UPT. Pusat Komputer UNS puskom.uns.ac.id Dwi Nurhadi Pradipta Praja G GOOGLE APPS [2014] Modul pelatihan dan sosialisasi email student dan implementasinya dalam penggunaan google apps
DAFTAR ISI Isi Google applications Error! Bookmark not defined. Pendahuluan Error! Bookmark not defined. Email student 3 Pengertian email student 3 Aktivasi email student 3 Menggunakan email student 4 Google Docs 6 docs 6 sheets 9 slides 11 forms 13 share 16 Google Sites 18 Google Drive 21 Upload dan buat files 21 Share files 22 Google+ 24 Youtube 25
Pendahuluan APA ITU GOOGLE APPS? Google Application (Google Apps) adalah sekumpulan aplikasi berbasis web atau cloud computing yang disediakan oleh Google untuk pengguna akun Google. Aplikasi ini hadir dalam beberapa versi, baik versi gratis, berbayar (business) maupun untuk edukasi. Untuk versi gratis, ada yang disertakan untuk setiap akun google dan ada yang hanya tersedia untuk kelompok/group akun dengan tipe business atau education. CONTOH-CONTOH GOOGLE APPS Saat kita membuat sebuah akun google, maka saat itu juga google menyediakan beberapa aplikasi yang dapat langsung kita gunakan. Aplikasi-aplikasi tersebut yang sering digunakan antara lain : 1. Mail Merupakan aplikasi email dari google yang dapat digunakan untuk menerima maupun mengirim email. 2. Drive Google drive merupakan aplikasi dari google yang memungkinkan penggunanya untuk menyimpan file pada secara cloud sehingga file-file yang disimpan dapat diakses kapan pun dan dimana pun selama terdapat koneksi internet untuk mengaksesnya, pada google drive terdapat fitur untuk berbagi file sehingga file yang dimiliki user dapat dibagikan untuk user lain maupun untuk public Page 1
3. Docs Google Docs adalah aplikasi office online. Aplikasi tersebut memungkinkan user agar dapat mengakses document maupun membuat document office secara online dari device manapun. Filefile yang dapat diolah menggunakan google docs antara lain : Docs/Word : docx, rtf, pdf, odt, txt, dan html Sheets/Excel : xlsx, ods, csv, tsv Slide/Presentation : pptx, svg, 4. Google+ Google+ merupakan social media yang disediakan oleh google. Dengan adanya google+ maka pengguna dapat saling berkomunikasi melalui social media dan dapat melakukan instan messaging maupun video call secara gratis dengan syarat terkoneksi dengan internet. Page 2
Email Student APA ITU EMAIL STUDENT? Email student adalah email yang diberikan untuk mahasiswa Universitas Sebelas Maret (UNS) sehingga mahasiswa UNS dapat memiliki akun google dengan kategori Education. Email student menggunakan domain nama_email@student.uns.ac.id dan setiap mahasiswa hanya boleh menggunakan satu akun. Email student diharapkan dapat membantu mahasiswa dalam proses perkuliahan, APA KELEBIHAN EMAIL STUDENT? Ada beberapa kelebihan yang dimiliki email student jika dibandingkan dengan akun email free dari google. Beberapa kelebihan tersebut antara lain : Menggunakan domain @student.uns.ac.id, domain tersebut merupakan identitas bahwa pemilik akun tersebut adalah mahasiswa UNS sehingga akan lebih mudah dikenali. Memiliki beberapa fitur yang dimiliki oleh versi Business. Ruang hardisk yang disediakan untuk akun Google apps lebih besar daripada versi free. Pada versi free, memori yang disediakan adalah 15GB, sedangkan pada email student adalah 30GB. Akan lebih mudah menemukan teman-teman anda dalam Google+ karena sama-sama menggunakan domain @student.uns.ac.id CARA AKTIVASI EMAIL STUDENT Untuk dapat memiliki akun email student, maka mahasiswa harus melakukan aktivasi email terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk melakukan aktivasi email antara lain : 1. Buka alamat http://profil.uns.ac.id 2. Kemudian pilih menu Aktivasi Email Student Page 3
3. Kemudian isikan NIM, PIN Bank, dan kode verifikasi. Kemudian klik Lanjut untuk menuju ke proses selanjutnya. 4. Setelah itu akan muncul form untuk membuat email dan untuk membuat password. MENGGUNAKAN EMAIL STUDENT Setelah selesai aktivasi email, maka kita akan dapat menggunakan semua fasilitas yang ada apada email student. Untuk login email, cara nya sama seperti login email google/gmail. Caranya : 1. Buka alamat http://gmail.com 2. Login dengan username dan password seperti yang sudah dibuat pada email student. Page 4
3. Halaman awal email sama seperti email pada gmail 4. Pada bagian kiri layar terdapat beberapa menu yang digunakan untuk mengirim atau menerima email masuk. COMPOSE : digunakanakan untuk menulis sebuah email. Inbox : Digunakan untuk melihat email masuk. Important : Digunakan untuk melihat daftar email yang ditandai sebagai email penting. Sent Mail : Digunakan untuk melihat email yang pernah dikirim, baik yang berhasil dikirm maupun yang gagal dikirim. Drafts : Digunakan untuk melihat daftar email draft atau email yang sudah dibuat namun belum dikirim. Page 5
Google Docs Google docs merupakan aplikasi office online yang disediakan oleh google untuk penggunanya. Aplikasi office yang disediakan antara lain Docs atau Word processing, Sheets atau Spreadsheet/Excel, dan Slides atau Presentation/Powerpoint. DOCS/WORD Untuk membuat sebuah file pengolah kata, google menyediakan sebuah aplikasi dalam google docs yang digunakan sebagai aplikasi office online, cara menggunakannya adalah : 1. Buka alamat https://docs.google.com/document/ maka akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar tersebut menampilkan daocument-document yang ada pada drive google kita. Page 6
2. Berikut ini adalah tampilan dan menu-menu yang ada pada halaman documents Pencarian google Menu google docs Mengubah tampilan google docs Membuat dokumen baru 3. Untuk embuat sebuah document baru, klik tombol + yang ada pada pojok kanan bawah. Setelah itu akan muncul tampilan aplikasi yang mirip dengan Microsoft Word maupun aplikasi pengolah kata lainnya. 4. Cara penggunaannya sama seperti dengan aplikasi-aplikasi office yang lain. Untuk mengubah nama document, cukup klik pada judul dokumen, maka akan muncul jendela untuk mengubah nama document. Page 7
menjadi Kemudian klik OK. 5. Untuk menyimpan dokumen cukup tekan Ctrl+S 6. Jika kembali lagi ke halaman atau folder document maka akan muncul file yang sudah dibuat tadi 7. Apabila file tersebut ingin disiman kedalam komputer, maka kita hanya perlu mendownloadnya. Untuk mendownload file tersbut dapat dilakukan dengan cara membuka dokumen tersebut kemudian klik menu File => Download as => pilih ekstensi file yang diinginkan Page 8
SHEETS/SPREADSHEETS/EXCEL Aplikasi ini digunakan untuk melakukan pengolahan angka atau mirip dengan Microsoft excel. Rumus-rumus formula yang ada pada aplikasi ini juga sama dengan rumus-rumus yang ada pada Microsoft excel. Untuk menggunakan aplikasi ini cara nya adalah sebagai berikut. 1. Buka alamat https://docs.google.com/spreadsheets maka akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar tersebut menampilkan dacument-document yang ada pada drive google kita yang dapat di edit oleh aplikasi ini. 2. Halaman dan tata letak menu pada aplikasi ini sama seperti pada aplikasi docs. Namun warna ciri khas nya adalah hijau. 3. Untuk embuat sebuah document baru, klik tombol + yang ada pada pojok kanan bawah. Setelah itu akan muncul tampilan aplikasi yang mirip dengan Microsoft Excel. Page 9
4. Contoh penggunaan formula sederhana : 5. Cara melakukan save file dan pengubahan nama dapat dilakukan sama seperti pada docs. 6. Apabila file tersebut ingin disiman kedalam komputer, maka kita hanya perlu mendownloadnya. Untuk mendownload file tersbut dapat dilakukan dengan cara membuka dokumen tersebut kemudian klik menu File => Download as => pilih ekstensi file yang diinginkan Ekstensi file yang dapat di simpan berbeda dengan ekstensi file pada aplikasi document. Page 10
SLIDES/PRESENTATION/POWERPOINT Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat presentasi. Fitur yang ada cukup lengkap dan mudah digunakan. Langkah-langkah menggunakan aplikasi ini adalah : 1. Buka alamat https://docs.google.com/presentation/ maka akan muncul tampilan seperti berikut : Gambar tersebut menampilkan dacument-document yang ada pada drive google kita yang dapat di edit oleh aplikasi ini. 2. Halaman dan tata letak menu pada aplikasi ini sama seperti pada aplikasi google docs yang lain. Namun warna ciri khas nya adalah orange. 3. Untuk embuat sebuah document baru, klik tombol + yang ada pada pojok kanan bawah. Setelah itu akan muncul tampilan aplikasi yang mirip dengan Microsoft Powerpoint. Hal yang pertama dilakukan adalah memilih tema. Jika kita tidak ingin menggunakan tema bawaan, cukup klik tanda silang (x). Page 11
4. Untuk menampilkan presentasi dalam mode full screen, cukup klik tulisan Present yang ada pada bagian kanan atas jendela aplikasi. 5. Cara melakukan save file dan pengubahan nama dapat dilakukan sama seperti pada docs. 6. Apabila file tersebut ingin disiman kedalam komputer, maka kita hanya perlu mendownloadnya. Untuk mendownload file tersbut dapat dilakukan dengan cara membuka dokumen tersebut kemudian klik menu File => Download as => pilih ekstensi file yang diinginkan Ekstensi file yang dapat di simpan berbeda dengan ekstensi file pada aplikasi google docs yang lain. Page 12
FORMS Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat sebuah quisioner maupun survey yang dapat di berikan ke user-user tertentu maupun di share untuk public sehingga semua orang bias mengisi kuisioner tersebut. Hasil tanggapan dari kuisioner langsung dapat dilihat dalam aplikasi Sheets. Untuk menggunakan aplikasi tersebut, langkah-langkahnya adalah : 1. Buka halaman https://docs.google.com/forms/ maka akan muncul aplikasi pembuatan form 2. Beri nama form yang akan dibuat dengan meng-klik tulisan Formulir tanpa judul kemudian isi dengan judul form sesuai kebutuhan. 3. Kemudian isikan : - Judul Pertanyaan : untuk judul dari setiap pertanyaan - Teks bantuan : dapat diisi keterangan dari pertanyaan atau pertanyaan itu sendiri - Jenis Pertanyaan : Memilih jenis pertanyaan, apakah jawaban dengan teks, pilihan, pilihan lebih dari satu, atau jawaban berupa paragraph. - Opsi : Untuk mengisi opsi-opsi jawaban Page 13
Jika sudah diisi dan ingin menambahkan pertanyaan, cukup klik Tambahkan Item. 4. Contoh beberapa pertanyaan. Page 14
5. Ada beberapa menu yang dapat kita manfaatkan, yaitu Edit pertanyaan : Untuk mengubah pertanyaan yang sudah dibuat Ubah tema : mengubah tampilan form Lihat tanggapan : Melihat tanggapan atau hasil form. Lihat bentuk jadi : Menampilkan tampilan form jika sudah di publish 6. Setiap perubahan yang terjadi dalam kuisioner langsung tersimpan pada google drive, sehingga tidak perlu sering-sering menyimpan data. 7. Jika form sudah selesai dibuat, tinggal klik Kirim formulir untuk mengirim/mempublish formulir. Page 15
8. Contoh tampilan tanggapan dari form SHARE DOCUMENT/TAMBAH KOLABORATOR Dokumen yang sudah dibuat menggunakan google docs dapat kita share ke pengguna lain maupun share untuk public. Untuk melakukan sharing dokumen, langkah-langkahnya adalah : 1. Buka dokumen, kemudian klik tombol Bagikan atau Share yang ada pada pojok kanan atas. 2. Kemudian akan muncul opsi untuk share file, untuk mengubah hak akses cukup klik tulisan change. Maka akan muncul Page 16
Pilih sesuai kebutuhan. Lalu klik save. 3. Untuk mengirim pada user-user tertentu, tinggal masukkan alamat-alamat email orang tersebut dan pilih hak akses orang tersebut. 4. Terakhir adalah klik Send. Kemudian klik Done. Page 17
Google Sites Google sites adalah salah satu aplikasi google yang memungkinkan penggunanya untuk membuat sebuah halaman web sederhana dengan cepat dan mudah. Untuk menggunakan aplikasi ini, langkahlangkah nya adalah : 1. Buka alamat https://sites.google.com/ maka akan muncul 2. Klik CREATE untuk membuat website baru. Kemudian pilih template website dengan meng klik Browse the gallery for more 3. Pilih template sesuai selera dan kemudian klik select. Maka akan muncul template website sesuai yang sudah dipilih tadi. Page 18
4. Isikan nama website dan alamat website yang akan dibuat. 5. Pilih tema web yang sesuai dan isikan kategori website dan penjelasan singkat tentang website. 6. Kemudian klik CREATE dan tunggu beberapa saat Page 19
7. Jika sudah selesai, maka halaman website anda sudah jadi namun dengan konten yang sesuai template. 8. Jika anda ingin mengubah isinya, cukup klik icon edit (gambar pensil) yang ada di bagian kanan atas kemudian klik mana yang ingin anda edit. Untuk menyimpan halaman yang sudah di edit, cukup klik Save atau Ctrl+S. 9. Jika ingin membuat halaman website baru untuk website yang sudah dibuat tadi, cukup klik icon New page yang berada di samping edit page. 10. Jika ingin mem publish halaman website, cukup klik Share kemudian atur kepada siapa saja website tersebut dapat dilihat. Page 20
Google Drive Google drive merupakan aplikasi google yang menyediakan hardisk atau memori yang dapat digunakan oleh pengguna google apps untuk menyimpan data mereka dan berbagi data yang ada pada drive tersebut. Setiap dokumen-dokumen yang dibuat pada Google apps akan disimpan dalam google drive. BUAT/UPLOAD FILE Dalam google drive, kita dapat membuat file kita sendiri menggunakan aplikasi-aplikasi office google maupun membuat dari computer kita kemudian mengupload file tersebut. - Buka alamat https://drive.google.com/ maka akan muncul halaman seperti ini - Klik Create untuk membuat sebuah file - Pilih jenis file yang akan dibuat kemudian buat dan simpan file tersebut Page 21
- Untuk mengupload file dapat dilakukan dengan cara meng klik tombol upload. - Klik Files untuk mengupload files, dan klik Folder jika ingin mengupload langsung satu folder. Pilih file/folder yang akan di upload kemudian tunggu hingga file/folder selesai di upload. SHARE FILE/ FOLDER Jika pada penjelasan sebelumnya dijelaskan bagaimana cara share sebuah file melalui aplikasi atau langsung ketika aplikasi tersebut dibuat, sekarang adalah share file dan folder melalui google drive. Caranya adalah : - Buka google drive, kemudian klik kanan file atau folder yang akan di share hingga muncul seperti dibawah ini Share : Untuk langsung melakukan share pada file/folder. Email collaboratiors.. : menambahkan user lain untuk ikut mengelola file Email as attatchment : Membagikan file dengan menjadikannya sebagai attatcment pada email. Page 22
- Untuk cara share selanjutnya sama seperti pada share document sebelumnya, tinggal diatur hak akses dan untuk siapa file tersebut di share. Page 23
Google+ Google+ adalah aplikasi social media yang disediakan oleh google. Google+ seperti social media yang lain, user bias menambahkan teman yang mana dalam Google+ adalah istilahnya lingkaran. Sehingga jika user ingin menambahkan teman kea kun google+ nya maka ia harus menambahkan akun tersebut ke lingkaran nya. Lingkaran pada Google+ dapat kita buat sendiri. Missal lingkaran keluarga, teman, kelas, dan lain-lain. Untuk mengakses google+, buka alamat berikut https://plus.google.com/ dan akan muncul tampilan seperti gambar berikut. Untuk menambahkan teman ke lingkaran, cukup cari teman menggunakan alamat email kemudian klik tombol Add, kemudian pilih teman tersebut akan dimasukan pada lingkaran apa. Untuk mengirim pesan dan posting sesuatu, caranya tidak jauh berbeda seperti media social facebook. Page 24
Youtube Sekarang ini youtube juga merupakan salah satu aplikasi google. Youtube adalah salah satu aplikasi yang memungkinkan penggunanya untuk emilhat video-video yang diupload oleh user lain maupun mengupload video yang dapat di share untuk user lain maupun public. Dalam youtube juga terdapat fasilitas subscribe yang dapat digunakan seperti langganan chanel. Youtube juga memiliki fitur yang mampu mencatat riwayat video yang pernah kita lihat sehingga youtube seolah-olah tahu video apa yang kita sukai dan chanel-chanel mana saja yang menjadi langganan kita. Tampilan youtube Page 25