PENGANTAR KEARSIPAN DIGITAL EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB., M.AB HAJAR CHERRY PUSPALILLAH, S.AB., M.AB
TENTANG MK MANAJEMEN KEARSIPAN 2 SKS Semester Dosen Pengampu : 2 SKS Capaian Pembelajaran: : 5 (lima) : Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB. Setelah mengikuti mata kuliah ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami langkah-langkah merancang sistem arsip, penataan dan penemuan kembali arsip, dan merancang sistem arsip
METODE KULIAH METODE Perkuliahan dilakukan dalam bentuk Ceramah, Tanya jawab, presentasi, diskusi, tugas, dan praktek. Tugas Mahasiswa Tugas individu dan pembahasan Penilaian Acuan Patokan (PAP)
KOMPONEN PENILAIAN UTS 30% UAS 30% Keaktifan 10% a. Kerapian b. Etika c. Empati Praktek 10% Absen 10% Tugas 10% 100%
TITIK TEMU ANTARA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KEARSIPAN Kearsipan Teknologi Informasi & Komunikasi Otomasi Pengelolaan Arsip Arsip Elektronik PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI Internet Client/Server ( LAN ) Mainframe Personal Computer ( PC )
Mengapa komputer dipakai? Kecepatan Ketepatan Daya tampung data yang besar Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP MANUAL / TRADISIONAL Arsip Non-elektronik BERBASIS TIK Arsip Non-elektronik Arsip Elektronik
PERBEDAAN KOMPONEN KEARSIPAN KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIK Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy Lembara-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file gambar/teks
MENGAPA PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK DIPERLUKAN Kita hidup didalam lingkungan teknologi: kartu kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan; e tiket bus, kereta api, atau kapal terbang, dsb. Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip elektronik dalam organisasi. Semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai/staf seperti word processing, text retrieval, email, database.
MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen. Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server) > ramah lingkungan. Meningkatkan pelayanan umum/public service.
Unit Kerja BERKAS Tingkat Keamanan (Security Level) & Hak Akses (Access Right) ARSIP (Item) (Hardcopy / Softcopy/ Fax / Email) PENGGUNA - JABATAN
RUANG PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL
GOOGLE DRIVE Google Drive adalah layanan berbasis komputasi awan (Cloud) yang dapat digunakan untuk membuat, membagi, mengolaborasikan, dan menyimpan data. Drive memungkinkan pengguna mengunggah dan mengakses berbagai file seperti video, foto, Google Docs dan PDF. File dapat diakses sewaktu-waktu, di rumah, kantor, atau bahkan saat berada jauh dari perangkat, dengan media penyimpanan berbasis Cloud ini. Drive juga bisa digunakan di komputer tablet dan ponsel bersistem operasi Android. Tidak hanya itu, pengguna yang mengalami gangguan penglihatan pun dapat mengakses Drive menggunakan alat pembaca layar (screen reader).
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA Arsip Berbasis Kertas (Tekstual) Paper based records, conventional records, human readable records, hard copy (Informasinya terekam media kertas) Ex: teks (.doc,.exe,.ppt/ Google Document, Google Spreadsheet, Google Slide) Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record) Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara. Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll Arsip Kartografik dan Arsitektual Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik Ex: Chart, peta, maket, denah dll (.jpeg,.bmp,.png)
KEUNTUNGAN PENGGUNAAN GOOGLE DRIVE File support Edit file secara simultan Akses di manapun dan kapanpun Media penyimpanan virtual Secure sharing Memiliki space penyimpanan yang besar feedback comments