AM TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KELAB SUKAN, SOSIAL DAN KEBAJIKAN ANGKATAN TENTERA MALAYSIA 1. Undang Undang Kecil ini hendaklah dibaca bersama dengan Perlembagaan. Undang undang ini membentangkan peraturan serta prosedur kewangan dan perakaunan Kelab yang meliputi pendapatan dan perbelanjaan, pengurusan harta, penyediaan laporan kewangan, prosedur audit, pengurusan rekod rekod perakaunan serta keselamatan wang tunai dan buku cek. TUJUAN 2. Untuk menentukan pentadbiran kewangan Kelab dilaksanakan mengikut prosedur kewangan semasa. TAKRIF 3. Dalam Undang Undang Kecil ini, kecuali kandungan ayatnya mempunyai makna yang lain: a. Belanjawan Tahunan ertinya perbelanjaan aktiviti tahunan yang dirancang oleh Kelab yang mana peruntukan kewangan mengenainya telah diluluskan oleh ahli melalui Mesyuarat Agung. b. Perbelanjaan Luar Jangka ertinya sesuatu perbelanjaan yang tidak termasuk dalam Belanjawan Tahunan Kelab tetapi perlu dilaksanakan atas keperluan mendesak bagi kepentingan Kelab dan ahli. TATACARA DAN PENYEDIAAN LAPORAN PERAKAUNAN 4. Tatacara perakaunan yang digunakan oleh Kelab adalah sebagaimana yang dipraktikkan mengikut piawaian perakaunan yang diluluskan. Format laporan perakaunan adalah sebagaimana yang ditetapkan oleh Pendaftar Pertubuhan seperti di Kembaran A. PENDAPATAN KELAB 5. Sumber Pendapatan. Sumber pendapatan Kelab adalah terdiri dari: a. Kutipan yuran ahli. b. Sumbangan Kerajaan. c. Lebihan dari aktiviti Kelab. d. Faedah/keuntungan dari pelaburan. e. Sumber pendapatan lain yang diperakui dan diluluskan oleh Jawatankuasa. 1
6. Rekod Penerimaan Pendapatan. Setiap penerimaan pendapatan hendaklah direkodkan dalam Buku Tunai (Cash Book) dan resit penerimaan dikeluarkan sebagai bukti penerimaan. Contoh buku tunai seperti di Kembaran B dan resit penerimaan seperti di Kembaran C. PERBELANJAAN KELAB 7. Jenis Perbelanjaan Dibenarkan. Jenis perbelanjaan yang dibenarkan untuk Kelab ialah: a. Perbelanjaan pengurusan Kelab. b. Perbelanjaan bagi tujuan pelaburan. c. Perbelanjaan untuk aktiviti sukan, sosial dan kebajikan. d. Pembelian harta. e. Sumbangan/hadiah/geran kepada badan badan sukan, sosial dan kebajikan dalam ATM atau lain lain organisasi luar ATM. f. Perbelanjaan lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa demi kepentingan Kelab. g. Perbelanjaan lain yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung. 8. Transaksi Perbelanjaan dan Dokumen Sokongan. Setiap transaksi perbelanjaan hendaklah disokong dengan dokumen yang disahkan sebagai bukti perbelanjaan dan direkodkan dalam buku tunai. Setiap pembayaran (kecuali perbelanjaan runcit) hendaklah direkodkan dalam resit bayaran Kelab seperti di Kembaran D. 9. Kuasa Perbelanjaan Aktiviti Tahunan. Had dan kuasa sesuatu perbelanjaan bagi sesuatu aktiviti yang telah diluluskan dalam Belanjawan Tahunan Kelab ditetapkan seperti berikut: a. Bawah RM5,000. Kuasa Setiausaha. b Bawah RM50,000. Kuasa Naib Yang Dipertua. c. RM50,000 ke atas. Kuasa Yang Dipertua. 10. Perbelanjaan Luar Jangka/Kontinjensi. Sesuatu perbelanjaan luar jangka bagi sesuatu aktiviti boleh diluluskan seperti berikut: a. RM10,000 ke bawah. Kuasa Yang Dipertua. b. Bawah RM50,000. Kuasa Jawatankuasa. c. RM50,000 ke atas. Kuasa Mesyuarat Agung. 2
11. Borang Permohonan Membelanjakan Wang Kelab. Setiap permohonan untuk membelanjakan wang Kelab hendaklah dibuat melalui borang permohonan seperti di Kembaran E. Permohonan hendaklah disertai dengan surat sokongan/justifikasi bagi menyokong perbelanjaan. 12. Wang Tunai Dalam Tangan. Bendahari hanya dibenarkan menyimpan wang tunai ditangan tidak melebihi RM1,000 pada setiap masa. BELANJA PENGURUSAN KELAB 13. Perbelanjaan ini dikhususkan untuk tujuan pentadbiran dan operasi Kelab. Ini termasuklah belanja makanan dan minuman semasa mesyuarat jawatankuasa kelab, perbelanjaan bagi menjelaskan bil utiliti seperti pos dan setem, telefon dan internet, elektrik, faksimili, astro, pembelian alat tulis pejabat, belanja keraian Jawatankuasa, penyelengaraan/ pembaikan kerosakan kecil pejabat, penyediaan laporan tahunan Kelab, belanja promosi dan publisiti kelab dan perbelanjaan lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa atau Mesyuarat Agung. 14. Bagi tujuan sesuatu mesyuarat Kelab, belanja refreshment hendaklah dihadkan kepada RM3 seorang ahli mesyuarat. Yang Dipertua/Naib Yang Dipertua boleh meluluskan sehingga RM15 atau sesuatu amaun lain yang berpatutan bagi setiap seorang ahli mesyuarat bagi menampung jamuan mesyuarat jika perlu. 15. Perbelanjaan bagi Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Khas meliputi kos sewa dewan termasuk kerusi dan meja, kelengkapan audio visual, penyediaan laporan tahunan, notis mesyuarat, makanan dan minuman dan lain lain perbelanjaan berkaitan hendaklah tidak melebihi jumlah yang diluluskan dalam Belanjawan Tahunan Kelab. PELABURAN 16. Kelab boleh memperuntukan sejumlah wang bagi tujuan pelaburan ke arah meningkatkan pendapatan Kelab. Jenis pelaburan yang dibenarkan ialah simpanan tetap, pembelian saham saham tersiar harga (public listed), saham terbitan permulaan awam (IPO), saham amanah (unit trust), deposit di Amanah Raya Berhad dan lain lain bentuk pelaburan di institusi kewangan yang diluluskan oleh Bank Negara Malaysia samada di dalam atau luar negeri. 17 Jawatankuasa boleh meluluskan tidak melebihi RM1 juta bagi tujuan pelaburan. Pelaburan melebihi RM1 juta hendaklah diluluskan Mesyuarat Agung. AGIHAN PENDAPATAN KELAB 18. Semua penerimaan wang dalam akaun Kelab akan dijadikan pendapatan Kelab dan diagihkan kepada penerima faedah mengikut peratus berikut: 3
a. Kutipan Yuran. Kutipan wang yuran hendaklah diagihkan kepada perkhidmatan Darat/Laut/Udara/MK ATM mengikut kekuatan ahli/anggota setiap perkhidmatan. Agihan kepada perkhidmatan akan dibuat melalui ahli jawatankuasa yang dilantik yang bertanggungjawab menyalurkan wang berkenaan ke pasukan mengikut tatacara yang ditetapkan oleh perkhidmatan atas nasihat Ketua Perkhidmatan masing masing. b. Sumbangan dari Kerajaan. Sumbangan yang diterima dari kerajaan (melalui sumbangan asas dan matching grant) hendaklah diagihkan kepada penerima faedah iaitu BAKAT, MSAT, KSSKA dan Perkhidmatan Darat/Laut/Udara. Peruntukan bagi MK ATM digabungkan dengan KSSKA. Agihan dibuat mengikut peratus berikut: (1) BAKAT 10% dari jumlah sumbangan kerajaan yang diterima oleh Kelab. (2) MSAT 30% dari jumlah sumbangan kerajaan yang diterima oleh Kelab. (3) KSSKA 10% dari jumlah sumbangan kerajaan yang diterima oleh Kelab. Jumlah ini juga adalah termasuk peruntukan untuk MK ATM. (4) Perkhidmatan Darat/Laut/Udara menerima 50% dari jumlah sumbangan yang diterima oleh Kelab. Agihan kepada perkhidmatan ditentukan mengikut kekuatan ahli/anggota perkhidmatan masing masing. c. Mesyuarat Agihan Pendapatan. Mesyuarat ini perlu diadakan untuk menentukan kekuatan bagi tujuan pengagihan pendapatan, sekurang kurangnya sebulan sebelum pengagihan. 19. Mesyuarat Agung boleh menambah bilangan penerima faedah dana Kelab selain dari yang disenaraikan di perenggan 18 (b), jika perlu. 20. Kadar peratus agihan pendapatan di perenggan 18 (b) adalah tidak tetap dan akan diulangkaji dari masa ke semasa. Mesyuarat Agung boleh atas syor Jawatankuasa menetapkan peratus agihan mengikut kesesuaian dan keperluan semasa. 21. Bagi maksud agihan pendapatan di peringkat perkhidmatan dan pasukan, bilangan kekuatan ahli setiap perkhidmatan dan pasukan adalah berdasarkan penyata kekuatan ahli/anggota pada 31 Dis setiap tahun. 22. Wang Kelab hendaklah dibelanjakan untuk tujuan aktiviti sukan, sosial dan kebajikan mengikut kelulusan pemerintah formasi/pasukan/pangkalan/unit. Peruntukan ini akan diagihkan melalui perkhidmatan kepada tabung yang berdaftar dalam pasukan seperti Tabung Kebajikan Rejimen (TKR), Tabung Kebajikan Unit (TKU) dan wisma wisma. 4
23. Semua penerima faedah (BAKAT, MSAT, KSSKA, Perkhidmatan MK ATM/Darat/Laut/Udara) dikehendaki memajukan laporan perbelanjaan yang telah disahkan oleh pemerintah formasi/pasukan/pangkalan/unit sebelum 31 Jan setiap tahun untuk tujuan rekod. Laporan perbelanjaan dari penerima faedah akan digabungkan menjadi Laporan Kewangan Tahunan KSSKA dan akan dibentangkan di Mesyuarat Agung Tahunan. 24. Format laporan tahunan adalah seperti di Kembaran F. KUTIPAN YURAN AHLI 25. Yuran ahli dikutip mengikut kadar yang ditetapkan mengikut pangkat. Sekiranya berlaku perubahan pangkat, kadar yuran ahli akan dikutip mengikut tarikh pelaksanaan pembayaran gaji pokok pangkat baru ahli. Tiada tunggakan yuran akan dikenakan kepada ahli sekiranya tarikh pelaksanaan pembayaran gaji pangkat baru lewat dari tarikh berkuatkuasa kenaikan ke pangkat baru. 26. Yuran ahli bagi anggota ATM yang menjalani latihan peralihan akan diteruskan seperti biasa sehingga tarikh tamat tempoh perkhidmatan ahli. PENGURUSAN BANK 27. Kelab hendaklah mempunyai akaun semasa yang akan diurus dan dikendalikan seperti berikut: a. Pembukaan Akaun Bank. Kewangan Kelab hendaklah diurus melalui bank perdagangan berlesen yang dipilih oleh dan atas kelulusan Jawatankuasa. b. Pegawai Pemegang Akaun Bank. Bendahari secara automatik dilantik sebagai Pegawai Pemegang Akaun Bank. c. Tandatangan Timbal Cek. (1) Bagi cek bernilai RM50,000 dan ke bawah hendaklah ditandatangani oleh pemegang akaun dan seorang penandatangan timbal. Bagi cek bernilai RM50,000 ke atas, hendaklah ditandatangani oleh pemegang akaun dan dua orang penandatangan timbal. (2) Penandatangan timbal hendaklah terdiri dari ahli yang dilantik oleh Jawatankuasa. d. Rekod Perbankan. Pemegang akaun dikehendaki menyimpan rekod rekod perbankan seperti keratan buku cek, penyata bank, slip tunai ke bank dan sebagainya dengan selamat untuk tujuan pengesahan dan audit. 5
e. Penyata Pelarasan Bank. Pemegang akaun hendaklah memastikan bank reconciliation dibuat pada setiap hujung bulan bagi memastikan setiap transaksi kredit dan debit direkodkan dan baki akaun bank adalah tepat. PENGURUSAN HARTA 28. Harta yang dibeli oleh Kelab atau disumbangkan kepada Kelab (sama ada harta mudah alih atau harta tidak alih) adalah menjadi aset/harta Kelab dan hendaklah direkodkan dalam Buku Pendaftaran Harta Kelab. Buku ini hendaklah mengandungi maklumat maklumat mengenai harta tersebut iaitu jenis harta, tarikh dibeli atau tarikh diterima (jika sumbangan), nama penderma/penyumbang, nilai kos harta, jangka hayat harta dan nilai salvage (jika ada), peratus susutnilai dan tempat di mana harta ditempatkan. 29. Contoh format Buku Pendaftaran Harta Kelab adalah seperti di Kembaran G. SUSUTNILAI HARTA 30. Susutnilai harta hendaklah dibuat pada setiap tahun kepada semua jenis harta Kelab mengikut cara pengurangan garis lurus (straight line method) atau apa apa cara lain yang ditetapkan oleh Jawatankuasa. Bagi maksud ini, kadar peratusan susutnilai harta adalah ditetapkan mengikut kaedah berikut atau satu kadar lain yang ditetapkan Jawatankuasa: a. Harta Bangunan 2% setahun. b. Kenderaan bermotor 20% setahun. c. Peralatan pejabat (termasuk komputer) 5% setahun d. Peralatan sukan 5% setahun. e. Lain lain peralatan 5% setahun. 31. Jumlah susutnilai harta hendaklah diiktiraf sebagai perbelanjaan Kelab dan dicajkan dalam akaun pendapatan dan perbelanjaan tahunan kelab. INSURAN HARTA 32. Semua harta alih dan tak alih Kelab hendaklah direkodkan dan diinsurankan seperti berikut: a. Semua harta alih dan tak alih Kelab hendaklah diinsurankan melalui syarikat insuran bertauliah/berlesen yang diluluskan oleh Jawatankuasa. b. Jenis insuran yang dibenarkan ialah insuran kecurian dan kebakaran. 6
LAPORAN KEWANGAN 33. Laporan Kewangan Tahunan. Bendahari bertanggungjawab menyedia dan membentangkan kepada Mesyuarat Agung Laporan Kewangan Kelab bagi tahun kewangan berakhir pada 31 Dis setiap tahun. 34. Laporan Kewangan Semasa. Bendahari perlu juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan atas keperluan semasa seperti pemeriksaan/audit khas atau keperluan Mesyuarat Jawatankuasa. 35. Aspek Pelaporan. Aspek yang perlu dalam laporan kewangan ialah: a. Penyata Akaun Pendapatan dan Perbelanjaan (Income and Expenditure Accounts). b. Kunci Kira Kira (Balance Sheet). c. Penyata Aliran Tunai (Cash Flow Statement). d. Lain lain penyata perakaunan/dokumen sokongan yang difikirkan perlu seperti senarai harta, senarai pelaburan, senarai siberhutang, sipiutang dan sebagainya. PROSEDUR AUDIT 36. Pelantikan Pemeriksa Kira Kira. Akaun Kelab hendaklah diaudit dan disahkan oleh sekurang kurangnya dua orang Pemeriksa Kira Kira yang dilantik dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Pemeriksa Kira Kira ini hendaklah dilantik di kalangan ahli Kelab dan mereka hendaklah memegang jawatan untuk tempoh dua tahun. 37. Laporan Audit. Laporan audit oleh Pemeriksa Kira Kira hendaklah dikepilkan dan dibentangkan bersama sama dengan Laporan Kewangan Kelab dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Contoh format laporan audit/laporan audit khas adalah seperti di Kembaran H. 38. Audit Khas. Selain dari audit tahunan, akaun Kelab juga tertakluk kepada audit khas dari masa ke semasa bergantung kepada keperluan Jawatankuasa dan pihak berkuasa Pendaftar Pertubuhan (ROS) serta pihak berkuasa audit dari Kementerian Pertahanan (contoh BADSA) dan Persekutuan (contoh Audit Negara). Laporan audit khas disediakan berasingan oleh badan yang melaksanakan audit. 39. Audit Luar (External Auditor). Jawatankuasa boleh melantik juruaudit luar (external auditor) bertauliah untuk memeriksa/mengaudit akaun Kelab sekiranya perlu. Sekiranya audit luar dilantik, Mesyuarat Agung atas syor Jawatankuasa boleh meluluskan sesuatu amaun sebagai bayaran perkhidmatan kepada pihak audit yang dilantik. Laporan audit dari audit luar disediakan berasingan oleh tim audit itu sendiri. 7
KESELAMATAN WANG TUNAI/BUKU CEK/REKOD PERAKAUNAN 40. Bendahari/Pemegang Akaun hendaklah sentiasa memastikan wang tunai, buku cek dan rekod perakaunan sentiasa terpelihara dan disimpan ditempat selamat. BELANJAWAN TAHUNAN KELAB 41. Jawatankuasa bertanggungjawab menyedia dan membentangkan belanjawan tahunan Kelab untuk diluluskan oleh ahli melalui Mesyuarat Agung. 42. Perbelanjaan Kelab terhad kepada aktiviti yang diluluskan oleh Mesyuarat Agung sahaja. Perbelanjaan luar jangka boleh dilaksanakan mengikut keputusan Jawatankuasa demi kebajikan ahli tetapi maklumat berhubung dengan perbelanjaan tersebut hendaklah dimaklumkan dalam Mesyuarat Agung berikutnya. Kembaran: A. Format Laporan Perakaunan. B. Contoh Buku Tunai. C. Contoh Resit Penerimaan. D. Resit Bayaran Kelab. E. Borang Permohonan Membelanjakan Wang Kelab. F. Format Laporan Tahunan. G. Contoh Format Buku Pendaftaran Harta Kelab. H. Contoh Format Laporan Audit/Laporan Audit Khas. 8