dan kemajuan akademik mahasiswa, antara lain: buku induk mahasiswa, bukti kelulusan, buku nilai ujian, dll 4
b. Dokumen administrasi, yakni dokumen yang berisikan tentang sumber daya universitas, diantaranya dokumen kepegawaian, keuangan, dokumen perlengkapan dan dokumen administrasi umum (ketatausahaan) c. Dokumen kemahasiswaan dan alumni, yakni tentang kemahasiswaan yang bersifat ekstra kurikuler serta data alumni, misalnya buku alumni d. Dokumen lainnya yang penting bagi perkambangan universitas, berupa dokumen karyakarya ilmiah yang merupakan kekayaan intelektual dari pakar-pakar dan para ahli peneliti universitas 2.6 Sifat dan Manfaat Pedoman Arsip Dokumen Sebagai petunjuk penyeleng-garaan kegiatan kearsipan yang memilki jangkauan kepentingan semua komponen dalam suatu organisasi atau institusi pemerintahan khususnya pada perguruan tinggi, pedoman kearsipan harus memiliki sifat : 1 Fleksibel dan dinamis sehingga dapat mengantisipasi perubahan serta mudah dimodifikasi sesuai dengan perkembangan; 2 Sederhana dan mudah dipahami oleh setiap komponen yang terlibat di dalamnya; 3 Memiliki standarisasi prosedur sehingga berbagai kegiatan diatur bersifat yang terukur dan baku; 4 Ditulis dengan bahasa yang mudah, jelas, onsisten, lengkap, tidak ambigu, dan komunikatif; 5 Bersifat legal, artinya memiliki kekuatan secara hukum. Adapun beberapa keuntungan yang diperoleh dari adanya pedoman pengelolaan arsip, antara lain : 1 Memberikan keseragaman dan konsistensi dalam pengelolaan arsip ; Setiap organisasi, lembaga ataupun perguruan tinggi dalam penyelenggaraan kearsipan memerlukan prosedur yang standar serta konsisten. Kesepakatankesepakatan atau perintah yang bersifat tidak tertulis serta tidak dibakukan akan menimbulkan inkonsistensi serta kesalahan dalam interpretasi. Lebih dari itu tidak ada bentu pertanggungjawaban yang bersifat pasti. Pembakuan prosedur tertulis berupa pedoman akan meminimalisasikan timbulnya pertanyaanpertanyaan tentang bagaimana tatacara pelaksanaan suatu kegiatan. Lebih dari itu akan menciptakan konsistensi serta langkah yang lebih bisa dipertanggungjawabkan. 2 Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang terlibat; Dengan adanya pedoman setiap unsur yang terlibat dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip memiliki kewenangan serta tugas yang jelas sesuai dengan porsi masing-masing. Secara garis besar pedoman mengatur kewenangan yang bersifat kebijakan (policy) serta kewenangan yang bersifat teknis. Masing-masing dijabarkan dengan unitnya serta personil yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian hal ini dapat mempersempit upaya melempar tanggung jawab kepada pihak lain. 5
3 Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan; Setiap pedoman berfungsi sebagai pemandu dalam pelaksanaan kegiatan. Demikian juga mengenai kegiatan kearsipan. Adanya pedoman kearsian mempersempit terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan. 4 Menciptakan efisiensi waktu dan biaya; Adanya pembakuan sistem dalam pedoman membantu manajemen dalam memperkirakan biaya yang dibutuhkan. Adanya pembakuan mengenai kebutuhan SDM, sarana, dan biaya operasional memungkinkan dilakukannya penghitungan anggaran. Dengan demikian dapat menciptakan efisiensi waktu dan biaya. 5 Menetapkan pertanggungjawaban dari setiap sub sistem dalam pengelolaan arsip; Seperti telah diketahui bawa total sistem kearsipan merupakan rangkaian dari sub-sub sistem yang secara sistemik berjalan sesuai dengan fungsi masing-masing. Pada setiap sub sistem tersebut sehingga diperoleh input yang optimal. Setiap personil dari tim kerja pada masing-masing sub sistem dituntut memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang segala aspek yang terkait dengan kearsipan pada tugas dan fungsinya. Dengan demikian adanya pedoman akan mempermudah untuk menciptakan jenis kegiatan serta bentuk tanggung jawab dari masing-masing pelaksananya. 6 Mempermudah menentukan pelatihan; Pedoman pengelolaan arsip selain berisi kebijakan (policy) juga mendiskripsikan pekerjaan secara rinci untuk setiap pelaksanaan kegiatan kearsipan serta prosedur yang harus dilaksanakan. Selain itu juga diuraikan pekerjaan pada setiap sub sistem maupun unit-unit yang ada serta hubungannya dengan unit lain. Oleh karena itu dari pedoman yang ada dapat membantu bagi perencanaan pelatihan di bidang kearsipan. Bukan hanya menyangkut jenis pelatihan yang diperlukan tetapi juga menyangkut kebutuhan SDM pada setiap unitnya. 7 Menyiapan munculnya kebijakan dan prosedur baru dalam pengelolaan arsip Dari sebuah pedoman pengelolaan arsip, apalagi pedoman yang berisi kebijakan, membantu memunculkan kebijakan dan prosedur baru dalam pengelolaan arsip. Selain menindaklanjuti pedoman dengan pedoman baru yang lebih teknis, sebuah pedoman juga menjadi pijakan bagi munculnya kebijakan yang tidak secara langsung terkait dengan teknis pengelolaan arsip. Sebagai contoh, munculnya kebijakan untuk memberikan ekstrafooding bagi pelaksana pengelolaan arsip merupakan kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip sekalipun tidak secara langsung terkait dengan hal-hal yang bersifat teknis. Selanjutnya secara praktis pedoman juga merupakan suatu alat komunikasi yang bersifat mengatur aktivitas pengelolaan arsip serta mengikat siapa saja yang melaksanakan pengelolaan arsip tersebut, baik yang menyangkut Sumber Daya Manusia (SDM), 6
standarisasi prasarana dan sarana serta prosedur, maupun anggaran yang dibutuhkan. Dengan demikian pengelolaan arsip yang mengikuti pedoman dalam pelaksanaanya akan mempermudah dan mendapat keuntungankeuntungan pada saat pengelolaan arsip tersebut, sehingga arsip yang dikelola mempunyai nilai guna yang tinggi dan bermanfaat bagi perguruan tinggi jika sewaktu-waktu membutuhkannya. 7
BAB III PROSEDUR 3.1 Pengelolaan Manajemen Arsip Perguruan Tinggi Manajemen arsip merupakan perencanaan, penempatan, pengor-ganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip. Dengan kata lain manajemen arsip pada prinsipnya adalah mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle or record). Dapat pula dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu penyelenggaraan tata kearsipan tidak bisa dilakukan secara sambilan. Hal yang perlu ditekankan adalah bahwa arsip merupakan hasil samping (by product) dari aktivitas administrasi tetapi bukan berarti penyelenggaraannya hanya ditempatkan sebagai pekerjaan sampingan. Penyelenggaran tata kearsipan perlu dilakuan dengan manajemen yang baik. Sebagai rekaman informasi atau rekaman peristiwa atau rekaman kegiatan, Arsip sewaktu-waktu diperlukan untuk kepentingan administrasi maupun keperluan lain harus dapat ditemukan dengan cepat, tepat dan lengkap. Untuk mencapai fungsi yang demikian diperlukan suatu sistem pengelolaan yang baik, sumber daya manusia yang professional, pengoraganisasian yang mantap dan anggaran yang memadai. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu life cycle model (model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan records continuum model (model arsip berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. 1 Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilailangsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. 8
Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,diarsipkan atau dihancurkan. Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu : 1) Tahap Pencipta Arsip, 2) Tahap Pengurusan dan Pengendalian, 3) Tahap Referensi, 4) Tahap Penyusutan, 5) Tahap pemusnahan arsip, 6) Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip, 7) Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah. 2 Records Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) Pola manajemen arsip yang selanjutnya adalah pola manajemen arsip kontinyu yang bisa diterapkan pada arsip elektronis. Yang dimaksud kontinyu disini adalah bersambung atau menghubungkan antara masa lalu dengan masa sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang. Manajemen arsip elektronis diperlukan karena dokumen sebuah perusahaan atau negara tidak hanya berupa data fisik tetapi juga berupa elektronik. Manajemen arsip elektronis mencakup 3 unsur: a. Kerangka kerja terintregasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah satu fungsi organisasi yang dapat meningkatkan nilai organisasi bagi stakeholder-nya. Yang terdiri dari: 1) Budaya bersama, 2) Standar bersama, 3) Pembagian informasi, 4) Koordinasi, 5) Kolaborasi. b. Pendekatan terintegrasi c. Kontrol terintegrasi dengan mengelola kontribusi seluruh anggota organisasi dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi antara pencipta, pengguna maupun administrator arsip. Tujuan umum manajemen arsip adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi, mengamankan arsip (fisik-informasinya), meningkatkan pemanfaatan dan pendayagunaan arsip (Azmi, 2008:17). Ada beberapa prinsip yang perlu diketahui dalam penyelenggaran pengelolaan arsip baik di perguruan tinggi maupun di lembaga pemerintahan lainnya, yang meliputi: 1. Penyediaan arsip yang benar; 2. Pelayanan arsip secara cepat; 3. Peruntukan pada pengguna yang tepat; 4. Penyajian informasi yang dapat disajikan secara teapt dan lengkap; dan 5. Penggunaan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk memenuhi prinsip tersebut diperlukan kebijakan yang mengatur ketepatan dan keseragaman prosedur, SDM, sarana, maupun aspek lain dalam pengeloaan arsip dalam bentuk pedoman. 3.2 Prosedur Umum 1 Direktur/Rektor/Wakil Rektor melalui disposisi memerintahkan untuk mengarsipkan dokumen; 9
2 Kepala bagian atau kepala unit atau kepala biro menerima disposisi dan menelaah dokumen yang mau diarsipkan; 3 Kepala bagian atau kepala unit atau kepala biro memerintahkan kepada pelaksana administrasi untuk proses pengarsipan; 4 Pelaksana administrasi menerima instruksi dari pimpinan dan meneliti dokumen apakah termasuk arsip dinamis, arsip dinamis inaktif, atau arsip statis dan apakah akan diarsipkan secara manual atau elektronik; Bila sifat dokumen telah ditentukan maka diputuskan media penyimpanan arsip, apakah manual atau elektronik. Bila elektronik maka staf pelaksana melakukan alih media baik melalui scaner, CD, DVD maupun penyimpanan media lainnya yang dapat menjamin keamananan arsip; Bila dokumen bila diputuskan tidak dilakukan alih media maka dokumen dipilah, apakah bersipat penting atau biasa; Bila bersipat biasa maka dokumen langsung dicatat dan diarsipkan. Namun bila dokumen bersifat penting maka dokumen digandakan dan selanjutnya dicatat kedalam buku daftar arsip; Pelayanan kebutuhan dokumen 3.3 Alur Proses Pengelolaan Arsip Dinamis 10
3.4 Pemusnahan Arsip 1 Kepala bagian atau kepala unit atau kepala biro membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip serta menyampaikan ke rector atau wakil rector terkait untuk meminta persetujuan 2 Rektor atau wakil rector memberikan penilaian dan persetujuan atas Berita Acara Pemusnahan Dokumen yang diajukan Kepala bagian atau kepala unit atau kepala biro 3 Kepala bagian atau kepala unit atau kepala biro melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan data : arsip yang akan dimusnahkan, personil yang ditunjuk dan tanggal pemusnahan arsip 11
4 Kepala Unit melakukan perubahan pada Daftar Arsip serta menyerahkan Daftar Arsip yang telah ter-update kepada rector atau wakil rector terkait 12
BAB IV PENUTUP Dari pedoman diatas dapat disimpulkan bahwa Arsip bukan sekedar tumpukan surat-surat yang telah usang atau sekedar pertinggal. Secara sederhana arsip dapat dipahami sebagai rekaman kegiatan atau informasi terekam. Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Suatu lembaga yang mempunyai pengelolaan arsip dengan baik pasti memudahkan lembaga tersebut dalam menemukan rekam jejak lembaga/ intitusi tersebut. Demikianlah pedoman arsip dokumen ini disusun untuk dijadikan arahan atau petunjuk semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pengarsipan. Ketentuan yang dikemudian hari ternyata mengandung kekeliruan, kelemahan, dan atau kekurangan akan diperbaiki seperlunya. Batam, Juli 2016 Tim Penyusun 13
REFERENSI Azmi. 2008. Manajemen Arsip Audio Visual. Bogor: Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Barthos, Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 894) Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5336) Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset 14