SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 1995 Kepada: Ketua-ketua Setiausaha Kementerian, Ketua-ketua Jabatan Persekutuan, Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan, Y.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri, Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan, Ketua-ketua Pegawai Eksekutif Syarikat Kerajaan. PERATURAN PEROLEHAN BAGI JABATAN/AGENSI KERAJAAN YANG BERTEMPAT DI LUAR NEGERI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. TUJUAN 1 2. PERATURAN YANG PERLU DIIKUTI 1 2.1 Pihak Yang Memanggil Tender/Sebutharga/Pesanan Tempatan 1
2.2 Kuasa Untuk Menimbang dan Menyetujuterima 2 2.3 Kuasa Untuk Menandatangani Kontrak 4 2.4 Kuasa Untuk Meluluskan Arahan Perubahan (Variation Order) Bagi Kontrak Kerja 4 3. PENGECUALIAN 5 4. KUATKUASA DAN PEMBATALAN 5 1. TUJUAN 1.1 Tujuan Surat Pekeliling Perbendaharaan ini dikeluarkan adalah untuk menjelaskan Peraturan Perolehan bagi Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi Kerajaan) yang bertempat di luar negeri. Peraturan ini adalah meliputi semua jenis perolehan termasuk perkhidmatan perunding. 2. PERATURAN PEROLEHAN YANG PERLU DIIKUTI 2.1 Pihak Yang Memanggil Tender/Sebutharga/Pesanan Tempatan 2.1.1 Nilai perolehan tender/sebutharga/ pesanan tempatan adalah sama dengan nilai perolehan di Malaysia yang ditetapkan di dalam Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. 2.1.2 Semua tender/sebutharga/pesanan tempatan hendaklah diuruskan sendiri oleh Agensi berkenaan dengan perbincanngan dan perundingan dibuat bersama samada
Duta Besar/Pesuruhjaya Tinggi /Kuasa Usaha/Konsul Jeneral/Konsul (Ketua Perwakilan) terlebih dahulu. 2.1.3 Mana-mana Agensi yang memerlukan perkhidmatan perunding, perlantikan perunding di negara berkenaan hendaklah dibuat oleh Ketua Perwakilan secara perundingan berdasarkan kadar bayaran di negara tersebut. Perunding yang dilantik hendaklah berdaftar dengan pihak berkuasa di negara yang berkenaan. 2.1.4 Bagi tender-tender dimana khidmat perunding sukar didapati atau apabila difikirkan ianya tidak praktikal untuk mendapatkan khidmat perunding, Perwakilan bolehlah memutuskan supaya tawaran terhad dibuat berasaskan konsep "Design and Built" atau "turnkey" iaitu meliputi rekabentuk dan pembinaan keseluruhannya. 2.2 Kuasa Untuk Menimbang dan Menyetujuterima 2.2.1 Lembaga Perolehan 2.2.1.1 Lembaga Perolehan hendaklah terdiri dari sekurang-kurang nya tiga (3) orang dan di pengerusikan oleh Ketua Perwakilan. 2.2.1.2 Ahli-ahli Lembaga Perolehan yang lain hendaklah dilantik oleh Ketua Perwakilan dan perlantikan ini hendakalah diwartakan selaras dengan peruntukan dibawah Arahan Perbendaharaan (AP) 192. 2.2.1.3 Korum bagi Lembaga Perolehan hendaklah seramai tiga (3) orang. 2.2.2 Hadnilai setujuterima Tender 2.2.2.1 Lembaga Perolehan diperingkat Perwakilan ini adalah diberi kuasa menimbang serta menyetujuterima semua tender sehingga RM7 juta sahaja.
Walaubagaimana pun bagi tender-tender yang mempunyai aspek teknikal hendaklah dirujuk dan mendapat persetujuan daripada Ibu Pejabat (Kementerian Luar Negeri) terlebih dahulu. 2.2.2.2 Semua keputusan yang dibuat oleh Lembaga Perolehan adalah muktamad dengan syarat keputusan yang dibuat adalah secara sebulat suara. Jika keputusan tidak dibuat secara sebulat suara, satu laporan lengkap hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian Luar Negeri untuk keputusan seterusnya. 2.2.2.3 Bagi tender-tender yang bernilai melebihi RM7 juta, ianya hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan setelah ditimbang dan dibuat perakuan terlebih dahulu oleh Lembaga Perolehan melalui Kementerian Luar Negeri. 2.2.2.4 Nilai RM7 juta yang dimaksudkan di sini adalah nilai yang dikira berasaskan kadar pertukaran matawang pada tarikh tender ditutup. 2.2.2.5 Bagi perolehan secara sebutharga dan pesanan tempatan kuasa adalah terletak kepada Ketua Jabatan/Agensi masing-masing selaras dengan peraturan di dalam Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa. 2.3 Kuasa Untuk Menandatangani Kontrak 2.3.1 Semua kontrak hendaklah ditandatangani oleh Ketua Perwakilan bagi negara yang berkenaan. 2.4 Kuasa Untuk Meluluskan Arahan Perubahan (Variation Order) Bagi Kontrak Kerja 2.4.1 Sebelum arahan perubahan diluluskan, Ketua Perwakilan hendaklah memastikan bahawa perubahan-perubahan yang dibuat adalah benar-benar
diperlukan dan ada peruntukan yang mencukupi bagi menampung tambahan tersebut. 2.4.2 Pihak berkuasa bagi meluluskan perubahan tersebut adalah seperti berikut:- NILAI PERUBAHAN PIHAK BERKUASA (a) Jika harga asal kontrak Ketua Perwakilan di negara tidak melebihi RM7 juta yang berkenaan atau mana- dan perubahan terkumpul mana pegawai yang tidak yang dicadangkan tidak rendah dari M2 atau yang melebihi 30%, ATAU jika yang setaraf denganya yang harga asal kontrak melebihi diberi kuasa secara RM7 juta tetapi perubahan bertulis oleh Ketua terkumpul yang dicadangkan Perwakilan tidak melebihi RM2 juta. (b) Dalam semua hal lain. Ketua Setiausaha Perbendaharaan. 2.5 Peraturan-peraturan lain 2.5.1 Bagi perkara-perkara lain yang tidak dinyatakan di dalam Surat Pekeliling ini, peraturan-peraturan di dalam Arahan Perbendaharaan serta Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa hendaklah digunapakai. 3. PENGECUALIAN 3.1 Mana-mana pengecualian dari peraturan yang ditetapkan didalam Surat Pekeliling Perbendaharaan ini hendaklah mendapat kelulusan dari Perbendaharaan terlebih dahulu. 4. KUATKUASA DAN PEMBATALAN 4.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan ini adalah berkuatkuasa mulai dari 1 Mei 1995. Dengan berkuatkuasanya Surat Pekeliling ini, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1983 adalah dibatalkan.
Sekian. Terima Kasih. ' BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ' Saya yang menurut perintah, ( DATO' DR. ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD ) Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Malaysia. Bertarikh : 13 April 1995 No. Fail : S(K&B)(8.09)735/3/1-348 Jld. 7 (6) s.k. Akauntan Negara Malaysia, Ketua Audit Negara, Semua Y.B Pegawai Kewangan Negeri, Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan Malaysia.