Standar Operasional Prosedur Esti Handayani Disampaikan pada pelatihan Pelayanan Prima di Bapelkes Murnajati, 9 12 April 2012.
Istilah Standard Operating Procedure (SOP) Standar Prosedur Operasional (SPO) Prosedur Operasional Standar Prosedur Kerja PROTAP atau Prosedur Tetap Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis
SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Membantu mengurangi yan sub standar dengan memberikan tahapan yang sudah diuji
Definisi dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional
TUJUAN Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu pelayananmelalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS
Tujuan Khusus (1) 1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja suatu kegiatan secara optimal 2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb 3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan 4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan
Tujuan Khusus (2) 5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif 6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait 7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya
MANFAAT 1. Memenuhi persyaratan standar yan. RS 2. Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS 3. Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya 4. Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada 5. Memastikan tidak adanya daerah abu-abu 6. Overlapping & underlapping wewenang tidak ada 7. Bukti adanya manajemen mutu di RS.
5. Harus selalu didokumentasikan. PRINSIP SOP (1) 1. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan 2. SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasien 3. Gunakan bahasa sehari-hari, harus memudahkan pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna ganda 4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal.
PRINSIP SOP (2) 1. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal. 2. Harus selalu didokumentasikan.
Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusankeputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
SOP Profesi - Pelayanan Medik - Pelayanan Keperawatan - Profesi lain : radiologi, lab, rehab, dll SOP Pelayanan SOP Administrasi
SOP PROFESI Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan teknis tertentu utk Dx, Tx, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya. Contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP apendisitis akut, SOP lumbal punksi, SOP pemberian obat, SOP kejang demam
SOP PELAYANAN Memuat proses kerja yg bersifat manajerial/administratif dlm yanmed, keperawatan & penunjang medik yg berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasien Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan keluar RS
SOP Administrasi Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-2; umumnya kegiatan non medis Contoh : SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis penyelenggaraan RM, SOP perencanaan program/proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing sysstem, akutansi,dll)
Ketua tim akreditasi RS orang yg berwenang utk mengelola SOP Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP
PERENCANAAN SOP Hal-hal yang perlu diingat : Siapa yang menulis Bagaimana SOP akan direncanakan & dikembangkan Bagaimana prosedur dapat dikenali Bagaimana memperkenalkan prosedur kepada personil Bagaimana pengendaliannya (nomor, revisi, distribusi)
SYARAT PENYUSUNAN SOP (1) 1. Identifikasi kebutuhan apakah yg digunakan saat ini ada, apakah masih efektif 2. SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utama 3. Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng adanya keterlibatan dlm penyusunan SOP
SYARAT PENYUSUNAN SOP (2) 4. Mencatat proses itu sendiri & orang lain disuruh memberi tanggapan 5. Prosedur harus jelas ringkas & dpt dilaksanakan 6. Merupakan flow chart dari suatu kegiatan
TATA CARA PENYUSUNAN SOP Format SOP menggunakan format dari KARS Siapa yang menyusun? Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum di tandatangani pimpinan utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja
PENULISAN SOP Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi subyek, penulisan SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh proses
Contoh : Pembelian obat utk digunakan di rumah sakit Pemilihan pemasok Mengkomunikasikan persyaratan Penerimaan Barang Periksa Barang Menempatkan di Gudang Obat
Ada staf yg mampu & mau aspek pekerjaan & aspek psikologis Ada target waktu target & jadwal agar disusun & disepakati Ada komitmen pimpinan dukungan fasilitas & sumber daya lainnya Ada anggaran Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen
Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun SOP bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks Indeks dibuat sentral buat katalog SOP
Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen sentralisasi atau desentralisasi Jenis SOP yg didistribusikan * SOP hanya utk unit kerja tertentu * SOP utk seluruh unit kerja
SOP yang di lapangan adalah yg berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretarist Tim akreditasi/tata usaha Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dng formulir tanda terima
Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn SOP tersebut disimpan Tim akreditasi/tata usaha RS wajib mempunyai copy dari seluruh SOP yang ada di RS perlu ada SOP penyimpanan Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis kegiatan yg saat ini dilakukan SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg ditentukan
Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan Tim akreditasi atau tata usaha Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku Penyimpanan di unit kerja diletakkan ditempat yg mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana
Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan - berkala, maksimal 3 th sekali - sesuai kebutuhan misal karena ada kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut Tetapkan pelaksana evaluasi bisa oleh Tim Akreditasi Buat protap tata cara evaluasi SOP Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi perbaikan/revisi atau pembaharuan SOP
Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP Revisi perlu dilakukan bila : * prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada * adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP Mulai diberlakukan Januari 2002 Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
BENTUK SOP Dokumen Tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)
RUMAH SAKIT JUDUL SOP No Dokumen No. revisi Halaman PROSEDUR TETAP Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait Tanggal terbit Ditetapkan Direktur
Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman Kotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Logo) Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada keseragaman No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman
1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian 2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk.. 3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg dipayungi
4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyelesaikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg digunakan. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk prosedur tertulis maupun diagram alir. 5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb 6. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan secara runtun disertai dokumen pendukungnya.
Simbol-simbol: diagram alir Proses : Pencabangan (keputusan): Mulai/Terminator (start/hatl) Penguhubung (Connector) Off-Page Connector
Tulislah yang anda kerjakan dan kerjakan yang anda tulis Buktikan! Write what you do and Do what you write Prove it!