BAB 2 Landasan Teori 2.1 ERP (Enterprise Resource Planning) 2.1.1 Pengertian ERP Menurut Rajesri Giovindaraju dan Leksananto Gondodiwirjo (2008, p35) dalam jurnalnya yang berjudul Studi Mengenai ERP System Adoption berbasis Technology Acceptance Model, sistem ERP adalah sistem informasi yang mengintegrasikan fungsi fungsi bisnis dalam perusahaan, seperti fungsi manufaktur, keuangan dan manajemen rantai suplai. Menurut James A. Hall (2011, p31), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan sebuah organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis utama. ERP merobohkan hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi data sharing, arus informasi, dan pengenalan praktek bisnis umum di antara semua pengguna organisasi. Implementasi sebuah sistem ERP dapat menjadi sebuah usaha besar selama beberapa tahun. Menurut Rainer dan Turban (2009, p33), sistem ERP didesain untuk mengatasi kekurangan dari komunikasi antara area fungsional dari sistem informasi itu sendiri, dimana sistem tersebut dikembangkan sendiri dan terpisah, sehingga tidak dapat berhubungan efektif dengan sistem lainya. Sistem ERP juga merupakan sebuah solusi untuk mengatasi masalah ini dengan mengintegrasikan area fungsional dari sistem informasi melalui database yang sama. Berdasarkan pernyataan di atas, ERP adalah sebuah konsep sistem informasi yang terintegrasi yang saling berhubungan setiap masingmasing fungsi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis dan resource management dalam sebuah organisasi. 9
10 2.1.2 Keuntungan Sistem ERP Menurut Monk (2009, p28), keuntungan dari penggunaan sistem ERP antara lain: i. ERP memungkinkan integrasi global meniadi lebih mudah. Rintangan yang disebabkan oleh kurs rnata uang, bahasa, dan budaya dapat di solve secara otornatis dengan adanya data yang terintegrasi ii. ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, tetapi juga mengeliminasi proses pembaruan dan perbaikan pada beberapa sistem komputer yang terpisah. iii. ERP memungkinkan manajemen untuk mengelola operasi. Tidak hanya memonitor hal tersebut, sistem ERP telah memiliki sistem terintegritas, oleh sebab itu manajer dapat berfokus pada perubahan yang diinginkan oleh organisasi iv. ERP memungkinkan sistem inforrnasi yang terintegrasi dan hal ini berdampak pada proses bisnis yang lebih efisien. 2.1.3 Modul modul ERP Salah satu peran sistem ERP adalah mendukung proses bisnis. Menurut Motiwalla (2012, p84-85), ada 5 modul utama proses bisnis yang dikelola oleh sistem ERP, yaitu: a. Sales Order Processing Pendapatan dari penjualan adalah sumber daya bagi organisasi komersial. Modul penjualan mengimplementasikan fungsi penempatan pesanan, penjadwalan pesanan, pengiriman, dan faktur. b. Purchasing Modul pembelian mempercepat proses pembelian bahan baku yang diperlukan dan perlengkapan lainnya. Ini mengotomatisasikan proses mengidentifikasi calon pemasok, negosiasi harga, pemberian pesanan pembelian kepada pemasok, dan proses penagihan. Modul pembelian terintegrasi dengan modul pengendalian persediaan dan perencanaan
11 produksi. Modul pembelian sering diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen rantai suplai dan business-to-business (B2B) software web. c. Production Planning Modul Produksi membantu dalam perencanaan dan mengoptimalkan kapasitas produksi, suku cadang, komponen, dan sumber daya material menggunakan data produksi historis dan perkiraan penjualan. d. Financial Accounting Modul ini adalah inti dari seluruh sistem software ERP. Pada modul ini data keuangan dikumpulkan dari berbagai departemen functional dan menghasilkan laporan keuangan. e. Human Resources Modul HR memanajemen sumber daya manusia dan modal manusia. Modul ini secara rutin menjaga kelengkapan database karyawan, termasuk informasi kontak, rincian gaji, absensi, evaluasi kinerja, dan promosi. 2.2 Implementasi Sistem ERP 2.2.1 Pengertian Implementasi Implementasi merupakan suatu langkah penting dalam tahap penempatan dari teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pemegang saham dari perusahaan tersebut. (James A.O Brien, 2005, p356). 2.2.2 Pendekatan Implementasi Terdapat empat pendekatan dasar pada tahap implementasi (McLeod, 2004, p144): a. Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan
12 dalam satu subset dari keseluruhan operasi seperti satu kantor atau daerah tertentu. b. Serentak (Immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu peralihan dari sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan waktu semakin besar saat skala operasi meningkat. c. Bertahap (Phased) adalah pendekatan dimana sistem yang baru digunakan bagian per bagian pada suatu waktu. d. Paralel (Parallel) adalah pendekatan dimana sistem lama harus dipertahankan sampai sistem baru diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal karena kedua sumber daya dipertahankan. 2.3 Sistem Produksi 2.3.1 Pengertian Sistem Produksi Sistem produksi dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan mentransformasikan input produksi menjadi output produksi yang memberikan nilai tambah dimana dipengaruhi oleh lingkungan. Berdasarkan pendapat Baroto (2002, p13), sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, dimana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen. Berikut beberapa karakteristik yang dimiliki sistem produksi, yaitu (Gaspersz, 2001, p4): 1. Mempunyai komponen komponen atau elemen elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan yang
13 utuh. Hal ini berkaitan dengan komponen struktural yang membangun sistem produksi itu. 2. Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya, yaitu menghasilkan produk (barang dan/atau jasa) berkualitas yang dapat dijual dengan harga kompetitif dipasar. 3. Mempunyai aktivitas berupa proses transformasi nilai tambah input menjadi output secara efektif dan efisien. 4. Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya, berupa optimalisasi pengalokasian sumber sumber daya. Gambar 2.1 Skema Sistem Produksi Sumber : Gasperz, 2001, p5 2.3.2 Perencanaan dan Pengendalian Produksi Perencanaan dan pengendalian produksi dapat dikatakan sebagai suatu aktivitas dalam sistem produksi, dimana kegiatan yang dilakukan tersebut bertujuan untuk mengelola proses produksi. berdasarkan pendapat Baroto (2002, p14), perencanaan dan pengendalian produksi adalah aktivitas bagaimana mengelola proses produksi tersebut. Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan tindakan manajemen yang sifatnya abstrak. Fungsi yang ditanganin oleh departemen perencanaan dan pengendalian produksi secara umum adalah sebagai berikut (Baroto, 2001, p15): 1. Mengelola pesanan dari pelanggan.
14 2. Meramalkan permintaan. 3. Mengelola persediaan. 4. Menyusun rencana agregat. 5. Membuat jadwal untuk produksi. 6. Merencanakan kebutuhan bahan baku 7. Melakukan penjadwalan mesin atau fasilitas produksi. Perencanaan perencanaan yang terdapat dalam kegiatan produksi terdiri dari (Groover, 2008, p754) : 1. Memutuskan produk mana yang akan dibuat, kuantitasnya, dan kapan produk tersebut harus diselesaikan. 2. Menjadwalkan pengiriman atau produksi dari bagian bagian produk dan produk itu sendiri. 3. Merencanakan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana produksi. 2.4 Supply Chain 2.4.1 Pengertian Supply Chain Menurut Simchi-Levi, D., Kaminski, P., and Simchi-Levi, E. (2000) supply chain adalah Sebuah rangkaian atau jaringan perusahaanperusahaan yang bekerja secara bersama-samauntuk membuat dan menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentang dari penambang bahan mentah sampai retailer / toko. Dalam sebuah supply chain terdapat tiga aliran : material, informasi dan uang. 2.4.2 Pengertian Supply Chain Management Menurut Pujawan (2005) Supply chain management adalah manajemen terhadap aliran antar dan diantara tahapan supply chain untuk memaksimalkan profitabilitas keseluruhan supply chain.
15 2.5 Model dan UML Menurut Whitten (2007: 371), UML (Unified Modelling Language) adalah seperangkat konvensi yang digunakan untuk menspesifikasikan atau menggambarkan sebuah sistem perangkat lunak dalam objek tertentu. UML adalah satu bahasa standar yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas menganalisis, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan perubahan. (Jaswinder;Singh, Ashu;Gupta, Jaiteg;Singh. Computer Science and Software Engineering Volume 2 Issue 7, July 2012 : p.241. Service Oriented Business Process Re-engineering) Menurut Satzinger (2009: 547), pendekatan object-oriented menyediakan UML diagram untuk permodelan dialog antara pengguna dengan komputer. Dengan menggunakan UML, analisis dan end user dapat mengerti variasi diagram yang digunakan dalam proyek pengembangan sistem. 2.5.1 Use Case Diagram Menurut Wijaya dan Alianto (2012, p91), use case diagram adalah suatu gambaran umum dari pola interaksi antara sistem dan aktor untuk menentukan bagaimana aktor berinteraksi dengan sistem. Usecase adalah proses mengidentifikasi item konseptual dan sifat yang diperlukan untuk memberikan solusi benar dan tepat. (Ashish;Seth, Himanshu;Agarwal, Ashim;Raj;Singla. International Conference on Advances in Computer Applications (ICACA) 2012: p.18. Unified Modeling Language for Describing Business Value Chain Activities). Gambar 2.2 Simbol Use Case Diagram Sumber : Microsoft Office Visio 2007
16 2.5.2 Flowchart Menurut Romney (2009, p163), flowchart merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas logis. Flowchart menggunakan sekumpulan standar dari simbol untuk menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan aliran data dalam sistem. Gambar 2.3 Simbol Flowchart Sumber : Microsoft Office Visio 2003 2.6 EPICOR EPICOR merupakan salah satu penyedia business solution yang dirancang untuk mendukung bisnis bisnis seperti manufaktur, distribusi, retail, perhotelan, jasa dan bisnis lainnya. EPICOR diperkenalkan pada tahun 1984 dan memiliki kantor pusat di Irvine, California. EPICOR memiliki 20.000 pelanggan di lebih dari 150 negara serta memberikan solusi dalam kurang lebih 30 bahasa yang berbeda. EPICOR menyediakan Enterprise Resources Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) yang terintegrasi dan EPICOR juga menyediakan software untuk solusi perusahaan retail yang membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi kerja dan
17 profitabilitas. Sebelumnya, EPICOR dikenal sebagai platinum software yang merancang software akuntansi dengan pasar perusahaan menengah yang disebut PFD (Platinum for DOS) yang kemudian disebut PFW (Platinum for Windows). Saat ini, EPICOR memiliki target pasar berupa perusahaan menegah ke atas. Selain itu, EPICOR juga menyediakan solusi lengkap untuk berbagai industri guna meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong manfaat kompetitif. EPICOR dirancang sebagai solusi hemat biaya serta fleksibel yang menjadi pilihan perusahaan yang ingin mengintegrasikan teknologi internet dan ERP dengan tujuan membuat bisnis global menjadi lebih sederhana. Gambar 2.4 Diagram Modul EPICOR Sumber : www.epicor.com 2.6.1 EPICOR iscala 2.3 EPICOR iscala 2.3 merupakan salah satu business solution yang dirilis oleh EPICOR. EPICOR iscala 2.3 juga merupakan software ERP yang terintegrasi yang terdiri supply chain, manufacturing execution system (MES), field service, project management, payroll dan solusi lainnya. Seluruh solusi tersebut dirancang dengan kolaborasi bersama Microsoft.Net. Dengan kemampuan proses yang terintegrasi, EPICOR iscala 2.3 memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan proses internal dan
18 eksternal perusahaan dengan mengotomatisasikan trading dan mengurangi biaya operasional, serta menyediakan informasi mengenai penawaran dan pemintaan sehingga mampu mendukung dalam kegiatan pengambilan keputusan. EPICOR iscala 2.3 memiliki inovasi dan perangkat tambahan yang telah dikembangkan. Pengembangan ini menghasilkan empat key business themes antara lain : 1. Controllability EPICOR iscala 2.3 memiliki kemampuan yang memungkinkan proses bisnis menjadi lebih terkontrol. 2. Scalability EPICOR iscala 2.3 dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan berdasarkan skala masing-masing perusahaan guna memenuhi pertumbuhan kebutuhan bisnis. 3. Usability EPICOR iscala 2.3 mudah dipelajari dan memberikan kemudahan dalam penggunaan 4. Mobility - memberikan metode baru untuk bekerja dengan Epicor iscala 2.3, yang memungkinkan user untuk mengakses Epicor iscala dimanapun. 2.6.2 Metodologi Signature Signature merupakan metodologi yang digunakan dalam proses implementasi ERP khusus untuk produk produk EPICOR. Signature Methodology memberikan kerangka kerja yang terstruktur dan konsisten dengan tujuan untuk memastikan keberhasilan suatu proses implementasi. Signature Methodology membantu dalam menjaga hubungan kerja antara perusahaan dengan client untuk memastikan keberhasilan suatu implementasi. Signature Methodology juga mendukung dalam mewujudkan rencana implementasi project team melalui enam tahap yang dimulai dari melakukan analisis secara detail mengenai business requirements perusahaan, hingga pada tahap penyerahan (hand-over), membantu client untuk menggunakan solusi EPICOR pada kegiatan operasional perusahaan
19 dengan cepat. Selain itu EPICOR juga menawarkan project toolkit yaitu berupa tools yang akan digunakan secara bertahap pada proses implementasi. Gambar 2.5 Signature Methodology Sumber : www.epicor.com Signature Methodology terdiri dari 6 tahapan. Berikut tahapan tahapan Signature Methodology, yaitu : 1. Prepare Pada tahap prepare, persiapan persiapan yang harus dilaksanakan yaitu : a. Requirement Research Pada tahap ini, konsultan bertugas dalam melakukan pengumpulan data untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan selama proses implementasi berlangsung. b. ROI and KPI Definition Pada tahap ini akan dijelaskan mengenai return on investment (ROI) dan key perfomance indicator (KPI) perusahaan guna memastikan proses implementasi berjalan dengan lancar dan berhasil. Menurut Petrus Wisnu Brontok (2000:45) menjelaskan bahwa KPI adalah ukuran atau indikator yang dicapai untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap sasaran strategi yang telah ditentukan.
20 Menurut Reh. F. John (2007) KPI membantu organisasi untuk mendefinisikan dan mengukur progres dari tujuan organisasi setelah misi, stakeholeders, dan tujuannya telah didefinisikan dan dianalisis. Menurut Abdullah Faisal (2002:49) ROI ini sering disebut Return On Total Assets dipergunakan untuk mengukur kemampuan perusahaan dalam menghasilkan keuntungan dengan menggunakan keseluruhan aktiva yang dimilikinya. Cara menghitung ROI : Secara sederhana Return On Investment (ROI) dapat didefinisikan sebagai sebuah perhitungan yang memungkinkan suatu usaha untuk menentukan jumlah usaha yang diterima dari penanaman sejumlah modal yang berupa uang atau sumber daya. Persamaan yang biasa digunakan untuk menghitung laba atas investasi ialah ROI = (laba atas investasi-investasi awal)/ investasi x (100). c. Solution Concept Discovery Pada tahapan solution concept discovery, konsultan akan mempresentasikan solution EPICOR iscala SR3 kepada client. d. Initial Scope, Resource and Timeline Definition Pada tahap ini akan dilakukan penentuan ruang lingkup, sumber daya dan jadwal implementasi serta menandatangani kontrak. 2. Plan Pada tahap plan, akan dilakukan kick-off meeting dengan client mengenai seluruh gambaran isi dari proyek implementasi yang akan dilaksanakan dan membuat perencanaan untuk kegiatan kegiatan yang akan dilakukan selama proses implementasi berlangsung. Tujuannya untuk mencapai kesuksesan dalam implementasi. Berikut langkah langkah dalam melaksanakan tahapan plan, yaitu : a. Organize Project Pada tahap ini akan dimulai dengan membentuk tim yang akan terlibat dalam proyek implementasi, dan menentukan tugas serta tanggung jawab masing masing. b. Best Practice Review
21 Pada tahap ini akan dilakukan review best practice perusahaan untuk memastikan proses implementasi berjalan dengan lancar. c. Project Planning Finalization Pada tahap ini akan konsultan menentukan tujuan akhir yang ingin dicapai dalam proses implementasi, menentukan ruang lingkup dari proyek implementasi, memprediksikan resiko yang mungkin terjadi pada saat proses implementasi berlangsung, dan menentukan hardware dan software yang akan digunakan selama proses implementasi berlangsung. d. Project Launch Setelah melakukan tahapan tahapan di atas, maka proyek implementasi akan dijalankan sesuai yang direncanakan sebelumnya dan konsultan akan mengadakan kick-off presentation untuk menjelaskan metodologi yang diterapkan dalam proses implementasi EPICOR iscala 2.3. 3. Analyze Pada tahap ketiga ini yaitu analyze, konsultan akan melakukan analisa dan review ulang atas rencana implementasi yang telah disusun sebelumnya. Untuk melaksanakan tahap analyze terdapat langkah langkah berikut ini : a. Foundation Education Tahap ini hanya dilakukan penelitian tentang latar belakang pendidikan yang dimiliki oleh user user yang terdapat di perusahaan. b. Business Modeling Memastikan user requirements atau kebutuhan pengguna dengan menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan. c. Gap Analysis Melakukan analisa terhadap perbedaan proses bisnis yang sedang berjalan dengan proses bisnis yang diinginkan setelah menggunakan software EPICOR iscala 2.3 SR3
22 d. Input, Output, and Workflow Definition Pada bagian ini, konsultan akan melakukan analisis pada masingmasing parameter untuk dirancang output-nya. Kemudian, Workflow juga dapat dengan mudah untuk diidentifikasi. 4. Design Pada tahap design, konsultan akan melakukan presentasi mengenai sistem terlebih dahulu dengan meng-entry beberapa data seperti product group, supplier dan customer. Design merupakan tahap penting dalam Signature Methodology. Dengan adanya design yang berupa prototyping, maka client akan mendapat gambaran mengenai software yang akan mereka gunakan nantinya. Berikut langkah langkah dalam melakukan tahap Design : a. Solution Design Melakukan solution design berupa prototyping tentang software EPICOR iscala 2.3. b. Proof of Concept Melakukan finalisasi setup requirement dan melakukan customize sesuai dengan kesepakatan bersama antara konsultan dengan client. c. Configuration Dilakukan re-design solution untuk melengkapi bagian proof of concept sebelumnya. Tujuan dari segmen ini adalah untuk menguji dalam mengumpulkan data data dan mengidentifikasi masalah masalah yang ada. d. Workflow Development Melakukan pengembangan terhadap alur kerja (workflow) perusahaan untuk memastikan tidak terjadinya masalah dalam implementasi software EPICOR iscala 2.3. 5. Construct Tahap kelima yaitu construct, merupakan tahapan yang dilakukan untuk memastikan semua tahapan sebelumnya sesuai dengan rencana
23 dan mulai melakukan set-up serta configuration terhadap sistem. Persiapan tahap deploy juga dilakukan pada tahap ini. Untuk melaksanakan tahap construct, akan dilakukan langkah langkah seperti di bawah ini : a. Production System Setup Production system setup meninjau kembali keputusan yang telah dibuat dan membuat rekomendasi yang diperlukan. Pada tahap ini, company setting sudah mulai dilakukan. b. Room Conference Piloting Pada tahap ini, konsultan akan melibatkan client dalam pengujian atau trial untuk menunjukkan keefektifan software EPICOR iscala 2.3, mengetahui dampak pelaksanaan program dan keekomisannya. c. Project Team Validation Tahap ini akan dilakukan acceptance testing yang bertujuan untuk menguji apakah software EPICOR iscala sudah berjalan sesuai dengan keinginan client. d. Deployment Planning Deployment Planning mencakup pembuatan training material, serta dilakukan pengujian mengenai customization, transaction, dan data conversion. 6. Deploy Tahap Deploy merupakan tahap terakhir yang dilakukan dalam pelaksanaan implementasi EPICOR dengan Signature Methodology. Dimana pada tahap ini client telah melaksanakan Go Live, yaitu siap menggunakan sistem ERP yang diimplementasikan dan kemudian konsultan akan menyerahkan kelanjutan pelaksanaan sistem kepada client. Untuk melaksanakan tahap Deploy dilakukan langkah langkah berikut ini : a. End User Training Menyusun jadwal training user serta menjalankan kegiatan pelatihan terhadap user.
24 b. Cutover Confirmation Melakukan persiapan serta pengecekan ulang (bila diperlukan) untuk memastikan bahwa implementasi ERP berjalan dengan baik. c. Production System Deployment Memastikan bahwa seluruh sistem produksi sudah berjalan dengan lancar d. KPI and ROI Review KPI Review merupakan langkah penutupan proyek. Dilakukan review mengenai implementasi dan penggunaan sistem, serta project budget yang telah dikeluarkan. 2.7 Supply Chain Management Suite EPICOR Supply Chain Management Suite akan memudahkan organisasi untuk lebih cepat dalam mengirimkan produk dan jasa mereka ke market (pasar). Dengan kualitas yang lebih baik dan mendapatkan keuntungan yang besar dibandingkan pesaing lainnya. Supply chain mencakup perusahaan dan kegiatan kegiatan usaha yang diperlukan untuk merancang, membuat, menyampaikan, dan menggunakan suatu produk atau jasa. Banyak perusahaan bergantung pada supply chain dalam menyediakan apa yang dibutuhkan mereka untuk tetap bertahan dan terus mengalami perkembangan. Tujuan utama dari adanya supply chain adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mendapatkan keuntungan untuk sebuah organisasi atau perusahaan. Kegiatan supply chain dimulai dengan pesanan dari pelanggan dan berakhir ketika pelanggan merasa puas dan melakukan pembayaran. Hal ini sering disebut sebagai perfect order fulfillment. Tujuan lain dari supply chain management adalah untuk meminimalkan tingkat persediaan, mengoptimalkan produksi dan meningkatkan output, mengurangi waktu produksi, mengoptimalkan logistik dan distribusi, merampingkan order yang berlebihan, dan secara keseluruhan mengurangi biaya yang berhubungan dengan aktivitas aktivitas tersebut. (Turban, et al. 2008, p308).
25 Jadi, dapat disimpulkan bahwa Supply Chain Management merupakan sistem yang terintegrasi antar perusahaan yang berfungsi untuk mendukung dan mengelola hubungan dengan pemasok, pelanggan, serta mitra bisnis lainnya agar proses bisnis dari pengadaan, persediaan, produksi dan distribusi menjadi lancar dengan mengandalkan koordinasi dan fungsi fungsi di perusahaan tersebut. 2.7.1 Pengendalian Persediaan (Stock Control) Proses dalam iscala dapat mengupdate catatan persediaan dalam satu cara atau cara lain. Stock control atau pengendalian persediaan menyediakan basic tools untuk mengelola master data stock item dan data dasar warehouse. iscala dapat memiliki jumlah gudang yang tidak terbatas. Program iscala dapat membantu manajemen warehouse dalam melacak lokasi penyimpanan dengan bin dan melacak batch stock ketika melalui produksi dan warehouse. 2.7.1.1 Pengertian Persediaan Menurut Himayati (2008, p17), Persediaan adalah harta perusahaan yang digunakan untuk melakukan transaksi penjualan. Menurut Earl Stice, James Stice, Skousen yang diterjemahkan oleh Ali Akbar (2009, p97), persediaan ditujukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi. Menurut Rudianto (2009, p236), persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut. Menurut Leni Sulistiyowati (2010, p122), Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dalam kegiatan biasa, dalam proses produksi untuk penjualan atau dalam bentuk bahan atau
26 perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Berdasarkan pengertian diatas, peneliti menyimpulkan bahwa persediaan terdiri dari bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. 2.7.1.2 Jenis jenis Persediaan Adapun jenis jenis persediaan, antara lain (Eko Indrajit dan Djokopranoto, 2007, p8) : 1. Persediaan barang dagang Barang yang ada di gudang dibeli oleh pengecer atau perusahaan dagang untuk dijual kembali. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali diperoleh secara fisik tidak diubah kembali. 2. Persediaan manufaktur Persediaan manufaktur terdiri dari: a. Persediaan bahan baku Barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. b. Persediaan barang dalam proses Merupakan bagian dari produk akhir tetapi masih dalam proses pengerjaan karena masih menunggu item yang lain untuk diproses; barang yang membutuhkan proses lebih lanjut sebelum penyelesaian. c. Barang jadi Persediaan produk akhir yang siap untuk dijual, didistribusikan atau disimpan yang menjadi inti proses dari perusahaan; barang yang sudah selesai diproses dan siap untuk dijual.
27 3. Persediaan rupa-rupa Barang seperti perlengkapan kantor kebersihan dan pengiriman, persediaan ini biasanya dicatat sebagai beban penjualan umum. Dari penjabaran jenis jenis persediaan diatas, dapat disimpulkan bahwa persediaan dapat diklasifikasikan menjadi tiga kelompok yaitu persediaan barang dagang, persediaan manufaktur, dan persediaan rupa-rupa. 2.7.1.3 Fungsi Persediaan Fungsi dasar persediaan sebenarnya sangat sederhana yaitu meningkatkan profitability perusahaan, diantaranya (Wignjosoebroto, 2003, p386) : 1. Pipe line (transit) inventories, sebagai penghubung antara produsen barang dengan pemasok ataupun konsumen yang dipisahkan oleh geografis yang berjarak jauh dan memerlukan waktu lama untuk penyerahan barang, sehingga untuk mengatasi hal tersebut diperlukan adanya ekstra stok agar bisa memenuhi setiap waktu diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi. 2. Persediaan barang setengah jadi, barang barang keluaran dari tiap operasi produksi atau perakitan yang telah memiliki bentuk yang lebih kompleks dari pada komponen namun masih perlu proses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi. 3. Persediaan barang jadi, barang yang telah selesai diproses dan siap untuk didistribuksikan ke konsumen. 4. Persediaan bahan pembantu, barang barang diperlukan dalam proses pembuatan atau perakitan barang, namun
28 bukan merupakan komponen barang jadi. 2.7.1.4 Pengendalian Kualitas Menurut Sofjan Assauri dalam buku Manajemen Produksi dan Operasi (2004. p210) dikatakan bahwa Pengendalian kualitas adalah kegiatan memastikan apakah kebijakan dalam hal kualitas (standar) dapat tercermin dalam hasil akhir, atau dengan kata lain usaha untuk mempertahankan mutu atau kualitas dari barang-barang yang dihasilkan agar sesuai dengan spesifikasi produk yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan pimpinan. Dalam mewujudkan pelaksanaan dari pengendalian kualitas, kegiatan ini dilakukan oleh operator dan manajemen dari departemen yang bersangkutan dengan melakukan pengukuran pencapaian standar yang telah ditetapkan sebelumnya. 2.7.2 Purchase Management EPICOR Purchase Management menyediakan complete suite yang memungkinkan client untuk mengakses barang, harga dan data vendor secara terintegrasi. Selain itu, complete suite yang tersedia mengotomatisasi dan meningkatkan proses bisnis sehingga memudahkan client dalam melakukan proses purchasing (pembelian). 2.7.2.1 Purchase Order (PO) Purchase order merupakan formal request kepada vendor untuk menyuplai barang atau jasa dengan kondisi yang dinyatakan dalam Purchase order. 2.7.2.2 Inbound Delivery Inbound Delivery adalah sebuah proses dalam penerimaan dalam pengantaran barang ke tempat penerimaan barang
29 (warehouse). Proses ini dimulai pada saat barang siap di kirim oleh vendor dan telah ditentukan melalui jalur apa dan menggunakan apa pengantarannya, sampai ketika barang tiba di warehouse dan warehouse receiver membuat good receipt. 2.7.2.3 Goods Receipt Goods receipt merupakan pergerakan inbound dalam bentuk fisik barang atau material ke dalam gudang. Hal ini berdampak pada meningkatnya stok barang di gudang. 2.7.3 Sales Management EPICOR Sales Management menyediakan complete suite yang memungkinkan client untuk mengakses barang, harga dan data customer secara terintegrasi. Selain itu, complete suite yang tersedia mengotomatisasi dan meningkatkan proses bisnis sehingga memungkinkan client untuk meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan akurasi penjualan. 2.7.3.1 Sales Order Processing Sales Order Processing dapat dibuat dengan mengambil informasi dari dokumen Pre-Sales Activities. Sales order digunakan untuk mencatat pesanan dari customer. Pada saat pembuatan sales order, sistem melakukan : Memonitor sales transaction Mengecek ketersediaan barang Mengatur jadwal pengiriman Melakukan perhitungan harga dan tax Mengecek credit limit. 2.7.3.2 Outbound Delivery Proses dalam mengambil barang, mengurangi jumlah stok dan mengantarkan barang. Proses ini dimulai dengan
30 pengambilan barang dan berakhir ketika barang dikirim kepada penerima. 2.7.3.3 Delivery (Good Issue) Pergerakan outbound dalam bentuk fisik barang atau material yang di keluarkan dari gudang. Hal ini berdampak pada kurangnya stok barang di gudang. Pada saat proses delivery atau good issue, dibuat delivery dokumen yang berarti barang secara fisik telah keluar dari gudang dimana stock secara otomatis terupdate. 2.8 Manufacturing Manufaktur merupakan proses merubah bahan baku menjadi produk jadi. Proses ini meliputi perancangan produk, pemilihan material dan tahap tahap proses dimana produk tersebut dibuat. Definisi manufaktur secara umum adalah suatu aktifitas yang kompleks yang melibatkan berbagai variasi sumber daya dan aktifitas perancangan produk, pembelian, pemasaran, mesin dan perkakas, manufacturing, penjualan, perancangan proses, production control, pengiriman material, support service dan customer service. Dalam iscala, proses manufaktur digunakan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengeksekusian atas semua kegiatan manufaktur yang berjalan di perusahaan. Proses manufaktur bisa berjalan dengan lancar jika didukung oleh berbagai fitur termasuk bill of materials (BOM) dengan tingkatan yang dimiliki yaitu single level dan multi level. 2.8.1 Basic Manufacturing Data Pada bagian manufaktur, basic manufacturing data management dapat mengembangkan basis item master details dengan additional data untuk mendukung kegiatan kegaitan produksi. Work centre, tools, calendar, routings, operation dan lainnya dapat disetup dan dimaintain dengan basic data tools seperti manufacturing Bill of Material (BOMs).
31 2.8.1.1 Bill of Materials (BOM) Menurut Render dan Heizer (2001, p358) bill of material (BOM) adalah sebuah daftar jumlah komponen, campuran bahan dan bahan baku yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Suatu bill of material memberikan struktur bagi produk itu sendiri. Bill of material tidak hanya menspesifikasikan kebutuhan produksi, tapi juga berguna untuk pembebanan biaya dan dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk diproduksi. Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpukan bahwa bill of materials adalah suatu daftar yang berisi campuran bahan atau bahan baku suatu produk, yang diperlukan untuk proses produksi. BOM memiliki 2 tingkatan yaitu single level BOM dan multi level BOM. Single level BOM menggambarkan hubungan satu induk dengna satu level komponen penyusunnya, sedangkan multi level BOM menggambarkan struktur produk yang lengkap dari level nol sampai level paling bawah. 2.8.1.2 Work Centers Operasi dilakukan pada sebuah work centers. Work centers adalah business object yang merepresentasikan unit kerja nyata, seperti : i. Mesin, sekelompok mesin ii. Lini produksi iii. Assembly work centers iv. Karyawan, kelompok dari karyawan Bersama dengan bill of materials dan routings, work centers menjadi data terpenting dalam kegiatan produksi dan
32 system control. Work centers digunakan di dalam task list operations dan work ordes. Contoh dari task lists adalah routings, maintenance task lists, inspection plans dan standard networks. Work orders dibuat untuk produksi, quality assurance, plant maintenance, dan untuk project system sebagai networks. Data di dalam work center digunakan untuk: a. Scheduling Waktu operasi dan formula dimasukkan di dalam work center, sehingga durasi dari operasi dapan dikalkulasi. b. Costing Formula dimasukkan di dalam work center, sehingga biaya dari operasi dapat dihitung. Sebuah work center juga dipasang pada sebuah cost center. c. Capacity Planning Kapasitas yang tersedia dan formula untuk kalkulasi kebutuhan kapasitas yang dimasukkan ke dalam work center. d. Simplifying operation maintenance Berbagai nilai awal untuk operasi dapat dimasukkan di dalam work center. Gambar di bawah ini mengilustrasikan kegunaan dari data work center:
33 Gambar 2.6 Kegunaan dari data work center (SAP AG, 2001, p9) 2.8.1.3 Routing Routing adalah sebuah deskripsi dari operasi atau langkah langkah proses yang harus dilakukan ketika memproduksi suatu material (produk). Sebagaimana informasi mengenai operasi dan urutan di mana operasi operasi tersebut dilakukan, sebuah routing juga berisi rincian mengenai work centers dimana proses tersebut dioperasikan maupun mengenai kebutuhan production resources tools. Standard values untuk mengeksekusi operasi tunggal juga disimpan dalam routings. Routings secara umum terdiri dari beberapa objek berikut: i. Routings i. Rate routing ii. Reference operation set iii. Reference rate routing
34 Sebuah routing disusun oleh sebuah header dengan satu atau lebih sequence. Header berisi data yang valid untuk keseluruhan routing. Sequence adalah sebuah urutan dari opearasi. Operasi menerangkan langkah langkah proses yang dilakukan selama produksi. Sebuah routing diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing tersebut. Gambar 2.7 Routing : Sequences (SAP AG, 2001, p11)