BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN RUMUSAN MASALAH Dalam kegiatan berorganisasi kebutuhan informasi adalah kebutuhan yang sangat penting dan mendasar. Seiring meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi, maka akan mengakibatkan bertambahnya kebutuhan informasi untuk mendukung dalam proses pencapaian tujuan suatu organisasi. Tercapainya tujuan suatu organisasi tentunya membutuhkan suatu data yang diolah menjadi informasi penting sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Salah satu sumber informasi penting tersebut adalah arsip. Menurut Undang Undang mengenai kearsipan, arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa digunakan yaitu media kertas atau media tekstual. Seiring dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, arsip tidak hanya dalam bentuk konvensional seperti yang 1 Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
2 dianggap oleh kebanyakan orang, namun juga dalam bentuk media baru atau elektronik. Pada saat ini semakin banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang menyadari pentingnya migrasi dokumen ke format digital. 2 Oleh karena itu suatu organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan alih media digital atau digitalisasi menggunakan teknologi digital baik melalui mesin scanner, kamera digital atau perangkat lainnya guna untuk efisiensi dan mengembangkan arsip sebagai sumber informasi yang dapat diakses kapan saja. Digitization is the process of converting any physical or analogue item, such as a paper records, photograph or graphi items, into an electronic representation or image that can be accesed and stored electronically. 3 Digitalisasi adalah suatu proses mengubah bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis menjadi representasi elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan secara elektronik. Dengan adanya komputer sebagai basis teknologi informasi, maka digitalisasi tersebut dapat dilakukan dengan mudah. Digitalisasi merupakan salah satu instrumen penting dalam preservasi. 4 Karena pengguna tidak perlu mengakses dari arsip asli, sehingga meminimalisasikan terhadap kerusakan arsip. Semua arsip atau dokumen yang 2 Machmoed Effendhie dkk., Panduan Umum Digitalisasi Arsip, (Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2010), hlm. 3. 3 ARMS., Standard Records-keeping Requirements for Digitization, (America: ARMS, 2009), hlm. 4. 4 Machmoed Effendhie dkk., op.cit. hlm. 6.
3 telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan menjadi arsip elektronik, sehingga untuk membacanya perlu menggunakan teknologi komputer. Mengingat hal terpenting dan merupakan keharusan bagi pengelola arsip adalah bagaimana dapat menyediakan data atau arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat. 5 Oleh karena itu SDM yang digunakan lebih sedikit sehingga dapat mengelola dokumen secara efektif dan efisien baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Pada dasarnya penyimpanan arsip yang sudah dialihmediakan memiliki cara yang hampir sama dengan arsip konvensional hanya saja jika arsip konvensional disimpan dalam bentuk rak atau map, sedangkan arsip yang telah dialihmediakan ke bentuk elektronik disimpan dalam bentuk file, misalkan file gambar dalam format berupa JPEG, file dokumen dalam format documen atau text. Badan Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional I Yogyakarta adalah instansi BKN di daerah yang bertugas menyelenggarakan sebagian tugas pokok dan fungsi BKN dibidang administrasi dan manajemen kepegawaian negara di wilayah kerjanya namun kewenangannya masih melekat pada pemerintah sesuai dengan peraturan perundang - undangan. 6 Sebagai institusi yang menangani masalah manajemen kepegawaian Kanreg I BKN memberikan pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Propinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta. 5 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122. 6 BKN Kanreg I, Buku Panduan PKL di Kanreg I BKN Yogyakarta, (Yogyakarta: BKN Kanreg I, 2012), hlm. 2.
4 Setiap kegiatan pada organisasi tersebut menghasilkan banyak dokumen mengingat wilayah kerjanya yang cukup luas. Tak heran jika banyak dokumen menumpuk di BKN Kanreg I Yogyakarta. Dokumen kepegawaian tersebut disimpan mulai dari seseorang diangkat sebagai Calon PNS sampai yang bersangkutan diberhentikan sebagai PNS (pensiun). Mengetahui hal tersebut untuk satu orang pegawai saja menghasilkan berpuluh puluh dokumen, apalagi menyimpan dokumen milik pegawai dari 29 kabupaten dan 6 kota di Jawa tengah serta 4 kabupaten dan satu Kotamadya di DIY. Oleh karena itu salah satu upaya dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik adalah dengan pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana sehingga mudah, cepat, dan tepat dalam penemuan kembali. 7 Sehingga diperlukan suatu langkah guna untuk memudahkan dalam pencarian kembali dan lebih sedikit dalam menggunakan tenaga, pikiran, dan juga biaya yaitu salah satu upaya yang dilakukan oleh BKN Kanreg I Yogyakarta adalah dengan proses alih media. Berdasarkan uraian tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Sarana apa saja yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan alih media, bagaimana tahap alih media sesuai dengan program yang ada di Kanreg I BKN Yogyakarta, dan faktor apa saja yang dapat menghambat proses pelaksanaan alih media? 7 Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan ANRI, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: ANRI, 2002 ), hlm. 161.
5 B. TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN Praktik Kerja Lapangan di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I Yogyakarta ini bertujuan untuk: 1. Mengetahui sarana yang dibutuhkan terkait dengan proses alih media. 2. Mengetahui bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik. 3. Mengetahui kendala yang ditemukan saat melakukan proses alih media. Manfaat melakukan Praktik Kerja Lapangan adalah agar hasil yang diperoleh dari penelitian ini dapat memberikan informasi dan tambahan pengetahuan mengenai proses alih media arsip di Kanreg I BKN. Manfaat yang kedua adalah memberikan sedikit masukan dan mencoba mencari solusi untuk memecahkan masalah yang terjadi saat melakukan alih media arsip. C. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk memperoleh informasi sebagai penunjang penulis dalam pembuatan laporan tugas akhir ini menggunakan beberapa metode yang relevan dengan topik yang telah dipilih. Diantaranya adalah observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka. 1. Observasi partisipasi Observasi partisipasi merupakan suatu proses pengamatan atau peninjauan yang sekaligus penulis terlibat secara langsung di lapangan. Dengan cara tersebut sehingga penulis dapat mengetahui informasi yang akurat dan sekaligus turut serta mempraktikkan bagaimana pelaksanaan alih media arsip di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional 1 Yogyakarta.
6 2. Wawancara (Interview) Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak narasumber. Tujuannya adalah untuk mendapatkan tambahan informasi yang akurat dari narasumber untuk melengkapi dan memperjelas data data yang diperlukan dalam pembuatan laporan tugas akhir dengan membandingkan data sebenarnya yang ada dilapangan. Maka pada saat melakukan PKL akan ada proses wawancara dengan petugas terkait di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I Yogyakarta. Kriteria narasumber yang akan diwawancarai adalah pegawai di Seksi Penyajian dan Pengelolaan Data Kepegawaian yang dianggap paling mengerti tentang pelaksanaan alih media arsip. 3. Studi pustaka Studi pustaka merupakan metode pengumpulan data yang berasal dari bahan pustaka dengan mencari, membaca, dan mempelajari yang diperoleh dari buku, laporan penelitian dan sumber tertulis lainnya baik tercetak maupun elektronik yang berkaitan dengan topik dalam penulisan tugas akhir. Bahan pustaka yang berasal dari buku diperoleh di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, Prodi Kearsipan dan toko buku Shoping. D. TINJAUAN PUSTAKA Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini didukung dengan buku tentang pemahaman dasar mengenai digitalisasi arsip. Oleh karena itu diperlukan adanya
7 tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema yang dipilih, diantaranya adalah sebagai berikut: Buku yang pertama yang digunakan sebagai acuan adalah Panduan Umum Digitalisasi Arsip karangan Machmoed Effendhie dkk., yang diterbitkan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta pada tahun 2010. Buku ini terdiri atas tiga bab. Pada bab 1 secara garis besar membahas mengenai aspek teoristik serta aspek hukum alih media elektronik atau digitalisasi. Pada bab 2 berisi paparan hal hal praktis tentang sarana dan prasarana alih media, meliputi standar ruang pemrosesan dan ruang penyimpanan, peralatan, software, kualifikasi arsip, serta kualifikasi SDM. Sedangkan pada bab 3 berisi tentang paparan rinci tentang prosedur digitalisasi arsip tekstual, foto dan kartografi. Buku kedua yang digunakan adalah Manajemen Kearsipan Modern karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media di Yogyakarta pada tahun 2005. Buku ini terdiri dari 13 bab yang membahas tentang sistem kearsipan dari konvensional sampai pada basis komputer. Bab yang menjadi acuan adalah pada bab 12 tentang contoh perangkat lunak kearsipan yang berkembang. Pada bagian ini membahas tentang beberapa perangkat lunak yang sudah ada dan berkembang di beberapa perusahaan. Dari bab tersebut dapat diketahui suatu program yang dapat menscan secara otomatis dan menyimpan dokumen kertas ke dalam media digital. Buku ketiga yang digunakan adalah Manajemen Arsip Dinamis. Karangan tim kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dengan ANRI yang diterbitkan di Jakarta pada tahun 2002. Buku ini terdiri dari 181 halaman yang
8 didalamnya terdapat 10 bab. Pokok bahasan yang diambil terdapat pada bab 9 tentang teknologi informasi dan arsip elektronik. Pada bagian ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip elektronik. Didalam pengelolaan arsip elektronik salah satunya membahas sistem penyimpanan data yang menggunakan sistem pencitraan digital dengan melakukan pemindaian (scanner). Selanjutnya buku keempat yang digunakan adalah Keeping Archives karangan Jackie Bettington., et al., yang diterbitkan oleh Australian Society of Archives Inc pada tahun 2008. Buku ini didalamnya terdiri dari banyak bab yang khusus membahas tentang arsip. Bab yang menjadi acuan adalah pada Section 3 chapter 13 Digitisation & Imaging membahas tentang manfaat dan tujuan digitalisasi arsip sebagai alternatif baru untuk membuat salinan arsip, membantu preservasi arsip asli dan membuat arsip lebih mudah diakses dengan berbagai pilihan teknologi yang sesuai dengan karakter fisik arsip. E. SISTEMATIKA PENULISAN Untuk mempermudah dalam pemahaman menyeluruh dari laporan yang berjudul Pelaksanaan Alih Media Arsip, tugas akhir ini telah dibagi dalam empat bab dimana setiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi masih dalam satu kesatuan tema. Dalam bab pertama menjelaskan mengenai latar belakang alasan penulis memilih tema Pelaksanaan Alih Media Arsip di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional I Yogyakarta dan dalam latar belakang tersebut terdapat alasan mengapa penulis memilih BKN Kanreg I sebagai instansi untuk melakukan praktik kerja lapangan. Kemudian tujuan penulis melakukan praktik kerja
9 lapangan adalah untuk mengetahui apa sarana yang dibutuhkan terkait dengan proses alih media, bagaimana proses alih media ke dalam bentuk elektronik dan apa kendalannya. Penulis menggunakan tiga metode dalam pengumpulan data, yaitu observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Sementara tinjauan pustaka berisi kajian terhadap paling relevan dalam penyusunan tugas akhir ini. Bab kedua berisi sejarah singkat berdirinya BKN Kanreg I Yogyakarta. Dalam bab ini juga terdapat visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, pengorganisasian kearsipan serta struktur organisasi dimana kewenangan tertinggi di instansi tersebut dipegang oleh kepala. Bab ketiga berisi dari pembahasan tugas akhir ini mulai dari gambaran kondisi arsip, sarana yang digunakan dalam proses alih media, proses alih media ke dalam bentuk elektronik, sampai kendala dalam proses alih media. Untuk mendukung dan menerangkan keterangan dalam bab tiga, penulis mencantumkan gambar sebagai bukti nyata dalam pelaksanaan alih media arsip di BKN Kanreg I Yogyakarta. Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah berisi jawaban atas masalah yang telah dirumuskan dalam bab pertama. Adapun saran adalah solusi yang diberikan penulis kepada BKN Kanreg I Yogyakarta atas kendala yang ditemukan dalam proses alih media.