[B.5] SISTEM DAN PROSEDUR PENGAJUAN PENGESAHAN PENGGUNAAN UANG PERSEDIAAN (GU) A. KETENTUAN UMUM Sistem dan Prosedur Pengajuan Pengesahan Penggunaan Uang Persediaan (GU) adalah sistem dam prosedur dalam rangka mengesahkan penggunaan uang persediaan pada akhir tahun anggaran. Sistem ini terdiri dari :. Sub Sistem Penerbitan SPP-GU Nihil 2. Sub Sistem Penerbitan. Sub Sistem Penerbitan Bagan Alur Hubungan antar Sub Sistem : Sub Sistem Penerbitan SPP-GU Nihil Sub Sistem Penerbitan Sub Sistem Penerbitan B. PIHAK TERKAIT. SKPD a. Pengguna Anggaran b. Bendahara Pengeluaran c. PPK-SKPD 2. PPKD/Biro Keuangan a. Bagian Perbendaharaan b. Bagian Pengelolaan Kas Daerah c. Bagian Akuntansi C. ALUR PROSEDUR. Sub Sistem Penerbitan SPP-GU Nihil a. Berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, Bendahara Pengeluaran membuat dan menandatangani SPP-GU Nihil dan Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja () rangkap serta melengkapi lampiranlampiran yang diperlukan sebagai berikut : ) Surat pengantar SPP-GU Nihil; 2) Ringkasan SPP-GU Nihil; ) Bukti-bukti yang lengkap dan sah. 4) Rekening Koran Bendahara Bulan Desember tahun berkenaan. 5) Bukti Setor (STS) Sisa Uang Persediaan. 67
6) Laporan Pertanggungjawaban Uang Persediaan yang telah disahkan. b. Bendahara Pengeluaran menyampaikan SPP-GU dan yang telah ditandatangani beserta lampirannya kepada PPK-SKPD. 2. Sub Sistem Penerbitan a. PPK-SKPD menerima SPP-GU Nihil berserta lampirannya diajukan oleh Bendahara Pengeluaran, dan mencatat ke dalam register penerimaan SPP. b. PPK-SKPD meneliti kelengkapan dokumen SPP-GU Nihil. c. PPK-SKPD menguji saldo Rekening Koran Bendahara per Desember dengan Bukti Setor (STS) Sisa Uang Persediaan, apabila terdapat sisa uang persediaan yang belum disetor maka PPK-SKPD memerintah bendahara segera menyetorkan ke Rekening Kas Umum Daerah d. PPK-SKPD menverifikasi Bukti pengeluaran yang menjadi lampiran SPP dan menguji kesesuaian dengan Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja. e. PPK-SKPD memberi cap TELAH DIVERIFIKASI pada Bukti yang telah diverifikasi. f. Apabila dianggap belum sesuai dan lengkap, paling lambat (satu) hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP, PPK-SKPD menerbitkan Surat Penolakan Penerbitan SPM dan menyampaikan kepada Bendahara Pengeluaran beserta dokumen pengajuan SPP-GU Nihil untuk dilengkapi dan diperbaiki. g. PPK-SKPD mencatat Surat Penolakan Penerbitan SPM dalam register Penolakan Penerbitan SPM. h. Apabila telah dianggap sesuai dan lengkap, dalam jangka waktu 2 hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP, PPK-SKPD menyusun draft SPM-Nihil rangkap 4. i. PPK-SKPD menyampaikan Draft dan kepada Pengguna Angaran untuk ditandatangani. j. Pengguna Anggaran menandatangani SPM-GU dan serta menyerahkan kembali kepada PPK-SKPD. k. PPK-SKPD mencatat penerbitan yang diterima ke dalam Register Penerbitan SPM; l. Terhadap SPM yang telah ditandatangani Pengguna Anggaran, PPK- SKPD : ) Mengirim Lembar, 2, dan ke Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan beserta kelengkapan dokumen : Surat Pengantar ; SPP-GU Nihil beserta lampirannya; Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja. 68
2) Lembar ke 4 sebagai arsip PPK-SKPD. Sub Sistem Penerbitan a. Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan menerima yang diajukan oleh Pejabat Pengguna Anggaran/Pengguna Barang; b. Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan meneliti kelengkapan dokumen. ) Apabila dianggap tidak lengkap maka dokumen dikembalikan kepada SKPD untuk diperbaiki dan dilengkapi serta mencatat dalam Register Penolakan Penerbitan. 2) Apabila dianggap lengkap maka diterbitkan -GU Nihil rangkap 6 dan mencatat dalam Register. c. Bagian Perbendaharaan Biro Keuangan mendistribusi yang telah terbit : ) Lembar beserta dan SPP-GU Nihil dikirim ke Bagian Akuntansi pada Biro Keuangan; 2) Lembar 2 dikirim ke Bagian Pengelolaan Kas Daerah; ) Lembar dikirim ke SKPD; 4) Lembar 4, 5 dan 6 sebagai arsip Bagian Perbendaharaan pada Biro Keuangan. d. Bagian Akuntansi menerima beserta dan SPP- GU Nihil dan melakukan pencatatan. 69
D. BAGAN ALIR BAGAN ALIR PROSEDUR PENGESAHAN PENGGUNAAN UANG PERSEDIAAN (GU-NIHIL) () SKPD BENDAHARA PENGELUARAN PPK-SKPD PENGGUNA ANGGARAN Bukti-bukti Ke PPKD pengeluaran Susun SPP-GU Nihil Draft Lampiran 4 Draft 2 SPM-TUP SPM-TU & SPP-GU (Nihil) 4 2 Draft SPM-GU Nihil Bukti-bukti Lampiran SPP-GU Nihil (Rangkap ) Verifikasi 4 2 Draft SPM-TUP Draft Otorisasi Melengkapi Lengkap Ya Susun Draft Tidak Bukti-bukti Kembalikan ke BP Register SPM Lampiran SPP-GU Nihil Register Penolakan Penerbitan SPM Melengkapi 2 Dikembalikan PPKD, SPM- GU & SPP- Dari PPKD GU (Nihil) 70
BAGAN ALIR PROSEDUR PENGESAHAN PENGGUNAAN UANG PERSEDIAAN (GU-NIHIL) 2 Lanjutan PPKD/BIRO KEUANGAN BAGIAN PERBENDAHARAAN BAGIAN KAS DAERAH BAGIAN AKUNTANSI BANK PIHAK KETIGA Dari SKPD 2- Verifikasi administrasi Register Pencatatan Lengkap Ya Terbitkan Tidak Kembalikan ke SKPD () Register Penolakan Penerbitan 4, 5, 6 2, SPM- TU & SPP- GU(Nihil) Laporan Pencatatan 2 Ke SKPD Ke SKPD, SPM- TU & SPP- GU (Nihil) 7
E. FORMULIR YANG DIGUNAKAN. Register Penerimaan SPP (Format B..4) 2. Surat Penolakan Penerbitan SPM (Format B..5). Register Surat Penolakan Penerbitan SPM (Format B..6) 4. Surat Perintah Membayar (Format B..8) 5. Register SPM SKPD (Format B..9) 6. Surat Pernyataan Verifikasi (Format B..0) 7. Surat Penolakan Penerbitan (Format B..) 8. Register Surat Penolakan Penerbitan (Format B..2) 9. Surat Perintah Pencairan Dana (Format B..) 0. Register (Format B..4). Daftar Penguji (Format B..7) 2. Register SPP/SPM/ SKPD (Format B..22). GU/TU (Format B.2.) 4. Surat Pengantar SPP-GU (Format B.2.2) 5. Ringkasan SPP-GU (Format B.2.) 6. Laporan Pertanggungjawaban Uang Persediaan Bendahara Pengeluaran (Format B.2.6) 72