PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA STUDI KASUS: PERUSAHAAN DISTRIBUTOR SEPEDA MOTOR Fandi Halim 1, Gunawan 2, Linda 3 1,2,3 Program Studi S-1 Sistem Informasi, STMIK Mikroskil Jl. Thamrin No. 140, Sei Rengas II, Medan Area, Medan 20212, Sumatera Utara, Indonesia 1 fandi@mikroskil.ac.id, 2 gunawan@mikroskil.ac.id, 3 lindachin92@gmail.com Abstrak Salah satu unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM). SDM memiliki kekuatan sebagai penggerak suatu perusahaan. Tanpa adanya suatu koordinasi SDM secara efektif dan efisien, maka tujuan organisasi tidak akan tercapai. Sehubungan dengan adanya kemajuan teknologi komputer saat ini, maka sistem informasi yang terkomputerisasi dirasakan sangatlah penting keberadaannya dalam sebuah perusahaan dengan tujuan dapat mempermudah proses pembuatan laporan karyawan, mempercepat proses perhitungan gaji karyawan, dan sebagainya. Bagi perusahaan yang berkecimpung di dunia bisnis otomotif, dalam mengelola data sumber daya manusia, umumnya masih menggunakan sistem semi-terkomputerisasi. Seiring berjalannya waktu, jumlah data yang diolah semakin banyak sehingga sistem semi-terkomputerisasi dianggap tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan. Melalui penelitian ini diusulkan sebuah sistem informasi untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem Systems Development Life Cycle (SDLC). Hasil penelitian berupa aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengolahan data yang dapat digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan. Kata kunci : SDM, Sistem informasi, SDLC 1. PENDAHULUAN Sebuah perusahaan terdiri dari sejumlah sumber daya yang disatukan untuk menghasilkan suatu produk dengan tujuan mencapai keuntungan sebesar-besarnya demi mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Salah satu unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM). Sebagai kekuatan penggerak suatu perusahaan, maka perlu adanya koordinasi SDM secara efektif dan efisien, serta diperlukan kualitas SDM yang baik agar tujuan organisasi tercapai. Untuk mengembangkan dan mengarahkan SDM yang berkualitas diperlukan pendidikan dan pelatihan dari organisasi yang bersangkutan. Komputer dalam hal ini dalam bentuk sistem informasi yang terkomputerisasi dirasakan sangatlah penting keberadaannya dalam sebuah perusahaan. Penerapan sistem informasi yang terkomputerisasi dapat mempermudah proses pembuatan laporan karyawan, mempercepat proses perhitungan gaji karyawan, serta menghemat waktu kerja, tenaga, dan pikiran, khususnya dalam memproses data karyawan. Perusahaan distributor, terutama yang bergerak di bidang otomotif khususnya sepeda motor, umumnya akan memiliki jumlah karyawan yang banyak. Akan tetapi, hingga saat ini umumnya segala bentuk data sumber daya manusia masih diolah secara semi-terkomputerisasi. Pada awal didirikannya perusahaan, karena jumlah SDM masih sangat sedikit, tentu belum menimbulkan masalah. Akan tetapi, dengan bertambahnya jumlah SDM dalam perusahaan, akan membuat data yang akan diolah menjadi informasi secara tidak langsung juga bertambah banyak. Dengan adanya suatu sistem informasi berbasis komputer dalam menangani masalah karyawan, maka hasil yang diperoleh juga dapat lebih cepat dan akurat. juga dapat dihasilkan dan dapat diformat dalam berbagai bentuk sesuai dengan keperluan manajerial atau user yang menggunakannya. Berdasarkan hal tersebut, penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sebuah sistem informasi SDM untuk mempermudah pengolahan data guna menghasilkan laporan yang dapat dipergunakan dalam pengambilan suatu keputusan. Penelitian dalam bentuk pengembangan sistem informasi ini difokuskan pada proses-proses SDM yang meliputi proses Perencanaan SDM, Perekrutan dan Seleksi SDM, Pelatihan dan Pengembangan SDM, Penilaian Prestasi Kerja, Pemindahan SDM, dan Pemutusan Hubungan Kerja. 302
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Manajemen SDM merupakan proses mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja secara manusiawi agar potensi fisik dan psikis yang dimilikinya berfungsi maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan [3]. Sebagaimana disebutkan sebagai sebuah proses, maka tentu saja memiliki tahapan dalam kegiatan pengelolaannya. Proses tersebut meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan SDM sehingga berbagai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat dapat dicapai [4]. 2.2. Fungsi Manajemen SDM Fungsi operasional manajemen SDM dapat dibagi menjadi 5 (lima), yakni [7]: 1) Fungsi Perencanaan (Planning) Merupakan fungsi manajemen SDM yang sangat esensial. Hal ini karena menyangkut rencana pengelolaan SDM organisasi / perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Perencanaan SDM perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi terkait SDM yang terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut meliputi: a) Jumlah karyawan yang ada b) Berbagai kualifikasinya c) Masa kerja masing-masing karyawan d) Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti e) Bakat yang masih perlu dikembangkan f) Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan Hasil inventarisasi tersebut selain berguna untuk pemanfaatan SDM dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, juga berhubungan dengan kegiatan di masa depan, yakni: a) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi, jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan b) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama c) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja, yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru, tetapi sifat tugas jabatannya tidak mengalami perubahan. 2) Fungsi Pengadaan (Procurement) usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah SDM yang tepat, melalui proses pemanggilan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan SDM yang diperlukan sesuai dengan tujuan organisasi dan perusahaan. 3) Fungsi Pengembangan (Development) proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral SDM melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan masa kini dan masa mendatang. 4) Fungsi Kompensasi proses pemberian balas jasa langsung dan tidak langsung kepada SDM sebagai imbal jasa (output) yang diberikan kepada organisasi atau perusahaan. 5) Fungsi Pengintegrasian mempersatukan kepentingan organisasi/ perusahaan dengan kebutuhan SDM, sehingga akan dapat tercipta kerja sama yang saling menguntungkan. 6) Fungsi Pemeliharaan Merupakan fungsi manajemen SDM untuk memelihara dan meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas SDM agar tercipta hubungan jangka panjang. 2.3. Proses Manajemen SDM Gambaran proses manajemen SDM [6] dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini. PRENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA PROSES MANAJEMEN SDM DALAM ORGANISASI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN PENILAIAN PRESTASI KERJA REKRUTMEN SOSIALISASI SELEKSI PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, DAN PHK Gambar 1. Proses Manajemen SDM 1) Perencanaan SDM Perencanaan kebutuhan personel sebuah organisasi perlu memperhatikan aktivitas internal dan berbagai faktor dalam lingkungan eksternal dengan memperhatikan 4 (empat) aspek dasar [6], yaitu: a) Perencanaan untuk kebutuhan masa depan dengan memutuskan berapa banyak orang dengan keterampilan tertentu yang dibutuhkan organisasi b) Perencanaan keseimbangan masa depan dengan membandingkan jumlah karyawan yang dibutuhkan dengan jumlah karyawan 303
yang ada sekarang yang dapat diharapkan masih tetap bekerja c) Perencanaan untuk merekrut atau memberhentikan karyawan d) Perencanaan pengembangan karyawan 2) Rekrutmen Yaitu mengalokasikan, mengidentifikasikan, dan menarik para pelamar kerja yang kompeten [5]. 3) Seleksi Yaitu menyaring pelamar agar memastikan bahwa kandidat yang paling layaklah yang diterima. Seleksi melibatkan perkiraan pelamar mana yang akan berhasil jika diterima. Keputusan seleksi apapun dapat memberikan 4 (empat) kemungkinan hasil dua hasil yang benar dan dua kesalahan (error) [5]. 4) Pelatihan Karyawan Merupakan aktivitas manajemen SDM yang penting. Ketika permintaan pekerjaan berubah, kemampuan karyawan pun harus berubah. Terdapat beberapa metode pelatihan, meliputi [5]: a) Metode Pelatihan Tradisional, biasanya meliputi on-the-job, rotasi kerja, mentoring dan coaching, latihan pengalaman, manual/ buku kerja, dan kelas pelatihan b) Metode Pelatihan Berbasis Teknologi, biasanya meliputi CD- ROM/DVD/rekaman video/audio/podcast, videoconference/tele conference/tv satelit, dan e-learning. 5) Manajemen Kinerja Karyawan Manajer harus mengetahui apakah karyawannya telah melaksanakan pekerjaannya secara efisien dan efektif, atau apakah ada yang perlu diperbaiki. Inilah yang dilakukan sistem manajemen kinerja. Sistem ini menetapkan standar kinerja yang digunakan dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Terdapat beberapa metode dalam melakukan evaluasi kinerja, seperti menulis esai, peristiwa penting, skala penilaian grafis, Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS), perbandingan multi karyawan, MBO, dan penilaian 360 derajat [5]. 6) Promosi, Mutasi, Demosi, dan Pemutusan Hubungan Kerja Promosi (kenaikan jabatan), yakni menerima kekuasaan dan tanggung jawab lebih besar dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya. Mutasi, yaitu memindahkan karyawan dari suatu jabatan yang lain dalam satu tingkatan organisasi secara horizontal tanpa adanya peningkatan tanggung jawab, kekuasaan, maupun gaji. Demosi atau dikenal dengan penurunan jabatan, yakni menerima kekuasaan dan tanggung jawab lebih kecil dari kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya [6]. Pemberhentian adalah pemutusan hubungan kerja seseorang dengan suatu organisasi perusahaan. Dengan pemberhentian berarti berakhirnya keterikatan kerja karyawan terhadap perusahaan [1]. 3. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan mengacu pada tahapan pengembangan sistem Systems Development Life Cycle (SDLC) [2] dengan tahapan seperti Gambar 2 berikut ini. Gambar 2. Proses Manajemen SDM Tahapan-tahapan penelitian yang dilakukan adalah: 1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang, dan Tujuan a) Merumuskan masalah yang dihadapi b) Mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai 2. Menentukan Syarat-Syarat Informasi a) Mewawancarai beberapa perusahaan sejenis untuk mengetahui informasi yang diperlukan 3. Menganalisis Kebutuhan-Kebutuhan Sistem a) Menganalisis proses bisnis sistem berjalan b) Menganalisis contoh dokumen-dokumen keluaran dan masukan Mengidentifikasi kebutuhan sistem usulan 4. Merancang Sistem Yang Direkomendasikan a) Merancang proses bisnis sistem usulan b) Merancang format laporan (output), masukan (input), dan struktur menu sistem usulan c) Merancang basis data yang akan digunakan oleh sistem usulan 5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak Pengembangan sistem menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2012, DBMS Microsoft SQL Server 2008, dan Business Objects Crystal Report 11 untuk pembuatan laporan. 304
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisikan proses-proses apa saja yang diberikan oleh perangkat lunak yang akan dikembangkan. Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Gambar 3 berikut ini merupakan use case diagram yang menggambarkan kebutuhan fungsional sistem usulan. 2. Penyediaan informasi lebih akurat Ekonomi Biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan Kontrol 1. Keamanan data terjaga 2. Adanya batasan sistem sehingga akses data hanya dapat dilakukan oleh bagian yang berwenang Efisiensi Efisiensi penggunaan waktu dalam peng-input-an data, pencarian data, maupun dalam penyediaan laporan-laporan yang dibutuhkan Servis Penyajian data lebih cepat 4.2. Rancangan Sistem Usulan Rancangan sistem usulan meliputi rancangan proses, rancangan basis data, dan rancangan struktur menu. Gambar 4 berikut ini merupakan Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan rancangan proses sistem usulan. Karyawan Manajer HR Kebutuhan Pelatihan Surat Pengangkatan Karyawan Permintaan Karyawan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Surat Pemindahan Karyawan Pengunduran Diri Jabatan Pelatihan Jenis Departemen PHK 0 Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Surat Referensi Performance Apraissal Kebutuhan Permintaan Pelatihan Karyawan Rekomendasi Pemindahan Peserta Karyawan Pelatihan Manajer Divisi Hasil Penilaian Prestasi Kerja Gambar 3. Kebutuhan Fungsional Sistem Usulan Tabel 1 berikut ini merupakan daftar kebutuhan non fungsional sistem usulan yang dikelompokkan berdasarkan klasifikasi PIECES. Tabel 2. Kebutuhan Non Fungsional Sistem Usulan Performan-si 1. Pengelolaan data dapat ditangani oleh 1 (satu) administrator 2. Pencarian data hanya membutuhkan waktu 1 (satu) menit Informasi 1. karyawan diperbaharui senantiasa Gambar 4. Diagram Konteks Sistem Usulan Sedangkan basis data yang dirancang memiliki 18 tabel dengan rincian sebagai berikut: 1. Tabel Department: menyimpan data departemen 2. Tabel Position: menyimpan data jabatan 3. Tabel Training: menyimpan data pelatihan 4. Tabel Termination Type: menyimpan data jenis pemutusan hubungan kerja 5. Tabel Employee Request: menyimpan data permintaan karyawan 6. Tabel Employee Request Details: menyimpan data detil permintaan karyawan 7. Tabel Employee: menyimpan data karyawan 8. Tabel Employee Dependent: menyimpan data relasi karyawan 9. Tabel Employee Job: menyimpan data histori pekerjaan karyawan 305
10. Tabel Employee Qualification Working Experience: menyimpan data latar belakang pekerjaan karyawan 11. Tabel Employee Qualification Education: menyimpan data latar belakang pendidikan karyawan 12. Tabel Employee Qualification Courses/Trainings: menyimpan data kursus/pelatihan yang pernah diikuti karyawan 13. Tabel Employee Qualification Languages: menyimpan data penguasaan bahasa asing karyawan 14. Tabel Training Request: menyimpan data permintaan pelatihan 15. Tabel Training Request Details: menyimpan data detil permintaan pelatihan 16. Tabel Performance Appraisal: menyimpan data penilaian kinerja karyawan 17. Tabel Transfer: menyimpan data pemindahan karyawan 18. Tabel Termination: menyimpan data pemutusan hubungan kerja Gambar 5 berikut ini merupakan relasi antar tabel dari rancangan basis data sistem usulan. 4.3. Tampilan Interface Aplikasi Sistem informasi SDM dikembangkan berdasarkan hasil rancangan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 2012. Gambar 7 merupakan tampilan utama dari sistem informasi yang dikembangkan. Terdapat beberapa menu yang dirancang yang disesuaikan dengan proses SDM sesuai dengan tinjauan pustaka yang telah dijabarkan sebelumnya. Menu Master dan Employee adalah bagian dari fungsi sistem yang digunakan untuk mengelola data master karyawan, daftar karyawan, termasuk permintaan karyawan. Gambar 8 merupakan tampilan form yang digunakan untuk merekam rincian data karyawan, meliputi identitas, pendidikan, pengalaman kerja, hingga bahasa yang dikuasai, serta training yang pernah diikuti karyawan. Gambar 9 merupakan tampilan form yang digunakan untuk merekam permintaan training karyawan pada unit kerja tertentu dalam perusahaan. Gambar 7. Tampilan Utama Gambar 5. Relasi Antar Tabel Basis Sistem Usulan Gambar 6 berikut ini merupakan rancangan struktur menu dari aplikasi yang dikembangkan, dimana terdiri dari 7 (tujuh) menu utama, yaitu Master, Employee, Training, Performance Appraisal, Transfer, Termination, dan Settings. Gambar 8. Tampilan Form Karyawan MENU MASTER EMPLOYEE TRAINING PERFORMANCE APPRAISAL TRANSFER TERMINATION SETTINGS Department Employee Request Employee Request Reports Position Employee List Employee Reports Training Training Request Reports Termination Type Training Member Recommendation Reports Performance Appraisal Reports Gambar 6. Struktur Menu Sistem Usulan 306
Gambar 9. Tampilan Form Permintaan Pelatihan Gambar 10 merupakan tampilan form performance appraisal yang digunakan untuk merekam hasil evaluasi kinerja karyawan. Gambar 10. Tampilan Form Performance Appraisal Gambar 11 merupakan tampilan form transfer yang digunakan untuk merekam data pemindahan karyawan. Gambar 11. Tampilan Form Transfer Gambar 12 merupakan tampilan form termination yang digunakan untuk merekam data pemutusan hubungan kerja karyawan. Gambar 12. Tampilan Form Termination Dengan adanya aplikasi sistem informasi SDM ini diharapkan permasalahan yang ada pada perusahaan sebelumnya dapat diatasi, serta dapat membantu sistem kerja manajemen perusahaan. Kelebihan dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan data baik penambahan, pengubahan, maupun penyajian laporan lebih cepat sehingga lebih hemat waktu. 2. Pengaturan departemen, jabatan, pelatihan, dan jenis pemutusan kerja dibuat masingmasing kodenya agar tidak ada penggunaan kata yang berbeda dengan makna yang sama. Sedangkan kelemahan dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut: 1. Segala jenis informasi dalam aplikasi ini masih harus di-input manual oleh staf HR berdasarkan form-form yang diisi terlebih dahulu oleh karyawan, manajer HR, maupun manajer departemen. 2. Sistem yang dikembangkan masih termasuk dalam kategori Transaction Processing System (TPS) sehingga informasi yang disajikan dalam laporan masih terbatas. 3. Belum lengkapnya proses manajemen SDM dalam sistem ini, yaitu absensi, lembur, dan penggajian. 4. Belum adanya kaitan antara penentuan jabatan dengan departemen, sehingga pengguna sistem tidak dapat mengetahui jumlah jabatan kosong dalam suatu departemen dalam periode tertentu. 5. KESIMPULAN Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini adalah: 1. Rancangan sistem usulan ini merupakan hasil analisis terhadap permasalahan yang timbul pada perusahaan distributor sepeda motor serta identifikasi kebutuhan dan solusi dari permasalahan yang timbul sehingga rancangan sistem ini dapat mendukung perusahaan dalam 307
mengolah proses bisnis perusahaan dengan baik. 2. Adanya fitur untuk mengelola data master sehingga mengurangi perulangan penggunaan kata yang memiliki makna sama. 3. Telah terdapat basis data untuk menyimpan data. Dengan adanya basis data, sistem informasi ini sangat membantu user dalam pencarian data. Daftar Pustaka [1] Hasibuan, H. dan Malayu, S. P., 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, PT Bumi Aksara. [2] Kendall, K. E. and Kendall, J. E., 2011, Systems Analysis and Design, New Jersey, Pearson Education. [3] Paulus, Khrisbianto, A., dan Setiawan, E. B., 2005, Sistem Informasi, Bandung, Penerbit Informatika. [4] Rachmawati, I. K., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, Penerbit Andi. [5] Robins, S. P. dan Coulter, M., 2010, Management, Jakarta, Penerbit Erlangga. [6] Stoner, J. A. F., Freeman, R. E., and Gilbert, D. R., 1995, Management, New Jersey, Prentice Hall Inc. [7] Yani, M., 2012, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, Mitra Wacana Media. 308