PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN No. Kod : SOP Terbitan : No. Revisi : Tgl.Mulai Berlaku : Halaman : 1. Pengertian yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm 1. Pengendalian Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumendokumen sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dikendalikan dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 3. Tidak Dikendalikan dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-update/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Tidak Berlaku dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 5. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 6. Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu. 2. Tujuan Prosedur Pengendalian ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif. 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Alat dan Bahan ATK, Formulir 6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja/SOP dan Formulir Menetapkan Jenis Memberikan Identitas Membuat Mengesahkan isi dokumen 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, terkait, Catatan revisi/ Perubahan Memberikan Penomoran Menerbitkan Ulang Penarikan & Pemusnahan Menerbitkan & Mendistribusi Merevisi Peninjauan Ulang 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN& REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas Pengendalian eksternal 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( duadigit ), Revisi ( duadigit ), Tanggalmulaiberlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b. Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap TERKENDALI dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN Suatudokumendapatdirevisidengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada tiapdokumen 8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumenyang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap TAK TERKENDALI, dan disimpan MR sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal 7. Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan diperhatikan revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen 8. Unit Terkait 9. Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Formulir Berita Acara Pemusnahan Formulir Daftar induk dokumen eksternal